Calamari — opinie, zgodność z prawem i ceny

Czym jest Calamari i dla jakich firm?

Calamari to system HR działający w modelu SaaS. Jest przeznaczony dla rosnących firm oraz zespołów zdalnych i hybrydowych. Producent kieruje go także do organizacji międzynarodowych, które stosują różne polityki urlopowe i zasady obecności¹. Według Calamari z produktu korzysta prawie 2 tys. firm².

Obsługę procesów HR trzeba odróżnić od pełnej obsługi kadrowo-płacowej. Zarządzanie urlopami i obecnością nie oznacza naliczania wynagrodzeń ani przygotowywania świadectw pracy. Firma stosująca kilka polityk urlopowych powinna ustalić, które zadania obejmie Calamari, a które pozostaną w dotychczasowym obiegu kadrowym.
Zgodnie z art. 154 Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni przy stażu poniżej 10 lat i 26 dni przy dłuższym stażu³.

Funkcje HR w Calamari

Calamari obsługuje nieobecności, ewidencję czasu pracy, dokumenty pracownicze i oceny. Każdy z tych procesów służy innemu celowi. Wniosek urlopowy nie zastąpi ewidencji przepracowanych godzin, a przechowywanie dokumentu nie oznacza sporządzenia świadectwa pracy⁴.
Art. 149 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy potrzebnej do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń³.

• Nieobecności: pracownicy składają wnioski, a organizacja ustala limity, polityki urlopowe, kalendarze świąt i wielopoziomową akceptację. Liczbę poziomów akceptacji wyznacza przyjęty obieg wniosków⁴.
• Wymiar urlopu: reguły można ustawić dla 3 podstaw współpracy – UoP, UZ i B2B – oraz przeniesienia wymiaru na następny rok. Urlop rozlicza się w dniach lub godzinach⁴.
• Czas pracy: ewidencja obejmuje obecność, przepracowany czas, przerwy i pracę nad projektami. Dostępne są też zgłaszanie zmian, powiadomienia i raporty⁴.
• Rejestracja czasu: pracownicy korzystają z aplikacji webowej lub mobilnej. Producent opisuje również użycie GPS i iBeacon. iBeacon wykorzystuje sygnały z nadajników do identyfikacji lokalizacji⁵.
• Dokumenty pracownicze: foldery pozwalają ograniczać dostęp. Obieg dokumentów obejmuje ich akceptację i historię zmian⁴.
• Profile: można dodać pola niestandardowe, ustawić uprawnienia do danych wrażliwych i przejrzeć historię zmian danych pracownika⁴.
• Oceny: proces uwzględnia 4 perspektywy – samoocenę, ocenę przełożonego, koleżeńską i zewnętrzną. Obejmuje także kwestionariusze, cykle ocen i śledzenie celów⁴.
• Dostęp mobilny: aplikacja Calamari działa na 2 platformach: iOS i Android⁴.

Funkcje Calamari skupiają się na obsłudze pracowników i ewidencji HR. Nie zamykają jednak całego procesu kadrowo-płacowego. Przy wyborze systemu trzeba osobno ocenić naliczanie wynagrodzeń oraz sporządzanie dokumentów wymaganych przy zakończeniu zatrudnienia⁶.

Ile kosztuje Calamari?

Calamari udostępnia wszystkie funkcje bezpłatnie przez 14 dni. Test można rozpocząć bez podawania karty płatniczej^4,5,7. Po jego zakończeniu dalsze korzystanie z produktu wymaga płatnej subskrypcji.

Dane w tabeli: 4,5,7

Całkowity koszt po 14-dniowym teście zależy od wybranego modułu i subskrypcji. Znaczenie ma również przypisana do niej opłata minimalna⁴.
Przy płatności miesięcznej moduł Performance kosztuje 3 USD za użytkownika. Minimalna opłata za 10 stanowisk wynosi 30 USD miesięcznie⁷.

Wdrożenie i integracje Calamari

Według producenta wdrożenie Calamari trwa średnio 5 dni. Producent deklaruje, że uruchomienie nie wymaga umiejętności technicznych ani specjalnych szkoleń. To średnia, nie termin gwarantowany każdej organizacji^8,9.

Podczas testu zespół wsparcia pomaga ustawić politykę urlopową. Pomaga też zaimportować pracowników i wcześniej zgłoszone wnioski. Dane można przenieść również z pliku CSV, czyli tabelarycznego pliku używanego do wymiany danych między systemami. Przygotowanie wdrożenia obejmuje politykę urlopową oraz dane przenoszone przez firmę^4,10.

Dane w tabeli: 1,4,5,9,11

Synchronizacja wniosków z kalendarzem i eksport danych urlopowych do systemu płacowego służą różnym celom. Dział kadr powinien uwzględnić tę różnicę przy planowaniu obiegu danych.
Eksport nie oznacza, że Calamari nalicza wynagrodzenia.^4,5,9,12.

Zgodność Calamari z polskim prawem pracy i RODO

Calamari pozwala dostosować zasady nieobecności do polityk prawa pracy oraz importować kalendarze świąt i dni wolnych. Opis TimeCamp wskazuje zgodność z polskimi przepisami, w tym z RODO. Jest to deklaracja w opisie produktu, nie ocena każdej konfiguracji stosowanej przez pracodawcę^5,9.
Art. 28 ust. 3 RODO wymaga umowy lub innego instrumentu prawnego, gdy podmiot przetwarza dane w imieniu administratora¹³.

• Reguły organizacyjne: według producenta Calamari można dostosować do większości polityk prawa pracy na świecie. Import kalendarza dni wolnych pomaga uwzględnić lokalne święta przy obsłudze nieobecności. Za prawidłowe ustawienie polityki odpowiada jednak pracodawca⁹.
• Powierzenie danych: cennik wskazuje standardową umowę obejmującą powierzenie przetwarzania danych osobowych oraz regulamin. Umowa określa zasady przetwarzania danych pracowników przez dostawcę w imieniu pracodawcy⁴.
• Zabezpieczenia: opis bezpieczeństwa wymienia szyfrowanie, audyty, monitoring incydentów i MFA, czyli uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Dane znajdują się na serwerach AWS z certyfikatami ISO 27001, SOC 2 i SOC 3. Certyfikaty serwerów nie są certyfikatami produktu Calamari⁵.

Polski dział kadr powinien odróżnić konfigurację urlopów i ochronę danych od obsługi umów, wypowiedzeń, L4 oraz świadectw pracy. Przytoczone deklaracje dotyczą polityk, RODO, umowy powierzenia i zabezpieczeń. Nie potwierdzają obsługi każdego dokumentu kadrowego^4,5,9.
Art. 92 Kodeksu pracy przewiduje wynagrodzenie chorobowe przez maksymalnie 33 dni w roku, a dla pracowników po ukończeniu 50 lat – przez 14 dni³.

Co Calamari robi inaczej niż konkurencja?

Calamari łączy obsługę nieobecności, ewidencję czasu pracy, dokumenty pracownicze i oceny w jednym produkcie¹. Producent wymienia cztery moduły: Time Off, Time & Attendance, Core HR oraz Performance¹⁴. Firma może więc rozważyć Calamari zamiast osobnego narzędzia do każdego z tych procesów.

Taki zakres oferty nie oznacza, że konkurencyjne produkty nie mają podobnych funkcji. Procesy HR trzeba również odróżnić od naliczania wynagrodzeń i sporządzania dokumentów związanych z końcem zatrudnienia.
Art. 85 § 1 Kodeksu pracy nakazuje wypłacać wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu, w stałym terminie ustalonym z góry¹⁵.

Plusy i minusy Calamari

Calamari zapewnia wsparcie przy korzystaniu z produktu i zachowuje dane po teście. Działa jednak wyłącznie w modelu SaaS. Firma powinna więc uwzględnić wymagania dotyczące własnej infrastruktury oraz oczekiwany stopień automatyzacji ewidencji czasu. Bezpłatny okres próbny trwa 14 dni i nie wymaga podania danych karty płatniczej⁷.

Calamari w zespołach międzynarodowych: języki i kalendarze świąt

W Calamari można ustawić obsługę różnych rodzajów umów, polityk urlopowych, języków, stref czasowych i kalendarzy świąt. Dotyczy to firm z wieloma oddziałami lub działających w kilku krajach. Pracodawca może dzięki temu rozdzielić zasady obowiązujące poszczególne zespoły⁴. Centrum pomocy Calamari wymienia 17 języków interfejsu, w tym polski, angielski i ukraiński¹⁴.

5 języków wymienionych w cenniku

Opis modułu Calamari wymienia 13 języków oraz, osobno, ponad 110 kalendarzy świąt publicznych. Nie są to te same wielkości. Liczba języków nie mówi, dla ilu krajów można uwzględnić święta w kalendarzu. Firma działająca w kilku oddziałach powinna rozróżnić te zakresy przy planowaniu obsługi pracowników^4,16.

Kalendarze świąt i dni wolnych do importu dla 110 krajów

Calamari udostępnia do importu kalendarze świąt i dni wolnych dla 110 krajów. Pomaga to uwzględnić lokalne dni wolne w zespołach międzynarodowych. Zasięg kalendarzy nie oznacza jednak, że produkt sam ustali zasady zatrudnienia, wymiar urlopu czy obowiązki kadrowe w każdym kraju⁹.

Calamari – skala użytkowania i liczba publicznych recenzji

Według deklaracji Calamari produkt obsługuje ponad 130 000 pracowników ze 106 krajów. W filtrze Capterra widocznych jest natomiast 610 recenzji. Dane producenta opisują zasięg użytkowania; liczba recenzji dotyczy publicznie widocznych opinii, nie klientów^9,11.

Deklaracja producenta: ponad 130 000 pracowników ze 106 krajów

Producent podaje, że z Calamari korzysta ponad 130 000 pracowników pochodzących ze 106 krajów. Pracownicy nie są tu tożsami z organizacjami korzystającymi z produktu. Deklarowany zasięg wskazuje na użycie w środowiskach międzynarodowych. Sam w sobie nie potwierdza jednak obsługi wymogów prawa pracy każdego ze wskazanych krajów^8,9.

610 recenzji widocznych w filtrze Capterra

W filtrze Capterra dla Calamari widocznych jest 610 recenzji. To liczba opinii w tym widoku, nie wynik reprezentatywnego badania. Nie mierzy też satysfakcji wszystkich użytkowników. Przy lekturze warto oddzielić uwagi o nieobecnościach, ewidencji czasu i dokumentach, bo dotyczą różnych procesów HR¹¹.

Calamari i przypomnienia o datach zapisanych w profilach pracowników

Calamari może przypominać o datach zapisanych w profilach pracowników i udostępnia katalog wniosków, w którym osoba składająca wniosek widzi jego status. Przypomnienie dotyczy zapisanej daty, natomiast status pokazuje przebieg konkretnego wniosku⁴.

Przykładowe terminy powiadomień: 30 i 7 dni przed datą

Producent podaje przykład przypomnienia 30 dni przed datą zapisaną w profilu. Powiadomienie pojawia się więc przed wskazanym terminem. Takie wyprzedzenie pozwala uwzględnić tę datę w planowaniu pracy administracyjnej, zanim nadejdzie zapisany termin^4,17.

Drugim przykładem jest powiadomienie 7 dni przed datą. To krótsze wyprzedzenie niż w poprzednim przykładzie. Dzięki niemu można wyróżnić zbliżający się termin spośród dat, o których system informuje wcześniej^4,17.

Przypomnienie o dacie nie przygotuje umowy, wypowiedzenia ani świadectwa pracy. Za wykonanie obowiązków kadrowych nadal odpowiada pracodawca, niezależnie od powiadomienia w profilu pracownika. Jeśli świadectwa pracy nie można wydać w dniu ustania zatrudnienia, art. 97 Kodeksu pracy przewiduje doręczenie go w ciągu 7 dni³.

Calamari – archiwizacja danych po odejściu pracownika

Calamari pozwala bezpłatnie przechowywać i przeglądać dane zarchiwizowanych pracowników. Opłaty dotyczą tylko aktywnych użytkowników. Ten podział wpływa na koszt dostępu do danych po zakończeniu zatrudnienia⁴.
Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje co do zasady przechowywać dokumentację pracowniczą przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się zatrudnienie³.

Bezpłatne przechowywanie i przeglądanie danych zarchiwizowanych osób

Dostawca wskazuje, że archiwalną ewidencję i dokumenty można zachować bez opłaty. Warunek ten dotyczy przechowywania danych i dostępu do nich. Nie oznacza automatycznego ustalenia okresu przechowywania dla każdego dokumentu. Dział kadr powinien oddzielić status konta od retencji danych, czyli czasu, przez jaki trzeba je zachować⁴.

Przytoczony przez producenta okres przechowywania ewidencji: 10 lat

Dostawca przytacza polski okres przechowywania danych ewidencji po ustaniu stosunku pracy: 10 lat. Przykład pokazuje, dlaczego dostęp do archiwum ma znaczenie po odejściu pracownika. Nie należy jednak przyjmować tego samego terminu dla wszystkich kategorii dokumentacji i wszystkich historii zatrudnienia⁴.

Opinie klientów o Calamari

Dla kogo jest Calamari, a dla kogo nie?

Calamari jest kierowane do firm mających biura w wielu krajach i lokalizacjach. Dla takich organizacji liczy się obsługa zespołów pracujących w różnych miejscach. Ta potrzeba może mieć znaczenie przy wyborze produktu¹¹.

Sprawdzi się, jeśli

• Firma działa w wielu lokalizacjach: pracodawca chce uporządkować obsługę pracowników rozproszonych między biurami. To zastosowanie odpowiada grupie firm wskazanej w opisie produktu¹¹.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Priorytetem jest inny proces: firma szuka przede wszystkim narzędzia do naliczania wynagrodzeń albo sporządzania świadectw pracy. Obsługa wielu lokalizacji nie przesądza o realizacji tych obowiązków. Dotyczy to także doręczenia świadectwa w ciągu 7 dni w sytuacji określonej w art. 97 Kodeksu pracy³.

Alternatywy dla Calamari

Wskazane alternatywy odpowiadają innym priorytetom. Bitrix24 pojawia się przy zarządzaniu projektami z funkcjami HR, a TimeCamp przy śledzeniu czasu. Nie znaczy to, że oba produkty mają taki sam zakres jak Calamari⁵.

Dane w tabeli: 5

• Bitrix24: punkt odniesienia dla organizacji oceniającej procesy HR w kontekście zarządzania projektami. Wzmianka o funkcjach HR nie przesądza o zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej⁵.
• TimeCamp: punkt odniesienia dla organizacji, która stawia na śledzenie czasu, a nie na produkt skupiony na obiegu procesów HR⁵.

Zarządzanie projektami, śledzenie czasu i obsługa spraw pracowniczych służą różnym potrzebom. Zestawienie nie porównuje cen tych produktów. Nie daje też podstaw, by uznać którykolwiek z nich za zamiennik pełnego systemu kadrowo-płacowego⁵.

Najczęstsze pytania o Calamari

W artykule Calamari oznacza produkt HR. Pytania o przyrządzanie odnoszą się natomiast do kalmarów. Poniższe odpowiedzi oddzielają te dwa znaczenia.

Co to jest calamari?

Calamari to oprogramowanie HR oferujące 14-dniowy test⁴. W gastronomii „calamari” oznacza kalmary podawane jako potrawa. Pytania o smażenie dotyczą jedzenia, nie produktu HR.

Jak przyrządzić calamari?

Przed przygotowaniem kalmary należy oczyścić i osuszyć. Następnie trzeba je pokroić stosownie do wybranej potrawy. Można je smażyć na dobrze rozgrzanej patelni, grillować albo dusić w sosie. Od metody zależą sposób obróbki i dodatki.

Jak najlepiej przyrządzić kalmary?

Do szybkiego podania nadaje się krótkie smażenie lub grillowanie osuszonych kalmarów. Jeśli potrawa ma mieć sos, odpowiednie będzie duszenie. Wybór zależy od tego, czy kalmary mają być podane osobno, czy jako składnik dania.

Jak smażyć kalmary, żeby nie były gumowe?

Przed smażeniem kalmary trzeba osuszyć, a patelnię dobrze rozgrzać. Należy smażyć je krótko i nie przepełniać patelni. W przeciwnym razie zaczną gotować się we własnym soku. Długie smażenie na patelni sprzyja twardnieniu mięsa.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.