Karo HRMS — opinie, integracje i wdrożenie

Czym jest Karo HRMS i dla jakich firm?

Karo HRMS to system do zarządzania zasobami ludzkimi, przedstawiany jako rozwiązanie dla firm z sektora MŚP i większych przedsiębiorstw.¹ Pracodawca powinien oceniać go przede wszystkim przez pryzmat procesów HR, nie całego pakietu ERP. Według GUS sektor MŚP obejmuje przedsiębiorstwa zatrudniające mniej niż 250 osób².

Wśród 2 opisanych przykładów wdrożeń znalazły się grupa EATON i Legrand Polska. W Legrand wdrażano wybrane elementy Karo HRMS, a nie cały system.^3,4 Ten przykład nie potwierdza więc, że firma korzysta z każdej części produktu.

Przed wyborem systemu warto rozdzielić potrzeby działu HR od zadań kadrowo-płacowych. Trzeba też ustalić, czy elektroniczny obieg ma obejmować tylko przekazywanie dokumentów, czy także ich zatwierdzanie i archiwizację. Dla MŚP i większego przedsiębiorstwa zakres wdrożenia może być inny. Dlatego Karo HRMS należy oceniać według procesów, które firma chce nim objąć, nie na podstawie jednego przykładu.

Funkcje HR w Karo HRMS

Karo HRMS ma budowę modułową. Obejmuje rozwiązania dla 2 grup użytkowników: menedżerów i pracowników korzystających z samoobsługi.¹ Taki podział oddziela sprawy dostępne pracownikom od czynności osób zarządzających zespołami. Funkcje HR dotyczą obiegu dokumentów, organizacji pracy i rozwoju pracowników⁵.

• Wnioski i dokumenty. System obsługuje elektroniczne wnioski oraz pozwala śledzić obieg dokumentów na każdym etapie.¹ Śledzenie wniosku nie przesądza jednak o prawnej poprawności dokumentu, takiego jak wypowiedzenie czy świadectwo pracy.
• Czas pracy i podróże służbowe. Karo HRMS pozwala tworzyć grafiki czasu pracy i rozliczać delegacje. To 2 odrębne obszary organizacji pracy.¹ Grafik służy planowaniu, a rozliczenie delegacji dotyczy kosztów i przebiegu podróży.
  Żadnej z tych funkcji nie należy utożsamiać z pełną obsługą listy płac.
• Rozwój i raportowanie. System wspiera 3 obszary: rekrutację, zarządzanie karierami i szkolenia. Zawiera również generator raportów.¹ Zakres wdrożenia zależy od tego, czy firma potrzebuje głównie obsługi spraw pracowniczych, czy także planowania rozwoju.

Ile kosztuje Karo HRMS?

Opis Karo HRMS nie określa stawki w złotych miesięcznie za pracownika ani ceny pakietu. Nie wskazuje też planów i długości okresu próbnego.^1,3,4

Całkowity koszt zależy od ustalonej stawki i zakresu zamówienia. Opis nie określa również stawki obowiązującej po ewentualnym okresie promocyjnym.^1,3,4

Wdrożenie i integracje Karo HRMS

Karo HRMS można zainstalować na serwerze klienta albo używać w chmurze, w modelu SaaS. W tym drugim wariancie dostawca udostępnia system jako usługę.¹ Są to 2 sposoby utrzymania, które inaczej rozkładają obowiązki techniczne. Przy wyborze liczą się zasady przechowywania danych pracowniczych oraz odpowiedzialność za administrację środowiskiem.

Gdy dostawca SaaS przetwarza dane w imieniu pracodawcy, art. 28 ust. 3 RODO wymaga zawarcia umowy lub zastosowania innego wiążącego instrumentu prawnego⁶.

• Zakres wdrożenia i dostęp mobilny. Dostępność mobilna sama w sobie nie określa, które czynności pracownik wykona poza komputerem.
• Połączenie z systemem kadrowo-płacowym. Przegląd opisuje Karo HRMS jako kompatybilny z najpopularniejszymi systemami kadrowo-płacowymi, lecz nie wymienia ich nazw.¹ Dla integracji znaczenie mają system używany przez pracodawcę i zakres wymiany, na przykład danych pracownika oraz informacji o nieobecnościach. Ogólna deklaracja kompatybilności nie określa kierunku ani częstotliwości przekazywania danych.
• Obsługa po uruchomieniu. DMZ oferuje wraz z licencją Karo HRMS serwis hot-line i wsparcie techniczne.¹ Przy wyborze między serwerem klienta a SaaS trzeba odróżnić obsługę zgłoszeń użytkowników od administracji infrastrukturą.

Zgodność Karo HRMS z polskim prawem pracy i RODO

Według przeglądu Karo HRMS jest na bieżąco dostosowywany do zmian prawnych oraz zapewnia bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO.¹ To deklaracja dotycząca systemu, nie gwarancja poprawności każdego dokumentu przygotowanego przez pracodawcę. Zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO administrator odpowiada za przestrzeganie zasad przetwarzania i musi umieć to wykazać⁶.

W pracy działu kadr zgodność narzędzia nie jest tym samym co zgodność procesu. Przy umowach, wypowiedzeniach, zwolnieniach lekarskich i świadectwach pracy pracodawca odpowiada za dane oraz podstawę działania. Musi też dotrzymać właściwych terminów.

Zgodność z RODO wymaga ustalenia, kto i w jakim celu ma dostęp do danych pracowników. Deklarację dotyczącą Karo HRMS należy więc odnosić do konfiguracji i sposobu używania systemu. Nie zastąpi ona kontroli kadrowej. Art. 97 § 1 Kodeksu pracy nakazuje co do zasady wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy⁷.

Co Karo HRMS robi inaczej niż konkurencja?

Modułowa budowa Karo HRMS pozwala dobrać zakres systemu do potrzeb klienta.¹ Pracodawca ocenia zatem wybrane moduły i procesy, zamiast przyjmować, że każde wdrożenie wygląda tak samo⁵.

Zaletą jest możliwość powiązania zamawianego zakresu z pracą prowadzoną w firmie. Sama modułowość nie dowodzi jednak przewagi nad konkurencyjnym produktem. Rzetelne porównanie powinno zestawiać te same zadania w obu ofertach, na przykład obsługę wniosków pracowniczych i dokumentów kadrowych.

Liczy się również granica konkretnego wdrożenia. Funkcji dostępnej w szerszym zakresie Karo HRMS nie można automatycznie przypisać każdej konfiguracji.

Plusy i minusy Karo HRMS

Karo HRMS łączy obsługę spraw pracowniczych z narzędziami dla menedżerów. Sam opis produktu nie przesądza jednak o koszcie i zakresie konkretnego wdrożenia. Pracodawca musi ocenić przydatność funkcji oraz warunki zamówienia⁵.

Plusy

Argumenty za rozwiązaniem dotyczą 3 obszarów pracy z dokumentami i dostępu do systemu. Punktem odniesienia pozostaje wymagany podział akt osobowych pracownika na 5 części: A, B, C, D i E⁸.

• Obsługa pracowników i menedżerów. Karo HRMS łączy samoobsługę pracowniczą i funkcje menedżerskie z monitorowaniem elektronicznego obiegu dokumentów.¹
• Dostęp mobilny. Z systemu można korzystać na urządzeniach mobilnych. Ma to znaczenie dla pracowników wykonujących obowiązki poza biurem.¹
• Wybór sposobu utrzymania. Dostępne są 2 warianty: instalacja na serwerze klienta i usługa chmurowa SaaS.¹

Minusy

Ograniczenia wiążą się z danymi potrzebnymi do porównania ofert oraz zakresem opisanego wdrożenia referencyjnego. Według producenta moduły Karo HRMS dostarczone grupie EATON były przeznaczone dla 1100 pracowników⁵.

• Koszt zamówienia. Wskazane źródła nie pozwalają ustalić kosztu abonamentu, modułów ani wdrożenia Karo HRMS. Nie da się więc obliczyć całkowitego wydatku firmy.^1,3,4
• Harmonogram i integracje. Źródła nie określają czasu wdrożenia ani szczegółowej listy integracji kadrowo-płacowych. To ogranicza możliwość zaplanowania terminu uruchomienia i wymiany danych z używanym systemem płacowym.^1,3,4
• Zakres przykładu wdrożenia. Opis Legrand Polska dotyczy wybranych elementów Karo HRMS. Nie potwierdza uruchomienia wszystkich części systemu.⁴

Ocena kompetencji w Karo HRMS: metody 90, 180, 270 i 360 stopni

Karo HRMS umożliwia ocenę pracowniczą i ocenę kompetencji metodami 90, 180, 270 oraz 360 stopni.¹ Liczby oznaczają warianty różniące się kręgiem osób przekazujących informację zwrotną. Nie są wynikiem punktowym pracownika.

Wybór metody zależy od celu oceny i roli ocenianej osoby. Znaczenie ma również to, czy firma zapewni poufność odpowiedzi.

Ten podział dotyczy perspektyw oceny, nie dokumentacji kadrowej. Ocena kompetencji nie zastąpi sprawdzenia poprawności umowy ani rozliczenia czasu pracy. Metoda powinna odpowiadać celowi rozmowy rozwojowej i dostępnemu kręgowi oceniających; szerszy wariant nie musi dawać lepszego wyniku.

Art. 5 ust. 1 lit. c RODO wymaga, aby zbierane dane były adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne dla celu oceny⁶.

Karo HRMS obok systemów kadrowo-płacowych: 2 przykłady z P&I LOGA i SAP HR

Karo HRMS pojawia się w 2 opisanych projektach obok innych systemów HR i kadrowo-płacowych. Nie wynika z tego, że zastępuje każdy z nich. Przykłady pokazują zarówno wdrożenie z osobnym systemem płacowym, jak i rozszerzenie istniejącego środowiska HR. Nie opisują natomiast technicznego sposobu wymiany danych.

Grupa EATON: Karo HRMS i osobny system P&I LOGA

Grupa EATON wdrożyła Karo HRMS wraz z osobnym systemem kadrowo-płacowym P&I LOGA.³ Dla pracodawcy ważny jest podział ról: udział Karo HRMS w projekcie nie oznacza zastąpienia systemu kadrowo-płacowego.

Współwystępowanie produktów nie rozstrzyga, jakie dane przechodzą między nimi. Nie wskazuje też, który system jest głównym źródłem danych pracownika. DMZ podaje, że w projekcie EATON z Karo HRMS i P&I LOGA dostarczyło moduły Karo dla 1100 pracowników⁵.

Legrand Polska: wybrane elementy Karo HRMS jako rozszerzenie SAP HR

Legrand Polska rozpoczęła wdrożenie wybranych elementów Karo HRMS jako rozszerzenia SAP HR o funkcje zarządzania personelem.⁴ Słowo „rozpoczęła” określa etap projektu, nie potwierdza jego zakończenia. Również „wybrane elementy” nie oznaczają uruchomienia całego Karo HRMS.

Dla firmy używającej już systemu HR jest to przykład rozszerzenia dotychczasowego środowiska. Nie potwierdza jednak konkretnego interfejsu integracyjnego ani obsługi płac przez wdrażane elementy.

Karo HRMS a skala zatrudnienia: progi 10, 200 i 500 pracowników w porównywanych rozwiązaniach

Karo HRMS warto porównywać pod kątem wielkości zespołu, ale bez przypisywania mu progów z ofert innych produktów. Poniższe liczby dotyczą wyłącznie HRappki, Proplanum Enterprise i tomHRM Enterprise. Oznaczają różne warunki: minimalną wielkość zespołu albo poziom zatrudnienia, po którego przekroczeniu powstaje indywidualna oferta.

Dane w tabeli: 9,10,11

Minimum zatrudnienia wskazuje, od jakiej wielkości zespołu rozpatruje się ofertę. Próg indywidualnej wyceny służy czemu innemu: określa sposób ustalania warunków dla większej organizacji. Nie wyznacza granicy działania systemu.

Zestawiając te produkty z Karo HRMS, trzeba oddzielić liczbę pracowników od zakresu potrzebnych procesów HR. Same progi nie przesądzają o przydatności narzędzia do obsługi dokumentów, czasu pracy i współpracy z systemem płacowym.

Dla kogo jest Karo HRMS, a dla kogo nie?

Karo HRMS jest propozycją dla działów HR, które stawiają na elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie personelem.¹ O dopasowaniu decydują procesy planowane do obsługi w systemie, a nie sama liczba zatrudnionych.

Sprawdzi się, jeśli

Karo HRMS odpowiada potrzebom organizacji, które traktują sprawy pracownicze jako osobny obszar projektu HR. W takim wdrożeniu znaczenie ma ustalenie zakresu procesów i odpowiedzialności za dokumenty.

• Dokumenty przechodzą między działem HR a innymi osobami. Firma chce uporządkować odpowiedzialność za przekazywanie i zatwierdzanie dokumentów pracowniczych.
• Zarządzanie personelem ma własny zakres wdrożenia. Pracodawca wybiera procesy HR objęte systemem. Nie utożsamia zakupu narzędzia HR z wymianą całego środowiska kadrowo-płacowego⁴.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

Jeśli głównym kryterium zakupu jest naliczanie płac, sam opis obiegu dokumentów nie wystarczy do wyboru Karo HRMS. Potrzeby płacowe trzeba ocenić osobno od funkcji HR.

• Potrzebny jest przede wszystkim program płacowy. Opis zastosowań HR nie potwierdza zakresu naliczania wynagrodzeń, rozliczeń podatkowych ani obsługi deklaracji ZUS w zamawianej konfiguracji.
• Zakup dotyczy pojedynczej czynności kadrowej. Jeśli firma potrzebuje narzędzia tylko do sporządzania umów lub świadectw pracy, powinna ocenić obsługę właśnie tego dokumentu. Ogólna kategoria zarządzania personelem nie wystarczy.

Alternatywy dla Karo HRMS

Karo HRMS można zestawić z produktami o podanych stawkach. Proplanum Start kosztuje 14 zł netto miesięcznie za pracownika przy rozliczeniu miesięcznym albo 12 zł netto miesięcznie za pracownika przy rocznym.¹⁰ Podstawa naliczania ceny jest różna: Comarch HRM podaje stawki za stanowisko lub abonament chmurowy, a Proplanum za pracownika i kwoty minimalne¹².

Dane w tabeli: 10,13,14

tomHRM oferuje 30 dni bezpłatnego okresu próbnego. Podaje też opłatę 50 zł netto miesięcznie za salę oraz rabat 20% przy płatności rocznej.¹¹ W Proplanum teczka pracownicza kosztuje dodatkowo 2 zł netto miesięcznie za pracownika. Samodzielna rejestracja daje 21 dni testu bez karty, a dla sieci przewidziano 30 dni¹⁰.

Przy samodzielnym starcie przeniesienie danych mieści się w cenie pakietu. Praca opiekuna u klienta wymaga osobnej wyceny projektu. Tak samo wycenia się serię szkoleń¹⁰.

• Comarch HRM – gdy firma chce zestawić wariant stacjonarny z abonamentem Chmura Standard.
• Proplanum – gdy liczy koszt według liczby pracowników, z uwzględnieniem kwoty minimalnej i dodatków.
• tomHRM – gdy istotne są okres próbny, rezerwacja sal i rozliczenie roczne.
• elevato – gdy zakup dotyczy głównie rekrutacji, na której skupia się to narzędzie.¹

Wśród pozostałych wymienianych alternatyw są Macrologic Merit, Softlab HR by Asseco, TETA firmy Unit4 i HRsys.¹ Obecność na tej liście nie oznacza, że produkty mają taki sam zakres jak Karo HRMS.

Najczęstsze pytania o Karo HRMS

Karo HRMS trzeba oceniać osobno pod kątem dostępu, deklarowanej zgodności prawnej oraz odpowiedzialności pracodawcy za dokumenty. Są to różne kryteria wyboru systemu.

Czy Karo HRMS działa na urządzeniach mobilnych?

Tak, Karo HRMS jest dostępny na urządzeniach mobilnych.¹ Nie wynika z tego jednak, że każdą czynność kadrową da się wykonać poza komputerem.

Czy Karo HRMS jest dostosowywany do zmian prawnych i zgodny z RODO?

Według przeglądu Karo HRMS jest na bieżąco dostosowywany do zmian prawnych oraz zapewnia bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO.¹ Ta deklaracja nie zwalnia pracodawcy z ustalenia uprawnień dostępu do danych i zasad ich przetwarzania.

Czy elektroniczny obieg dokumentów zapewnia poprawność umów i świadectw pracy?

Nie. Elektroniczny obieg pozwala przekazywać dokumenty między osobami uczestniczącymi w procesie. Za treść umowy lub świadectwa pracy nadal odpowiada pracodawca. Dlatego obsługę obiegu i prawną poprawność dokumentów należy oceniać oddzielnie.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.