Akta osobowe — organizacja dokumentów

Akta osobowe pracodawca prowadzi osobno dla każdego pracownika. Są one częścią dokumentacji pracowniczej, do której należy też dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy¹.
Za kompletność akt, dostęp do nich i ich przechowywanie odpowiada pracodawca. Obowiązek prowadzenia akt wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy².

Czym są akta osobowe pracownika?

Akta osobowe gromadzą dokumenty z kolejnych etapów zatrudnienia: od ubiegania się o pracę po ustanie stosunku pracy. O miejscu pisma decyduje sprawa, której dotyczy, a nie sam fakt, że zawiera dane pracownika.
Zgodnie z § 3 rozporządzenia dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie należą do części A, a związane z jego zakończeniem do części C³.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia akt osobowych?

Pracodawca prowadzi akta osobowe osoby zatrudnionej w ramach stosunku pracy. Trafiają do nich właściwe dokumenty powstałe przed zawarciem umowy, w trakcie zatrudnienia i przy jego zakończeniu. Sama umowa cywilnoprawna nie nadaje współpracownikowi statusu pracownika. Zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę².

Akta osobowe a pozostała dokumentacja pracownicza – gdzie przebiega granica?

Do akt osobowych trafiają dokumenty przypisane do ich części. Pozostałą dokumentację dotyczącą stosunku pracy prowadzi się oddzielnie. Należy do niej ewidencja czasu pracy, w której zapisuje się czas pracy pracownika.
Wspólne nazwisko na dokumentach nie wystarcza, by umieścić je w tej samej teczce. Prowadzenie dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy poza aktami osobowymi wynika z § 6 pkt 1 rozporządzenia³.

Co trafia do części A, B, C, D i E?

Akta osobowe mają 5 części, przypisanych do różnych spraw z przebiegu zatrudnienia¹. Dzięki temu dokumenty rekrutacyjne nie mieszają się z pismami dotyczącymi trwania i zakończenia stosunku pracy.
W części E przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości oraz obecności środków działających podobnie do alkoholu (§ 3 pkt 5 rozporządzenia)³.

Poniższa tabela pokazuje, jakie sprawy dokumentuje każda część akt.

Dane w tabeli: 1

Część A: jakie dokumenty można zebrać przed zatrudnieniem?

Część A zawiera dokumenty zgromadzone podczas ubiegania się o pracę, między innymi dotyczące danych osobowych oraz skierowania i orzeczenia lekarskie¹. Zakres zbieranych pism pracodawca powinien wiązać z konkretną rekrutacją. Dokumenty niezwiązane z ubieganiem się o daną pracę nie powinny tam trafiać⁴.

W papierowych aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów okazanych przez kandydata albo pracownika, poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem⁵. Poświadczenie polega na porównaniu kopii z okazanym egzemplarzem. Zgodność potwierdza się na kopii pozostającej w aktach.
W myśl § 5 rozporządzenia może to zrobić pracodawca lub osoba przez niego upoważniona³.

Miejsce pisma w teczce wynika z tego, co ono dokumentuje. § 3 pkt 2 rozporządzenia przypisuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia do części B³.

Prowadzenie akt osobowych: odpowiedzialność, dostęp i kontrola

Pracodawca odpowiada za aktualność akt osobowych i ograniczenie dostępu do nich. Rozpatruje też wnioski o kopię dokumentacji pracowniczej. Kopię wydaje w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku⁵.
Może podzielić zadania między osoby obsługujące kadry, ale odpowiedzialność za teczkę nadal spoczywa na nim⁶.

Zakładanie i aktualizacja teczki: za co odpowiada pracodawca?

Pracodawca zakłada teczkę pracownika, a potem uzupełnia ją w miarę powstawania dokumentów dotyczących zatrudnienia. Każde pismo umieszcza we właściwej części, zamiast odkładać je do wspólnego zbioru dokumentów kadrowych. Po zmianie warunków pracy sprawdza, czy zawartość akt odpowiada aktualnej sytuacji pracownika.
W obrębie poszczególnych części dokumenty układa się chronologicznie i numeruje, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia³.

Kto może przeglądać dokumenty pracownika?

Akta mogą przeglądać osoby, które potrzebują ich do wykonywania obowiązków kadrowych lub realizacji uprawnień dotyczących dokumentacji. Pracodawca ogranicza dostęp do zakresu potrzebnego przy danej czynności. Samo zatrudnienie w firmie nie daje prawa do przeglądania cudzej teczki.
Art. 32 ust. 4 RODO wymaga, aby osoby działające z upoważnienia administratora przetwarzały dane wyłącznie na jego polecenie, chyba że prawo stanowi inaczej⁷.

Jak pracownik uzyskuje wgląd do akt lub kopię dokumentów?

Pracownik i były pracownik mogą wystąpić o kopię całości lub części swojej dokumentacji pracowniczej. Wniosek składają w postaci papierowej albo elektronicznej⁵. Warto wskazać w nim żądany zakres, żeby pracodawca przygotował właściwe dokumenty.
Wniosek o wydanie kopii jest czymś innym niż prośba o wgląd do akt⁸.

• Przyjęcie wniosku wymaga ustalenia, czy osoba uprawniona żąda całej dokumentacji pracowniczej, czy wybranych dokumentów.
• Umieszczenie wniosku w aktach zależy od daty jego wpływu: w trakcie zatrudnienia trafia do części B, a po ustaniu stosunku pracy do części C⁵.
• Wydanie kopii polega na przygotowaniu dokumentów objętych wnioskiem i przekazaniu ich osobie uprawnionej.

Pracodawca wydaje kopię obejmującą żądaną całość lub część dokumentacji, bez pism dotyczących innych pracowników. Zgodnie z § 18 ust. 3 rozporządzenia robi to w tym samym terminie na wydanie kopii, liczonym od otrzymania wniosku³.

Kontrola kompletności: co sprawdzić w dokumentacji?

Kontrola akt osobowych pozwala sprawdzić, czy dokumenty odpowiadają przebiegowi zatrudnienia, leżą we właściwych częściach i pozostają czytelne. Pracodawca porównuje zawartość teczki z czynnościami kadrowymi, które rzeczywiście wykonał. Sprawdza również, czy dostęp mają tylko osoby wykonujące uprawnione zadania.
Punktem odniesienia jest art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, który wymaga zachowania poufności, integralności, kompletności i dostępności dokumentacji pracowniczej².

Kompletna teczka pozwala odtworzyć udokumentowany przebieg zatrudnienia bez szukania pism w przypadkowych zbiorach. Pomaga w tym wykaz oświadczeń lub dokumentów, wymagany dla każdej części akt przez § 4 ust. 1 rozporządzenia³.

Przechowywanie akt osobowych: okresy, miejsce i porządek

Okres przechowywania akt zależy od daty rozpoczęcia zatrudnienia, a w określonych przypadkach także od dokumentów przekazanych do ZUS. Przed wyznaczeniem daty zakończenia przechowywania pracodawca ustala, które zasady dotyczą teczki byłego pracownika.
Dla stosunku pracy nawiązanego od 1 stycznia 2019 r. podstawowy okres wynosi 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy rozwiązano lub w którym wygasł².

Od czego zależy okres przechowywania dokumentacji?

O długości przechowywania akt decyduje przede wszystkim data rozpoczęcia zatrudnienia. W grupie, dla której dopuszczono skrócenie tego okresu, znaczenie mają też dokumenty przekazane do ZUS. Poniższa tabela zestawia zasady według daty rozpoczęcia pracy.
Przy zatrudnieniu rozpoczętym w latach 1999–2018 okres 50 lat można skrócić do 10 lat po przekazaniu do ZUS oświadczenia ZUS OSW i raportu ZUS RIA⁹.

Dane w tabeli: 10,11,12

Skrócenie okresu dla środkowej grupy wymaga przekazania do ZUS oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA¹³. Sama data rozpoczęcia zatrudnienia nie wystarczy, by zastosować krótszy okres.

Jak ustalić, do kiedy zachować akta byłego pracownika?

Pracodawca wyznacza koniec przechowywania akt byłego pracownika na podstawie dat zatrudnienia i właściwego dla niego okresu. Uwzględnia przy tym okoliczności, które mogą zmienić długość przechowywania.

• Ustalenie daty rozpoczęcia zatrudnienia pozwala przyporządkować pracownika do odpowiedniego wiersza tabeli.
• Weryfikacja dokumentów przekazanych do ZUS ma znaczenie, gdy dla danej grupy można skrócić okres przechowywania.
• Ustalenie daty ustania stosunku pracy pozwala prawidłowo obliczyć koniec tego okresu.
• Toczące się postępowanie, o którym pracodawca wie, choć nie jest jego stroną, wydłuża przechowywanie akt o 12 miesięcy^2,14.

Wyznaczona data powinna wynikać z przebiegu zatrudnienia oraz dokumentów wpływających na okres przechowywania. Dzięki temu pracodawca może wskazać podstawę swoich ustaleń.

Układ teczki na akta osobowe a późniejsze odnalezienie dokumentu

Teczka na akta osobowe pomaga znaleźć pismo, jeśli oddziela dokumenty z różnych etapów zatrudnienia. Pracodawca powinien czytelnie oznaczyć części i odkładać nowe dokumenty zgodnie z ich treścią. Wewnętrzny spis pozwala ustalić, czy pismo jest w teczce, bez przeglądania jej od początku do końca. Przy dokumentacji elektronicznej podobną rolę porządkującą pełni e-teczka pracownicza, w której system przechowuje dokumenty wraz z metadanymi oraz historią zmian i dostępów.

Gdzie przechowywać papierowe teczki na akta osobowe?

Papierowe teczki na akta osobowe trzeba chronić przed zniszczeniem i dostępem osób nieuprawnionych. Sposób przechowywania powinien też pozwalać uprawnionej osobie odnaleźć teczkę po ustaniu zatrudnienia. Dokumenty muszą pozostać dostępne przez okres ustalony dla danych akt.

Porządek w teczce ułatwia późniejsze odnalezienie dokumentów. Równie ważne jest prawidłowe wyznaczenie terminu ich przechowywania.

Dokumentacja pracownicza w praktyce: właściwy dokument we właściwym zbiorze

Dokumentacja pracownicza nie tworzy jednego zbioru. Akta osobowe mieszczą pisma przypisane do części teczki, a dokumenty dotyczące innych spraw związanych ze stosunkiem pracy prowadzi się oddzielnie.
Przy kwalifikowaniu pisma liczy się dokumentowana sprawa, nie samo nazwisko pracownika.

Dlaczego akt osobowych nie należy utożsamiać z całą dokumentacją pracowniczą?

Akta osobowe są częścią dokumentacji pracowniczej, nie drugą nazwą na jej całość. Wkładanie każdego pisma do teczki zaciera granicę między dokumentami dotyczącymi przebiegu zatrudnienia a odrębnymi zbiorami. Prawidłowy podział pozwala udostępnić potrzebną dokumentację bez ujawniania pozostałych pism¹¹.

Tabela wskazuje rodzaj sprawy i miejsce przechowywania dla obu zbiorów dokumentacji.

Część B i część E: które sprawy dokumentuje każda z nich?

Część B dokumentuje nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia. Znajdują się w niej między innymi umowa o pracę, potwierdzenia szkoleń BHP oraz dokumenty dotyczące pracy zdalnej¹. Część E dotyczy kontroli trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu.
Pismo określające zakres obowiązków nie trafia do części E tylko dlatego, że powstało po rozpoczęciu pracy.

Udostępnianie dokumentów elektronicznych a ich postać

Udostępnienie dokumentu elektronicznego samo w sobie nie zmienia postaci prowadzonych akt. Wysłanie pliku pracownikowi to inna czynność niż przechowywanie pisma w teczce. Pracodawca powinien więc odróżniać dokument należący do akt od kopii przygotowanej do udostępnienia.

Czego nie należy włączać do akt osobowych?

Do akt osobowych nie włącza się pism, które należą do odrębnego zbioru dokumentacji pracowniczej. Zasada obowiązuje również wtedy, gdy dokument zawiera dane pracownika. O jego miejscu decydują treść oraz cel przechowywania⁴.

Prawidłowy podział ułatwia odnalezienie pisma. Zapobiega też mieszaniu akt osobowych z pozostałą dokumentacją.

Zasady prowadzenia dokumentacji w 2026 roku a wybór narzędzia

Pracodawca musi prowadzić akta osobowe bez względu na to, czy porządkuje je ręcznie, czy używa systemu. Przy wyborze narzędzia powinien kierować się Kodeksem pracy i rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. Sama nazwa funkcji w ofercie dostawcy nie przesądza o jej przydatności.

Akta osobowe pracownika w 2026 roku: które obowiązki pozostają po stronie pracodawcy?

Za przypisanie pism do właściwych części, kompletność akt i ochronę dostępu odpowiada pracodawca. System może pomóc w tych czynnościach, lecz nie oceni za niego, czy dane pismo należy do teczki. Powierzenie obsługi narzędzia innemu podmiotowi także nie przenosi tej odpowiedzialności.

Dokumenty z 2025 roku: jak zachować ciągłość teczki?

Teczka pracownika powinna zachować ciągłość po zmianie sposobu porządkowania dokumentów. Pracodawca może uporządkować przeniesienie w następującej kolejności:

• Porównanie dotychczasowych akt z wykazem dokumentów pracownika pozwala ustalić zawartość teczki przed zmianą.
• Przypisanie przenoszonych dokumentów do odpowiednich części pomaga zachować ich kolejność.
• Kontrola zawartości po przeniesieniu pozwala wychwycić pisma pominięte lub zdublowane.

Po zmianie dokumenty wcześniejsze i dodane później powinny tworzyć jedną uporządkowaną teczkę.

System księgowości online a prowadzenie dokumentacji kadrowej

System księgowości online nie staje się narzędziem do prowadzenia akt osobowych tylko dlatego, że obsługuje rozliczenia pracowników. Pracodawca musi odróżnić dokumenty płacowe od akt i ustalić miejsce przechowywania właściwych pism kadrowych. Sama funkcja zapisu pliku nie zapewnia prawidłowego prowadzenia teczki.

System HR: kiedy wspiera prowadzenie akt osobowych?

System HR może wspierać prowadzenie akt, jeśli pozwala utrzymać porządek dokumentów i kontrolować dostęp. Przy ocenie narzędzia liczy się sposób przypisywania pism do teczki, ich wyszukiwania oraz udostępniania uprawnionym osobom. O tym, czy dokument jest potrzebny i do którego zbioru należy, nadal rozstrzyga pracodawca.

Wybór narzędzia powinien odpowiadać obowiązkom dotyczącym akt. Możliwość gromadzenia plików to za mało.

Elektroniczna postać akt: wymagania przed zmianą sposobu prowadzenia

Akta osobowe można prowadzić na papierze albo elektronicznie. Dopuszczalne jest również mieszane prowadzenie dokumentacji pracowniczej¹³. Przy zmianie postaci trzeba zachować zawartość akt i uporządkować dokumenty źródłowe.
Skan odłożony do folderu nie oznacza jeszcze prawidłowej zmiany postaci akt.

Czy pracodawca może prowadzić akta wyłącznie elektronicznie?

Pracodawca może prowadzić akta wyłącznie elektronicznie, jeśli tworzą uporządkowaną dokumentację pracowniczą, a nie zbiór luźnych plików. Postać papierowa i elektroniczna różnią się sposobem utrwalania dokumentów. Innych czynności wymagają też przy zmianie postaci.

Tabela porównuje sposób przechowywania akt oraz główne ograniczenie organizacyjne każdej postaci.

E-akta sprawdzą się u pracodawcy, który potrafi uporządkować przechowywanie dokumentów elektronicznych. Nie zwalniają go z kontroli kompletności teczki.

Równoważność postaci papierowej i elektronicznej – co oznacza w praktyce?

Równoważność postaci papierowej i elektronicznej pozwala pracodawcy wybrać sposób prowadzenia dokumentacji. W obu przypadkach musi zachować wymagania dotyczące treści i przechowywania akt. Zmiana postaci nie usuwa dokumentów z teczki ani nie odbiera uprawnionym osobom dostępu.
Przy powrocie z e-akt do papieru dokumenty drukuje się i opatruje podpisem pracodawcy albo osoby upoważnionej¹⁴.

Jak zachować zawartość akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej?

Pracodawca zachowuje zawartość e-akt, jeśli może ustalić, które dokumenty należą do pracownika, oraz odtworzyć ich treść. Pomagają w tym następujące czynności:

• Porównanie teczki źródłowej ze zbiorem elektronicznym pozwala sprawdzić kompletność przeniesionych dokumentów.
• Przypisanie każdego dokumentu do właściwej części akt zachowuje porządek bez zmiany jego treści.
• Kontrola czytelności plików pozwala sprawdzić, czy dokumenty można otworzyć i odnaleźć.
• Ograniczenie dostępu do e-akt dopuszcza do pracy z dokumentacją wyłącznie osoby uprawnione.

Po kontroli zawartość elektronicznej teczki powinna odpowiadać dokumentom objętym zmianą postaci.

Przejście z papieru na e-akta: jakie czynności zaplanować?

Przejście na e-akta wymaga przygotowania dokumentów elektronicznych i sprawdzenia ich kompletności. Pracodawca informuje również pracowników, że mogą odebrać dotychczasowe papierowe akta. Od zawiadomienia mają na odbiór 30 dni¹⁴.
Zmianę postaci należy odróżnić od późniejszego postępowania z papierowymi egzemplarzami, których pracownik nie odbierze².

Organizacyjnie zmiana kończy się wtedy, gdy e-teczka zachowuje dokumenty. Pracodawca musi też rozliczyć postępowanie z ich papierową postacią.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej podczas przechowywania

Dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe, pracodawca przechowuje z zachowaniem poufności, integralności, kompletności i dostępności. Chroni ją także przed uszkodzeniem lub zniszczeniem⁵.
Zasady te dotyczą zarówno papierowych teczek, jak i dokumentów elektronicznych.

• Dostęp do dokumentów powinny mieć tylko osoby wykonujące uprawnione zadania. W e-aktach pracodawca nadaje uprawnienia stosownie do zakresu tych zadań.
• Integralność dokumentacji wymaga ochrony przed nieuprawnioną zmianą treści. Pracodawca powinien móc ustalić, jaki dokument przechowuje w teczce.
• Dostępność akt oznacza możliwość znalezienia i odczytania pisma przez osobę uprawnioną. Papier trzeba chronić przed uszkodzeniem, a pliki elektroniczne przed utratą.

Zabezpieczenia mają chronić treść akt, nie utrudniając korzystania z niej osobom uprawnionym.

Po ustaniu zatrudnienia: wydanie dokumentów i skutki uchybień

Koniec zatrudnienia nie kończy obowiązków dotyczących akt osobowych. Pracodawca przechowuje dokumenty przez właściwy okres, a następnie umożliwia ich odbiór.
Po wydłużonym okresie przechowywania pracownik ma na to 30 dni od zawiadomienia^2,14.

Jakie konsekwencje mogą mieć braki, błędy i niewłaściwe przechowywanie akt?

Za nieprowadzenie lub niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł⁵. Brak pisma utrudnia odtworzenie przebiegu zatrudnienia. Złe warunki przechowywania mogą z kolei doprowadzić do utraty akt albo udostępnienia ich osobom nieuprawnionym.
Przy drobnych błędach wskazuje się karę do 2000 zł¹⁵. Nie stanowi ona odrębnej ustawowej górnej granicy grzywny za naruszenia dotyczące dokumentacji².

Stwierdzone uchybienia pracodawca powinien usunąć. Nie może przy tym usuwać dokumentów potrzebnych do wykazania przebiegu zatrudnienia.

Tworzenie e-akt: kolejność czynności przy dodawaniu dokumentów

Tworzenie e-akt zaczyna się od ustalenia, do której teczki i części należy pismo. Kończy je sprawdzenie zapisanej kopii. Przy zmianie postaci papierowej na elektroniczną kopie cyfrowe opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, potwierdzającą zgodność z dokumentem papierowym¹⁴.
Przepisy nie określają terminu zeskanowania papierowych akt podczas digitalizacji¹⁴.

• Zakwalifikowanie dokumentu pozwala ustalić, czy pismo należy do akt osobowych i w której części powinno się znaleźć.
• Przygotowanie kopii cyfrowej wymaga czytelnego utrwalenia całego dokumentu, razem z podpisami i adnotacjami.
• Potwierdzenie zgodności odnosi się do kopii dokumentu papierowego, nie do dowolnego pliku przesłanego kadrom.
• Kontrola po dodaniu polega na otwarciu pliku i sprawdzeniu, czy trafił do teczki właściwego pracownika.

E-akta pozostają użyteczne, jeśli każdy dokument można odczytać, przypisać do właściwej sprawy i odnaleźć.

Przekładki do akt osobowych w 2026 roku: jak oznaczyć części teczki?

Przekładki do akt osobowych powinny czytelnie oddzielać części teczki. Ułatwiają przypisanie pisma i jego późniejsze odnalezienie. Same oznaczenia nie zastąpią jednak porządku w dokumentach.

• Oznaczenie przekładek literami odpowiadającymi częściom akt pomaga odkładać pisma we właściwe miejsca.
• Ułożenie dokumentów w każdej części wymaga chronologii, numeracji i wykazu dokumentów dla tej części¹.
• Wydzielenie dokumentów powiązanych tematycznie w częściach A, B lub C może ułatwić korzystanie z teczki. Każda wydzielona część potrzebuje własnej chronologii, numeracji i wykazu¹.
• Porównanie oznaczeń przekładek z wykazami pozwala znaleźć pismo bez przeglądania całej teczki.

Czytelna teczka łączy oznaczone części z numeracją i wykazem zgodnym z rzeczywistą zawartością.

Czy ewidencja czasu pracy należy do akt osobowych?

Ewidencja czasu pracy należy do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, nie do akt osobowych¹⁰. Oba zbiory dotyczą pracownika, ale dokumentują inne sprawy.

Tabela pokazuje różnice w przedmiocie, sposobie prowadzenia i miejscu przechowywania obu zbiorów.

Rozstrzyga rodzaj dokumentowanej sprawy. Zapis czasu pracy nie staje się częścią akt tylko dlatego, że dotyczy konkretnego pracownika. Ewidencję czasu pracy prowadzi się poza aktami osobowymi.

Czy zmianę postaci akt na elektroniczną trzeba zgłosić instytucji?

Pracodawca powiadamia pracowników o przejściu na elektroniczne akta osobowe. Nie zgłasza natomiast tej zmiany do PIP, ZUS ani urzędu skarbowego¹⁴. Informacja dla pracowników dotyczy postaci ich dokumentacji, nie stanowi zgłoszenia do organu państwowego.

Tabela rozróżnia adresata, czynność i cel informacji o zmianie postaci akt.

Informację otrzymują pracownicy. Wymienionych instytucji pracodawca nie zawiadamia o samej zmianie postaci akt.

Część D a kontrola trzeźwości: jak nie pomylić jej z częścią E?

Część D dotyczy odpowiedzialności porządkowej pracownika, a część E kontroli trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu. Pismo trafia do tej części, której sprawę dokumentuje. Nie decyduje o tym, czy kontrola poprzedziła ukaranie.

• Część D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika⁵.
• Część E zawiera informacje o kontrolach trzeźwości i badaniach na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonych przez pracodawcę lub uprawniony organ¹.
• Dokumenty dotyczące poszczególnych kar i kontroli należy oddzielać w wydzielonych, numerowanych częściach D i E¹.
• Informację o karze porządkowej usuwa się z akt po 1 roku nienagannej pracy¹³. Tego okresu nie stosuje się automatycznie do informacji o kontroli².
• Wydzieloną część usuwa się po usunięciu informacji o danej karze lub kontroli. Pozostałe części numeruje się ponownie¹.

Oddzielne oznaczenie kar i kontroli pozwala usunąć właściwe pisma bez naruszania reszty akt.

Najczęściej zadawane pytania

Jak prawidłowo układać dokumenty w aktach osobowych?

Najpierw przypisz dokument do części odpowiadającej sprawie, której dotyczy. W każdej części ułóż dokumenty chronologicznie.

Jak numerować dokumenty w aktach osobowych?

Numeruj dokumenty w obrębie poszczególnych części akt. Prowadź też dla każdej części wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Jakie dokumenty trzeba trzymać 10 lat?

Dziesięcioletni okres dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Liczy się go od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Dla zatrudnienia z lat 1999–2018 skrócenie okresu do 10 lat wymaga przekazania do ZUS ZUS OSW i ZUS RIA.

Od kiedy liczy się 10 lat przechowywania akt pracownika zatrudnionego od 2019 roku?

Okres liczy się od końca roku, w którym stosunek pracy został rozwiązany albo wygasł, a nie od dnia ustania zatrudnienia.

Czy okres przechowywania akt z lat 1999–2018 można skrócić bez dokumentów ZUS?

Nie. Skrócenie okresu wymaga przekazania do ZUS zarówno oświadczenia ZUS OSW, jak i raportu informacyjnego ZUS RIA.

Kto może poświadczyć kopię dokumentu w papierowych aktach?

Może to zrobić pracodawca albo osoba przez niego upoważniona. Poświadczenie polega na porównaniu kopii z okazanym dokumentem i potwierdzeniu jej zgodności.

Czy osobie obsługującej kadry można powierzyć prowadzenie akt?

Tak, pracodawca może podzielić zadania między osoby obsługujące kadry. Nadal jednak odpowiada za akta osobowe.

Co zrobić, gdy toczy się postępowanie mogące mieć znaczenie dla akt byłego pracownika?

Jeśli pracodawca wie o takim postępowaniu, przechowuje akta przez dodatkowe 12 miesięcy, nawet gdy nie jest jego stroną.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.