RODO i bezpieczeństwo danych w systemach HR

RODO w kadrach i płacach dotyczy danych zbieranych podczas rekrutacji, zatrudnienia i rozliczania wynagrodzeń.
Administratorem danych kandydatów i pracowników jest pracodawca.¹ W tekście omawiamy, jak Kodeks pracy wyznacza zakres danych, kto może mieć do nich dostęp i jak długo należy je przechowywać. Te zasady mają też znaczenie przy wyborze dostawcy systemu HR².

Czym jest dopuszczalny zakres danych w kadrach i płacach według Kodeksu pracy?

Zakres danych osobowych zależy od tego, czy pracodawca prowadzi rekrutację, czy obsługuje już zatrudnienie.
Od kandydata może żądać danych wskazanych w Kodeksie pracy. Po zawarciu umowy może pozyskiwać również dane przewidziane dla pracownika.^1,3

Kwestionariusz osobowy pomaga uporządkować informacje, ale nie daje prawa do żądania wszystkiego, co wpisano w formularzu.
Materiały o dokumentacji pracowniczej przewidują 2 wzory: osobny dla kandydata i dla pracownika⁴. O zakresie danych żądanych od kandydata rozstrzyga art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, a nie liczba pól w kwestionariuszu⁵.

Jakie dane pracownika może gromadzić pracodawca?

Pracodawca może zbierać dane potrzebne do prowadzenia stosunku pracy, w tym numer PESEL i informacje związane z uprawnieniami pracowniczymi.
O dane dzieci może poprosić wtedy, gdy są niezbędne do skorzystania ze szczególnych uprawnień wynikających z prawa pracy.⁴ Może także żądać potwierdzenia podanych informacji, lecz tylko w koniecznym zakresie⁶. Podstawę żądania numeru PESEL i danych dzieci w opisanych okolicznościach stanowi art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy⁵.

Tabela zestawia cel pozyskiwania danych i granice żądania na obu etapach zatrudnienia.

Dane w tabeli: 3

Których danych pracodawca nie może żądać?

Pole kwestionariusza samo w sobie nie uprawnia pracodawcy do żądania informacji. Dane muszą być potrzebne do wskazanego celu albo wynikać z przepisów.
Ta granica dotyczy również informacji o rodzinie, jeśli nie wiążą się z uprawnieniem pracownika. Dane o zdrowiu wymagają osobnej oceny celu i podstawy przetwarzania³. Art. 22¹b § 1 Kodeksu pracy dopuszcza przetwarzanie danych szczególnych na podstawie zgody tylko wtedy, gdy kandydat lub pracownik przekazał je z własnej inicjatywy⁵.

Opis projektu zmian przewiduje zgodę pracownika na przetwarzanie po zatrudnieniu adresu do korespondencji, adresu e-mail lub numeru telefonu.¹
Ten sam projekt mówi o pisemnej albo elektronicznej zgodzie na dodatkowe dane związane ze stosunkiem pracy.¹ Nie należy przedstawiać tych propozycji jako obowiązującego prawa⁷. To projekt z 12 września 2017 r. pod tytułem „Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych”, nie obowiązujące brzmienie Kodeksu pracy⁷.

Jak poinformować kandydatów i pracowników o przetwarzaniu ich danych?

Informację o przetwarzaniu danych trzeba dostosować do etapu, na którym pracodawca je zbiera.
Kandydat powinien poznać cel rekrutacji, a pracownik – cele związane z zatrudnieniem. Art. 13 ust. 1 lit. c RODO wymaga podania osobie przekazującej dane celów i podstawy prawnej przetwarzania⁸.

• Informacja dla kandydata wskazuje administratora, cele i podstawy przetwarzania zgłoszenia oraz prawa osoby ubiegającej się o pracę.
• Informacja dla pracownika opisuje prowadzenie dokumentacji i rozliczeń, odbiorców danych oraz zasady przechowywania informacji.
• Zmiana celu przetwarzania wymaga poinformowania o nowym celu, zanim pracodawca zacznie wykorzystywać dane w ten sposób.

Zakres zbieranych danych i treść przekazywanej informacji muszą odpowiadać sytuacji danej osoby. Inne cele dotyczą kandydata, inne pracownika³.

Czym jest zgodność procesów kadrowo-płacowych z RODO z perspektywy pracodawcy?

Zgodność procesów kadrowo-płacowych z RODO wymaga uzasadnienia, po co pracodawca przetwarza dane. Dostęp powinny mieć tylko osoby, którym jest potrzebny do wykonywania obowiązków.
Podstawą przetwarzania mogą być działania niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, obowiązek prawny albo prawnie uzasadniony interes administratora.⁹ Każdą podstawę trzeba odnieść do konkretnego celu, na przykład sporządzenia listy płac – zestawienia wynagrodzeń pracowników¹⁰.

Jakie naruszenia w kadrach i płacach mogą mieć konsekwencje dla pracodawcy?

Dane płacowe nie powinny trafiać do osoby, która nie ma do nich uprawnienia. Konsekwencje dla pracodawcy może mieć także wykorzystanie informacji pracownika w celu niezwiązanym z zatrudnieniem.
Tak będzie przy wysłaniu zestawienia wynagrodzeń kierownikowi, który potrzebuje jedynie informacji o obsadzie zmiany. Pracodawca powinien ustalić zakres ujawnionych danych, odbiorców i sposób ograniczenia skutków zdarzenia. Za naruszenie podstawowych zasad przetwarzania art. 83 ust. 5 lit. a RODO przewiduje karę do 20 mln euro lub 4% rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa, zależnie od tego, która kwota jest wyższa⁸.

Jak ocenić obieg dokumentów i uprawnienia dostępu pod kątem RODO?

Ocena obiegu dokumentów zaczyna się od porównania obowiązków danej osoby z dokumentami, które może otwierać i przekazywać.
Jeśli prowadzenie pojazdu służbowego należy do obowiązków pracownika, pracodawca może weryfikować jego uprawnienia⁶. Art. 29 RODO wymaga, by osoby upoważnione przez administratora przetwarzały dostępne im dane wyłącznie na jego polecenie, chyba że prawo stanowi inaczej⁸.

• Mapa obiegu dokumentów pokazuje, kto sporządza listę płac, kto ją zatwierdza i kto otrzymuje wynik rozliczenia.
• Uprawnienia dostępu wynikają z obowiązków. Osoba planująca pracę kierowcy nie potrzebuje wglądu w jego wynagrodzenie.
• Zasady weryfikacji kierowców określają cel kontroli, osoby sprawdzające dokument i sposób zapisania wyniku. Częstotliwość pracodawca ustala w wewnętrznych regulacjach, pamiętając o ograniczeniu celu i minimalizacji danych.⁶

Ocena dostępu powinna zakończyć się decyzją, które uprawnienia nadać, zmienić lub odebrać.
Takie zarządzanie dostępem pomaga zapewnić poufność systemów i usług przetwarzania, której wymaga art. 32 ust. 1 lit. b RODO⁸.

Jakie informacje i dokumenty dotyczące przetwarzania danych przekazać pracownikowi?

Pracownik powinien wiedzieć, w jakich celach i na jakich podstawach pracodawca przetwarza jego dane. Informacja obejmuje też odbiorców, okresy przechowywania i sposób korzystania z praw.
Gdy pracownik wystąpi o dostęp do danych, pracodawca rozpatruje wniosek i odpowiada na jego treść. Nie oznacza to udostępnienia dokumentacji pozostałym zatrudnionym. Art. 12 ust. 3 RODO nakazuje poinformować o podjętych działaniach bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania żądania⁸.

Pracodawca powinien umieć powiązać każdy cel przetwarzania z zakresem danych i dostępem określonych osób.
Art. 30 ust. 1 RODO wymaga, by rejestr czynności przetwarzania obejmował między innymi cele, kategorie osób i danych oraz kategorie odbiorców⁸.

RODO w kadrach i płacach: zabezpieczenie danych i okresy ich przechowywania

Usuwanie danych trzeba powiązać z okresem przechowywania danego rodzaju dokumentu kadrowego. Jeden termin dla całego systemu HR nie wystarczy.
Pracodawca powinien ustalić także lokalizację kopii i osoby, które mają do nich dostęp. Dzięki temu zachowa wymaganą dokumentację, nie przechowując zbędnych kopii roboczych. Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy przewiduje zasadniczo 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, z zastrzeżeniem wyjątków⁵.

Jak powiązać okres przechowywania dokumentów kadrowych z usuwaniem danych?

Akta osobowe trzeba odróżnić od danych zapisywanych pomocniczo w systemie HR.
Kwestionariusz zawierający dane kandydata i pracownika może wypełnić oraz podpisać dopiero pracownik. Dokument trafia do części B akt osobowych⁴. Zgodnie z § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ta część obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia¹¹.

• Pracodawca przypisuje każdemu rodzajowi dokumentu okres przechowywania wynikający z przepisów.
• Pracodawca ustala, gdzie przechowuje oryginały, kopie i eksporty danych kadrowo-płacowych.
• Pracodawca ogranicza dostęp przez cały okres przechowywania dokumentów. Po jego upływie organizuje usunięcie danych, które nie mają już podstawy do dalszego przetwarzania¹².

Reguły retencji muszą obejmować akta osobowe oraz kopie danych przechowywane poza nimi.
Art. 5 ust. 1 lit. e RODO pozwala zachować dane umożliwiające identyfikację tylko przez czas niezbędny do celów przetwarzania. Dotyczy to również kopii⁸.

Rekrutacja w systemie HR: dostęp do zgłoszeń pod kontrolą pracodawcy

W systemie HR dostęp do CV powinny mieć osoby oceniające kandydatury. Trzeba też ustalić, kto decyduje o dalszym wykorzystaniu zgłoszeń.
Jeżeli pracodawca opiera przetwarzanie na zgodzie kandydata, musi umieć wykazać jej udzielenie.¹ Zapis powinien łączyć treść i cel zgody z działaniem kandydata, bez udostępniania zgłoszenia osobom spoza rekrutacji. Taki obowiązek wykazania zgody wynika z art. 7 ust. 1 RODO⁸.

Agencja rekrutacyjna i korzystający z jej usług pracodawca są w większości przypadków odrębnymi administratorami. Każdy z tych podmiotów sam ustala cele i sposoby przetwarzania danych kandydatów.⁹
W pracy tymczasowej dane przepływają między 3 stronami: agencją zatrudnienia, pracodawcą użytkownikiem i pracownikiem tymczasowym.⁹ Każda strona powinna mieć dostęp odpowiadający jej zadaniom. Art. 4 pkt 7 RODO wskazuje kryterium oceny roli agencji i pracodawcy: administratorem jest podmiot ustalający cele i sposoby przetwarzania⁸.

Pracodawca wybierający system HR powinien ocenić, czy da się przypisać dostęp do zgłoszeń według ról. Tam, gdzie podstawą przetwarzania jest zgoda, potrzebna jest również możliwość zachowania jej dowodu. Samo przekazanie CV przez agencję nie oznacza, że działa ona wyłącznie na polecenie pracodawcy.

Materiały o kadrach, płacach i prawie pracy: przepisy oraz publikacje

Materiały o kadrach i płacach pomagają interpretować obowiązki pracodawcy, lecz pierwszeństwo mają obowiązujące przepisy.
RODO stosuje się od 25 maja 2018 r.⁹ Przy ocenie postępowania z danymi pracownika trzeba uwzględnić również Kodeks pracy, ustawę o ochronie danych osobowych i stanowiska UODO, czyli Urzędu Ochrony Danych Osobowych¹⁰.

Kadry, płace i Kodeks pracy: od których przepisów zacząć?

Kodeks pracy określa, jakich danych pracodawca może żądać w związku z zatrudnieniem.
RODO wyznacza zasady przetwarzania tych informacji, a przepisy o dokumentacji pracowniczej regulują prowadzenie akt. Przy rozpatrywaniu konkretnej sprawy należy odróżnić wymóg ustawy od wskazówki zawartej w publikacji. Zakres danych żądanych od kandydata wynika z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy; RODO stosuje się od 25 maja 2018 r.

Książki o kadrach i płacach: jak ocenić aktualność wydania?

Książka o kadrach i płacach przydaje się wtedy, gdy opisuje przepisy obowiązujące w czasie analizowanego zdarzenia. Przy ocenie wydania warto zwrócić uwagę na poniższe elementy. Jednym z punktów odniesienia jest data rozpoczęcia stosowania RODO: 25 maja 2018 r.

• Data stanu prawnego pokazuje, do której wersji przepisów odnosi się komentarz.
• Przywołane przepisy pozwalają porównać opis w książce z aktualnym brzmieniem ustawy.
• Przykłady dokumentów trzeba ocenić pod kątem celu zbierania danych i zasad prowadzenia dokumentacji.

Aktualne brzmienie przepisu rozstrzyga o obowiązku pracodawcy. Publikacja pomaga zastosować ten przepis w praktyce.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zgoda jest jedyną podstawą przetwarzania danych kadrowo-płacowych?

Nie. Podstawą mogą być także działania niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, obowiązek prawny albo prawnie uzasadniony interes administratora. Podstawę trzeba powiązać z konkretnym celem.

Czy agencja rekrutacyjna zawsze przetwarza dane wyłącznie na polecenie pracodawcy?

Nie. W większości przypadków agencja i pracodawca są odrębnymi administratorami, ponieważ samodzielnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych.

Kto uczestniczy w przepływie danych przy pracy tymczasowej?

Dane przepływają między agencją zatrudnienia, pracodawcą użytkownikiem i pracownikiem tymczasowym. Każda strona powinna mieć dostęp odpowiedni do swoich zadań.

Jakie informacje powinien zawierać rejestr czynności przetwarzania?

Między innymi cele przetwarzania, kategorie osób i danych oraz kategorie odbiorców.

Czy odpowiedź na wniosek pracownika o dostęp do danych wymaga udostępnienia dokumentów innym pracownikom?

Nie. Pracodawca rozpatruje wniosek i odpowiada na jego treść, ale nie oznacza to udostępnienia dokumentacji pozostałym zatrudnionym.

Stan prawny na: październik 2026.