tomHRM — opinie, zgodność z prawem i automatyzacje

Czym jest tomHRM i dla jakich firm?

tomHRM to system do organizacji pracy działu HR i obsługi spraw pracowniczych. Producent kieruje go do firm zatrudniających od 50 pracowników¹. Produkt może pasować organizacjom, które szukają narzędzia do procesów HR, a nie pełnego pakietu ERP obejmującego także inne obszary działalności.

Producent wskazuje 5 branż, do których kieruje system: IT, produkcyjną, usługową, finansową i e-commerce.¹ Branża nie rozstrzyga jednak, czy firma potrzebuje obsługi wniosków pracowniczych, dokumentacji kadrowej czy naliczania płac.
Przy wyborze tomHRM trzeba oddzielić procesy pracownicze od obowiązków kadrowo-płacowych. Akceptacja wniosku i wyliczenie wynagrodzenia to różne zadania. Obieg spraw dotyczących umów, zwolnień lekarskich lub zakończenia zatrudnienia nie przenosi też odpowiedzialności za poprawność dokumentów i rozliczeń. O dopasowaniu produktu decydują zadania działu HR, nie lista branż.

Funkcje HR w tomHRM

tomHRM obejmuje procesy od rekrutacji i wdrożenia pracownika po nieobecności, czas pracy, oceny i rozwój. Rejestr oraz obieg wniosków nie są jednak tym samym co naliczanie wynagrodzeń. To rozróżnienie ma znaczenie przy wyborze modułów.

• Kartoteka pracownika i kompetencje. Baza i kartoteka gromadzą dane pracowników. Profile oraz matryca kompetencji pokazują ich umiejętności.^1,2
• Rekrutacja i onboarding. System ATS obsługuje rekrutację, a onboarding pomaga zorganizować wdrożenie nowej osoby do pracy.³
• Nieobecności i czas pracy. Funkcje obejmują elektroniczne wnioski urlopowe, zarządzanie nieobecnościami i delegacjami oraz ewidencję i grafiki czasu pracy.^2,3
• Umowy i sprawy pracownicze. tomHRM udostępnia rejestr umów i wnioski pracownicze. Rejestr porządkuje informacje, lecz nie oznacza sporządzania każdego dokumentu związanego z zatrudnieniem.³
• Oceny i badanie opinii. Dostępne są oceny pracownicze, arkusze ocen, feedback 360° – informacja zwrotna z różnych perspektyw – a także ankiety i testy.^3,4
• Cele i OKR. System obejmuje cele firmowe, zespołowe i pracownicze, w tym OKR, czyli cele powiązane z mierzalnymi rezultatami. Pozwala również je monitorować i analizować.^3,4
• Rozwój i komunikacja. Dostępne są spotkania 1:1, zarządzanie szkoleniami, baza wiedzy, dokumenty firmowe i intranet.^3,5,6

tomHRM łączy obsługę spraw pracowniczych z procesami rozwojowymi. Przy ocenie tych funkcji trzeba osobno potraktować rozliczanie płac. Osobną kwestią pozostaje odpowiedzialność za treść dokumentów pracodawcy¹.

Ile kosztuje tomHRM?

Moduł Cele tomHRM kosztuje 299,00 zł miesięcznie. Bezpłatny test platformy trwa 30 dni i nie wiąże się ze zobowiązaniami.^1,4 Abonament zależy od liczby pracowników i wybranych modułów; producent udostępnia kalkulator cennika.^1,3 Osobne zestawienie podaje stawki w USD dla pakietu obejmującego 1–10 pracowników, lecz nie przypisuje im okresu rozliczeniowego.³

Dane w tabeli: 1,3,4,7,8

Łączny koszt zależy od liczby pracowników, doboru modułów i sposobu rozliczenia.^1,3 Zestawienie konkurenta wskazuje 20% zniżki przy płatności rocznej. Producent osobno podaje taki rabat dla modułu Cele.^3,4
Kwot 49 USD i 199 USD nie można przeliczyć na koszt miesięczny ani porównać wprost ze stawką 299,00 zł miesięcznie. Przy cenach w USD nie określono okresu rozliczeniowego.^3,4,7

Wdrożenie i integracje tomHRM

We wdrożeniu tomHRM uczestniczy opiekun z zespołu Customer Success. Producent odróżnia termin uruchomienia ograniczonego zakresu modułów od średniego czasu wdrożenia.¹ Harmonogram zależy więc od konfiguracji. Według producenta średni czas wdrożenia wynosi 26 dni⁹.

• Warunki wdrożenia. Producent określa usługę wdrożeniową jako bezpłatną i personalizowaną. Nie oznacza to bezpłatnego abonamentu za system.¹
• Harmonogram. Średni czas wdrożenia wynosi 26 dni, a większość wdrożeń trwa 3–7 tygodni. Przy konfiguracji obejmującej 1–2 modułów producent podaje 10 dni. Tego terminu nie można automatycznie odnieść do szerszej konfiguracji.^1,7
• Osoba prowadząca. Wdrożenie prowadzi dedykowany opiekun z zespołu Customer Success.¹ Pracodawca określa, jakie dane i procesy obejmie uruchomienie.
• Integracje. Producent wskazuje połączenie z systemem kadrowym oraz integracje z Simple, enova365, Unit4 Teta i Sage.^2,3 Lista nie mówi, jakie dane przepływają między systemami ani jakie czynności kadrowo-płacowe wykonuje połączony produkt.

Przy planowaniu uruchomienia trzeba zestawić wybrane moduły z zakresem integracji używanego systemu kadrowego. Termin 10 dni dotyczy ograniczonej konfiguracji. Nie zastępuje ustalenia, który system odpowiada za poszczególne sprawy pracownicze¹.

Zgodność tomHRM z polskim prawem pracy i RODO

Producent przedstawia tomHRM jako rozwiązanie zgodne z prawem UE dla europejskich organizacji. Ogólna deklaracja nie rozstrzyga jednak o zgodności każdego procesu kadrowego z polskimi przepisami ani o zasadach przetwarzania danych na gruncie RODO.¹ Administratorem danych pozostaje pracodawca: to on decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania. Gdy dostawca przetwarza dane w imieniu firmy, potrzebna jest umowa lub inny instrument prawny wymagany przez art. 28 ust. 3 RODO¹⁰.

Zgodność trzeba oceniać dla konkretnej czynności, nie dla samej możliwości zapisania informacji w systemie. Przy umowach i wypowiedzeniach liczą się treść dokumentu, uprawnienie do jego sporządzenia oraz sposób doręczenia.
W przypadku L4 informacja o nieobecności nie zastępuje dokumentacji i rozliczenia świadczeń. Podobnie dane zgromadzone do świadectwa pracy nie są jeszcze prawidłowo wystawionym dokumentem. Art. 30 § 3 Kodeksu pracy stanowi, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie¹¹.

Samo przechowywanie danych pracownika nie rozstrzyga o podstawie ich przetwarzania, dostępie ani okresie przechowywania. Deklaracja producenta nie oznacza więc, że korzystanie z tomHRM wypełni obowiązki polskiego pracodawcy. Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy przewiduje przechowywanie dokumentacji przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy. Dla wcześniejszych umów obowiązują wyjątki¹².

Co tomHRM robi inaczej niż konkurencja?

tomHRM pozwala dobierać moduły i udostępnia schemat organizacyjny. Schemat służy także do wyszukiwania pracowników oraz prezentowania wakatów. Firma może więc dopasować zakres funkcji do swoich procesów HR, zamiast przyjmować jeden gotowy zestaw.¹³ Nie oznacza to, że konkurencyjne produkty nie mają podobnych rozwiązań.

Schemat organizacyjny tomHRM aktualizuje się automatycznie. Zapewnia 2 sposoby przeglądania struktury: według działów lub przełożonych. Ma też wyszukiwarkę pracowników i pokazuje otwarte wakaty.² Widoki pomagają ustalić miejsce pracownika w organizacji oraz odróżnić obsadzone stanowisko od wakatu. Producent potwierdza dwa widoki: według działów i według przełożonych¹⁴.

Widok przełożonych nie wskazuje sam w sobie, kto może podpisać umowę, przyjąć wypowiedzenie lub wystawić świadectwo pracy. Automatyczna aktualizacja schematu nie sporządza też dokumentów. Opisane funkcje dotyczą struktury organizacji i doboru modułów. Nie wynika z nich dostępność Asystenta AI ani obsługa wirtualnych zespołów.

Plusy i minusy tomHRM

tomHRM zbiera pozytywne opinie o obsłudze ATS. Zestawienia wskazują jednak również ograniczenia raportowania i zastosowania w dużych organizacjach. W przytoczonym zestawieniu ocena w Capterra wynosiła 4,6/5 na podstawie 20 ocen według stanu na lipiec 2024 r. To wynik opinii użytkowników, nie ocena redakcji.³

Skala korzystania z tomHRM: 650 firm i 101 752 osób według producenta

Według producenta z tomHRM korzysta 650 firm i 101 752 osoby.¹ Produkt jest kierowany do polskich firm zatrudniających od 50 do kilku tysięcy pracowników. Producent wskazuje jako użytkowników działy HR, zarządy i przełożonych.¹ Liczba korzystających nie przesądza o dopasowaniu systemu do konkretnego procesu kadrowego.

• Wielkość organizacji. Zakres od 50 do kilku tysięcy pracowników pomaga ocenić dopasowanie do liczby użytkowników i struktury firmy.
• Grupy użytkowników. Dział HR, zarząd i przełożeni mają różne zadania. Odpowiednio trzeba więc określić ich dostęp do danych pracowników.
• Znaczenie statystyk. Deklarowane 650 firm i 101 752 osoby pokazują skalę używania produktu. Nie mówią o jakości obsługi umów, nieobecności czy dokumentów związanych z zakończeniem zatrudnienia.

Dla pracodawcy ważniejsze od wielkości bazy użytkowników jest to, jakie czynności firma będzie wykonywać w systemie. Ta różnica przesądza o dopasowaniu produktu do pracy działu HR. Ustalanie celów i mierzenie rezultatów w podejściu OKR w HR może być jednym z procesów, które firma chce obsługiwać w systemie.

Ile pracy oszczędza tomHRM? Deklarowane 80% automatyzacji oraz 27 i 77 godzin

Według producenta tomHRM automatyzuje 80% rutynowej pracy HR.¹ To deklarowany zakres automatyzacji, nie obietnica takiego samego spadku nakładu pracy w każdej firmie. Wynik zależy od czynności, które organizacja uznaje za rutynowe i wykonuje w systemie.

27 godzin dla pracownika i 77 godzin dla zespołu HR – dane producenta

Producent przypisuje korzystaniu z tomHRM oszczędność 27 godzin pracy pracownika oraz 77 godzin pracy zespołu HR.¹ Pierwsza wartość dotyczy osoby korzystającej z obsługi pracowniczej, druga – zespołu prowadzącego procesy HR. Nie można ich sumować jako oszczędności jednej osoby. Nie są też gwarantowanym wynikiem wdrożenia.

Deklarowane 27 i 77 godzin można ocenić, porównując czas wykonywania tych samych czynności przed uruchomieniem systemu i po nim. Osobny pomiar dla pracowników i działu HR pokaże, czy automatyzacja skróciła pracę obu grup. Pozwoli też ustalić, czy zadania jedynie przeszły z jednej grupy do drugiej.

Ograniczenie papierowych wniosków w tomHRM: deklarowany wskaźnik 92%

Według producenta tomHRM osiąga 92% wskaźnik eliminacji papierowych wniosków.¹ Wartość odnosi się do wniosków, nie do wszystkich dokumentów kadrowych. Złożenie wniosku, jego akceptacja i odnotowanie to inny proces niż sporządzenie dokumentu wymaganego przy zatrudnieniu lub zakończeniu stosunku pracy.

Elektroniczny obieg może ograniczyć przekazywanie papierowych wniosków. Wskaźnik 92% nie rozstrzyga jednak, jak podpisać umowę, doręczyć wypowiedzenie czy wystawić świadectwo pracy. Za właściwą treść i formę tych dokumentów odpowiada pracodawca.
Również informacja o nieobecności z powodu L4 nie zastępuje obsługi dokumentacji i rozliczeń związanych ze zwolnieniem.

Deklarację 92% należy odnosić do wcześniejszego obiegu papierowych wniosków między pracownikami, przełożonymi i działem HR. Nie jest to miara pełnej cyfryzacji obowiązków kadrowych. Dotyczy konkretnego rodzaju spraw.

Opinie klientów o tomHRM

Dla kogo jest tomHRM, a dla kogo nie?

tomHRM może pasować do organizacji pracujących projektowo, które chcą powiązać ewidencję czasu pracy z zadaniami. Według recenzji ewidencja bywa przydatna przy takim sposobie pracy.⁵ O wyborze decyduje jednak główna potrzeba firmy: organizacja procesów HR albo formalne rozliczenia kadrowo-płacowe.

Sprawdzi się, jeśli

• Praca jest organizowana projektowo. Firma przypisuje zadania do projektów i analizuje czas ich wykonania w ewidencji czasu pracy.
• Procesy mają wyznaczonych właścicieli. Dział HR i przełożeni oddzielają odpowiedzialność za akceptację spraw pracowniczych od sporządzania dokumentów i rozliczeń.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Priorytetem jest jeden system do naliczania płac. O wyborze decydują wtedy zasady rozliczania wynagrodzeń i świadczeń, nie ewidencja czasu poświęconego projektom.
• Firma nie prowadzi pracy projektowej. Korzyść opisana w recenzji ma mniejsze znaczenie, jeśli pracodawca nie przypisuje czasu do zadań lub projektów.

Alternatywy dla tomHRM

Porównując tomHRM z PeopleForce, trzeba oddzielić ceny planów konkurenta od stawek modułów tomHRM. Przytoczone dane o PeopleForce podają 2,5 USD za pracownika miesięcznie w planie Standard i 3 USD za pracownika miesięcznie w planie Professional. Minimalna opłata obejmująca do 50 pracowników wynosi odpowiednio 125 i 150 USD miesięcznie.³ To ceny PeopleForce, nie tomHRM. Zakres funkcji należy porównywać zależnie od tego, czy firma szuka wielu procesów HR, czy przede wszystkim ATS do rekrutacji¹⁵.

Przytoczone stawki PeopleForce różnią się między opisem a tabelą, więc nie stanowią jednej ceny planu. Wśród alternatyw dla tomHRM wymieniono również HRappka, HRnest, BambooHR i Personio.³ Recenzja przywołuje HCM Deck jako platformę HR. Ranking ATS omawia obok tomHRM produkty eRecruiter, Element ATS i Recruitify.^5,13 Obecność w jednym zestawieniu nie oznacza jednakowego zakresu obsługi spraw pracowniczych.

Dane w tabeli: 3,5,13

Najczęstsze pytania o tomHRM

tomHRM trzeba oceniać według zadań, które firma zamierza mu powierzyć: obsługi spraw pracowniczych, dokumentacji lub rozliczeń. Obowiązki pracodawcy pozostają odrębnym kryterium. Art. 85 § 1 Kodeksu pracy wymaga wypłaty wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu, w stałym terminie ustalonym z góry¹¹.

Czy tomHRM jest odpowiedni dla średniej firmy?

Producent kieruje tomHRM do firm zatrudniających od 50 pracowników. Sama liczba zatrudnionych nie rozstrzyga jednak o dopasowaniu systemu do średniej firmy. Ważniejsze są konkretne procesy oraz zadania pracowników, przełożonych i działu HR.

Czy rejestr umów zastępuje obsługę wypowiedzeń i świadectw pracy?

Rejestr umów nie jest narzędziem, które samo sporządza, podpisuje i doręcza dokumenty pracodawcy. Zapisanie informacji o umowie różni się od przygotowania wypowiedzenia lub świadectwa pracy. Art. 97 § 1 Kodeksu pracy wymaga zasadniczo wydania świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy. Wyjątek dotyczy planowanego ponownego zatrudnienia w ciągu 7 dni¹¹.

Czy obieg informacji o L4 oznacza obsługę ZUS, PIT i PPK?

Nie. Rejestrowanie nieobecności, rozliczanie świadczeń, przygotowanie informacji podatkowych i obsługa PPK to osobne procesy. Funkcja dotycząca nieobecności nie potwierdza, że system wykonuje pozostałe czynności.

Jak porównywać tomHRM z systemem kadrowo-płacowym?

W porównaniu warto oddzielić obieg spraw pracowniczych i organizację pracy HR od naliczania płac oraz rozliczeń. Dzięki temu firma może określić, czy potrzebuje narzędzia HR, systemu płacowego, czy produktów pełniących uzupełniające się role. Każdą z tych ról należy oceniać osobno.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.