Plan urlopów — jak go przygotować?

Plan urlopów 2026 to harmonogram wypoczynku, który ustala pracodawca. Bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.¹ Poniżej wyjaśniamy, jak zgodnie z Kodeksem pracy zebrać wnioski, ustalić terminy i zmieniać przyjęty plan. Podstawę tych ustaleń stanowi art. 163 § 1 Kodeksu pracy².

Czym jest plan urlopów 2026 w świetle Kodeksu pracy?

Plan urlopów 2026 wskazuje terminy urlopu wypoczynkowego. Nie rozstrzyga jednak, czy pracownik nabył już prawo do urlopu ani jaki wymiar mu przysługuje. Pracodawca odnosi zaplanowane dni do rozkładu czasu pracy danej osoby.
Roczny wymiar urlopu, niezależnie od terminów wpisanych do planu, wynosi 20 albo 26 dni zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy².

Kto ustala terminy urlopów i co oznacza ich późniejsza zmiana?

Terminy urlopów ustala pracodawca. Sam wpis pracownika w kalendarzu nie zmienia terminu, ale pracodawca również nie może dowolnie przesuwać urlopów z ogłoszonego planu. Gdy ustalenia się zmienią, pracownik musi wiedzieć, kiedy ma korzystać z wypoczynku.
Podstawy przesunięcia terminu z inicjatywy pracownika lub pracodawcy określa art. 164 Kodeksu pracy².

Jak połączyć urlop ze świętami, by wydłużyć wypoczynek w 2026 roku?

Urlop wypoczynkowy można połączyć ze świętami, wybierając dni pracy między świętem a dniami wolnymi wynikającymi z grafiku. Pracownik porównuje więc kalendarz świąt ze swoim rozkładem, proponuje konkretne dni i uzgadnia termin, zanim pracodawca zorganizuje zastępstwo. Dzień ustawowo wolny nie jest dniem urlopu. Długość nieprzerwanego wypoczynku zależy też od indywidualnego rozkładu pracy.
Urlop w poniedziałek 5 stycznia 2026 r. pozwala połączyć weekend ze Świętem Trzech Króli przypadającym we wtorek 6 stycznia³.

W jakie dni przypadają święta ustawowe w 2026 roku?

Święta ustawowe w 2026 roku mają daty stałe lub ruchome. Do pierwszej grupy należą Nowy Rok, Święto Pracy i Boże Narodzenie, do drugiej między innymi Wielkanoc i Boże Ciało. Wielkanoc wypada w niedzielę, a Poniedziałek Wielkanocny w poniedziałek. Przy planowaniu urlopu liczy się przede wszystkim to, czy dany dzień byłby dla pracownika dniem pracy.

Od wniosków pracowników do ustalenia terminów urlopu

Pracodawca zaczyna przygotowanie planu od zebrania wniosków urlopowych.¹ Proponowane daty służą do uzgodnień; same wnioski nie tworzą jeszcze harmonogramu. Pracownicy powinni poznać przyjęte terminy przed rozpoczęciem wypoczynku.
Zgodnie z art. 163 § 2 Kodeksu pracy pracodawca podaje ustalony plan do wiadomości w sposób przyjęty w zakładzie².

Kiedy przygotować plan przed okresem, którego dotyczy?

Plan urlopów warto przygotować przed okresem, którego dotyczy, żeby ustalić terminy z wyprzedzeniem. Przepisy nie wyznaczają daty sporządzenia planu. Zaleca się przygotować go do końca poprzedniego roku kalendarzowego albo na początku roku objętego planem¹.
Dla planu na 2026 r. firmowym terminem organizacyjnym może być 31 grudnia 2025 r., lecz prawo nie narzuca tej daty⁴.

Tabela zestawia zadania pracodawcy przy przygotowaniu planu przed rozpoczęciem roku lub po nim, przyjmując za punkt odniesienia 1 stycznia 2026 r.⁴

Jak rozpatrzyć propozycje pracowników i zapewnić ciągłość pracy?

Wnioski pracowników trzeba zestawić z zadaniami, które w proponowanych terminach wymagają obsady. Pracodawca sprawdza, które nieobecności mogą się nałożyć, wskazuje kolizje i omawia inne daty z zainteresowanymi. Plan pokazuje wynik tych uzgodnień, nie kolejność wpływu wniosków.
Art. 163 § 1 Kodeksu pracy nakazuje uwzględnić przy rozpatrywaniu wniosków konieczność zapewnienia normalnego toku pracy².

Czy 31 grudnia jest ustawowym terminem sporządzenia planu?

Termin końcoworoczny jest firmowym punktem organizacyjnym, a nie ustawową datą sporządzenia planu urlopów. Pomaga rozpocząć nowy rok z ustalonymi nieobecnościami. Przekroczenie takiego terminu nie oznacza zatem naruszenia ustawowego terminu przygotowania planu.
Art. 163 Kodeksu pracy reguluje ustalanie planu, lecz nie wskazuje daty jego sporządzenia, na przykład 31 grudnia².

Czy liczba pracowników decyduje o obowiązku tworzenia planu?

Liczba pracowników sama nie przesądza o obowiązku tworzenia planu urlopów. Mała firma nie jest automatycznie zwolniona, a duża nie musi stosować planu wyłącznie ze względu na skalę zatrudnienia. Rozstrzygają warunki przewidziane w Kodeksie pracy, związane z działaniem zakładowej organizacji związkowej.
Art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy pozwala odstąpić od planu, gdy organizacja związkowa wyrazi zgodę albo nie działa u pracodawcy².

Plan urlopów 2026 do druku: co uwzględnić we wzorze?

Wzór planu urlopów na 2026 rok powinien wskazywać pracownika i ustalone terminy urlopu bieżącego oraz zaległego. Nie wpisuje się do niego dni urlopu na żądanie.⁵ To część urlopu wypoczynkowego, z której pracownik korzysta na zasadach zgłaszania żądania. Jej limit wynosi 4 dni w roku kalendarzowym⁵.⁶

Tabela porównuje roczny wymiar urlopu z liczbą dni bieżącego urlopu ujmowanych w planie według stażu pracy⁵. Próg 10 lat, określony w art. 154 § 1 Kodeksu pracy, rozdziela wymiar 20 dni od wymiaru 26 dni².

Dane w tabeli: 2

Plan do druku powinien rozdzielać urlop zaległy od bieżącego. Dzięki temu pracodawca nie potraktuje ich jako jednej puli przy wyznaczaniu terminów. Każdy wpis musi jasno wskazywać, kiedy pracownik ma wypoczywać.
Urlopu zaległego za 2025 r. należy udzielić najpóźniej do 30 września 2026 r.; art. 168 wyłącza z tego terminu urlop na żądanie².

Obowiązki pracodawcy na przykładach kolizji terminów

Pracodawca rozstrzyga kolizje terminów, dbając o normalny tok pracy i możliwość wypoczynku pracowników. Sprawdza zadania wymagające obsady, możliwość zastępstwa i propozycje innych dat. Kolizja w kalendarzu sama w sobie nie oznacza, że pracownik ma zrezygnować z urlopu.
Przy rozpatrywaniu takich wniosków art. 163 § 1 Kodeksu pracy wymaga uwzględnienia normalnego toku pracy².

Co zrobić, gdy kilka osób wnioskuje o urlop w tym samym czasie?

Pracodawca porównuje obowiązki osób wnioskujących o ten sam termin. Ustala, czy ich równoczesna nieobecność zakłóci pracę. Jeśli nie może zapewnić obsady, omawia inne daty zamiast automatycznie przyjmować wniosek złożony najwcześniej².

Jak zaplanować zastępstwo na czas nieobecności?

Zastępstwo trzeba ustalić przed przyjęciem terminu, który wymaga przekazania obowiązków. Pracodawca wskazuje zadania na czas nieobecności, osobę mogącą je przejąć i sposób przekazania spraw. Dopiero wtedy może ocenić, czy obsada rzeczywiście będzie zapewniona.
Taka ocena służy zachowaniu normalnego toku pracy, uwzględnianego przy ustalaniu planu na podstawie art. 163 § 1 Kodeksu pracy².

Jak rozstrzygnąć konflikt terminu urlopu z potrzebami zakładu?

Konflikt terminu urlopu z potrzebami zakładu wymaga wskazania zadań, których wykonanie byłoby zagrożone. Pracodawca sprawdza, czy może je przesunąć lub zapewnić zastępstwo. Następnie omawia z pracownikiem termin pozwalający wykorzystać urlop bez zakłócenia pracy.
Art. 164 § 2 Kodeksu pracy dopuszcza przesunięcie urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeśli nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia².

Jak udokumentować ustalone terminy bez ujawniania danych całemu zespołowi?

Ustalone terminy urlopu należy zapisać w planie lub dokumentacji kadrowej. Dostęp do tych informacji powinien odpowiadać obowiązkom odbiorców. Pracownik poznaje własny termin, a osoba organizująca zastępstwo otrzymuje dane potrzebne do zapewnienia obsady. Nie trzeba ujawniać całemu zespołowi treści wniosku ani powodów wyboru daty.

Zmiana planu urlopów: kiedy ustalony termin może się przesunąć?

Termin urlopu wpisany do planu może się zmienić, jeśli istnieje przewidziana w przepisach podstawa. Po podaniu planu do wiadomości ustalenia wiążą zarówno pracodawcę, jak i pracownika.⁷ Pracodawca przekazuje zmianę zainteresowanej osobie, żeby znała aktualny termin wypoczynku.

Czy wpis do planu zapewnia urlop w wybranym terminie?

Wpis do przyjętego planu oznacza ustalony termin urlopu, nie wstępną propozycję pracownika. Termin nie jest jednak bezwarunkowy. Przepisy przewidują sytuacje, w których można go przesunąć. Samo późniejsze życzenie innej daty nie stanowi podstawy zmiany.

Kiedy pracownik lub pracodawca może wystąpić o zmianę terminu?

Przesunięcie terminu urlopu jest możliwe na wniosek pracownika uzasadniony ważnymi przyczynami. Może też wynikać ze szczególnych potrzeb pracodawcy.⁷ Gdy usprawiedliwiona nieobecność uniemożliwia rozpoczęcie urlopu zgodnie z planem, trzeba ustalić późniejszy termin⁷.

• Wniosek pracownika powinien wskazywać ważną przyczynę zmiany ustalonego terminu.
• Potrzeby pracodawcy uzasadniają przesunięcie, gdy mają szczególny charakter, a nie wynikają tylko z preferencji dotyczących obsady.
• Usprawiedliwiona nieobecność wymaga ustalenia późniejszego terminu wypoczynku zamiast rozpoczęcia go zgodnie z planem.

Planowanie a wykorzystanie urlopu wypoczynkowego

Plan urlopów wyznacza terminy, ale nie potwierdza wykorzystania urlopu. Może obejmować okres krótszy niż cały rok; pracodawca może też ustalać go osobno dla działów lub oddziałów.⁷ Faktyczną nieobecność zapisuje w ewidencji czasu pracy, która obejmuje czas pracy i nieobecności pracownika.

Na jaki okres można ustalić plan urlopów?

Plan urlopów może obejmować kwartał lub półrocze, jeśli pracodawca ustali terminy przed planowanymi nieobecnościami. Dla osoby zatrudnionej przez część roku przygotowuje go na okres zatrudnienia.⁵ Przy niepełnym etacie odnosi terminy urlopu do dni, które według rozkładu byłyby dla tej osoby dniami pracy.

Jak uwzględnić urlop zaległy przy planowaniu terminów?

Urlop niewykorzystany w 2025 r. staje się zaległy 1 stycznia 2026 r.⁵ Pracodawca oddziela go od urlopu bieżącego. Może uwzględnić zaległość w planie także bez wniosku pracownika⁵. Urlopu zaległego trzeba udzielić najpóźniej do 30 września 2026 r.^5,8

Jak podzielić urlop na części zgodnie z Kodeksem pracy?

Podział urlopu na części następuje na wniosek pracownika. Ustalając terminy, pracodawca uwzględnia kodeksową zasadę dotyczącą nieprzerwanego odpoczynku w ramach jednej części urlopu. Pozostałe części wpisuje na daty uzgodnione z pracownikiem.

Czy wpisanie urlopu do planu oznacza jego wykorzystanie?

Wpis w planie urlopów oznacza zaplanowaną nieobecność. Wykorzystanie urlopu oznacza natomiast faktyczny wypoczynek w ustalonym terminie. Jeśli pracownik nie rozpocznie urlopu z powodu usprawiedliwionej nieobecności, sam wpis nie pomniejsza wykorzystanej puli. Ewidencja pokazuje rzeczywisty przebieg nieobecności.

Ogłoszenie planu i przekazanie terminów pracownikom

Plan urlopów pracodawca podaje do wiadomości w sposób przyjęty w zakładzie, na przykład przez intranet lub tablicę ogłoszeń.⁷ Jeśli przekaże go co najmniej 1 miesiąca przed urlopem, nie musi osobno zawiadamiać pracownika o terminie.⁷
Pracownicy powinni mieć dostęp do aktualnej wersji przyjętego planu⁶.

Kiedy zamiast ogłaszać plan można indywidualnie ustalać terminy urlopów?

Pracodawca może zrezygnować z planu, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa. Jest to możliwe także wtedy, gdy działająca organizacja wyrazi zgodę. Terminy ustala wówczas w porozumieniu z pracownikami⁵. Brak planu nie daje pracownikowi prawa do jednostronnego wyznaczenia urlopu.