Teta — kadry i płace, wdrożenie

Instrukcja TETA HR opisuje obsługę systemu kadrowo-płacowego, a ten poradnik wyjaśnia także kwestie dokumentacji, urlopów, czasu pracy i płac. Moduł e-Teczka pozwala określić wymagane kategorie dokumentów i sprawdzać kompletność teczek¹. System nie przejmuje jednak obowiązków pracodawcy. Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy dokumentację pracowniczą przechowuje się zasadniczo przez 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia, z zastrzeżeniem wyjątków².

TETA HR a obowiązki pracodawcy: dane, urlopy, czas pracy i płace

TETA HR wspiera obsługę spraw kadrowo-płacowych. Za dostęp do danych, decyzje urlopowe, ewidencję czasu pracy i terminowe wypłaty nadal odpowiada pracodawca. Przed rozpoczęciem pracy w systemie firma powinna przydzielić dostęp zgodnie z zadaniami użytkowników i ustalić, kto zatwierdza zmiany w dokumentacji³.

Dane pracownika: kto może je przeglądać i na jakiej podstawie je poprawiać?

Dane pracownika mogą przeglądać tylko osoby, którym pracodawca przyznał dostęp potrzebny do wykonywania obowiązków. Pracownik ma wgląd we własne akta przez portal samoobsługowy Teta ME¹. Teta ME jest portalem, nie nazwą całego systemu kadrowo-płacowego. Błędne informacje poprawia się na podstawie zweryfikowanego zgłoszenia lub dokumentu, z zachowaniem zasad ochrony danych⁴.

Wgląd pracownika w akta przez Teta ME obejmuje czynności opisane poniżej. Nie wyczerpuje jednak prawa do otrzymania dokumentów. Art. 94¹² Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do wydania na wniosek pracownika kopii całości lub części dokumentacji, niezależnie od dostępu w portalu².

• Pracodawca nadaje pracownikowi dostęp do jego akt w portalu Teta ME.
• Pracownik przegląda udostępnione dokumenty dotyczące własnego zatrudnienia.
• Pracownik zgłasza błąd osobie odpowiedzialnej za dokumentację kadrową; nie zmienia sam dokumentu, który stanowi podstawę wpisu.

Wgląd w portalu nie zwalnia pracodawcy z rozpatrzenia żądania sprostowania danych. Żądanie wymaga osobnej oceny i odpowiedzi. Zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO administrator zasadniczo informuje o podjętych działaniach w ciągu miesiąca od otrzymania żądania⁵.

Wniosek urlopowy: jakie zasady obowiązują przy jego składaniu i rozpatrywaniu?

Wniosek urlopowy wymaga decyzji pracodawcy – samo wysłanie go przez system nie oznacza udzielenia urlopu. Pracownik podaje planowany okres nieobecności, a osoba upoważniona ocenia wniosek pod kątem uprawnień urlopowych i organizacji pracy. Firma powinna określić, kto rozpatruje wnioski i jak przekazuje decyzję pracownikowi. Przy konflikcie terminów zapis w systemie dokumentuje przebieg sprawy, lecz nie zastępuje rozstrzygnięcia. Art. 163 § 1 Kodeksu pracy nakazuje przy ustalaniu planu urlopów uwzględniać wnioski pracowników oraz potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy².

Ewidencja czasu pracy: jakie zapisy trzeba prowadzić i weryfikować?

Ewidencja czasu pracy służy ustaleniu przepracowanego czasu oraz należnego wynagrodzenia i innych świadczeń. Pracodawca powinien kontrolować zapisane godziny pracy, pracę w porze nocnej, nadgodziny, dyżury i nieobecności. Rozbieżność między ewidencją a zatwierdzonym urlopem trzeba wyjaśnić przed rozliczeniem płac. Samo zarejestrowanie zdarzenia nie potwierdza poprawności zapisu. Szczegółowy zakres ewidencji, obejmujący między innymi godziny nocne, nadliczbowe i dyżury, określa § 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej⁶.

Lista płac i dokumenty płacowe: terminy wypłat oraz prawo pracownika do wglądu

Lista płac służy do naliczenia wynagrodzeń, lecz za poprawność naliczeń i termin wypłaty odpowiada pracodawca. Pracownik może zajrzeć do dokumentów stanowiących podstawę obliczenia jego wynagrodzenia. Jeśli wystąpi o kopię wskazanej dokumentacji pracowniczej, pracodawca wydaje ją najpóźniej w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku¹. Wgląd w dokumenty, wydanie kopii i zatwierdzenie listy płac pozostają odrębnymi czynnościami⁷.

TETA HR pomaga uporządkować zapisy, ale nie podejmuje decyzji za pracodawcę. Zgodność procesu z prawem zależy od jego kontroli. Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nakłada obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej na pracodawcę, nie na dostawcę systemu².

Szkolenie zespołu i procedury prowadzenia akt osobowych

Praca w TETA HR wymaga szkolenia użytkowników oraz firmowej procedury kontroli akt osobowych, czyli dokumentacji dotyczącej zatrudnienia pracownika. Po automatycznym przypisaniu dokumentu pracownik działu HR powinien sprawdzić jego treść. Systemowe przypisanie nie wykrywa nieczytelnego skanu ani błędnego opisu¹. Szkolenie powinno wskazywać osobę odpowiedzialną za kontrolę i sposób zgłaszania niezgodności do poprawienia⁸.

Poniższa lista obejmuje kontrolę treści dokumentu oraz jego umieszczenia w aktach:

• Czytelność dokumentu oznacza możliwość odczytania całej treści, podpisów i dat; nieczytelny obraz trzeba przygotować ponownie.
• Opis dokumentu powinien odpowiadać rzeczywistej treści pisma; rozbieżność trzeba usunąć, zanim dokument zostanie uznany za prawidłowo uporządkowany⁴.
• Przypisanie do akt powinno wskazywać właściwego pracownika i właściwą część dokumentacji; pomyłkę należy zgłosić osobie uprawnionej do jej usunięcia.

Procedura kontroli akt określa, kto ocenia dokument; automatyczne przypisanie nie zastępuje tej oceny. Znaczenie ma też porządek przechowywania. Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia dokumenty w poszczególnych częściach akt układa się chronologicznie i numeruje, a każda część zawiera ich wykaz⁶.

E-teczka przy wdrożeniu TETA HR: etapy porządkowania dokumentacji

E-teczka w TETA HR wymaga ustalenia kategorii dokumentów, kontroli importu skanów i zasad zmiany postaci akt. Podczas wdrożenia firma przyporządkowuje rodzaje dokumentów do właściwych części akt, by móc oceniać kompletność teczki pracownika. TETA HR importuje skany wraz z metadanymi, czyli informacjami opisującymi dokument, i automatycznie przypisuje je do odpowiedniej części akt wskazanego pracownika¹. Automatyczne przypisanie trzeba odróżnić od potwierdzenia zgodności skanu z papierowym oryginałem. Art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy wymaga opatrzenia cyfrowego odwzorowania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną potwierdzającą tę zgodność².

Porządkowanie e-teczki zaczyna się przed importem, a kończy na kontroli akt i zasad ich udostępniania. Przy zmianie postaci dokumentacji znaczenie ma również odbiór poprzedniej postaci akt. Art. 94⁹ Kodeksu pracy przewiduje 30 dni na odbiór: od przekazania informacji pracownikowi albo zawiadomienia byłego pracownika².

• Kategorie dokumentów odpowiadają rodzajom dokumentacji, które firma ma obowiązek prowadzić. Porównanie wymaganych kategorii z zawartością e-teczki ujawnia dokumenty wymagające uzupełnienia.
• Import skanów łączy obraz dokumentu z metadanymi pracownika i rodzaju pisma. Kontrola polega na porównaniu tych informacji z treścią dokumentu i właściwą częścią akt.
• Eksport e-teczek w TETA HR obejmuje pojedynczą teczkę albo całą grupę teczek¹. Zakres eksportu trzeba dostosować do celu przekazania dokumentacji oraz uprawnień odbiorcy⁴.
• Zmiana postaci dokumentacji wymaga poinformowania pracownika i umożliwienia mu odbioru dokumentacji papierowej¹. Pracownik ma na odbiór poprzedniej postaci dokumentacji 30 dni od otrzymania informacji o zmianie^1,9.

Kompletność e-teczki ocenia się przez porównanie wymaganych dokumentów z zawartością akt. Samo zakończenie importu nie wystarcza. Punktem odniesienia jest § 3 rozporządzenia, który dzieli akta osobowe na pięć części: A, B, C, D i E⁶.

TETA HR – instrukcja producenta i urzędowe źródła przepisów

Instrukcja producenta TETA HR opisuje obsługę produktu; obowiązki pracodawcy wynikają z przepisów i firmowych procedur. Użytkownik powinien korzystać z dokumentacji właściwej dla używanej wersji systemu i wdrożonych modułów. Zakres dostępnych czynności zależy również od konfiguracji oraz uprawnień przyznanych w firmie¹⁰.

Dokumentacja producenta wyjaśnia, jak wykonać czynność w systemie, na przykład przypisać kategorię dokumentu. Źródła urzędowe określają zasady prowadzenia dokumentacji, rozliczeń i ochrony praw pracownika. Procedura firmy wskazuje osobę odpowiedzialną za decyzję lub kontrolę; instrukcja obsługi jej nie zastąpi. Art. 5 ust. 2 RODO wymaga, by administrator potrafił wykazać przestrzeganie zasad przetwarzania danych niezależnie od instrukcji producenta⁵.

Tabela pokazuje, na jakie pytania odpowiadają poszczególne źródła podczas pracy z TETA HR.

Dane w tabeli: 3

Problem z obsługą TETA HR należy rozwiązywać na podstawie dokumentacji właściwej dla konfiguracji firmy. Spór o termin lub zakres obowiązku wymaga z kolei sięgnięcia do odpowiednich przepisów. Sposób pracy w systemie i odpowiedzialność prawna pracodawcy to odrębne kwestie¹⁰.

Stan prawny na: październik 2026.