Benefity pracownicze — dobór i rozliczanie

Benefity pracownicze to świadczenia pozapłacowe, które pracodawca oferuje obok wynagrodzenia.¹ Według przytoczonego raportu Randstad 73% Polaków uważa atrakcyjne wynagrodzenie i benefity za ważny czynnik wyboru pracodawcy.²
W artykule omawiamy zasady przyznawania świadczeń w świetle prawa pracy, a także ich dobór i rozliczanie.³

Benefity – co to jest i jakie zasady wynikają z prawa pracy?

Benefity uzupełniają pensję, ale jej nie zastępują.⁴ Pracodawca osobno ustala rodzaj świadczenia, krąg uprawnionych i sposób rozliczenia. Art. 86 § 2 Kodeksu pracy nakazuje wypłacać wynagrodzenie w pieniądzu. Inna forma części wypłaty jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy przewiduje ją ustawa lub układ zbiorowy.⁵

Prawo pracy nie przewiduje jednego katalogu benefitów obowiązującego każdą firmę. Reguły programu muszą być na tyle jasne, by pracownicy rozumieli, kiedy przysługuje im świadczenie. Jego rodzaj wpływa też na sposób ustalenia wartości korzyści otrzymanej przez pracownika.
Usługi zakupione przez pracodawcę wycenia się według cen zakupu, zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o PIT.⁶

Jakie świadczenia można uznać za benefity pracownicze?

Benefitem może być rzecz, choćby samochód służbowy, albo usługa, taka jak opieka medyczna.⁷ W przypadku auta trzeba oddzielić korzystanie z niego w pracy od prywatnego użytku pracownika. Przy opiece medycznej o uprawnieniach decyduje zakres przyznanego pakietu.

Czy prawo pracy określa zasady przyznawania benefitów?

Prawo pracy określa ramy traktowania pracowników, lecz nie narzuca firmom jednakowego pakietu świadczeń. Inaczej ustala się też prawo do wynagrodzenia, a inaczej dostęp do benefitu. Art. 78 § 1 Kodeksu pracy wiąże wysokość wynagrodzenia z rodzajem pracy, wymaganymi kwalifikacjami oraz ilością i jakością wykonywanej pracy.⁵

• Wynagrodzenie za pracę wynika z warunków zatrudnienia i przysługuje za wykonaną pracę.
• Benefit pracowniczy wymaga ustalenia, kto ma do niego dostęp, co obejmuje świadczenie i jak można z niego korzystać.

Zasady przyznawania benefitów powinny opierać się na czytelnych kryteriach, nie na uznaniowych decyzjach dotyczących poszczególnych osób. Dzięki wspólnym regułom pracownik może sam ocenić, czy spełnia warunki programu. Art. 183a § 1 Kodeksu pracy wymaga równego traktowania pracowników między innymi w zakresie warunków zatrudnienia.⁵

Kiedy benefit stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu?

Benefit stanowi przychód pracownika, gdy przynosi mu wymierną, indywidualnie przypisaną korzyść, której nie obejmuje zwolnienie podatkowe. Sam dostęp do programu nie przesądza jeszcze o wartości przychodu danej osoby. Przy rozliczeniu trzeba więc ustalić, co pracownik otrzymał i kto zapłacił za świadczenie.
Według wyroku TK K 7/13 przychód powstaje, gdy pracownik dobrowolnie korzysta ze świadczenia we własnym interesie, a korzyść jest wymierna i indywidualna.⁸

Czy pracodawca ma obowiązek oferować dodatkowe świadczenia?

Pracodawca sam decyduje, czy zaoferować opisane benefity. Gdy już uruchomi program, powinien stosować równe zasady dostępu.⁹ Obowiązek wypłaty wynagrodzenia ma inny charakter niż decyzja o wprowadzeniu dodatkowego świadczenia. Równe zasady nie oznaczają identycznego pakietu dla wszystkich, lecz konsekwentne stosowanie kryteriów wobec osób w porównywalnej sytuacji.
Art. 183b § 1 pkt 2 Kodeksu pracy obejmuje niekorzystne kształtowanie warunków zatrudnienia lub pomijanie przy świadczeniach z przyczyn dyskryminacyjnych.⁵

Program benefitów potrzebuje jasnych reguł przyznawania. Każde świadczenie wymaga też osobnej oceny podatkowej. Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT zwalnia z podatku do 1000 zł rocznie świadczenia socjalne rzeczowe i pieniężne w całości finansowane z ZFŚS.⁶

Czym są benefity pozapłacowe i komu mogą przysługiwać?

Benefity pozapłacowe mogą otrzymywać pracownicy spełniający warunki programu przyjętego przez pracodawcę. Firmy oferują je między innymi po to, by przyciągać kandydatów, wzmacniać zaangażowanie i ograniczać rotację.²
O dostępie decydują ustalone kryteria. O użyteczności świadczenia – sytuacja konkretnego pracownika.

Jaką wartość mogą mieć świadczenia poza wynagrodzeniem?

Świadczenie poza pensją ma wartość dla pracownika, jeśli odpowiada na jego potrzeby i może on rzeczywiście z niego korzystać. Według Edenred benefity są ważne dla 60% pracowników.¹⁰ W przytoczonych danych HR Instytut ogłoszenie o pracę zawierało w 2023 roku średnio 6,6 benefitu.⁹
Sama liczba pozycji w ofercie nie mówi jednak, czy będą przydatne danej osobie.

Kto może korzystać z benefitów i na jakich zasadach?

Pracownicy mogą korzystać z benefitów na warunkach programu obowiązującego u ich pracodawcy. Zasady powinny wskazywać uprawnionych, zakres świadczenia i sposób uzyskania dostępu. Według danych przytoczonych przez seo-www.pl 14% pracowników nie otrzymuje benefitów.⁴
Zatrudnienie samo w sobie nie gwarantuje więc określonego pakietu w każdej firmie.

Kiedy benefity wspierają motywację pracowników?

Benefity mogą wspierać zaangażowanie, jeśli odpowiadają na potrzeby pracowników i obowiązują jasne zasady korzystania z nich. Według przytoczonego raportu Randstad 48% pracowników deklaruje, że brak atrakcyjnych świadczeń może skłonić ich do zmiany pracy.² Dane PwC wskazują na 23% niższą rotację w firmach oferujących atrakcyjne benefity.²
Wyniki te pokazują znaczenie świadczeń, ale nie pozwalają przewidzieć efektu konkretnego programu.

Najważniejsze zasady dostępu do benefitów

Dostęp do benefitów wymaga kryteriów zrozumiałych zarówno dla pracowników, jak i dla osób przyznających świadczenia. Reguły powinny wskazywać uprawnionych, zakres pomocy oraz warunki korzystania. Przy świadczeniach z ZFŚS art. 8 ust. 2 ustawy wymaga zapisania zasad i warunków korzystania w regulaminie.¹¹

• Krąg uprawnionych wskazuje pracowników, którzy mogą otrzymać świadczenie. Kryterium trzeba stosować konsekwentnie wobec osób w porównywalnej sytuacji.
• Zakres świadczenia wyjaśnia, z czego pracownik może korzystać i jakie ograniczenia przewiduje program.
• Warunki dostępu określają, kiedy pracownik nabywa uprawnienie i jak zgłasza chęć korzystania z benefitu.

Przejrzyste reguły pomagają pracownikowi ocenić, czy świadczenie jest dla niego dostępne i przydatne. Art. 77² § 2 Kodeksu pracy pozwala określić w regulaminie wynagradzania inne świadczenia związane z pracą oraz zasady ich przyznawania.⁵

Czym są różne rodzaje benefitów i jakie mają ograniczenia?

Benefity różnią się formą, źródłem finansowania i warunkami korzystania. Określenie „pakiet zdrowotny” nie wyjaśnia na przykład, czy płaci za niego firma, pracownik, czy obie strony. Przy częściowej odpłatności przychodem pracownika jest różnica między wartością świadczenia a jego dopłatą. Wynika to z art. 11 ust. 2b ustawy o PIT.⁶

Według Edenred szacowana wartość rynku benefitów w Polsce wynosi 16 mld zł.¹⁰
Skala rynku nie rozstrzyga, które świadczenie sprawdzi się w danej firmie. Znaczenie mają też sposób finansowania i nakład pracy związany z obsługą.

Jak podzielić benefity według formy i źródła finansowania?

Podział benefitów powinien pokazywać osobno, co otrzymuje pracownik i z jakich środków firma pokrywa koszt. Poszczególne formy wymagają różnych zasad korzystania. Art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS zalicza do działalności socjalnej wypoczynek, kulturę, sport, opiekę nad dziećmi oraz pomoc materialną i mieszkaniową.¹¹

• Świadczenia rzeczowe polegają na udostępnieniu pracownikowi przedmiotu. Pracodawca ustala zasady użytkowania i oddziela użytek służbowy od prywatnego.
• Świadczenia usługowe dają dostęp do usługi, na przykład zajęć sportowych. Firma może pokryć cały koszt albo przewidzieć dopłatę pracownika; korzystanie zależy od warunków dostępu do usługi.
• Dofinansowanie świadczenia pokrywa część wydatku pracownika. Program określa, które koszty podlegają dopłacie i jak dokumentuje się jej przyznanie.
• Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pochodzą ze środków przeznaczonych na działalność socjalną. Przy ich przyznawaniu liczy się sytuacja życiowa, rodzinna i materialna uprawnionego, a nie sama przynależność do zespołu.

Źródło finansowania pozwala odróżnić benefit opłacany z budżetu firmy od pomocy ze środków socjalnych. Art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS określa podstawowy odpis na jednego zatrudnionego jako 37,5% właściwego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.¹¹

Jakie koszty i trudności organizacyjne warto uwzględnić?

Koszt benefitu to nie tylko cena zakupu, lecz także wydatki i praca związane z obsługą oraz rozliczeniem. Firma ustala, kto potwierdza uprawnienia, zapisuje dopłaty pracowników i przekazuje dane do płac. Przy przedmiotach potrzebne są reguły wydawania i zwrotu, a przy usługach – uruchamiania i kończenia dostępu.
Art. 12 ust. 2a ustawy o PIT ustala miesięczną wartość prywatnego użytkowania auta służbowego na 250 zł lub 400 zł, zależnie od pojazdu.⁶

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wymaga innych zasad niż jednakowy pakiet opłacany z budżetu firmy. Pomoc socjalna zależy bowiem od sytuacji uprawnionego. Wybierając świadczenie, trzeba uwzględnić zarówno jego koszt, jak i sposób ustalenia prawa do niego. Art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS uzależnia ulgowe świadczenia i wysokość dopłat od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego.¹¹

Dobór benefitów do potrzeb zespołu i budżetu firmy

Dobór benefitów wymaga zestawienia potrzeb pracowników z pełnym kosztem świadczeń i możliwościami organizacyjnymi firmy. Cena zakupu nie pokazuje, ilu pracowników skorzysta z programu ani czy zrozumieją zasady przyznawania. W badaniu PBS dla Pluxee z benefitów dostępnych w pracy regularnie korzystało 57% badanych pracowników.¹²

Jak zestawić korzyść dla pracownika z kosztem pracodawcy?

Korzyść z benefitu warto zestawić z kosztami finansowania, obsługi i rozliczenia. Każde rozważane świadczenie firma może ocenić według tych samych kryteriów:

• Dostępność świadczenia pokazuje, czy pracownicy mogą z niego korzystać przy swoim miejscu i czasie pracy.
• Koszt pracodawcy obejmuje zakup, dopłaty oraz czynności potrzebne do przyznania i rozliczenia benefitu.
• Użyteczność dla pracownika zależy od zakresu świadczenia i ograniczeń w korzystaniu z niego.

Wspólne kryteria pomagają odróżnić świadczenie przydatne zespołowi od takiego, które kosztuje firmę, lecz nie daje pracownikom odpowiadającej temu korzyści.

Co pracownik faktycznie otrzymuje w ramach benefitu?

Pracownik może otrzymać dostęp do usługi, prawo korzystania z rzeczy albo dofinansowanie wydatku. Kafeteria benefitów pozwala mu wybrać świadczenia z dostępnej puli.⁹
Pulę ustala pracodawca. Możliwość wyboru nie oznacza więc dostępu do dowolnej usługi.¹³

Jak ustalić kryteria wyboru świadczeń?

Kryteria wyboru benefitów powinny uwzględniać potrzeby zespołu, koszt dla firmy i dostępność świadczenia. Pomocne mogą być ankieta potrzeb pracowników oraz analiza korzystania z dotychczasowej oferty.¹
Odpowiedzi pokazują preferencje, a dane o wykorzystaniu – czy już przyznane benefity znajdują odbiorców. Dane o preferencjach i wykorzystaniu benefitów mogą wspierać motywowanie pracowników, gdy system świadczeń uwzględnia potrzeby zespołu i sposób działania firmy.

Warunki dostępu trzeba rozważyć przed wyborem programu. Nawet atrakcyjna usługa nie spełni celu, jeśli część zespołu nie będzie mogła z niej korzystać.

Jak przełożyć preferencje pracowników na decyzję o programie?

Preferencje pracowników trzeba zestawić z zakresem świadczeń, zasadami dostępu i budżetem firmy. Pracodawca może pogrupować odpowiedzi z ankiety według potrzeb. Następnie ocenia propozycje według wspólnych kryteriów kosztu i dostępności. Gdy potrzeby zespołu się różnią, program z możliwością wyboru nie narzuca wszystkim tego samego świadczenia. Wymaga jednak ustalenia puli i reguł korzystania.

Decyzja o programie powinna wyjaśniać, na jakie potrzeby odpowiada świadczenie, kto może z niego korzystać i ile kosztuje firmę.

Przykłady benefitów i ich zastosowanie w firmie

Benefity warto porównywać według potrzeb, na które odpowiadają, i możliwości korzystania z nich przy danym sposobie pracy. Świadczenia dotyczące zdrowia, dojazdu i czasu wolnego stawiają firmie różne wymagania organizacyjne.

Które popularne świadczenia warto uwzględnić w porównaniu?

Prywatna opieka medyczna, aktywność sportowa, elastyczna organizacja pracy i rozwój zawodowy służą różnym potrzebom. Do świadczeń zdrowotnych należą również badania profilaktyczne i wsparcie psychologiczne.² Karty sportowe dają dostęp między innymi do siłowni, basenów i klubów fitness.²

Tabela zestawia wskazania respondentów badania Nais z potrzebą, na którą odpowiada każde świadczenie, oraz ograniczeniami jego zastosowania.

Dane w tabeli: 2

Prywatną opiekę medyczną za jeden z najważniejszych benefitów uznało też 43% osób w przytoczonym raporcie Up Bonus.⁹
To odrębne badania. Ich wyników nie należy łączyć w jeden ranking świadczeń.

Jak uporządkować benefity według potrzeb pracowników?

Potrzeby pracowników pozwalają grupować świadczenia według zastosowania, zamiast porównywać tylko ich nazwy.

• Wsparcie dojazdów może obejmować pokrycie kosztów przejazdów, zakup biletów komunikacyjnych lub przekazanie kart paliwowych.¹ Przydatność zależy od sposobu docierania pracowników do pracy.
• Rozwój zawodowy mogą wspierać szkolenia, kursy językowe i dofinansowanie studiów.² Temat nauki powinien odpowiadać potrzebom pracownika albo wykonywanej pracy.
• Swoboda wykorzystania świadczenia cechuje bony zakupowe, bo pracownik wybiera, na co przeznaczy otrzymane środki.¹ Możliwe zakupy zależą od warunków danego bonu.

Taki podział pokazuje, czy świadczenie pomaga w dojeździe, rozwoju zawodowym, czy wyborze sposobu wykorzystania środków.

Jakie korzyści powinny uzasadniać koszt świadczenia?

Wydatek na benefit ma uzasadnienie, jeśli oferowani nim pracownicy mogą rzeczywiście z niego korzystać. Dodatkowe płatne dni wolne bywają przyznawane z okazji urodzin, na badania lub opiekę nad zwierzętami.¹ Niektóre firmy oferują nielimitowany płatny urlop. Zasady takiego benefitu muszą być odrębne od ustawowego prawa do urlopu wypoczynkowego.¹

Urlop menstruacyjny lub regeneracyjny opisano w jednym z przytoczonych materiałów jako świadczenie o typowym wymiarze 1 dnia miesięcznie.⁹
To przykład benefitu, a nie powszechny wymiar urlopu wynikający z Kodeksu pracy.

Jak dopasować konkretne benefity do sposobu pracy zespołu?

Sposób pracy zespołu decyduje o tym, które świadczenia są dostępne w praktyce. Elastyczny czas pracy pozwala dostosować godziny do indywidualnych potrzeb pracownika.²
Zespół obsługujący klientów w ustalonych godzinach potrzebuje jednak zasad zapewniających obsadę. Osoby pracujące poza siedzibą firmy potrzebują z kolei jasnych warunków korzystania ze sprzętu.

Samochód, telefon, laptop lub tablet służbowy może być benefitem, jeśli pracownik korzysta z niego również prywatnie.¹ Pracodawca powinien określić granice takiego użytku. Samo przekazanie sprzętu do pracy nie oznacza przyznania świadczenia na potrzeby prywatne.

Dobrze dobrany benefit daje pracownikowi użyteczną korzyść. Firma potrafi przy tym stosować jego zasady i prawidłowo go rozliczać.

Decyzja o benefitach: wnioski i najczęstsze pytania

Decyzja o benefitach powinna wskazywać uprawnionych, zakres świadczeń, źródło finansowania i osobę odpowiedzialną za rozliczenie. Pracodawca powinien spisać te warunki przed ogłoszeniem programu. Dzięki temu pracownicy otrzymają spójną informację o swoich uprawnieniach.

Co ustalić przed przyznaniem pierwszych świadczeń?

Pracodawca powinien określić warunki dostępu, koszt i sposób dokumentowania benefitów. W praktyce decyzja obejmuje:

• Kryteria uprawnienia wskazują, komu przysługuje świadczenie i od kiedy pracownik może z niego korzystać.
• Zakres benefitu określa, co pracownik otrzymuje, jakie obowiązują ograniczenia i czy musi dopłacić.
• Źródło finansowania rozstrzyga, czy płaci firma, fundusz socjalny, czy także pracownik.
• Dokumentowanie i rozliczenie wskazuje, kto potwierdza przyznanie świadczenia i przekazuje jego wartość do rozliczeń płacowych.

Spisane warunki pomagają przyznawać świadczenia według wspólnych reguł. Pozwalają też ustalić skutki rozliczeniowe, zanim pracownicy zaczną korzystać z programu.

Skuteczność programu i zielone benefity: co warto ocenić?

Skuteczność programu benefitów warto oceniać na podstawie korzystania ze świadczeń, kosztu firmy i opinii pracowników. Według Edenred z oferowanych świadczeń zadowolonych jest 15% pracowników.¹⁰
Samo udostępnienie benefitu nie dowodzi zatem, że odpowiada on potrzebom zespołu.

Jak mierzyć wykorzystanie i koszt benefitów?

Korzystanie z benefitów trzeba zestawiać z kosztem każdego świadczenia w tym samym okresie. Pracodawca może policzyć osoby uprawnione i korzystające, dodać wydatki na zakup oraz obsługę, a potem porównać wyniki z opiniami pracowników. Takie zestawienie pokazuje różnicę między kosztem utrzymywania programu a kosztem świadczeń rzeczywiście używanych.

Kiedy świadczenie odpowiada na potrzeby pracowników?

Świadczenie odpowiada na potrzeby pracowników, gdy mogą z niego korzystać i uznają je za przydatne. Według danych przytoczonych przez kursyszkolenia.online 45% pracowników uważa oferowane benefity za przestarzałe i mało motywujące.⁹ Z kolei według seo-www.pl 6% pracowników ocenia swój pakiet jako naprawdę atrakcyjny. W danych przytoczonych przez ten serwis zadowolenie z oferty benefitowej zmieniło się z wcześniejszych 47% na późniejsze 36%.⁴
Własną ankietę warto porównać z rzeczywistym korzystaniem ze świadczeń, bo opinia nie jest miarą ich wykorzystania.

Zielone benefity: jak ocenić ich przydatność w firmie?

Zielone benefity trzeba oceniać przez pryzmat potrzeb pracowników, dostępności i deklarowanego celu środowiskowego. Przy dopłacie do dojazdów rowerem firma może porównać zainteresowanie z liczbą osób rzeczywiście dojeżdżających w ten sposób. Przy dopłacie do transportu publicznego znaczenie ma dostępność połączeń dla zespołu.
Efekt środowiskowy wymaga osobnej miary. Samo skorzystanie z dopłaty nie pokazuje, czy pracownik zmienił sposób dojazdu.

Przydatny program obejmuje świadczenia, z których pracownicy korzystają i których koszt firma potrafi uzasadnić.

Benefity w małej firmie bez rozbudowanej administracji

Mała firma może przygotować użyteczną ofertę bez rozbudowanego programu. Warunek to dopasowanie świadczeń do potrzeb zespołu i możliwości ich obsługi. Według seo-www.pl 30% firm z sektora MŚP planuje zwiększyć budżet na benefity.⁴
Wyższe wydatki nie są jednak konieczne, by zaoferować świadczenie przydatne pracownikom.

Czy mały pracodawca może stworzyć atrakcyjną ofertę świadczeń?

Mały pracodawca może wybrać świadczenia prostsze w obsłudze zamiast szerokiego pakietu z wieloma odrębnymi regułami. Zniżki, elastyczną organizację pracy i pożyczki pracownicze warto porównać pod względem kosztu, pracy administracyjnej i dostępności dla zespołu.

• Zniżki obniżają pracownikowi cenę określonego zakupu. Firma musi ustalić warunki korzystania; oferta nie przyda się osobom, które nie kupują objętych nią produktów lub usług.
• Elastyczna organizacja pracy zmienia sposób planowania obowiązków bez zakupu zewnętrznego pakietu. Wymaga uzgodnienia dostępności zespołu i nie pasuje do stanowisk wymagających stałej obsady.
• Mikropożyczka pracownicza wymaga sfinansowania wypłaty i obsługi zwrotu. Nie zastąpi bezzwrotnego świadczenia osobie, która nie chce zaciągać zobowiązania.

Zniżka wymaga zasad dostępu, elastyczna praca – uzgodnienia grafiku, a pożyczka – również rozliczania spłat. Dla małej firmy odpowiedni jest benefit, którego koszt i obsługa nie zakłócą pracy zespołu.

Jakie benefity pasują do budżetu i organizacji pracy w MŚP?

Benefity w MŚP mieszczą się w budżecie, jeśli firma potrafi je finansować według przyjętych zasad i obsłużyć bez nadmiernej pracy administracyjnej. Wśród świadczeń wymienionych przez seo-www.pl są mikropożyczki pracownicze oprocentowane na 0%.⁴
Brak odsetek nie zwalnia z obowiązku oddania pożyczki ani z ustalenia zasad spłaty.

Przy ograniczonym budżecie liczy się świadczenie dostępne dla zainteresowanych i możliwe do rozliczenia w zwykłym trybie pracy firmy.

Benefity a składki ZUS: jak oceniać świadczenia przed wyborem?

Każdy benefit trzeba osobno ocenić pod kątem składek ZUS, uwzględniając sposób jego finansowania. Nie wszystkie świadczenia są zwolnione z podatku i składek.¹⁰
Nawet ten sam rodzaj usługi może wymagać innego rozliczenia, jeśli firma opłaci go z różnych środków lub przyzna na odmiennych zasadach.

Kiedy sposób finansowania benefitu wpływa na składki?

Sposób finansowania wpływa na ocenę składkową, gdy znaczenie mają źródło środków, zasady przyznania lub dopłata pracownika. Pracodawca ustala, ile płaci firma, czy pracownik ponosi część kosztu i z jakiego tytułu otrzymuje korzyść. Sama nazwa, na przykład „karta sportowa”, nie oznacza wyłączenia z podstawy wymiaru składek. To kwota, od której oblicza się składki ZUS.

10 propozycji świadczeń do porównania pod kątem potrzeb i rozliczeń

Porównując świadczenia pozapłacowe, trzeba uwzględnić potrzebę pracownika, źródło finansowania i wartość korzyści przypisanej danej osobie. Żadna z poniższych propozycji nie oznacza automatycznego zwolnienia ze składek:

• Pakiet medyczny zapewnia dostęp do opieki zdrowotnej. Przy rozliczeniu znaczenie mają zakres pakietu i udział pracownika w koszcie.
• Karta sportowa daje możliwość korzystania z obiektów sportowych. Pracodawca ustala, kto za nią płaci i jaka korzyść przypada uprawnionemu.
• Dofinansowanie dojazdów wspiera osobę ponoszącą koszty podróży do pracy. Sposób przekazania i finansowania świadczenia wpływa na jego rozliczenie.
• Szkolenie służy rozwojowi umiejętności. Pracodawca określa jego cel i warunki finansowania udziału pracownika.
• Bon zakupowy pozwala pracownikowi zrobić zakupy na określonych warunkach. Do rozliczenia trzeba przypisać wartość bonu osobie, która go otrzymała.
• Użytek prywatny sprzętu służbowego przynosi korzyść wykraczającą poza wykonywanie obowiązków. Pracodawca oddziela zasady korzystania prywatnego od służbowego.
• Dodatkowy płatny czas wolny pozwala odpocząć lub załatwić sprawy osobiste. Przy jego ocenie znaczenie mają zasady wypłaty wynagrodzenia za nieprzepracowany czas.
• Dofinansowanie posiłków zmniejsza wydatek pracownika na jedzenie. Sposób udostępnienia posiłku i finansowania świadczenia wymaga osobnej oceny.
• Ubezpieczenie na życie zapewnia ochronę zgodnie z warunkami polisy. Pracodawca ustala, kogo obejmuje ochrona i kto opłaca składkę ubezpieczeniową.
• Świadczenie socjalne odpowiada na sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionego. Pracodawca dokumentuje źródło środków oraz kryteria przyznania pomocy.

Jak oceniać zasady składkowe pozostałych świadczeń pozapłacowych?

Warunki świadczenia trzeba ustalić przed ujęciem jego wartości na liście płac, czyli w zestawieniu wynagrodzeń i potrąceń pracowników. Dopiero wtedy można ocenić skutki składkowe.

• Opis świadczenia wyjaśnia, co pracownik otrzymuje i czy może z tego korzystać prywatnie.
• Dokument finansowania wskazuje źródło środków oraz udział pracodawcy i pracownika w koszcie.
• Zasady przyznawania określają podstawę uprawnienia i krąg osób objętych świadczeniem.
• Ocena przychodu ustala wartość korzyści pracownika, jeśli można ją przypisać konkretnej osobie.
• Ocena wyłączenia składkowego polega na porównaniu warunków świadczenia z właściwym przepisem. Sama nazwa benefitu nie wystarcza do przyjęcia zwolnienia.

O składkach ZUS rozstrzygają konkretne zasady przyznania i finansowania świadczenia.

Jak sprawdzić, czy pracownicy korzystają z przyznanych benefitów?

Wykorzystanie benefitów można mierzyć, porównując liczbę uprawnionych z liczbą osób rzeczywiście korzystających. Według seo-www.pl 57% pracowników regularnie korzysta z dostępnych świadczeń.⁴
W firmie warto zebrać takie dane osobno dla każdego benefitu:

• Lista uprawnionych pokazuje, ilu pracowników może korzystać ze świadczenia w badanym okresie.
• Potwierdzenie korzystania odróżnia zapisanie się do programu od użycia benefitu. Do oceny wystarczą dane zbiorcze; szczegóły wizyt medycznych nie są potrzebne.
• Koszt świadczenia zestawiony z liczbą korzystających w tym samym okresie pozwala ustalić wydatek przypadający na użytkownika.
• Opinie pracowników pomagają ustalić, czy niskie wykorzystanie wynika z trudnego dostępu, czy z niedopasowania świadczenia.

Połączenie danych o korzystaniu, kosztach i opiniach pokazuje, które zasady warto zmienić, a które świadczenia odpowiadają potrzebom zespołu.

Czy benefity można przyznać zleceniobiorcom i współpracownikom B2B?

Pracownicy etatowi, zleceniobiorcy i współpracownicy B2B mogą korzystać z benefitów. Podstawę przyznania i sposób rozliczenia trzeba jednak dostosować do rodzaju współpracy.¹⁰
Porównanie dotyczy źródła uprawnienia, dostępu do świadczenia i jego rozliczenia:

• Pracownik etatowy otrzymuje świadczenie na zasadach przyjętych dla osób zatrudnionych na umowę o pracę. Wartość benefitu uwzględnia się przy ocenie rozliczeń pracowniczych.
• Zleceniobiorca może dostać świadczenie zgodnie z umową zlecenia lub uzgodnionymi zasadami współpracy. Nie należy automatycznie rozliczać go tak samo jak pracownika etatowego.
• Współpracownik B2B może korzystać ze świadczenia przewidzianego w relacji między przedsiębiorcami. Warunki udostępnienia i rozliczenia wynikają z tej relacji, a nie z listy płac pracowników.

Rodzaj współpracy ma znaczenie: identyczna usługa nie musi oznaczać tej samej podstawy uprawnienia ani takiego samego rozliczenia. Benefit dla zleceniobiorcy lub współpracownika B2B jest dopuszczalny, jeśli zasady współpracy określają, co dana osoba otrzymuje i na jakich warunkach.

Dofinansowanie posiłków: zasady przyznawania i rozliczania

Dofinansowanie posiłków pozwala pracodawcy przekazać środki na jedzenie, między innymi przez doładowanie karty lunchowej.¹⁰
Firma powinna określić uprawnionych, rodzaj zakupów objętych kartą oraz kwotę zasilenia.

Nowelizacja obowiązująca od 1 września 2023 roku zwiększyła kwotę zwolnienia dofinansowania posiłków ze składek ZUS o 50%.¹⁰ Według Edenred limit zwolnienia wynosi 450 zł miesięcznie na pracownika.¹⁰
Dotyczy on świadczeń spełniających warunki zwolnienia, a nie każdej wypłaty nazwanej dofinansowaniem posiłków.¹⁴

Według Edenred 92% zatrudnionych dobrze lub bardzo dobrze oceniłoby pracodawcę oferującego dopłatę do posiłków.¹⁰
Taka ocena nie rozstrzyga o podatkach ani o kwocie dostępnej pracownikowi na zakupy.

Tabela zestawia podwyżkę wynagrodzenia zasadniczego z doładowaniem karty lunchowej w przykładzie Edenred: pokazuje kwotę nominalną, środki dla pracownika i całkowity koszt pracodawcy.

Dane w tabeli: 10

W porównaniu Edenred wariant karty daje pracownikowi roczną korzyść 1080 zł. Roczna oszczędność pracodawcy na składkach ZUS względem podwyżki wynosi 1044 zł na pracownika.¹⁰
To wyniki przedstawionego przykładu, nie gwarantowany rezultat każdego programu żywieniowego.

Karta lunchowa Edenred służy w tym porównaniu do przekazania środków na posiłki. Sam wybór karty nie przesądza o zwolnieniu składkowym. Znaczenie mają warunki finansowania i wykorzystania świadczenia, a dla zespołu także możliwość kupowania posiłków zgodnie z tymi zasadami.

Program wellbeingowy dopasowany do budżetu firmy

Program wellbeingowy przy ograniczonym budżecie może opierać się na prostych działaniach wspierających dobrostan pracowników. Nie wymaga zakupu rozbudowanego pakietu usług. Pracodawca powinien dopasować działania do organizacji pracy i wskazać osobę odpowiedzialną za ich prowadzenie.

Jak zaplanować działania wellbeingowe przy ograniczonych środkach?

Działania wellbeingowe warto wybierać według kosztu, dostępności dla pracowników i łatwości organizacji:

• Owocowe dni mogą oznaczać udostępnianie zdrowych przekąsek 1 raz w tygodniu.⁹ Firma uwzględnia koszt zakupów i dostęp do przekąsek dla pracowników różnych zmian.
• Przerwa na rozciąganie podczas długiego spotkania może trwać 5 minut.⁹ Organizator wpisuje ją w harmonogram; nie zastępuje przerw wynikających z prawa pracy.
• Informacja o dostępnych działaniach pomaga pracownikom ocenić, z czego mogą korzystać. Pracodawca przekazuje te same zasady osobom pracującym w biurze i poza nim.

Program wellbeingowy pasuje do firmy, gdy pracownicy mają rzeczywisty dostęp do działań, a ich koszt mieści się w przyjętym budżecie.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.