HRnest — opinie, wdrożenie, wady i zalety

Czym jest HRnest i dla jakich firm?

HRnest to system HR, który producent kieruje do rozwijających się firm, w tym zespołów liczących 5 lub 500 pracowników.¹ Obejmuje więc zarówno niewielkie zespoły, jak i organizacje potrzebujące większej koordynacji spraw pracowniczych. HRnest nie jest pełnym pakietem ERP.

Przy wyborze systemu warto przyjrzeć się obiegowi wniosków, ewidencji nieobecności i przekazywaniu danych do kadr. Wielkość zespołu wskazana przez producenta pomaga zawęzić wybór, ale nie rozstrzyga, czy produkt pasuje do sposobu prowadzenia dokumentacji.
Trzeba też oddzielić zadania systemu HR od pracy programu kadrowo-płacowego lub zewnętrznej obsługi, szczególnie przy umowach, zwolnieniach lekarskich i świadectwach pracy. HRnest należy zatem oceniać przez pryzmat organizacji spraw pracowniczych, nie tylko deklarowanej skali zastosowania².

Funkcje HR w HRnest

HRnest obsługuje wnioski urlopowe, ścieżki akceptacji, limity, plany urlopowe, historię nieobecności i kalendarze.^3,4 Pozwala też rejestrować czas pracy, nadgodziny, pracę zdalną i czas projektowy oraz prowadzić harmonogramy pracy zmianowej.^5,6
Przy ustalaniu limitów urlopowych obowiązuje art. 154 § 1 Kodeksu pracy: 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat oraz 26 dni po osiągnięciu tego stażu⁷.

• Rejestracja czasu: HRnest udostępnia 8 metod, między innymi Start/Stop, potwierdzanie obecności, kody QR, wersję mobilną, Slack i API. RCP, czyli rejestracja czasu pracy, zapisuje obecność i przepracowane godziny.⁶
• Samoobsługa pracowników i kierowników: pracownik składa wnioski, sprawdza limit urlopu i rejestruje czas pracy. Kierownik zatwierdza wnioski i harmonogramy.^1,8
• Delegacje: system obsługuje elektroniczne polecenia wyjazdu i rozliczenia podróży krajowych oraz zagranicznych. Pozwala załączać rachunki i automatycznie oblicza diety oraz ryczałty.⁴
• Dokumenty pracownicze: przy profilu pracownika można przechowywać umowy, aneksy oraz informacje o badaniach i szkoleniach. Dokumenty można udostępniać i ustalać, kto je widzi.⁵
• Terminy i dane kadrowe: system przypomina o dokumentach, badaniach, szkoleniach i umowach. Prowadzi też ewidencję zasobów i kompetencji.^4,9
• Raporty i eksport: raporty dotyczą czasu pracy, urlopów i delegacji. Dane można eksportować między innymi do Excela i PDF.^6,8

Samoobsługa oraz 8 metod rejestracji czasu mogą pomóc firmom uporządkować wnioski i ewidencję pracy.
W zastosowaniach kadrowo-płacowych trzeba jednak odróżnić ewidencję i eksport danych od naliczania wynagrodzeń¹⁰.

Ile kosztuje HRnest?

HRnest Starter kosztuje 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej i obejmuje do 10 pracowników. Stawka w cenniku producenta wynosi 119 zł netto miesięcznie.^9,11 HRnest Podstawowy nie ma limitu pracowników; abonament kosztuje 199 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej lub 239 zł netto miesięcznie według cennika producenta.^9,11
W tabeli ujęto również pozostałe plany i pozycje płatne osobno.

Dane w tabeli: 2,9,11

Na całkowity koszt wpływają plan, dodatkowe konta, dodatek i sposób płatności. HRnest jest dostępny w subskrypcji kwartalnej lub rocznej. Według porównania konkurenta płatność kwartalna kosztuje o około 20% więcej niż roczna.^2,9 Do cen netto dochodzi 23% VAT.
Stawki roczne obowiązują przy tym sposobie rozliczenia. Pozostałe kwoty abonamentów pochodzą z cennika producenta i nie należy przypisywać im okresu promocyjnego.^2,9,11

Wdrożenie i integracje HRnest

HRnest można uruchomić samodzielnie; producent umożliwia też kontakt w sprawie wsparcia przy wdrożeniu. Dane do rozliczeń płacowych trafiają do innych systemów, bo HRnest nie sporządza samodzielnie list płac.^1,12
W jednym opisanym przypadku konfiguracja przed wysłaniem zaproszeń pracownikom zajęła 6 godzin. To doświadczenie konkretnej firmy, nie termin wdrożenia deklarowany przez producenta.^2,13

• Przygotowanie użytkowników: po rejestracji samouczek przeprowadza przez podstawowe funkcje. Dostępne są również materiały pomocnicze.¹³
• Eksport kadrowo-płacowy: dane o urlopach i czasie pracy można przekazywać do Symfonii, enova365, Comarch Optimy, SAP i TETA.⁵
• Symfonia Kadry i Płace: dane o nieobecnościach przenosi się przez wygenerowanie pliku w HRnest i import do Symfonii. Jest to wymiana plików, nie automatyczne naliczanie płac w HRnest. Importem powinny zajmować się osoby odpowiedzialne za kadry i płace.¹²
• Pozostałe połączenia: źródła wymieniają kalendarze Google i Outlook, Slack oraz integrację z systemem ATS eRecruiter. ATS służy do prowadzenia rekrutacji.^4,8
• Dostęp: HRnest działa w przeglądarce i wersji mobilnej. Pozwala zdalnie korzystać z danych i wniosków.⁵

Samouczek, dostęp mobilny i eksport pomagają zorganizować wdrożenie. Rozliczanie nieobecności w Symfonia Kadry i Płace wymaga jednak wymiany pliku, a lista płac powstaje poza HRnest.¹²
Zaakceptowane wnioski urlopowe przenosi się z HRnest do Symfonii Kadry i Płace w pliku.xml¹⁴.

Zgodność HRnest z polskim prawem pracy i RODO

Producent przedstawia HRnest jako system zgodny z prawem pracy w zakresie ewidencji i obsługi procesów kadrowych. Jest to jego deklaracja, nie potwierdzenie zgodności każdego procesu u pracodawcy.⁵ Ewidencję należy oceniać oddzielnie od obowiązków firmy związanych z dokumentami pracowniczymi i ochroną danych.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy⁷.

• Prawo pracy: producent deklaruje zgodność HRnest z przepisami. Przytoczony opis nie wskazuje mechanizmu aktualizacji systemu po zmianie prawa.⁵
• RODO: według opisu produktu w Capterra baza danych jest zgodna z RODO, czyli przepisami o ochronie danych osobowych.¹⁵
• Ochrona danych: producent informuje o szyfrowaniu i kopiach zapasowych. Te zabezpieczenia nie zastępują zasad przyznawania dostępu obowiązujących u pracodawcy.¹
• Dokumenty podatkowe: HRnest pozwala elektronicznie udostępniać pracownikom PIT-y. Przytoczony opis mówi o udostępnianiu dokumentów, a nie o generowaniu deklaracji PIT.⁸

Deklaracja zgodności i szyfrowanie są istotne przy ocenie HRnest jako narzędzia do obsługi danych pracowników. Nie oznaczają jednak automatycznej aktualizacji reguł prawnych ani sporządzania deklaracji podatkowych.^1,5,8
Zgodnie z art. 24 ust. 1 RODO administrator wdraża środki zapewniające zgodność przetwarzania danych i pozwalające ją wykazać¹⁶.

Co HRnest robi inaczej niż konkurencja?

HRnest łączy samoobsługę pracowników z eksportem danych do systemu kadrowo-płacowego. Może to ograniczyć przepisywanie informacji między arkuszami a narzędziem do rozliczeń.^1,12 W porównaniu liczy się sposób przekazywania danych. Ważne jest też, czy firma potrzebuje tylko obiegu informacji do kadr, czy również końcowego rozliczenia płac.

Konkurent klasyfikuje HRnest w swoim zestawieniu jako rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw.¹⁷ Taka klasyfikacja nie dowodzi przewagi produktu.
Warto porównać podział pracy: kto wprowadza i zatwierdza dane oraz dokąd trafiają przed rozliczeniem. Samoobsługa i eksport mogą zmniejszyć liczbę ręcznie przenoszonych informacji, ale nie skupiają całego procesu kadrowo-płacowego w jednym produkcie. Unijna definicja MŚP obejmuje firmy zatrudniające mniej niż 250 osób, które spełniają również kryterium rocznego obrotu lub sumy bilansowej¹⁸.

Plusy i minusy HRnest

HRnest skupia codzienne sprawy pracownicze w jednym systemie. Przy wyborze oferty trzeba jednak uwzględnić zakres planu i pozycje wyceniane osobno. Poniższe zalety dotyczą organizacji pracy kadr, a ograniczenia – granic oferty.

HRnest Rozszerzony i Zaawansowany: limity 5 i 10 harmonogramów oraz 50 i 100 projektów

HRnest Rozszerzony i HRnest Zaawansowany różnią się limitami harmonogramów pracy oraz projektów, do których przypisuje się czas. Wyższy plan podwaja obie pule. Nadal obowiązują w nim jednak górne progi.¹¹

Dane w tabeli: 11

Kiedy limit 5 harmonogramów i 50 projektów w planie HRnest Rozszerzony ma znaczenie?

Limit w HRnest Rozszerzony ma znaczenie dla firm z odrębnymi układami czasu pracy lub wieloma równoległymi zleceniami. Harmonogram określa planowane godziny pracy, a projekt jest jednostką, do której przypisuje się czas.
Decyduje liczba takich jednostek używanych równocześnie, nie sama liczba pracowników. Plan pozwala prowadzić obie ewidencje do limitów podanych w tabeli.¹¹

Jak 10 harmonogramów i 100 projektów w planie HRnest Zaawansowany wpływa na wybór planu?

HRnest Zaawansowany daje większą pulę harmonogramów pracy zmianowej i projektów do ewidencji czasu.¹¹ Przy wyborze warto ustalić, który próg firma osiągnie wcześniej: projektów czy harmonogramów.
Wyższy plan odpowiada organizacji przekraczającej zakres niższego. Jego limity również trzeba uwzględnić przy planowaniu kolejnych zespołów i zleceń.¹¹

HRnest Beta 2.0: profil pracownika, uprawnienia i kalendarze

HRnest Beta 2.0 to nowa wersja systemu opisana przez producenta. Zmiany obejmują profil pracownika, uprawnienia, filtrowanie danych i widoki kalendarzy.^19,20
Pracodawca musi określić, kto może przeglądać informacje kadrowe; sposób ich wyświetlania nie zastępuje przyznawania uprawnień. Nowe widoki kalendarzy dotyczą osób koordynujących nieobecności i pracę zespołu. Przy ocenie dostępu zastosowanie ma art. 5 ust. 1 lit. f RODO, wymagający ochrony danych osobowych przed niedozwolonym przetwarzaniem¹⁶.

• Profil pracownika: producent wymienia go wśród obszarów zmian w HRnest Beta 2.0. Przy ocenie wersji liczy się zakres danych widocznych w profilu.^19,20
• Uprawnienia: opisana konfiguracja określa dostęp do informacji w systemie. Należy oceniać ją osobno od wyglądu profilu.^19,20
• Filtrowanie i kalendarze: opis wskazuje filtrowanie danych i zmienione widoki kalendarzy. Obie funkcje służą przeglądaniu informacji.^19,20

Producent zapowiada obowiązkowe przejście na nową wersję HRnest. Przytoczone FAQ nie podaje terminu zmiany.¹⁹
Planując instrukcje dla pracowników i kierowników, trzeba uwzględnić tę zapowiedź. HRnest Beta 2.0 nie jest przedstawione jako trwała alternatywa dla obecnej wersji, a harmonogram migracji nie został określony.¹⁹

HRnest w relacjach klientów: deklarowane oszczędności 8 i co najmniej 20 godzin miesięcznie

Klienci opisują krótszy czas pracy administracyjnej po wdrożeniu HRnest. Są to jednak wyniki konkretnych organizacji, nie gwarancja oszczędności. Dotyczą różnych czynności i okresów, więc nie należy ich sumować ani uznawać za przeciętny rezultat.

• Administracja: jeden klient deklaruje, że osoba zajmująca się administracją oszczędza około 8 godzin miesięcznie.^1,21
• Praca w systemie online: użytkownik cytowany w opisie wdrożeń deklaruje oszczędność co najmniej 20 godzin miesięcznie.⁸
• Okres użytkowania: Morele.net podaje, że korzysta z HRnest od ponad 8 lat. To informacja o stażu użytkowania, nie pomiar oszczędności.⁸

HRnest a raportowanie: deklarowana oszczędność ponad 5 000 zł

Klient HRnest deklaruje, że od wdrożenia systemu zaoszczędził ponad 5 000 zł na przygotowywaniu miesięcznych raportów.¹ Jest to wynik tej firmy, nie miesięczna kwota oszczędności ani prognoza dla innych pracodawców²¹.

HRnest a ewidencja czasu: skrócenie pracy z około 2 dni do pół dnia miesięcznie

W opisanej firmie praca nad ewidencją czasu skróciła się z około 2 dni do pół dnia miesięcznie. Oznacza to spadek czasu poświęcanego wcześniej na tę czynność o 75%.¹¹ Wynik dotyczy samej ewidencji, nie całej obsługi kadr. Zależy też od wcześniejszego sposobu zbierania danych.

HRnest a przekazywanie urlopów do kadr: 6 miesięcy bez stwierdzonych rozbieżności w jednej opinii

Według jednej opinii klienta w ciągu 6 miesięcy korzystania z wniosków urlopowych HRnest nie wystąpiły rozbieżności w danych przekazanych kadrom.³ Ta obserwacja dotyczy określonego okresu. Nie gwarantuje poprawności każdego późniejszego rozliczenia nieobecności.

Opinie klientów o HRnest

Dla kogo jest HRnest, a dla kogo nie?

HRnest może odpowiadać firmom prowadzącym ewidencję czasu i samoobsługę pracowników w biurze, zdalnie oraz w terenie. Z funkcji korzystają działy HR i kadr, kierownicy oraz pracownicy. O dopasowaniu decyduje podział obowiązków między tymi grupami.^3,5,6
Czas pracy przez skanowanie kodów rejestruje aplikacja HRnest QR Terminal, dostępna na dwóch systemach mobilnych: Androidzie i iOS²².

Sprawdzi się, jeśli

• Zespół pracuje w różnych miejscach. Ewidencja czasu i dostęp mobilny pasują do pracy biurowej, zdalnej oraz terenowej. Pracownicy mogą wtedy przekazywać dane również poza biurem.^5,6
• Firma rozdziela role w obsłudze HR. HRnest jest kierowany do kadr, kierowników i pracowników korzystających z samoobsługi. Pasuje do podziału pracy, w którym pracownik zgłasza sprawę, a kadry ją obsługują.^3,5

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Priorytetem jest proces odejścia pracownika. Porównanie z narzędziem do offboardingu nie opisuje w HRnest kontroli szczególnej ochrony pracownika ani kalkulatora wypowiedzenia. Nie wymienia też szablonów dokumentów zwolnienia i automatycznej blokady kont po odejściu. Brak tych elementów w zestawieniu nie rozstrzyga o możliwościach indywidualnej konfiguracji.⁹
• Firma potrzebuje narzędzia do formalności offboardingowych. Zwalniam jest przedstawiany jako produkt do tego procesu, używany obok HRnest. Nie zastępuje całej bieżącej obsługi HR.⁹

Wybór zależy od głównego zadania systemu: codziennej obsługi pracowników albo formalności związanych z zakończeniem zatrudnienia.^3,9
Art. 36 § 1 Kodeksu pracy przewiduje dla umów terminowych i bezterminowych trzy okresy wypowiedzenia zależne od stażu u pracodawcy: dwa tygodnie, miesiąc lub trzy miesiące²³.

Alternatywy dla HRnest

HRnest można zestawić z innymi narzędziami HR oraz z produktem Zwalniam. Plan Zwalniam Zespół kosztuje 249 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Obejmuje do 150 pracowników i 4 offboardingi miesięcznie.⁹ Offboarding oznacza formalną obsługę odejścia pracownika.
Zwalniam jest przedstawiany jako uzupełnienie lub alternatywa w tym procesie, nie zamiennik ewidencji czasu i urlopów w HRnest.⁹

Dane w tabeli: 9

• Zwalniam: ten produkt służy firmom obsługującym formalności przy odejściu pracownika. Limity planów zależą od wielkości organizacji i liczby takich procesów w miesiącu.⁹
• PeopleForce, BambooHR, HiBob, Factorial i HRappka: te produkty figurują w zestawieniu konkurentów HRnest. Sama obecność na liście nie dowodzi przewagi w konkretnych procesach kadrowych.¹⁷

Najczęstsze pytania o HRnest

HRnest udostępnia bezpłatny test przed wyborem abonamentu. Ocena produktu wymaga rozdzielenia codziennej obsługi HR od formalności przy zakończeniu zatrudnienia.

Czy HRnest ma bezpłatny okres próbny i wymaga podania karty?

Tak. HRnest można testować bezpłatnie przez 14 dni, bez podawania karty. Producent deklaruje na ten czas dostęp do 100% systemu.^1,11

Czy HRnest obsługuje cały proces zwolnienia pracownika?

Porównanie z Zwalniam nie przypisuje HRnest obsługi całego procesu odejścia pracownika, w tym kontroli szczególnej ochrony i kalkulatora wypowiedzenia. Zwalniam jest w nim osobnym narzędziem do formalności offboardingowych, nie zamiennikiem codziennej ewidencji HR.⁹
Przy offboardingu znaczenie ma ochrona przedemerytalna. Art. 39 Kodeksu pracy co do zasady wyklucza wypowiedzenie w ciągu czterech lat przed osiągnięciem wieku emerytalnego⁷.

Jakie kryterium rozdziela HRnest i Zwalniam?

Dane w tabeli: 9

Niezależnie od narzędzia pracodawcę obowiązuje art. 97 § 1 Kodeksu pracy. Jeśli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika, wydaje mu świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy⁷.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.