Czy pracodawca może wysłać na urlop — przymusowy urlop

Pracodawca co do zasady nie może nakazać pracownikowi wykorzystania bieżącego urlopu wypoczynkowego w dowolnie wybranym terminie.¹ Nie oznacza to, że musi przyjąć termin zaproponowany przez pracownika; poza przewidzianymi wyjątkami nie może też sam wyznaczyć mu urlopu.²
Wyjątki dotyczą między innymi urlopu zaległego i okresu wypowiedzenia. Osobnych zasad wymagają odwołanie z urlopu oraz przestój. Przy pełnym etacie roczny wymiar urlopu wynosi 20 dni, jeśli staż pracy jest krótszy niż 10 lat, albo 26 dni przy stażu wynoszącym co najmniej 10 lat.³

Kiedy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bez jego zgody?

Pracodawca może wyznaczyć termin urlopu zaległego bez zgody pracownika, co potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego.¹ Inaczej ustala się termin urlopu bieżącego: wynika on z planu urlopów, a jeśli planu nie ma, pracodawca uzgadnia go z pracownikiem.¹ Osobne zasady dotyczą okresu wypowiedzenia.
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy zaległego urlopu trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; wyjątek stanowi urlop na żądanie.³ Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie może zostać uznane za wykroczenie zagrożone grzywną od 2000 zł do 60 000 zł⁴.

Termin udzielenia zaległego urlopu upływa 30 września następnego roku kalendarzowego.¹ Za nieudzielenie niewykorzystanego urlopu wskazano grzywnę w wysokości 1–30 tys. zł.⁵
Jeśli pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu, pracodawca powinien udokumentować odmowę. Następnie powinien pisemnie poinformować go o wyznaczonym terminie.⁶

Gdy pracownik stawi się do pracy w wyznaczonym terminie skutecznie udzielonego zaległego urlopu, pracodawca nie powinien dopuszczać go do obowiązków. Urlop należy wpisać do ewidencji czasu pracy, w której odnotowuje się obecności i nieobecności.⁶
Odrębny tryb przewidywała tarcza antykryzysowa 4.0. W czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonych z powodu COVID-19, pracodawca mógł jednostronnie udzielić do 30 dni zaległego urlopu, pomijając plan urlopów.^1,4

Czy pracodawca może wyznaczyć urlop w okresie wypowiedzenia?

W okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić urlopu bez uzgadniania terminu z pracownikiem. Pracownik ma wtedy obowiązek go wykorzystać.² Dotyczy to zarówno urlopu za bieżący rok, jak i zaległego.²
Podstawą tego obowiązku jest art. 167¹ Kodeksu pracy.³

Poniższa tabela rozróżnia urlop bieżący i zaległy według roku, za który przysługują. Urlop za bieżący rok podlega w okresie wypowiedzenia limitowi proporcjonalnemu. Dni zaległe z poprzednich lat nie wchodzą do tego limitu.³

Zwolnienie ze świadczenia pracy oznacza odsunięcie pracownika od obowiązków w okresie wypowiedzenia. Nie znosi jednak obowiązku wykorzystania udzielonego mu urlopu.² Przy obu rodzajach urlopu decyduje to, czy pracodawca udzielił go w okresie wypowiedzenia.
Art. 36² Kodeksu pracy pozwala zwolnić pracownika ze świadczenia pracy do końca tego okresu, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.³

Odwołanie z urlopu i zmiana terminu: granice decyzji pracodawcy

Pracodawca może zmienić termin zaplanowanego urlopu, jeśli nieobecność pracownika poważnie zakłóciłaby tok pracy. Przesunięcie urlopu dotyczy wypoczynku, który jeszcze się nie zaczął. O zmianie terminu pracodawca powinien poinformować pracownika.
Podstawę stanowi art. 164 § 2 Kodeksu pracy, który wymaga szczególnych potrzeb pracodawcy oraz ryzyka poważnych zakłóceń w pracy.³

Pracownik również może wnioskować o przesunięcie urlopu, jeśli ma ku temu ważne przyczyny. Gdy choroba uniemożliwia mu rozpoczęcie wypoczynku, pracodawca musi udzielić urlopu później. Zmiana terminu nie odbiera pracownikowi prawa do tych dni.
Taki obowiązek w przypadku czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą określa art. 165 pkt 1 Kodeksu pracy.³

Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Pracodawca może odwołać pracownika z rozpoczętego urlopu tylko z powodu okoliczności, których nie przewidział na początku wypoczynku. Muszą one wymagać obecności pracownika w pracy. Wcześniej znana potrzeba obsadzenia zmiany nie wystarczy.
Warunek nieprzewidzianych okoliczności zapisano w art. 167 § 1 Kodeksu pracy.³

Pracodawca pokrywa koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem. Może to być koszt niewykorzystanego noclegu albo powrotu. Odwołanie przerywa wypoczynek, lecz pracownik zachowuje niewykorzystaną część urlopu.
Obowiązek zwrotu takich kosztów wynika z art. 167 § 2 Kodeksu pracy.³

Czy pracodawca może zmusić do urlopu podczas przestoju lub zamknięcia zakładu?

Przestój ani zamknięcie zakładu nie uprawniają automatycznie do wysłania pracownika na urlop wypoczynkowy. Przy przestoju pracownik jest gotów do pracy, ale przeszkoda nie pozwala mu jej wykonywać. W razie zamknięcia zakładu trzeba ustalić przyczynę nieobecności, zamiast po prostu wpisać urlop do ewidencji.
Jeśli nie wyodrębniono stawki osobistego zaszeregowania, za niezawiniony przestój przysługuje 60% wynagrodzenia, nie mniej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.³

Tabela pokazuje różnice między przestojem a urlopem wypoczynkowym w przyczynie nieobecności, gotowości do pracy i rozliczeniu. Za urlop pracownik zachowuje wynagrodzenie takie jak za pracę, zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy. Zasady wynagradzania za niezawiniony przestój określa art. 81 Kodeksu pracy.³

Pracodawca powinien rozliczyć przestój stosownie do jego przyczyny i gotowości pracownika do pracy. Planowane zamknięcie zakładu może wymagać ustalenia terminów urlopów. Sama decyzja o zamknięciu nie zastępuje jednak zasad ich udzielania.
Według art. 163 § 1 Kodeksu pracy pracodawca ustala plan urlopów, uwzględniając wnioski pracowników i potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy.³

Urlop wypoczynkowy nie może zastępować przestoju w ewidencji czasu pracy. Pracodawca potrzebuje tej ewidencji do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń. Obowiązek jej prowadzenia określa art. 149 § 1 Kodeksu pracy.³

Czy pracodawca może wysłać na urlop bezpłatny bez wniosku pracownika?

Pracodawca nie może wysłać pracownika na urlop bezpłatny bez jego wniosku. Wniosek o urlop bezpłatny wyraża wolę pracownika, której nie zastąpi polecenie pracodawcy. Art. 174 § 1 Kodeksu pracy wymaga wniosku w postaci papierowej albo elektronicznej.³ W odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego urlop bezpłatny nie jest płatny.

Tabela zestawia oba rodzaje urlopu pod kątem inicjatywy, wynagrodzenia i wpływu na staż pracy. Okresu urlopu bezpłatnego co do zasady nie wlicza się do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Stanowi o tym art. 174 § 2 Kodeksu pracy.³

Zamknięcie zakładu ani brak zadań nie zobowiązują pracownika do złożenia wniosku o urlop bezpłatny. Pracodawca może odmówić takiego urlopu, nawet gdy pracownik o niego wnosi, ale nie może złożyć wniosku w jego imieniu.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Pracodawca może wyjątkowo odmówić urlopu na żądanie, jeśli szczególne okoliczności wymagają obecności pracownika. Muszą to być okoliczności, których nie da się pogodzić z jego nieobecnością. Urlop na żądanie różni się od zwykłego urlopu wypoczynkowego przede wszystkim sposobem zgłoszenia terminu. W obu przypadkach pracodawca musi udzielić urlopu.

Tabela porównuje sposób zgłoszenia terminu, decyzję pracodawcy i możliwość odmowy przy obu rodzajach urlopu.

Pracownik powinien zgłosić żądanie przed rozpoczęciem pracy. Samo zgłoszenie nie oznacza jeszcze zgody na nieobecność. Pracodawca powinien przekazać pracownikowi odmowę, zamiast pozostawiać żądanie bez odpowiedzi.
Urlop na żądanie nie jest automatyczny, a odmowa wymaga wyjątkowego uzasadnienia.

Najczęściej zadawane pytania

Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi pełnoetatowemu?

Przy stażu pracy krótszym niż 10 lat przysługuje 20 dni rocznie, a przy stażu wynoszącym co najmniej 10 lat — 26 dni.

Czy za urlop wypoczynkowy przysługuje wynagrodzenie takie jak za pracę?

Tak. Za czas urlopu wypoczynkowego pracownik zachowuje wynagrodzenie takie jak za pracę.

Czy pracodawca powinien odnotować urlop w ewidencji czasu pracy?

Tak. W ewidencji czasu pracy odnotowuje się obecności i nieobecności, w tym udzielony urlop.

Czy termin 30 września dotyczy także urlopu na żądanie?

Nie. Termin udzielenia zaległego urlopu do 30 września następnego roku nie obejmuje urlopu na żądanie.

Czy pracodawca może dopuścić pracownika do pracy w dniu skutecznie udzielonego zaległego urlopu?

Nie powinien dopuszczać go wtedy do obowiązków. Udzielony urlop należy też odnotować w ewidencji czasu pracy.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.