Comarch Hrm — kadry i płace, bezpieczeństwo

Comarch HRM – instrukcja dla pracodawcy pokazuje, jak powiązać ustawienia aplikacji z obowiązkami dotyczącymi ewidencji czasu pracy, urlopów i ochrony danych. Wyjaśnia, od czego zacząć, jak podzielić uprawnienia i gdzie mogą pojawić się rozbieżności w obiegu informacji. Uwzględnia przy tym różnice między wersjami produktu oraz dokumentację Comarch. Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje co do zasady przechowywać dokumentację przez 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia¹.

Comarch HRM – instrukcja rozpoczęcia pracy z perspektywy pracodawcy

Wdrożenie Comarch HRM należy zacząć od ustalenia, kto odpowiada za dane kadrowe, kto ma do nich dostęp i z jakimi systemami aplikacja będzie współpracować. Pracodawca powinien oddzielić decyzje dotyczące dokumentacji pracowniczej od technicznej instalacji programu. Odpowiedzialność za poprawność danych pozostaje wtedy jasna także w przypadku wdrożenia prowadzonego przez administratora lub Autoryzowanego Partnera Comarch².

Funkcje przydatne do realizacji obowiązków kadrowych

Funkcje Comarch HRM należy oceniać przez pryzmat firmowych procesów: zgłaszania nieobecności, dostępu do danych pracownika i przekazywania informacji kadrom. Ocena pracownika i Intranet wymagają osobnej oceny, ponieważ same nazwy tych funkcji nie wskazują, jakie obowiązki kadrowe realizują w używanej konfiguracji. Zakres uprawnień powinien wynikać z zadań danej osoby, a nie z samej dostępności funkcji³.

Rola Comarch HRM w firmowym obiegu danych

Comarch HRM wspiera obieg danych kadrowych, ale odpowiedzialność za nie nadal ponosi pracodawca. Wniosek przesłany przez aplikację musi trafić do osoby uprawnionej do podjęcia decyzji, a właściwy zapis – do dokumentacji kadrowej. Pracodawca ustala, kto wprowadza i zatwierdza dane oraz kto wyjaśnia rozbieżności między aplikacją a dokumentacją. Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy¹.

Pierwsze uruchomienie: dostęp i podstawowe ustawienia

Instalacja Comarch HRM wymaga przygotowania środowiska serwerowego i ustalenia zakresu dostępu użytkowników. Konsola Comarch ERP WAMC pomaga instalować i aktualizować aplikację, ale jej obsługa wymaga znajomości konfiguracji serwera IIS⁴. Administrator musi wcześniej ręcznie zainstalować i skonfigurować IIS oraz zainstalować .Net Framework 4.7.2⁴. Dokumentacja Comarch wymaga przy instalacji HRM przez ERP WAMC serwera IIS w wersji co najmniej 7.0⁵.

Zainstalowany Comarch ERP WAMC aktualizuje się opcją „Aktualizuj” w programie, bez ponownego uruchamiania instalatora⁴. Dostęp do HRM po instalacji należy powiązać z rolami osób wykonujących zadania kadrowe, a nie wyłącznie z technicznymi możliwościami aplikacji. Domyślną widoczność danych trzeba ograniczyć do niezbędnego zakresu, zgodnie z art. 25 ust. 2 RODO⁶.

Współpraca z innymi systemami a odpowiedzialność za dane

Firma korzystająca z Comarch HRM i Comarch ERP XL w procesach kadrowych powinna uwzględnić oba produkty w opisie obiegu danych. Pracodawca wskazuje system, w którym utrzymuje właściwy zapis, oraz osobę odpowiedzialną za wyjaśnianie rozbieżności. Dokumentacja producenta dla używanej wersji określa możliwości konfiguracji technicznej, a wewnętrzne zasady firmy – odpowiedzialność za decyzje i poprawność danych⁷.

Comarch HRM pomaga przekazywać informacje, lecz nie przenosi na administratora systemu odpowiedzialności za dokumentację i uprawnienia. Pracodawca nadal musi kontrolować sposób przetwarzania danych. Art. 24 ust. 1 RODO zobowiązuje administratora danych do zapewnienia zgodności przetwarzania z przepisami i wykazania tej zgodności⁶.

Ewidencja czasu pracy i obecności a obowiązki pracodawcy

Ustawienia Comarch HRM powinny pomagać pracodawcy prowadzić ewidencję czasu pracy, czyli dokumentować czas przepracowany przez pracownika. Samo zarejestrowanie wejścia lub wyjścia nie rozstrzyga, jak ująć dany okres w ewidencji. Zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej ewidencja musi wykazywać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy⁸.

• Powiązanie zdarzeń ze strefami czasu pracy pozwala właściwie odczytać importowane zapisy. W zakładce „RCP” sekcja „Import czasu pracy z Comarch TNA” umożliwia przypisanie stref do wejść, wyjść, pracy zdalnej i przerw⁹.
• Plany pracy i grafiki w Comarch HRM wymagają ustalenia przed rozliczaniem zapisów. W pakiecie „Comarch TNA – współpraca z HRM” plany, grafiki i metody wygładzania czasu pracy konfiguruje się w HRM, a nie w TNA⁹.
• Porównanie zdarzeń z grafikiem pozwala wychwycić różnice po imporcie. Osoba prowadząca ewidencję powinna je wyjaśnić przed rozliczeniem czasu pracy.
• Kwalifikacja okresu wymaga czegoś więcej niż zapisu obecności. Pracodawca ustala, czy zdarzenie dotyczy pracy, przerwy czy nieobecności.

Comarch HRM porządkuje import i planowanie czasu pracy. Za poprawność ewidencji nadal odpowiada pracodawca¹⁰.

Wniosek urlopowy a decyzja pracodawcy o udzieleniu wolnego

Pracownik może przekazać wniosek urlopowy przez Comarch HRM, lecz samo zgłoszenie nie oznacza udzielenia wolnego. Firmowy obieg powinien odróżniać termin proponowany od zaakceptowanego przez osobę uprawnioną. Art. 163 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że plan urlopów ustala pracodawca, uwzględniając wnioski pracowników i normalny tok pracy¹.

• Pracownik zgłasza planowany termin nieobecności. Jego wniosek rozpoczyna rozpatrywanie sprawy, ale nie potwierdza udzielenia urlopu.
• Osoba uprawniona podejmuje decyzję o urlopie. Pracodawca powinien również wskazać, kto zastępuje ją podczas nieobecności.
• Osoba prowadząca kadry uzgadnia zaakceptowaną nieobecność z dokumentacją. Różnicę między wnioskiem a decyzją trzeba wyjaśnić przed rozliczeniem absencji.

Zatwierdzenie nieobecności: co powinno znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji?

Zatwierdzony urlop powinien znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji, wraz z jego rodzajem i terminem. Osoba prowadząca kadry musi móc odróżnić treść wniosku od ostatecznej decyzji. Jeśli termin się zmienił, zapis powinien dotyczyć zaakceptowanej nieobecności, nie pierwotnej propozycji. § 6 pkt 2 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej wymaga prowadzenia dokumentów związanych z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego⁸.

Comarch HRM nie podejmuje decyzji za pracodawcę. Dokumentacja musi pokazywać urlop rzeczywiście udzielony. Zgodnie z art. 154² § 1 Kodeksu pracy urlopu udziela się godzinowo w dniach będących dla pracownika dniami pracy¹.

Samoobsługa pracownika a ochrona danych i obieg wniosków

Samoobsługę w Comarch HRM trzeba ustawić tak, by pracownik widział potrzebne mu dane, a wnioski trafiały do właściwych osób. Możliwość zgłoszenia zmiany danych nie powinna oznaczać prawa do jej zatwierdzenia. Art. 25 ust. 2 RODO uzasadnia ograniczenie domyślnej widoczności danych do zakresu niezbędnego dla celów samoobsługi⁶.

• Widoczność danych kontaktowych wymaga świadomego ustalenia. W ustawieniach danych pracownika można wprowadzić numer telefonu, adres e-mail i numer pokoju wyświetlane w Comarch HRM¹¹.
• Odbiorcy wniosków powinni wynikać z podziału obowiązków. Kierownik otrzymuje zgłoszenia wymagające jego decyzji, a kadry – informacje potrzebne do dokumentacji.
• Zmiany zgłoszone przez pracownika wymagają weryfikacji przed wykorzystaniem. Nie powinny automatycznie modyfikować zapisów, na których opierają się rozliczenia kadrowe.

Samoobsługa w Comarch HRM ułatwia przekazywanie informacji. O zakresie dostępu i zasadach zatwierdzania danych decyduje pracodawca³.

Comarch HRM i Comarch TNA: granice dostępu do danych pracowników

Przy korzystaniu z Comarch HRM i Comarch TNA trzeba osobno ustalić zarządzanie dostępem do danych oraz korzystanie z rejestracji czasu pracy. Integracja wymaga dostępu do modułu Comarch HRM i zakupu pakietu „Comarch TNA – współpraca z HRM”⁹. Według cennika Comarch pakiet „Comarch TNA – współpraca z HRM” dla 20 pracowników kosztuje 360 zł netto miesięcznie¹².

Administrator Comarch HRM uruchamia połączenie po zakupie pakietu. Pobiera klucz wymiany z panelu administracyjnego Comarch TNA i wpisuje go w sekcji „Włącz nowe funkcje” → „Comarch TNA”⁹. Klucz łączy systemy, ale nie określa, którzy pracownicy powinni otrzymać dostęp. Przy jego obsłudze trzeba chronić poufność połączenia, do której odnosi się art. 32 ust. 1 lit. b RODO⁶.

Czynności pracownika w Comarch TNA powiązanym z HRM

Pracownik korzystający z Comarch TNA powinien posługiwać się przypisanym mu identyfikatorem RCP, używanym do rejestracji czasu pracy. Po uruchomieniu integracji Comarch HRM pobiera listę identyfikatorów z Comarch TNA. Identyfikator można przypisać pracownikowi, aktywować, dezaktywować, zablokować lub odblokować⁹. Przed wykorzystaniem zapisów w ewidencji pracodawca powinien upewnić się, że identyfikator należy do właściwej osoby.

Dodanie i zmiana danych pracownika: kto powinien mieć uprawnienia?

Administrator Comarch HRM zarządza dostępem technicznym, a osoba upoważniona przez pracodawcę odpowiada za poprawność danych kadrowych. Po włączeniu integracji administrator może zarządzać dostępem do TNA z listy „Comarch TNA / Użytkownicy”⁹. HRM pozwala nadawać i blokować dostęp, zmieniać uprawnienia administratora oraz blokować i odblokowywać identyfikatory pracowników⁹. Sama zmiana uprawnień nie zastępuje sprawdzenia, kto może poprawiać dane źródłowe pracownika¹³.

Uruchomienie Comarch TNA przez pracownika a zasady dostępu

Pracownik z dostępem do Comarch TNA może dokończyć rejestrację przez ustawienie hasła w Comarch HRM, w zakładce „Moje dane” → „RCP”⁹. Pracodawca nadaje dostęp stosownie do obowiązków i odbiera go po zmianie roli lub zakończeniu współpracy. Samodzielne ustawienie hasła nie daje pracownikowi uprawnień administratora. Art. 32 ust. 4 RODO wymaga, by osoby mające dostęp do danych przetwarzały je wyłącznie na polecenie administratora⁶.

Wariant współpracujący z HRM i pakiet standardowy: co porównać przed wyborem?

Pakiet „Comarch TNA – współpraca z HRM” jest przeznaczony do procesu wymagającego połączenia z HRM. Pakiet standardowy należy rozpatrywać wtedy, gdy takie połączenie nie jest potrzebne. Przy wyborze znaczenie mają współpraca systemów, sposób nadawania dostępu i miejsce prowadzenia zapisów czasu pracy¹⁴.

Tabela porównuje oba warianty według celu wdrożenia oraz ograniczenia, które ma znaczenie przy wyborze.

Comarch TNA – współpraca z HRM odpowiada firmie, która chce zarządzać dostępem do TNA w powiązaniu z HRM. Bez takiego procesu ważniejszy staje się zakres pakietu standardowego opisany przez producenta. W obu wariantach dostęp ograniczają upoważnienia nadane przez pracodawcę¹⁴.

Prezentacja systemu jako okazja do sprawdzenia procesów kadrowych

Prezentacja Comarch HRM powinna pozwolić ocenić obieg danych przyjęty w firmie, nie tylko wygląd aplikacji. Warto oprzeć ją na sytuacjach kadrowych, które występują w procesie obsługi pracowników. Nie należy przy tym używać rzeczywistych danych pracowników.

• Obieg wniosku urlopowego powinien pokazać odbiorcę zgłoszenia i osobę podejmującą decyzję o wolnym.
• Korekta zapisu czasu pracy powinna wskazać, kto wyjaśnia rozbieżność i zatwierdza zmianę w ewidencji.
• Zmiana danych pracownika powinna pokazać, kto przyjmuje zgłoszenie i odpowiada za poprawność zapisu kadrowego¹⁵.

Comarch HRM należy oceniać według tego, czy pokazany proces odpowiada obowiązkom firmy. Same ekrany prezentacyjne tego nie rozstrzygają.

Dane kandydatów w systemie: od zgłoszenia do decyzji rekrutacyjnej

Comarch HRM może wspierać rekrutację, ale dostęp do danych kandydatów powinny mieć wyłącznie osoby uczestniczące w wyborze pracownika. Pracodawca określa informacje potrzebne do oceny zgłoszenia. Ustala też, jak decyzja trafia do osoby prowadzącej proces¹⁶.

Formularz kandydata a zakres zbieranych danych

Formularz kandydata w Comarch HRM przyjmuje pliki PDF, DOC, DOCX, RAR, ZIP, 7Z i ODT⁴. Maksymalna wielkość załącznika wynosi 5120 KB⁴. Dopuszczalny format nie oznacza zgody na zbieranie każdej informacji zawartej w dokumencie. Zakres danych trzeba powiązać z celem rekrutacji¹⁷.

Ocena aplikacji i decyzja o zatrudnieniu: dostęp do informacji

Rekrutacja w Comarch HRM wymaga rozdzielenia dostępu do zgłoszeń od prawa do podjęcia decyzji o zatrudnieniu. Osoba oceniająca kwalifikacje powinna widzieć dane potrzebne do tej oceny. Osoba prowadząca dokumentację otrzymuje z kolei informacje niezbędne po podjęciu decyzji. Udział zespołu w rekrutacji sam w sobie nie uzasadnia dostępu wszystkich jego członków do zgłoszeń.

Comarch HRM pomaga uporządkować obieg zgłoszeń. Za zakres zbieranych danych i dostęp do nich odpowiada pracodawca¹⁸.

Społeczność użytkowników a wiarygodne źródła wiedzy o przepisach

Społeczność użytkowników Comarch HRM może pomóc rozpoznać problem z konfiguracją. Porada z forum nie jest jednak podstawą do ustalania obowiązków pracodawcy. Rozwiązania techniczne trzeba porównywać z dokumentacją właściwej wersji aplikacji, a kwestie kadrowe – z aktualnymi przepisami i informacjami urzędowymi.

• Pytanie o ustawienia Comarch HRM powinno wskazywać wersję aplikacji. Opis problemu nie może zawierać danych osobowych pracowników.
• Porada dotycząca funkcji programu wymaga porównania z dokumentacją producenta, zanim firma zmieni konfigurację.
• Twierdzenie o obowiązku pracodawcy trzeba zweryfikować w przepisach lub informacjach właściwego urzędu przed zmianą dokumentacji kadrowej.

Doświadczenia użytkowników Comarch HRM bywają pomocne przy szukaniu przyczyny usterki. Nie zastępują dokumentacji produktu ani podstawy prawnej decyzji kadrowej.

System księgowy a odpowiedzialność za rozliczenia kadrowo-płacowe

Comarch HRM nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za rozliczenia kadrowo-płacowe, również wtedy, gdy firma używa systemu księgowego. Trzeba wskazać osobę zatwierdzającą czas pracy i nieobecności przed przygotowaniem listy płac, czyli zestawienia wynagrodzeń pracowników. Osoba sporządzająca listę płac powinna wyjaśnić rozbieżności przed naliczeniem wynagrodzeń¹⁹.

System księgowy służy do prowadzenia właściwych dla niego zapisów finansowych. Zasady przekazywania danych kadrowych firma ustala osobno. Pracodawca przypisuje odpowiedzialność za zatwierdzenie listy płac, rozliczenia podatkowe i dokumenty dla ZUS, niezależnie od programów używanych przez zespół.

Podział zadań między systemami nie może kończyć się na wskazaniu miejsca zapisania danych. Powinien także określać, kto odpowiada za każde rozliczenie.

Dokumentacja producenta i państwowe źródła przepisów

Dokumentacja Comarch HRM opisuje konfigurację aplikacji. Obowiązki pracodawcy wynikają natomiast z przepisów, a nie z ustawień programu. Instrukcja producenta powinna dotyczyć wersji używanej w firmie. Sam opis funkcji nie rozstrzyga, czy zapis spełnia wymagania dotyczące dokumentacji pracowniczej.

• Dokumentacja producenta wyjaśnia działanie ustawień, uprawnień i integracji Comarch HRM. Opis techniczny trzeba odnieść do wersji wdrożonej w firmie.
• Kodeks pracy i informacje administracji państwowej pomagają ustalić zasady dotyczące czasu pracy, urlopów i obowiązków pracodawcy. Konfiguracja powinna odpowiadać sposobowi realizacji tych obowiązków.
• Informacje ZUS oraz administracji podatkowej służą do oceny obowiązków dotyczących składek i podatków. Sam przepływ danych w Comarch HRM nie potwierdza poprawności rozliczenia²⁰.

Pracodawca rozstrzyga kwestie prawne na podstawie aktualnych przepisów. Przy obsłudze Comarch HRM korzysta z dokumentacji właściwej wersji produktu.

Powiązane zagadnienia: dokumentacja pracownicza, urlopy i czas pracy

Comarch HRM warto ująć w firmowych zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej, obsługi urlopów i ewidencji czasu pracy. Zapisy aplikacji mogą bowiem uczestniczyć w obiegu informacji. Pracodawca określa, które zgłoszenia wymagają decyzji, a które informacje trzeba przenieść do dokumentacji.

Dokumentacja pracownicza obejmuje dokumenty dotyczące zatrudnienia i przebiegu pracy. Jeżeli firma prowadzi e-teczkę, czyli elektroniczne akta osobowe, powinna wskazać osobę odpowiedzialną za umieszczanie w niej właściwych dokumentów. Sam zapis zdarzenia w aplikacji nie przesądza o sposobie prowadzenia akt.

Kontrola spójności danych obejmuje porównanie udzielonego urlopu z zapisem nieobecności oraz grafiku z ewidencją czasu pracy. Rozbieżność trzeba wyjaśnić z osobą odpowiedzialną za dany zapis przed użyciem danych w rozliczeniach. Comarch HRM wspiera obieg informacji, a dokumentacja powinna odzwierciedlać zdarzenia ustalone i zatwierdzone.

Comarch ERP Optima i Comarch HRM: podział ról w obsłudze kadr

Comarch ERP Optima i Comarch HRM pełnią różne role w obsłudze kadr. Pracodawca powinien oddzielić obieg zgłoszeń od prowadzenia danych będących podstawą rozliczeń. Zakres pracy w ERP Optima zależy od modułów używanych w firmie. Trzeba też wskazać, kto wyjaśnia rozbieżności między zgłoszeniem a zapisem kadrowym.

Tabela porównuje role obu produktów według rodzaju informacji i odpowiedzialności za jej zatwierdzenie.

Comarch HRM odpowiada potrzebom firmy organizującej obieg informacji pracowniczych. Nie stanowi jednak samodzielnego potwierdzenia poprawności rozliczeń. Comarch ERP Optima należy oceniać według używanych modułów; obecność produktu w firmie nie zastępuje wskazania osoby zatwierdzającej dane kadrowe.

Dostęp online do danych kadrowych a bezpieczeństwo informacji

Dostęp online do danych kadrowych w Comarch HRM powinien odpowiadać zadaniom użytkownika i okresowi, w którym jest potrzebny. Parametr „Dostęp do aplikacji poza okresem zatrudnienia” pozwala określić okres od–do korzystania z aplikacji¹¹. Takie ustawienie nie zastępuje decyzji pracodawcy o zakresie udostępnionych informacji.

• Dostęp poza okresem zatrudnienia powinien mieć określony cel. Nie może wynikać jedynie z pozostawienia aktywnego konta.
• Uprawnienia użytkownika powinny obejmować tylko dane potrzebne do realizacji ustalonego celu.
• Zmiana statusu zatrudnienia powinna prowadzić do przeglądu dostępu i odebrania zbędnych uprawnień.

Bezpieczeństwo danych w Comarch HRM zależy od okresu dostępu i zakresu uprawnień. Oba ustawienia wymagają kontroli.

Plan szkoleń i rekrutacja: uprawnienia zgodne z zakresem obowiązków

Comarch HRM powinien udostępniać informacje o szkoleniach i kandydatach stosownie do zadań użytkownika. Pracodawca osobno wskazuje osoby planujące szkolenia, zatwierdzające je i uczestniczące w rekrutacji. Udział w jednym procesie nie daje podstawy do dostępu do danych z drugiego.

Dostęp do planu szkoleń według roli użytkownika

Operacje dotyczące szkoleń w Comarch HRM zależą od schematu uprawnień, czyli zestawu czynności przypisanego użytkownikowi⁴. Uprawnienie „Edycja” do własnych szkoleń pozwala pracownikowi zaplanować szkolenie dla siebie. Kierownik z prawem edycji szkoleń podwładnych może je planować i zatwierdzać⁴. Pracodawca powinien powiązać te uprawnienia z rzeczywistą odpowiedzialnością za plan szkoleń.

Uprawnienia rekrutacyjne a ochrona danych kandydatów

Dane kandydatów powinny być dostępne osobom wykonującym zadania rekrutacyjne, a nie wszystkim kierownikom korzystającym z Comarch HRM. Pracodawca rozdziela ocenę zgłoszeń, decyzję o zatrudnieniu i administracyjną obsługę procesu. Uprawnienia do szkoleń nie uzasadniają wglądu w informacje o kandydatach.

Comarch HRM pomaga rozdzielić obowiązki. Warunkiem jest osobne przypisanie dostępu do każdego procesu.

Ewidencja szkoleń oraz powiadomienia e-mail i SMS: jakie dane są potrzebne?

Ewidencja szkoleń w Comarch HRM potrzebuje danych wskazujących uczestnika, temat i potwierdzenie udziału. Do wysłania powiadomienia potrzebny jest właściwy adres e-mail lub numer telefonu odbiorcy. Pracodawca powinien odróżnić informacje służące organizacji szkolenia od tych, które zachowuje w dokumentacji. Samo powiadomienie nie dowodzi udziału pracownika ani ukończenia szkolenia.

Powiadomienia e-mail i SMS powinny trafiać wyłącznie do osób, które potrzebują danej informacji. Treść wiadomości należy ograniczyć do jej celu. Posiadanie adresu lub numeru telefonu nie uzasadnia ujawniania szczegółów dotyczących innych pracowników. Ewidencja szkoleń powinna pokazywać potwierdzone zdarzenia, nie sam plan czy wysłaną wiadomość.

Okresy szkoleniowe: zasady prowadzenia i aktualizacji zapisów

Comarch HRM wymaga jasnego podziału odpowiedzialności za okresy szkoleniowe. Dzięki temu plan, budżet i zapisy dotyczące pracowników mogą pozostać spójne. Prawo do zarządzania listą szkoleń należy oddzielić od prawa do definiowania okresów.

Utworzenie okresu szkoleniowego i przypisanie odpowiedzialności

Okres szkoleniowy w Comarch HRM powinna definiować osoba odpowiedzialna za planowanie szkoleń i budżet. Uprawnienie „Lista szkoleń – Aktywne” pozwala wyświetlać, edytować i uzupełniać listę szkoleń. „Okresy szkoleniowe – Aktywne” umożliwiają definiowanie okresów z budżetem⁴. Pracodawca powinien przyznać te uprawnienia stosownie do decyzji podejmowanych przez użytkownika.

Zmiana oraz podgląd okresu szkoleniowego

Zmiana okresu szkoleniowego w Comarch HRM może wpłynąć na plan szkoleń i przyjęty budżet. Osoba odpowiedzialna za szkolenia powinna zestawić nowy okres z zapisami o zaplanowanych działaniach. Podgląd okresu pomaga kontrolować plan. Nie potwierdza jednak sam w sobie udziału pracownika w szkoleniu.

Pozostałe operacje na okresach szkoleniowych a spójność ewidencji

Ewidencja szkoleń w Comarch HRM powinna odróżniać zmianę planu od usunięcia zapisu. Szkolenie zaplanowane już dla pracownika można oznaczyć jako nieaktywne, lecz nie można usunąć go z listy szkoleń⁴. Przy porządkowaniu listy osoba aktualizująca plan musi więc uwzględnić istniejące zapisy.

Okresy szkoleniowe w Comarch HRM łatwiej utrzymać w spójności, gdy uprawnienia do budżetu i zmian planu odpowiadają obowiązkom użytkowników.

Zgłoszenie wakatu i jego zatwierdzenie przed rozpoczęciem rekrutacji

Zgłoszenie wakatu powinno uzyskać zgodę osoby uprawnionej przed rozpoczęciem rekrutacji. Pozwala to oddzielić potrzebę zatrudnienia od decyzji o naborze. Zgłaszający określa stanowisko i zakres obowiązków, a osoba zatwierdzająca rozstrzyga, czy firma rozpocznie proces.

Akceptacja wakatu powinna uwzględniać potrzeby zespołu i firmowy podział odpowiedzialności za decyzję. Osoba prowadząca rekrutację otrzymuje zatwierdzone wymagania, zamiast samodzielnie zmieniać warunki zatrudnienia. Jeżeli firma używa w tym obiegu Comarch HRM, uprawnienia do zgłoszenia i zatwierdzenia powinny odpowiadać rolom użytkowników.

Zatwierdzony wakat określa zakres dalszej rekrutacji. Samo zgłoszenie potrzeby zatrudnienia nie daje jeszcze zgody na publikację ogłoszenia.

Publikacja ogłoszeń o pracę a zasady przetwarzania danych kandydatów

Ogłoszenie o pracę powinno odpowiadać celowi rekrutacji i zawierać informację o przetwarzaniu danych kandydatów. Pracodawca odpowiada za jego treść oraz zakres informacji zbieranych po otrzymaniu zgłoszenia. Kanał publikacji nie zmienia tej odpowiedzialności.

• Treść ogłoszenia powinna opisywać wymagania związane ze stanowiskiem, bez żądania danych niezwiązanych z rekrutacją.
• Informacja dla kandydata powinna wyjaśniać cel przetwarzania danych, odbiorców informacji i zasady przechowywania.
• Kanał przyjmowania zgłoszeń powinien przekazywać dane osobom upoważnionym do rekrutacji, również przy publikacji poza firmowym systemem.

Comarch HRM wymaga odpowiednich uprawnień, jeśli uczestniczy w obiegu zgłoszeń. Dostęp do danych kandydatów musi odpowiadać zasadom przyjętym przez pracodawcę.

Planowanie nieobecności bez mylenia planu z udzielonym urlopem

Comarch HRM może pomagać w planowaniu nieobecności. Termin wpisany do planu nie potwierdza jednak udzielenia urlopu. Pracodawca powinien oddzielić przewidywaną absencję od decyzji osoby uprawnionej i zapisu urlopu faktycznie wykorzystanego.

Plan urlopu zgłaszany przez pracownika

Plan urlopu pracownika pokazuje preferowany termin wolnego i pomaga organizować pracę. Samo zgłoszenie planu w Comarch HRM nie jest zgodą na nieobecność. Gdy proponowany termin się zmienia, trzeba odróżnić aktualny plan od wcześniejszego zgłoszenia.

Planowanie absencji w zespole przez kierownika

Kierownik zespołu może zestawić planowane nieobecności z potrzebami organizacyjnymi przed podjęciem decyzji o urlopach. Plan pozwala dostrzec nakładające się terminy i potrzebę zastępstw. Nie rozstrzyga jednak o udzieleniu wolnego. Kierownik przekazuje decyzję zgodnie z firmowym podziałem uprawnień.

Własna nieobecność kierownika a właściwa ścieżka akceptacji

Urlop kierownika powinien rozpatrzyć jego przełożony lub inna osoba upoważniona przez pracodawcę. Prawo do planowania absencji podwładnych nie oznacza prawa do zatwierdzania własnego wolnego. Ścieżka akceptacji w Comarch HRM powinna odzwierciedlać tę różnicę.

Plan nieobecności pomaga organizować pracę. Dokumentacja urlopowa powinna natomiast pokazywać podjętą decyzję i rzeczywisty przebieg absencji.

Korekta i kontrola zapisów nieobecności w dokumentacji kadrowej

Zapisy nieobecności w Comarch HRM wymagają kontroli przed użyciem w dokumentacji kadrowej i rozliczeniach. Jeśli rodzaj lub termin absencji jest błędny, kadry powinny ustalić przyczynę na podstawie właściwego zgłoszenia albo dokumentu. Korekta ma odzwierciedlać ustalony stan. Nie powinna służyć jedynie usunięciu rozbieżności widocznej w aplikacji.

Kontrola po korekcie obejmuje zgodność rodzaju i terminu nieobecności z dokumentacją oraz danymi do rozliczenia wynagrodzenia. Jeżeli błędny zapis wpłynął już na naliczenie płac, osoba odpowiedzialna za rozliczenia ocenia potrzebę ich poprawienia. Dostęp do dokumentów uzasadniających absencję powinny mieć tylko osoby wykonujące związane z nimi obowiązki kadrowe.

Poprawny zapis w Comarch HRM musi zgadzać się z dokumentacją. Powinien też odpowiadać danym wykorzystanym w rozliczeniach.

Najczęściej zadawane pytania

Jak możemy Ci pomóc?

Instrukcja pomaga ustalić, jak dopasować Comarch HRM do firmowych procesów, podziału obowiązków i zasad obsługi danych.

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą po ustaniu zatrudnienia?

Co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie.

Czy aktualizacja Comarch ERP WAMC wymaga ponownego uruchomienia instalatora?

Nie. WAMC aktualizuje się opcją „Aktualizuj” w programie.

Jaka wersja IIS jest wymagana przy instalacji HRM przez ERP WAMC?

Dokumentacja Comarch wskazuje serwer IIS w wersji co najmniej 7.0.

Czy hasło ustawione przez pracownika w Comarch HRM nadaje mu uprawnienia administratora TNA?

Nie. Samodzielne ustawienie hasła pozwala dokończyć rejestrację, ale nie nadaje uprawnień administratora.

Jakie dane kontaktowe mogą być wyświetlane w Comarch HRM?

Można ustawić widoczność numeru telefonu, adresu e-mail i numeru pokoju.

Czy podczas prezentacji Comarch HRM można używać rzeczywistych danych pracowników?

Nie. Procesy warto prezentować na przykładach, które nie zawierają rzeczywistych danych pracowników.

Czy nazwa funkcji w Comarch HRM wystarcza, by stwierdzić, jakie obowiązki kadrowe realizuje?

Nie. Znaczenie funkcji, takich jak Ocena pracownika czy Intranet, trzeba ocenić w kontekście używanej konfiguracji i firmowego procesu.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.