Urlop na żądanie — zgłoszenie i zasady

Urlop na żądanie to część urlopu wypoczynkowego, nie dodatkowe dni wolne.¹ Wyjaśniamy, ile dni można wykorzystać, kiedy zgłosić nieobecność i czy pracodawca może odmówić. Omawiamy też wynagrodzenie oraz treść SMS-a.
Roczny limit wynosi 4 dni i mieści się w przysługującym pracownikowi urlopie wypoczynkowym².

Czym jest urlop na żądanie i komu przysługuje?

Urlop na żądanie pozwala wystąpić o wolne w terminie, którego pracownik wcześniej nie planował. Przysługuje osobie zatrudnionej na umowę o pracę, jeśli nabyła już prawo do urlopu wypoczynkowego. Sama umowa zlecenia ani współpraca B2B nie dają tego uprawnienia.³ Art. 2 Kodeksu pracy zalicza do pracowników także osoby zatrudnione na podstawie powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę⁴.

Nagła sytuacja nie wyklucza zgłoszenia żądania, o ile pracownik ma prawo do urlopu. Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy musi to zrobić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu⁴.

Czy za dzień urlopu na żądanie przysługuje wynagrodzenie?

Urlop na żądanie jest płatny. Za udzielony dzień pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia urlopowego, niezależnie od sposobu zgłoszenia żądania.
Podstawą prawa do wynagrodzenia za czas urlopu jest art. 172 Kodeksu pracy⁴.

Kto może skorzystać z tego uprawnienia?

Pracownik może wystąpić o urlop na żądanie, gdy potrzebuje wolnego poza wcześniej uzgodnionym terminem. Dotyczy to również nagłych sytuacji, ale zgłoszenie nie jest równoznaczne z udzieleniem urlopu.
Art. 163 § 1 Kodeksu pracy wyłącza urlop na żądanie z planu urlopów⁴.

Komu przysługują dni na żądanie?

Prawo do dni na żądanie ma również pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, jeśli dysponuje urlopem wypoczynkowym. Przy wyborze dnia wolnego liczy się jego rozkład czasu pracy.
Czterodniowego limitu urlopu na żądanie nie zmniejsza się proporcjonalnie do wymiaru etatu².

Kiedy żądanie dnia wolnego nie ma podstaw?

Pracownik nie może skorzystać z urlopu na żądanie, jeśli nie nabył jeszcze prawa do urlopu albo wyczerpał dostępną pulę. Nawet pilna potrzeba nie daje sama w sobie prawa do płatnego dnia wolnego.
W roku podjęcia pierwszej pracy, zgodnie z art. 153 § 1 Kodeksu pracy, po każdym miesiącu pracownik nabywa prawo do 1/12 rocznego wymiaru urlopu⁴.

Warunkiem skorzystania z dnia na żądanie pozostaje nabyte prawo do urlopu wypoczynkowego.

Czym jest limit urlopu na żądanie w ramach urlopu wypoczynkowego?

Limit urlopu na żądanie to wspomniany wcześniej roczny limit urlopu na żądanie. Nie zmienia go wymiar etatu, staż pracy ani liczba pracodawców, u których pracownik był zatrudniony w tym roku.
Osoba pracująca w niepełnym wymiarze czasu pracy ma więc ten sam roczny limit urlopu na żądanie.^1,5

Ile dni z rzędu może trwać urlop na żądanie?

Urlop na żądanie może obejmować maksymalnie 4 dni z rzędu, pod warunkiem że pracownik ma dostateczną pulę urlopu wypoczynkowego.⁶
Wniosek nie może dotyczyć większej liczby kolejnych dni, niż pozwala wykorzystać ta pula⁷.

Jak limit 4 dni w roku łączy się z urlopem wypoczynkowym?

Wspomniany roczny limit urlopu na żądanie określa sposób korzystania z urlopu wypoczynkowego. Nie jest osobną pulą wolnego. Każdy wykorzystany dzień na żądanie pomniejsza pozostały urlop wypoczynkowy; bez wystarczającego salda pracownik nie wykorzysta całego limitu.^1,5

Tabela zestawia roczny wymiar urlopu wypoczynkowego zależny od stażu pracy. Z tej samej puli można korzystać na żądanie.¹ Zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy przy stażu wynoszącym co najmniej 10 lat wymiar urlopu wynosi 26 dni⁴.

Dane w tabeli: 8

Czy 4 dni można wykorzystać jednorazowo?

Pracownik może wykorzystać urlop na żądanie jednorazowo albo podzielić go na pojedyncze dni lub krótsze bloki.⁶ Taki podział nie zwiększa dostępnego limitu.
Cały wspomniany roczny limit urlopu na żądanie można też wykorzystać za jednym razem⁹.

Jak ustalić liczbę dni pozostałych do wykorzystania w danym roku?

Pozostały urlop na żądanie ustala się po odliczeniu dni wykorzystanych w bieżącym roku, również u poprzedniego pracodawcy. Zmiana pracy nie odnawia limitu.¹⁰
Art. 167³ Kodeksu pracy ogranicza łączny wymiar tego urlopu u kolejnych pracodawców do wspomnianego rocznego limitu urlopu na żądanie⁴.

• Wykorzystane dni na żądanie sumuje się ze wszystkich okresów zatrudnienia w bieżącym roku.
• Pozostałe dni na żądanie oblicza się, odejmując wykorzystane dni od rocznego limitu.
• Dostępny urlop wypoczynkowy określa, ile z pozostałych dni pracownik może rzeczywiście wykorzystać.

Żądany dzień musi mieścić się zarówno w pozostałym limicie, jak i w dostępnej puli urlopu wypoczynkowego.
O dostępnej liczbie dni decyduje niższa z dwóch wartości: niewykorzystany roczny limit urlopu na żądanie albo liczba dni możliwa do pokrycia pozostałym urlopem wypoczynkowym².

Odmowa pracodawcy, powody nieobecności i sytuacje wyjątkowe

Pracodawca może wyjątkowo odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeśli szczególne okoliczności wymagają obecności pracownika ze względu na interes zakładu.¹¹ Samo zgłoszenie nie daje podstawy do rozpoczęcia nieobecności.
Wyjątkową odmowę podyktowaną ochroną interesu pracodawcy omawia wyrok Sądu Najwyższego o sygnaturze II PK 123/09¹².

Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia dnia wolnego?

Odmowa pracodawcy powinna wynikać z wyjątkowej potrzeby zakładu związanej z obecnością konkretnego pracownika. Decyzja musi dotrzeć do niego w sposób pozwalający ustalić, czy powinien stawić się do pracy.
W wyroku II PK 26/08 Sąd Najwyższy wskazał, że rozpoczęcie urlopu bez jego udzielenia może oznaczać nieusprawiedliwioną nieobecność⁷.

Czy nieobecność bez zgody pracodawcy może mieć konsekwencje?

Nieobecność bez udzielenia urlopu może zostać uznana za nieusprawiedliwioną nieobecność. Inaczej jest wtedy, gdy pracodawca udzielił wolnego.¹³ Rozstrzyga jego decyzja, nie samo wysłanie wniosku.
Art. 108 § 2 Kodeksu pracy dopuszcza również karę pieniężną za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia⁴.

Tabela pokazuje, jak decyzja pracodawcy wpływa na podstawę nieobecności pracownika.

Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2008 r. (II PK 26/08) wskazał, że pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę.¹
Skutecznie przekazane zgłoszenie nie oznacza zatem uzyskanej zgody⁷.

Czy pracownik musi podać powód nieobecności?

Pracownik nie ma obowiązku wyjaśniać, dlaczego chce skorzystać z urlopu na żądanie.¹⁰ Zgłoszenie wolnego i opis prywatnej sytuacji to dwie różne kwestie:

• Żądanie urlopu wskazuje pracodawcy uprawnienie, z którego pracownik chce skorzystać.
• Opis prywatnej przyczyny nie jest wymagany do zgłoszenia żądania.

Pracodawca rozpatruje wniosek bez żądania ujawnienia powodu nieobecności.

Czy powódź wpływa na dostępny wymiar urlopu?

Powódź nie zwiększa limitu każdemu pracownikowi. Szczególne przepisy obejmują osoby mieszkające w gminach lub miejscowościach wskazanych w regulacjach powodziowych. Dni przyznane w tym trybie nadal należą do urlopu wypoczynkowego.¹⁴
Nowelizacja z 2024 r. wprowadziła dla tej grupy szczególny limit 8 dni urlopu na żądanie.^14,15

Pracodawca decyduje o udzieleniu wolnego, a szczególny limit dotyczy wyłącznie wskazanej grupy pracowników.

Plan urlopów a organizacja wypoczynku i czasu pracy

Urlopu na żądanie nie wpisuje się do planu urlopów, ponieważ termin wskazuje pracownik.¹ Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca organizuje zastępstwo, choć nie znał wcześniej daty nieobecności.
W tym trybie można wykorzystać dni w granicach wspomnianego rocznego limitu urlopu na żądanie, o ile pozwala na to saldo urlopu.

Rozkład czasu pracy określa dni i godziny pracy danego pracownika. Pozwala ustalić liczbę godzin przypadających na zgłoszony dzień wolny. Przy pracy zmianowej liczą się godziny zaplanowane na konkretny dzień.

Czy pracownik musi uzasadniać potrzebę nagłego dnia wolnego?

Pracownik nie musi tłumaczyć, dlaczego potrzebuje nagłego dnia wolnego. Wskazuje termin najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Opis prywatnej sytuacji nie jest pracodawcy potrzebny do zorganizowania zastępstwa.

Czym dzień na żądanie różni się od urlopu ujętego w planie?

Tabela porównuje sposób ustalania terminu dwóch rodzajów nieobecności korzystających z puli urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca musi uwzględnić obie nieobecności w organizacji pracy. Różnica dotyczy sposobu ustalenia terminu.

Jak rozliczyć dzień wolny w równoważnym systemie czasu pracy?

Równoważny system czasu pracy pozwala planować dni o różnej liczbie godzin pracy. Przy rozliczaniu dnia na żądanie dział kadr bierze pod uwagę godziny zaplanowane na wskazany dzień:

• Harmonogram pracy wskazuje dzień oraz godziny, w których pracownik miał pracować.
• Ewidencja czasu pracy obejmuje pracę i nieobecności, w tym godziny urlopu przypadające na ten dzień.
• Saldo urlopu uwzględnia godziny objęte nieobecnością, a nie jednakową liczbę godzin dla każdego dnia pracy.

Dzień na żądanie rozlicza się według zaplanowanych godzin pracy. Odpowiednia liczba godzin pomniejsza pulę urlopu wypoczynkowego.

Co pozostaje aktualne niezależnie od roku kalendarzowego?

Niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na kolejny rok jako dni dostępne w tym trybie. Pozostały urlop wypoczynkowy zachowuje natomiast swój zwykły charakter.¹³
Pracownik nie przenosi więc niewykorzystanej części rocznego limitu urlopu na żądanie wraz z pozostałym urlopem.

Przy planowaniu i rozliczaniu wolnego liczą się termin oraz harmonogram pracy. Możliwość wyboru terminu na żądanie nie kumuluje się między latami.

Podstawa prawna i wynagrodzenie za urlop na żądanie

Kodeks pracy określa tryb udzielania urlopu na żądanie. Za ten czas pracownik otrzymuje wynagrodzenie na zasadach dotyczących urlopu wypoczynkowego: 100% wynagrodzenia urlopowego.⁶
Szczególny sposób wskazania terminu nie zmienia zasad obliczania zapłaty.^3,8

Które przepisy regulują ten tryb urlopu?

Art. 167² Kodeksu pracy reguluje udzielanie urlopu na żądanie w ramach wspomnianego rocznego limitu urlopu na żądanie. Prawo do urlopu oraz wynagrodzenie za ten czas ustala się według przepisów o urlopie wypoczynkowym.

Co wynika z art. 167² Kodeksu pracy?

Art. 167² Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do udzielenia urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez pracownika. Wyjątkowe okoliczności mogą jednak uzasadniać odmowę. Przepis określa termin i tryb udzielenia wolnego, nie wprowadza zaś odrębnego sposobu obliczania wynagrodzenia.

Jak oblicza się wynagrodzenie za dzień urlopu?

Wynagrodzenie za dzień urlopu na żądanie oblicza się tak samo jak za urlop wypoczynkowy. Pracownik zachowuje 100% wynagrodzenia urlopowego. Dział płac uwzględnia właściwe składniki wynagrodzenia, rozlicza składniki zmienne według zasad urlopowych i odnosi wynik do zaplanowanych godzin nieobecności.
Lista płac obejmuje należne wynagrodzenie, w tym obliczoną kwotę wynagrodzenia urlopowego.

Jak art. 167² łączy się z ogólnymi zasadami urlopu wypoczynkowego?

Art. 167² Kodeksu pracy określa szczególny tryb wyboru terminu urlopu. Samą nieobecność pracodawca rozlicza według ogólnych zasad urlopowych. Dział kadr zapisuje udzielone wolne, pomniejsza saldo urlopu wypoczynkowego i przekazuje dane potrzebne do naliczenia wynagrodzenia.
Sposób zgłoszenia nie tworzy osobnej kategorii płatnego wolnego.

Urlop na żądanie zgłasza się w szczególnym trybie, ale wynagradza na zwykłych zasadach urlopowych.

Wynagrodzenie, decyzja pracodawcy i okres wypowiedzenia w praktyce

Urlop na żądanie nie jest niepłatną nieobecnością. Za udzielony dzień pracownik otrzymuje wynagrodzenie urlopowe. Zgłoszenie, decyzja pracodawcy i rozliczenie wolnego pozostają odrębnymi czynnościami.
Z uprawnienia można korzystać także w okresie wypowiedzenia, w granicach pozostałej puli urlopu i wspomnianego rocznego limitu urlopu na żądanie.¹⁴

Czy dzień wolny na żądanie wpływa na wynagrodzenie?

Dzień urlopu na żądanie jest płatnym urlopem, za który pracownik zachowuje 100% wynagrodzenia urlopowego. Nie rozlicza się go jako dnia pracy ani nieusprawiedliwionej nieobecności. W dokumentacji kadrowej trzeba więc prawidłowo oznaczyć rodzaj wolnego.

Jak postąpić, gdy pracodawca odmawia udzielenia urlopu?

Po otrzymaniu odmowy pracownik powinien stawić się do pracy zgodnie z harmonogramem albo uzgodnić inną podstawę nieobecności. Warto zachować treść zgłoszenia i odpowiedzi pracodawcy na wypadek sporu.

• Odmowa urlopu oznacza, że pracodawca nie udzielił wolnego w żądanym trybie.
• Inna podstawa nieobecności wymaga odrębnego ustalenia z pracodawcą.
• Potwierdzenie decyzji pozwala ustalić, jak pracodawca rozpatrzył żądanie.

Jak wygląda korzystanie z uprawnienia w praktyce?

Pracownik zgłasza termin najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Pracodawca przekazuje decyzję, a dział kadr zapisuje udzieloną nieobecność.
Bez decyzji pracodawcy samo wysłanie zgłoszenia nie wystarcza, by nie stawić się w pracy.

Czy można skorzystać z dnia na żądanie w okresie wypowiedzenia?

Okres wypowiedzenia nie odbiera pracownikowi możliwości wystąpienia o urlop na żądanie. Nadal obowiązują go dostępna pula urlopu oraz wspomniany roczny limit urlopu na żądanie. Zakończenie zatrudnienia nie tworzy nowej puli dni.

O możliwości wykorzystania zgłoszonego dnia rozstrzygają dostępny urlop i decyzja pracodawcy.

Wypoczynek, okres próbny i siła wyższa – granice uprawnienia

Urlop na żądanie wymaga nabytego prawa do urlopu wypoczynkowego i mieści się we wspomnianym rocznym limicie urlopu na żądanie. Ani okres próbny, ani nagła sytuacja nie tworzą osobnej puli wolnego.
Dzień na żądanie pomniejsza saldo urlopu. Zwolnienie z powodu siły wyższej jest natomiast odrębnym uprawnieniem dotyczącym pilnej sprawy rodzinnej.

Jak dni na żądanie wliczają się do urlopu wypoczynkowego?

Dni na żądanie wlicza się do urlopu wypoczynkowego, z zachowaniem rocznego limitu 4 dni. Dział kadr ustala saldo po nieobecności następująco:

• Dostępny urlop wypoczynkowy jest punktem wyjścia do rozliczenia.
• Udzielony urlop na żądanie pomniejsza saldo urlopu wypoczynkowego.
• Pozostałe saldo wskazuje, ile urlopu pracownik może jeszcze wykorzystać.

Saldo pomniejsza udzielony urlop, nie samo zgłoszenie żądania.

Kiedy zgłosić potrzebę dnia wolnego?

Pracownik zgłasza urlop na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, przed godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z rozkładu. Wiadomość powinna dotrzeć na tyle wcześnie, by pracodawca mógł rozpatrzyć żądanie przed planowaną nieobecnością.

Czy pracownik na okresie próbnym może skorzystać z tego uprawnienia?

Pracownik w okresie próbnym może wystąpić o urlop na żądanie, jeśli nabył prawo do urlopu wypoczynkowego. Przy pierwszej pracy nabywa je po 1 miesiącu pracy.¹⁴
Sam rodzaj umowy nie przesądza zatem, czy pracownik ma już urlop do wykorzystania⁸.

Czym dzień na żądanie różni się od zwolnienia z powodu siły wyższej?

Tabela porównuje podstawy obu nieobecności; urlop na żądanie obejmuje maksymalnie 4 dni w roku.

Wybór uprawnienia zależy od nabytego prawa do urlopu oraz przyczyny i charakteru nieobecności.

Kiedy i jak zgłosić urlop na żądanie?

Pracownik zgłasza urlop na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, przed planowaną nieobecnością. Powinien wskazać dzień wolny i skierować zgłoszenie do osoby uprawnionej do rozpatrzenia wniosku. Dzięki temu może poznać decyzję przed rozpoczęciem urlopu.

Jak złożyć wniosek o dzień wolny na żądanie?

Wniosek o urlop na żądanie powinien jasno wskazywać pracownika, rodzaj urlopu i żądany termin. Należy go zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z rozkładu pracownika. Regulamin lub praktyka zakładu mogą przewidywać korzystniejszy termin.¹

• Pracownik wskazuje dzień, na który żąda urlopu.
• Pracownik przekazuje żądanie przełożonemu lub innej osobie uprawnionej do rozpatrzenia wniosku.
• Pracownik ustala przed rozpoczęciem nieobecności, czy pracodawca udzielił mu urlopu.

Zgłoszenie musi dotrzeć do pracodawcy tak, by zdążył rozpatrzyć je przed planowanym wolnym.

Forma wniosku: SMS, telefon czy e-mail?

SMS, telefon, e-mail i pismo to możliwe sposoby zgłoszenia urlopu na żądanie. Różnią się tym, jak pracownik przekazuje treść, zachowuje jej kopię i uzyskuje potwierdzenie odbioru.
Kodeks pracy nie narzuca formy zgłoszenia. Pracodawca musi jednak móc zapoznać się z żądaniem dotyczącym dnia z rocznego limitu 4 dni.¹

Tabela porównuje formy zgłoszenia pod względem przekazania żądania, zachowania jego treści i potwierdzenia odbioru.

SMS o urlop na żądanie może brzmieć: „Dzień dobry, proszę o udzielenie mi urlopu na żądanie w dniu [data]. Proszę o odpowiedź”. Taka wiadomość podaje rodzaj urlopu i termin, bez wyjaśniania prywatnej przyczyny.

SMS i e-mail pozwalają zachować treść zgłoszenia. Przez telefon można zaś od razu usłyszeć odpowiedź rozmówcy.
Niezależnie od formy pracownik powinien skierować żądanie do właściwej osoby i ustalić, czy otrzymał urlop.

Dzień wolny w grafiku zmianowym a liczba godzin pracy

Urlop na żądanie przy pracy zmianowej obejmuje godziny zaplanowane na dzień, w którym pracodawca udzielił wolnego. Obowiązuje przy tym limit 4 dni w roku. Termin zgłoszenia odnosi się do początku zmiany pracownika, a nie godzin pracy działu kadr.
Żądanie powinno trafić do osoby uprawnionej do jego rozpatrzenia przed rozpoczęciem zaplanowanej pracy.

Harmonogram pokazuje, które godziny pracownik miał przepracować podczas zmiany objętej urlopem. Gdy zmiana przechodzi przez północ, dział kadr bierze pod uwagę zaplanowany czas pracy. Nie traktuje automatycznie każdej daty kalendarzowej jako osobnego dnia urlopu.

Ewidencja czasu pracy powinna wykazywać urlop przy godzinach zaplanowanej nieobecności. Saldo urlopu wypoczynkowego pomniejsza się o godziny odpowiadające udzielonemu wolnemu. Zapis musi być zgodny z grafikiem pracownika.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można wziąć od razu 4 dni na żądanie?

Tak, można wykorzystać je jednorazowo, jeśli pracownik ma wystarczającą pulę urlopu wypoczynkowego. Łącznie urlop na żądanie nie może przekroczyć 4 dni w roku.

Czy limit jest niższy przy pracy na część etatu?

Nie. Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma taki sam limit 4 dni, jeśli dysponuje urlopem wypoczynkowym.

Czy zmiana pracodawcy w ciągu roku odnawia limit?

Nie. Dni wykorzystane u poprzedniego pracodawcy wliczają się do rocznego limitu.

Czy prawo do urlopu na żądanie mają też osoby zatrudnione na podstawie powołania?

Tak, jeśli są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy. Dotyczy to również osób zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Czy w pierwszym roku pracy można zgłosić dzień na żądanie przed nabyciem urlopu?

Nie. Prawo do urlopu na żądanie wymaga nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego; w pierwszym roku pracy urlop nabywa się stopniowo, po każdym miesiącu.

Czy niewykorzystany limit przechodzi na kolejny rok?

Nie. Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok jako urlop na żądanie, choć pozostały urlop wypoczynkowy zachowuje swój zwykły charakter.

Ile godzin urlopu odlicza się za dzień pracy zmianowej?

Odlicza się godziny pracy zaplanowane na wskazany dzień, a nie jednakową liczbę godzin dla każdego dnia.

Czy szczególny limit związany z powodzią dotyczy wszystkich pracowników?

Nie. Limit 8 dni dotyczy wyłącznie osób mieszkających w gminach lub miejscowościach wskazanych w przepisach powodziowych.