HRappka — opinie, aplikacja i automatyzacje

Czym jest HRappka i dla jakich firm?

HRappka to system HR kierowany między innymi do agencji pracy i firm zatrudniających wielu pracowników, w tym cudzoziemców. Przy takim profilu zatrudnienia liczy się obsługa różnych podstaw zatrudnienia i sytuacji administracyjnych. Sama przynależność do grupy docelowej nie oznacza jednak, że system będzie pasował do każdej firmy.¹
Producent potwierdza obsługę pięciu rodzajów umów: o pracę, o pracę tymczasową, zlecenia, o dzieło i B2B².

Wśród potencjalnych użytkowników HRappki producent wymienia 4 branże: produkcyjną, budowlaną, opiekuńczą i HoReCa. System jest więc przeznaczony nie tylko dla agencji pracy, lecz także dla firm zatrudniających na własne potrzeby.¹
Producent wskazuje też 2 kolejne obszary zastosowania: biura rachunkowe i branżę IT. Przy tak różnych profilach działalności o dopasowaniu przesądzają potrzebne funkcje, nie nazwa branży.³

HRappka może służyć zarówno agencjom pracy, jak i pracodawcom z innych sektorów. Ocenę warto zacząć od tego, jak firma obsługuje zatrudnione osoby.^1,3
O dopasowaniu decydują procesy firmy i potrzebny zakres funkcji. Abonament za moduł ewidencji czasu pracy lub wniosków urlopowych wynosi 6 zł netto miesięcznie za pracownika⁴.

Funkcje HR w HRappka

HRappka łączy rekrutację, obsługę zatrudnienia, ewidencję czasu pracy, naliczanie płac i portal pracownika. Agencjom pracy oferuje także funkcje legalizacji zatrudnienia cudzoziemców oraz rozliczania klientów. Pakiet „Ewidencja czasu pracy” jest dodatkowo płatny.⁵

• Rekrutacja. System prowadzi bazę kandydatów i pobiera profile z LinkedIn. Obsługuje nabór pod klientów i projekty, a integracja do masowej publikacji ofert obejmuje ponad 20 portali pracy.⁶
• Dobór i kontakt z kandydatem. HRappka proponuje osoby z bazy według kryteriów i pozwala udostępniać ich profile odbiorcom bez konta. Z pomocą AI generuje ankiety i opisy stanowisk; po zmianie statusu automatyzuje wysyłkę e-maili i SMS-ów.⁶
• Umowy i dokumenty. Dane pracownika trafiają do umowy, a dokumenty powstają na podstawie szablonów. Można je wysłać do podpisu elektronicznego. System ewidencjonuje też zezwolenia i dokumenty legalizacyjne oraz pozwala ustawić etapy tego procesu.⁶
• Kadry i płace. System masowo rozlicza umowy o pracę i cywilnoprawne, nalicza wynagrodzenia, tworzy listy płac oraz udostępnia paski płacowe. Obsługuje zaliczki, potrącenia, zwroty i zajęcia komornicze oraz alimentacyjne. W ustawieniach umowy uwzględnia autorskie koszty uzyskania przychodu.^6,7
• Czas pracy i nieobecności. HRappka tworzy grafiki i plany urlopów, importuje godziny oraz rejestruje czas przez widget RCP. Pozwala ustawić normy wynagrodzeń i nadgodzin, a także obsługiwać pracę zdalną i terenową. Przy wnioskach o nieobecność wylicza wymiar urlopu i prowadzi ścieżkę akceptacji.^5,6,8
• Delegacje i aplikacja mobilna. System rozlicza delegacje, automatycznie naliczając diety, ryczałty i kilometrówkę. Aplikacja mobilna pozwala rejestrować czas pracy z geolokalizacją oraz zgłaszać nieobecności.^6,9
• Onboarding, szkolenia i portal. Automatycznie przypisywane ścieżki onboardingu mogą zawierać tekst, grafiki, filmy, ankiety i testy wiedzy. Portal udostępnia grafiki i dokumenty oraz przyjmuje wnioski z załącznikami. Moduł szkoleń obsługuje zapisy, zaproszenia, listy obecności i akceptacje.^6,10
• Operacje poza kadrami. System obejmuje flotę, zakwaterowanie i magazyny. Dla klientów agencji przewidziano faktury i przypomnienia o płatnościach. To funkcje operacyjne, odrębne od obsługi umów i list płac.⁶

Ile kosztuje HRappka?

Ile kosztuje HRappka?

Pakiet All-HR w HRappce kosztuje od 135 zł netto miesięcznie za dostęp przy 1–4 dostępach. Wybrany moduł kosztuje od 6 zł miesięcznie za pracownika, przy czym warianty modułowe wymagają co najmniej 10 pracowników. W All-HR próg cenowy zależy od liczby dostępów administratorów i użytkowników, a nie od liczby zatrudnionych.^1,5,11

Dane w tabeli: 1,11

Na całkowity koszt składają się dostępy lub liczba pracowników, wybrane dodatki i zakres wdrożenia. Bezpłatny test trwa 14 dni. Po nim, przy wyborze płatnej oferty, obowiązują miesięczne stawki z tabeli. Cennik przewiduje niższą stawkę jednostkową przy większej liczbie dostępów.¹

Wdrożenie i integracje HRappka

Usługa wdrożenia HRappki obejmuje rozpoznanie procesów firmy i konfigurację systemu pod jej sposób pracy. Pakiety różnią się liczbą godzin na szkolenie, konfigurację, wydruki i import danych. Za wdrożenie pobierana jest osobna, jednorazowa opłata.^5,6
W pakiecie Starter producent proponuje 4 godziny szkolenia online; to przykładowy podział czasu¹¹.

Dane w tabeli: 1,11

Przy wyborze pakietu liczy się nie tylko czas szkolenia. Na import danych w HRappka PREMIUM zaproponowano 10 godzin, a w HRappka STARTER – 2 godziny. Klient może zmienić proponowany podział godzin wdrożeniowych. Opłata za wdrożenie pozostaje odrębna od miesięcznego abonamentu.^1,5,11

• Komunikacja i kalendarz. Integracje obejmują Google Mail, Google Calendar, Slack, SMSapi i SerwerSMS.⁶
• Dane kadrowe i płacowe. Wśród integracji wskazano ZUS PUE i praca.gov.pl. Opisano import zwolnień lekarskich i nieobecności z ZUS PUE oraz eksport danych do Optimy, Symfonii i Wapro. HRappka pozwala także importować godziny pracy.^1,5,6
• Rekrutacja i automatyzacja. Dostępne są widget rekrutacyjny na stronę firmową oraz integracje z LinkedIn i portalami pracy. Automatyzacje przekazują informacje o zdarzeniach do innych aplikacji przez webhook.^1,12
• Dostęp i pozostałe integracje. System działa w przeglądarce i aplikacji mobilnej; można go też zainstalować na serwerze klienta. W nowościach opisano integrację z KSeF. Wsparcie jest dostępne w dni robocze w godzinach 8:00–17:00.^1,5,6

Zgodność HRappka z polskim prawem pracy i RODO

HRappka pomaga obsługiwać obowiązki pracodawcy dzięki przypomnieniom, generowaniu dokumentów i eksportowi danych do systemów używanych przy zgłoszeniach. Producent deklaruje bieżące dostosowywanie systemu do zmian prawa pracy. Za poprawność danych i dotrzymanie terminów nadal odpowiada pracodawca.⁶

• ZUS i zakończenie zatrudnienia. System przypomina o zgłoszeniach przy zatrudnieniu i zakończeniu współpracy. Generuje deklaracje i eksportuje je do programu Płatnik. Obsługuje między innymi ZUS DRA, IWA, ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA, ZIUA, RUD, Z-3, Z-3A, ZAS-12 oraz KRUS UD-89; eksport nie jest wysłaniem deklaracji.⁶
• Podatki i PPK. HRappka generuje firmowe PIT-4R i PIT-8AR oraz między innymi PIT-11, IFT-1R, CFR-1, NIP-7, PIT-2, PIT-8C, UPL-1 i ZAP-3. Dokumenty można generować masowo. W PPK system obsługuje deklaracje przystąpienia i rezygnacji, raporty uczestnictwa oraz eksport pliku CSV do instytucji finansowej.⁶
• Terminy i dokumentacja pracownicza. Przypomnienia obejmują kończące się umowy, badania lekarskie, szkolenia BHP i dokumenty legalizacyjne. Opisana e-teczka dzieli akta na części A–E i przypisuje dokumenty według fragmentu nazwy pliku. Automatyczne przypisanie nie zastępuje kontroli, czy dokument trafił do właściwej części akt.^1,6
• Zatrudnienie cudzoziemców. Producent opisuje generowanie zezwoleń na pracę i oświadczeń oraz wysyłkę wniosku przez integrację z portalem administracji pracy. System wspiera przygotowanie dokumentów, ale nie zastępuje decyzji organu o legalności zatrudnienia.¹

Przy korzystaniu z HRappki w kontekście RODO trzeba zwrócić uwagę na uprawnienia do akt, podstawy przetwarzania i okresy przechowywania danych. Podział e-teczki na części A–E sam w sobie nie rozstrzyga, czy administrator danych spełnia swoje obowiązki.¹
Co do zasady dokumentację przechowuje się przez 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia. Odrębne przepisy mogą wymagać dłuższego okresu.¹³

Co HRappka robi inaczej niż konkurencja?

HRappka obejmuje wiele procesów agencji pracy tymczasowej: od rekrutacji i umów po płace i rozliczenie klienta. Warto więc oceniać ją nie tylko jako program kadrowo-płacowy, lecz także jako narzędzie do obsługi zlecenia agencyjnego.⁵
Producent opisuje pięć etapów: rekrutację, legalizację zatrudnienia, ewidencję czasu pracy oraz rozliczenia pracowników i klientów¹⁴.

Abonament HRappki obejmuje dostęp klienta agencji oraz kontrolę limitu pracy tymczasowej. Klient może korzystać z systemu, a agencja kontrolować okres zatrudnienia tymczasowego.⁵
Ustawowy limit pracy tymczasowej u jednego pracodawcy użytkownika wynosi łącznie 18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych miesięcy, z wyjątkiem zastępstw¹⁵.

Nie oznacza to, że tylko HRappka obsługuje te procesy. Przy porównaniu z innym produktem trzeba zestawić zakres abonamentów, w tym dostęp klienta agencji i kontrolę limitu pracy tymczasowej. Dla firmy, która nie rozlicza klientów agencji, większe znaczenie mogą mieć funkcje kadrowo-płacowe niż obsługa całego zlecenia.⁵ Jeśli firma rozlicza wynagrodzenia klientów, porównanie funkcji kadrowo-płacowych może obejmować także programy kadrowo-płacowe dla biur rachunkowych.

Plusy i minusy HRappka

W pozytywnych opiniach o HRappce powraca możliwość prowadzenia procesów kadrowych w jednym systemie. Dopasowanie produktu zależy jednak od liczby pracowników, zakresu płatnych usług i sposobu pracy użytkowników. Warto oddzielić wypowiedzi klientów od ograniczeń wynikających z warunków oferty i działania aplikacji.^1,9,16

HRappka w agencji pracy tymczasowej: limit 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy i Raport do WUP

HRappka pomaga agencji pracy tymczasowej kontrolować okresy zatrudnienia i zestawiać umowy na potrzeby raportu do WUP. Konkretnym parametrem jest kontrola limitu 18 miesięcy pracy w okresie 36 kolejnych miesięcy. Obejmuje ona łącznie umowy o pracę i umowy cywilnoprawne.⁵

Kontrola okresów pracy także przy zatrudnieniu przez inne agencje

Przy zawieraniu umowy HRappka sygnalizuje przekroczenie limitu 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy. Uwzględnia również pracę u danego klienta przez inne agencje, jeśli pracownik zadeklarował takie okresy. Skuteczność tej kontroli zależy więc od kompletności deklaracji o wcześniejszych skierowaniach.^5,19

W systemie przewidziano pole na numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Opisane funkcje obejmują też świadectwo pracy pracownika tymczasowego i masowe generowanie umów.⁵
Na żądanie pracownika tymczasowego agencja wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni. Jeśli nie jest to możliwe, ma kolejne 7 dni na doręczenie dokumentu.¹⁵

Raport do WUP: zliczanie umów według zawodu

HRappka udostępnia „Raport do WUP”, który zlicza umowy według nazwy zawodu. Opis funkcji nie potwierdza zliczania obywatelstw ani przedziałów długości skierowania. Sam raport według zawodu nie jest zatem kompletną informacją roczną agencji.⁵
Roczną informację o działalności agencji zatrudnienia należy przekazać do 31 stycznia za poprzedni rok²⁰.

Oferta obejmuje też dokumenty cudzoziemców, delegowanie, formularze A1 i EKUZ, umowy zleceń wyjazdów oraz wydruki wielojęzyczne. Agencja może ponadto korzystać z funkcji mieszkań, fakturowania i rozliczania klientów. Tych procesów operacyjnych nie należy utożsamiać z zakresem danych wykazanych w „Raporcie do WUP”.⁵

HRappka przy masowej obsłudze umów: 50 dokumentów naraz i limit e-podpisów

W HRappce można jednocześnie utworzyć do 50 umów. Koszt ich elektronicznego podpisania zależy natomiast od miesięcznej liczby dokumentów wysłanych do e-podpisu. Limit tworzenia umów i próg bezpłatnych e-podpisów odnoszą się do różnych czynności.^5,7

Tworzenie do 50 umów jednocześnie

Po aktualizacji HRappka zwiększyła limit jednoczesnego masowego tworzenia umów z 10 do 50. System korzysta przy tym z bazy kandydatów, generuje umowy i pozwala wysłać je do e-podpisu. Firma przygotowująca wiele dokumentów może utworzyć większą partię w jednej operacji. Ten parametr nie określa liczby podpisów dostępnych bez opłaty.^5,7

E-podpis: 30 dokumentów miesięcznie bez opłaty, dokumenty 31–100 po 2,50 zł netto za dokument

W HRappce e-podpis do 30 dokumentów miesięcznie kosztuje 0 zł. Za każdy dokument od 31. do 100. stawka wynosi 2,50 zł netto za dokument. Agencja lub dział kadr przygotowujący większą partię umów musi więc odróżnić ich wygenerowanie od miesięcznego rozliczenia podpisów. Podana stawka dotyczy wskazanego przedziału dokumentów, nie całej operacji masowego tworzenia umów.^5,11

HRappka w firmach wielopodmiotowych: wspólne działy i dodatkowe konto firmy

HRappka pozwala obsługiwać dział w więcej niż jednej firmie objętej abonamentem. Dodatkowe konto firmy w ramach jednej subskrypcji kosztuje 50 zł miesięcznie. Wspólna widoczność działu dotyczy organizacji pracy między podmiotami; opłata dotyczy kolejnego konta firmy.^1,11,21

Działy widoczne w firmach objętych abonamentem

Dział utworzony dla jednej firmy w HRappce jest widoczny i obsługiwany również w innych firmach objętych abonamentem. Rozwiązanie odpowiada organizacji, w której jeden dział pracuje dla kilku podmiotów. Warunkiem jest objęcie tych firm abonamentem. Sama wspólna nazwa działu nie określa uprawnień do danych pracowników poszczególnych spółek.²¹

Dodatkowe konto firmy za 50 zł miesięcznie

Za dodatkowe konto firmy w jednej subskrypcji HRappka nalicza 50 zł miesięcznie. To opłata za konto podmiotu, a nie za dostęp użytkownika lub pracownika. Przy obsłudze wielu podmiotów koszt zależy od liczby dodatkowych kont firm w subskrypcji.¹

HRappka i niezawodność automatyzacji: 4 próby wysłania webhooka

Przy wskazanych błędach HRappka podejmuje maksymalnie 4 próby wysłania webhooka, razem z wysyłką początkową. Ponowienia służą przekazaniu informacji o zdarzeniu do innej aplikacji. Nie oznaczają ponownego wykonania czynności kadrowej.¹²

Ponowienia po 15 minutach, po godzinie i po 24 godzinach

Harmonogram w HRappce obejmuje 4 próby wysłania webhooka, licząc wysyłkę początkową. Kolejne ponowienia następują w podanych odstępach:

• Pierwsze ponowienie: po 15 minutach.¹²
• Drugie ponowienie: po godzinie.¹²
• Trzecie ponowienie: po 24 godzinach.¹²

Gdy firma przekazuje zdarzenia HR do innego systemu, ponowienia mogą ograniczyć skutki przejściowego błędu wysyłki. Mechanizm działa przy wskazanych błędach i ma ograniczoną liczbę prób. Sam harmonogram nie gwarantuje, że system odbiorcy przyjmie informację.¹²

Dla kogo jest HRappka, a dla kogo nie?

HRappka jest kierowana przede wszystkim do agencji pracy tymczasowej oraz firm rozliczających zatrudnionych według projektów lub klientów. Pasuje też do opisanego modelu pracy zmianowej w wielu lokalizacjach i automatyzacji procesów HR. O wyborze powinien decydować rodzaj obsługiwanego zatrudnienia, nie sama wielkość zespołu.^1,5,17
Pakiety ewidencji czasu pracy i wniosków urlopowych wymagają minimum 10 pracowników; producent nie wskazuje tego progu dla All-HR⁴.

Sprawdzi się, jeśli

• Agencja pracy tymczasowej prowadzi rekrutację i legalizację zatrudnienia, przygotowuje umowy oraz rozlicza czas pracy, płace i klientów. HRappka pozwala połączyć te procesy w obsłudze agencji.⁵
• Firma rozlicza pracę według projektów lub klientów i układa grafiki zmianowe w wielu lokalizacjach. Producent wskazuje taki model organizacji pracy wśród zastosowań HRappki.¹
• Agencja opieki korzysta z delegowania pracowników. Funkcje delegowania HRappki producent przedstawia również w kontekście tej działalności.⁵

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Agencja potrzebuje opisanej w ofercie obsługi kierowania do pracodawcy zagranicznego. W cenniku, regulaminie i bazie wiedzy nie wskazano umów kierowania do takiego pracodawcy ani wykazu wymaganego przy tej usłudze. Nie przesądza to, że system nie obsługuje tych czynności; określa jedynie zakres przedstawionej oferty.⁵

HRappka ma najbardziej czytelne zastosowanie tam, gdzie pracodawca lub agencja łączy obsługę zatrudnienia z rozliczaniem projektów i klientów. Inaczej wygląda kwestia kierowania do pracodawcy zagranicznego. Podany opis oferty nie daje podstaw, by przyjąć taki zakres obsługi.^1,5

Alternatywy dla HRappka

Alternatywy dla HRappki mają różne zakresy i sposoby naliczania opłat. LightApply wycenia sekcje dodawane do paczki bazowej, a inEwi podaje stawkę od 10,95 zł netto za użytkownika miesięcznie za jeden moduł przy płatności rocznej. Nie są to abonamenty o identycznej zawartości.⁵

Dane w tabeli: 5

Alternatywę warto dobierać do procesu, który ma zastąpić obsługę w HRappce. Najniższa pozycja cenowa w tabeli nie wystarcza do porównania zakresów:

• LightApply – gdy firma chce połączyć bazę kandydatów, czas pracy, kadry, imigrację, sprzedaż, logistykę i portal klienta. Koszt wskazanych sekcji dolicza się do paczki bazowej.⁵
• inEwi – gdy punktem odniesienia jest abonament za użytkownika i moduł. Traffit dotyczy obsługi zgód i danych kandydatów oraz udostępniania dostępu klientom.⁵
• enova365 z dodatkiem ENOKO APT – przy ewidencji warunków rozliczeń z pracodawcami użytkownikami i automatycznym fakturowaniu; AWEK – przy obsłudze regulaminów wynagradzania klientów, arkuszy godzin, płac i deklaracji.⁵
• MOC lub LegalTrack – przy obsłudze dokumentów cudzoziemców. Pierwszy produkt oferuje panel firmy-klienta, drugi obsługę kwater pracowniczych. Recruitify koncentruje się na bazie kandydatów.⁵

Najczęstsze pytania o HRappka

Co to jest HRappka?

HRappka służy do organizacji procesów związanych z zatrudnieniem i obsługą pracowników. Przy wyborze trzeba odróżnić produkt od pakietu All-HR i osobno wybieranych modułów. Moduł ewidencji czasu pracy kosztuje 6 zł miesięcznie za pracownika przy minimum 10 pracownikach. System wspiera dział kadr, ale za poprawność dokumentów i rozliczeń odpowiada pracodawca.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.