PeopleForce — opinie, zgodność z prawem i automatyzacje

Czym jest PeopleForce i dla jakich firm?

PeopleForce oferuje oprogramowanie HR działom personalnym i menedżerom – od startupów po ustabilizowane przedsiębiorstwa.¹ Plan PeopleForce Core HR Standard producent opisuje jako rozwiązanie dla małych i średnich firm potrzebujących podstawowych funkcji HR.² Według unijnej definicji MŚP średnie przedsiębiorstwo zatrudnia mniej niż 250 pracowników; liczą się także kryteria finansowe³.

Przy wyborze planu warto oddzielić procesy personalne od naliczania wynagrodzeń. Ewidencja pracownika i rozliczenie listy płac to dwa różne zadania. Zapisanie informacji o umowie nie oznacza też przygotowania dokumentów potrzebnych przy zakończeniu zatrudnienia.
Podobnie rejestracja nieobecności nie rozstrzyga, jak system kadrowo-płacowy obsłuży zwolnienie lekarskie. Dzięki temu rozróżnieniu można ocenić plan jako narzędzie HR, nie przypisując mu możliwości całego pakietu ERP. Co do zasady dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy⁴.

PeopleForce Core HR Standard odpowiada na podstawowe potrzeby HR małej lub średniej firmy. Obsługę płac i dokumentacji pracowniczej trzeba ocenić osobno. Plan kosztuje 2,50 USD za użytkownika miesięcznie, a minimalna opłata wynosi 125 USD za maksymalnie 50 pracowników⁵.

Funkcje HR w PeopleForce

PeopleForce łączy ewidencję pracowników w PeopleForce Core HR z osobnymi obszarami rekrutacji, ocen, ankiet, czasu pracy i zgłoszeń. Dokumentacja i nieobecności służą innym celom niż analityka czy komunikacja z pracownikami.
Art. 149 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, aby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia⁴.

• PeopleForce Core HR: katalog pracowników, struktura organizacyjna, baza danych pracowników, dokumenty, baza wiedzy i formularze samoobsługowe.^2,5,6
• Zarządzanie urlopami: wnioski o nieobecność, polityki urlopowe oraz bilans dni wolnych.^6,7
• Przebieg zatrudnienia: workflow, czyli automatyzowane sekwencje czynności, obejmuje onboarding, offboarding i obieg dokumentów.^1,6
• PeopleForce Recruit: ATS do obsługi kandydatów obejmuje widok Kanban, plan zatrudnienia, wnioski o zatrudnienie, publikację ofert, komunikację z kandydatami i konfigurowalne lejki rekrutacji.^5,6
• PeopleForce Perform: oceny 180° i 360°, spotkania 1:1, cele OKR i KPI, analityka ocen oraz matryca n-box do zestawiania ich wyników.^5,6,8
• PeopleForce Pulse: ankiety, zbieranie opinii i śledzenie eNPS, czyli wskaźnika skłonności pracowników do polecenia pracodawcy.^1,5,6
• PeopleForce Time: ręczne oznaczanie początku i końca pracy metodą clock-in/out, zasady obecności, raportowanie oraz eksport danych o obecności.⁵
• PeopleForce Desk: delegowanie spraw, bezpośrednia komunikacja i anonimowy kanał zgłoszeń Safe Speak.⁵
• Raportowanie: pulpity analityczne oraz raporty między innymi o zatrudnieniu, wynagrodzeniach, urlopach, rekrutacji, celach i czasie pracy.⁷

To przede wszystkim funkcje do prowadzenia procesów HR. Raport o wynagrodzeniach nie oznacza naliczenia listy płac. Obieg dokumentów z kolei nie gwarantuje przygotowania każdego dokumentu wymaganego przez polskie prawo pracy⁹.

Ile kosztuje PeopleForce?

PeopleForce Core HR Standard kosztuje 2,50 USD miesięcznie za użytkownika. Minimalna opłata wynosi 125 USD miesięcznie i obejmuje do 50 pracowników.⁵ Za PeopleForce Core HR Professional stawka wynosi 3 USD miesięcznie za użytkownika, a minimum to 150 USD miesięcznie za maksymalnie 50 pracowników.^5,10

Dane w tabeli: 1,2,5,10,11,12,13

Na całkowity koszt wpływają plan, liczba użytkowników ponad próg opłaty minimalnej, okres rozliczeniowy i zamówione moduły. Po 14 dniach bezpłatnego okresu próbnego obowiązuje abonament; rabat 20% przysługuje przy rozliczeniu rocznym.⁵
Ceny podano w USD, więc bez kursu przeliczeniowego nie są to kwoty w złotych¹⁰.

Wdrożenie i integracje PeopleForce

Na stronie głównej PeopleForce podaje, że przejście na platformę trwa zwykle do 4 tygodni, zależnie od liczby osób zaangażowanych we wdrożenie. Na innej stronie produktu informuje, że większość firm uruchamia system w 10–14 dni.⁷
Prezentacja demonstracyjna trwa 45 minut. Dostawca oferuje też indywidualną konfigurację z pomocą specjalistów i wsparcie przy przenoszeniu danych.^1,14,15

• Migracja danych: zakres przenoszonych danych wpływa na deklarowany czas uruchomienia. Firma powinna ustalić, czy przeniesie dane pracowników, dokumenty i historię procesów.⁷
• Rekrutacja: PeopleForce Recruit integruje się z serwisami pośrednictwa pracy. Dostępne jest także rozszerzenie PeopleForce Prospector do przeglądarki Google Chrome.⁵
• Podpisy dokumentów: PeopleForce zapewnia techniczne połączenie z platformami podpisów elektronicznych innych podmiotów. Sam podpis pozostaje usługą odrębną od platformy HR.¹³
• Pozostałe połączenia: producent zapowiada integracje z popularnymi usługami, lecz w tej deklaracji nie wymienia ich nazw.⁶

Przy obsłudze umów i innych dokumentów pracowniczych trzeba rozdzielić czynności wykonywane w PeopleForce od działań zewnętrznej platformy podpisu. Deklarowane 14 dni to według dostawcy czas typowego przejścia na platformę. Nie jest to gwarantowany termin każdej migracji, bez względu na jej zakres.^7,16

Zgodność PeopleForce z polskim prawem pracy i RODO

PeopleForce deklaruje ochronę danych zgodną z RODO. Nie znaczy to jednak, że platforma zastępuje polski system kadrowo-płacowy. Przy ocenie obsługi umów, L4, wypowiedzeń i świadectw pracy należy oddzielić bezpieczeństwo danych od realizacji obowiązków pracodawcy.
Art. 28 ust. 3 RODO wymaga, aby podmiot przetwarzał dane w imieniu administratora na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego¹⁷.

• Dane kandydatów: PeopleForce deklaruje przechowywanie ich zgodnie z RODO. Chodzi o dane rekrutacyjne, nie o sposób obsługi wszystkich dokumentów pracowniczych.⁵
• Ochrona danych klienta: dostawca deklaruje środki zgodne z RODO/GDPR i standardem ISO 27001:2022. Standard bezpieczeństwa informacji nie potwierdza poprawności naliczania płac według polskich przepisów.^13,18
• Certyfikat i kontrole: PeopleForce informuje o certyfikacie ISO 27001:2013, regularnym skanowaniu luk i corocznych testach penetracyjnych prowadzonych przez podmioty trzecie. Deklaracja zgodności ze standardem ISO 27001:2022 oraz informacja o certyfikacie ISO 27001:2013 to odrębne stwierdzenia.¹
• Listy płac: zestawienie Sloneek przypisuje PeopleForce ich obsługę, ale pozostałe źródła nie określają zakresu tej funkcji. Taka wzmianka nie potwierdza naliczania wynagrodzeń i rozliczeń wymaganych w Polsce.¹⁹
• Podpis elektroniczny: według regulaminu dokumenty udostępniane przez integracje nie są podpisywane na podstawie umowy z PeopleForce. Dostawca nie odpowiada za ważność podpisów ani ich skutki prawne. Odpowiedzialności za podpisy na dokumentach zatrudnienia nie należy więc przypisywać dostawcy platformy HR.¹³

Co PeopleForce robi inaczej niż konkurencja?

PeopleForce gromadzi dane pracowników, rekrutację, oceny, czas pracy i analitykę na jednej platformie, a firma dobiera moduły do potrzeb.^1,2,5 To opis oferty, nie dowód, że każdy moduł przewyższa rozwiązania konkurentów. Producent wymienia sześć modułów: Core HR, Recruit, Perform, Pulse, Time i Desk¹⁰.

• Zakres porównania: przy zestawianiu PeopleForce z innym systemem HR punktem wyjścia powinien być wymagany proces – od danych pracownika po raportowanie. Sama liczba modułów mówi mniej. Procesy HR trzeba przy tym oddzielić od naliczania płac i przygotowania dokumentów wymaganych prawem pracy⁹.
• Wyróżnienia: w tytule komunikatu dostawca podaje liczbę 156 nagród. Nie jest to wynik porównawczego testu funkcji kadrowych ani potwierdzenie zgodności z polskimi przepisami.²⁰

Połączenie obszarów HR na jednej platformie nie oznacza wykonania wszystkich czynności kadrowo-płacowych. Art. 97 § 1 Kodeksu pracy wymaga wydania świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy. Jeśli jest to obiektywnie niemożliwe, pracodawcę obowiązuje termin 7 dni⁴.

Plusy i minusy PeopleForce

W opiniach o PeopleForce użytkownicy chwalą samoobsługę i pomoc przy wdrożeniu, ale zgłaszają też błędy. Warunki oferty są szczególnie istotne dla firm zatrudniających mniej niż 50 osób. Ocen z różnych serwisów nie należy traktować jako jednej, porównywalnej oceny redakcyjnej.

Jak interpretować deklaracje PeopleForce o automatyzacji 70–80% zadań HR?

PeopleForce podaje kilka miar automatyzacji i oszczędności czasu. Przed użyciem ich w kalkulacji korzyści trzeba rozróżnić, czego dotyczy każda deklaracja. Żadna z tych wartości nie pochodzi z testu redakcyjnego²⁴.

Deklaracje oszczędności: do 10 godzin tygodniowo oraz ponad 20 godzin bez wskazanego okresu

Na stronie promocyjnej PeopleForce deklaruje skrócenie czasu poświęcanego na zadania HR o do 10 godzin tygodniowo.⁶ Osobno podaje oszczędność ponad 20 godzin dzięki automatyzacji HR, ale bez wskazania okresu odniesienia.¹⁴
Nie można więc przeliczyć drugiej wartości na tygodnie ani uznać jej za odpowiednik pierwszej.

• Ustal punkt odniesienia: firma powinna policzyć obecny czas wykonywania powtarzalnych czynności, zamiast przyjmować deklarowaną oszczędność za własny wynik.
• Oddziel zakresy: zadania HR i rekrutacyjne warto analizować osobno, by nie liczyć tej samej czynności w obu kategoriach.

Dlaczego 70% i 80% nie należy traktować jako wyników własnego testu

PeopleForce deklaruje automatyzację 80% zadań HR.¹ Na stronie promocyjnej mówi z kolei o przejęciu 70% rutynowych zadań HR i rekrutacyjnych.⁶ Odsetki odnoszą się do inaczej nazwanych grup czynności i nie określają poziomu automatyzacji u konkretnego pracodawcy.
Dostawca informuje również, że z platformy korzysta ponad 1600 firm. Liczba firm nie mierzy jednak oszczędności czasu ani automatyzacji.^1,24

Decyzję warto oprzeć na porównaniu własnych procesów z zakresem zamawianych modułów. PeopleForce szacuje automatyzację ankiet zaangażowania na 70%, a rekrutacji, ocen, ewidencji czasu i obsługi zgłoszeń na 80%²⁵.

Warunki umowy PeopleForce: powiadomienie o nowych opłatach z wyprzedzeniem 30 lub 60 dni

Przy planie miesięcznym PeopleForce przewiduje powiadomienie o nowej opłacie co najmniej 30 dni kalendarzowych wcześniej. Przy planie rocznym wyprzedzenie wynosi co najmniej 60 dni kalendarzowych.¹³
Termin zawiadomienia zależy zatem od okresu rozliczeniowego¹⁸.

Dane w tabeli: 13,18

Planowane prace techniczne: powiadomienie co najmniej 24 godziny wcześniej

Regulamin PeopleForce dopuszcza czasowe wstrzymanie dostępu na potrzeby prac technicznych. O zaplanowanych pracach dostawca ma powiadomić co najmniej 24 godziny wcześniej.¹³
Firma może dzięki temu uwzględnić przerwę w pracy HR. Zawiadomienie nie oznacza jednak nieprzerwanego dostępu do platformy dla osób pracujących bezpośrednio w systemie¹⁸.

Odmowa korzystania po aktualizacji platformy a wcześniejsze rozwiązanie umowy bez zwrotu wpłat

Jeśli klient odmówi dalszego korzystania z usług po aktualizacji PeopleForce, regulamin pozwala wcześniej rozwiązać umowę bez zwrotu dokonanych płatności.¹³ To istotne przy abonamencie opłaconym z góry. Zmiana opłat i odmowa korzystania po aktualizacji to różne sytuacje umowne.
O nowej opłacie PeopleForce ma powiadomić co najmniej 30 dni kalendarzowych wcześniej przy planie miesięcznym i 60 dni przy rocznym²⁶.

Opinie klientów o PeopleForce

Dla kogo jest PeopleForce, a dla kogo nie?

PeopleForce może odpowiadać firmom oceniającym pracowników zdalnych i hybrydowych oraz organizacjom dostosowującym procesy HR do wielu rynków. Funkcje ocen nie oznaczają jednak obsługi polskich obowiązków kadrowo-płacowych.
Moduł PeopleForce Perform obsługuje ocenę 360°: samoocenę oraz opinie przełożonego, podwładnych i współpracowników²⁷.

Sprawdzi się, jeśli

• Firma pracuje zdalnie lub hybrydowo: z funkcji ocen PeopleForce mogą korzystać pracownicy w obu modelach. Oceną można więc objąć także osoby pracujące poza biurem.⁸
• Organizacja działa na wielu rynkach: cytowana klientka wskazuje możliwość dostosowania PeopleForce do takiej działalności. To opinia o elastyczności platformy, nie wykaz zgodności z przepisami każdego państwa.⁸

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Potrzebujesz przede wszystkim programu do polskich rozliczeń płacowych: oceny pracownicze nie zastąpią naliczania wynagrodzeń ani obsługi rozliczeń publicznoprawnych. O wyborze powinien wtedy decydować zakres funkcji kadrowo-płacowych.
• Podstawą decyzji ma być potwierdzona zgodność na każdym rynku działalności: opinia klientki o dostosowaniu platformy nie zastępuje oceny lokalnych wymagań. Dotyczy to umów, nieobecności i dokumentacji pracowniczej.

Alternatywy dla PeopleForce

Jako alternatywy dla PeopleForce wskazano sześć produktów: BambooHR, Gusto, TriNet, Monday.com, ADP i Sloneek.¹⁹ Sama obecność na liście nie oznacza jednak podobnych funkcji kadrowo-płacowych, cen ani zakresu obsługi polskich przepisów²⁸.

Dane w tabeli: 19,28,29

Tabela wskazuje kryteria porównania, nie potwierdzone funkcje konkurentów. Wybór zależy od tego, czy firma potrzebuje organizacji procesów HR, czy wykonania określonych czynności kadrowo-płacowych.
Zgodnie z art. 85 § 2 Kodeksu pracy wynagrodzenie wypłacane raz w miesiącu musi trafić do pracownika najpóźniej w pierwszych 10 dniach następnego miesiąca⁴.

• BambooHR: punktem odniesienia jest zakres wymaganej dokumentacji pracowniczej.
• Gusto: decyduje zakres rozliczeń płacowych właściwych dla firmy²⁹.
• TriNet: należy porównać warunki obsługi pracodawcy i podział odpowiedzialności.
• Monday.com: punktem odniesienia jest potrzebny firmie obieg spraw HR.
• ADP: liczy się zakres obsługi płac i obowiązków pracodawcy³⁰.
• Sloneek: porównanie powinno dotyczyć obsługi nieobecności i dokumentów.

Najczęstsze pytania o PeopleForce

Co to jest PeopleForce?

PeopleForce służy do organizacji procesów HR i obsługi pracowników. Przy wyborze warto odróżnić system HR porządkujący procesy personalne, system kadrowy obsługujący dokumentację zatrudnienia oraz system płacowy naliczający wynagrodzenia. Platforma HR nie musi zastępować tych pozostałych narzędzi w polskiej firmie.
Pozostali płatnicy składek przekazują dokumenty rozliczeniowe do ZUS do 20. dnia następnego miesiąca³¹.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.