Świadectwo pracy — wzór, terminy i sprostowanie

Świadectwo pracy pracodawca wydaje po zakończeniu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę: na czas określony, nieokreślony lub na okres próbny.¹ Nowy pracodawca korzysta z dokumentu przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Urząd pracy może go z kolei wymagać przy przyznawaniu zasiłku.²
Artykuł wyjaśnia, jak wypełnić świadectwo, kiedy je wydać i jak sprostować błąd. Omawia też kopię dokumentu oraz sytuację osoby zatrudnionej na umowie zlecenia. Jeśli pracodawca planuje ponowne zatrudnienie pracownika w ciągu 7 dni, nie musi od razu wydawać świadectwa. Musi to jednak zrobić, gdy pracownik o nie wystąpi³.

Czym jest świadectwo pracy i co dokumentuje?

Świadectwo pracy potwierdza przebieg zakończonego stosunku pracy, czyli zatrudnienia pracowniczego. Zawiera fakty dotyczące pracy i uprawnień, nie ocenę pracownika.
Art. 97 § 2 Kodeksu pracy określa zakres tych informacji. Wśród nich wymienia okres i rodzaj pracy oraz sposób ustania zatrudnienia³.

Kto wystawia świadectwo pracy?

Świadectwo wystawia pracodawca, z którym pracownika łączył stosunek pracy. O prawie do dokumentu decyduje podstawa zatrudnienia. Art. 2 Kodeksu pracy wymienia pięć takich podstaw: umowę o pracę, powołanie, wybór, mianowanie i spółdzielczą umowę o pracę³.

Tabela pokazuje, komu przysługuje świadectwo zależnie od podstawy zatrudnienia. Sama umowa zlecenia nie daje tego prawa. Nie należy bowiem do podstaw stosunku pracy wymienionych w art. 2 Kodeksu pracy³.

Dane w tabeli: 4

Po co pracownikowi świadectwo pracy?

Świadectwo pracy dokumentuje zatrudnienie potrzebne do ustalenia uprawnień zależnych od stażu. Pracownik przedstawia je zamiast odtwarzać wcześniejsze okresy pracy z poszczególnych umów.
Ma to znaczenie choćby przy urlopie wypoczynkowym. Po osiągnięciu 10 lat stażu jego wymiar rośnie z 20 do 26 dni rocznie³.

Jakie informacje, w tym okresy nieskładkowe, zawiera świadectwo pracy?

Świadectwo pracy podaje okresy i rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy oraz zajmowane stanowiska. Wskazuje również tryb rozwiązania umowy albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy.¹ Pracodawca wpisuje wykorzystane urlopy, okresy niezdolności do pracy i okresy nieskładkowe. Te ostatnie mogą wpływać na uprawnienia, choć nie są okresami opłacania składek.¹
Liczba dni wypłaconego wynagrodzenia chorobowego pomaga ustalić roczny limit 33 dni. Od roku po ukończeniu 50 lat obowiązuje limit 14 dni³.

Przy zajęciu komorniczym wynagrodzenia pracodawca podaje dane komornika, numer sprawy egzekucyjnej i wysokość dotychczasowych potrąceń.¹ Na żądanie pracownika może też wpisać wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje.⁵
Podstawę zamieszczenia tych informacji stanowi § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy⁶.

Jakich informacji nie wolno wpisywać do świadectwa pracy?

Świadectwo pracy nie jest miejscem na pozytywną ani negatywną ocenę pracownika.² Pracodawca wpisuje fakty o zatrudnieniu, bez opinii o wykonywaniu obowiązków.
Pomocniczy wzór dołączony do rozporządzenia również nie ma rubryki na taką ocenę⁷.

Czym jest formalnie poprawne świadectwo pracy?

Poprawne świadectwo pracy zawiera wymagane informacje zgodne z rzeczywistym przebiegiem zatrudnienia. Pracodawca sporządza je według rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.
O poprawności decyduje przede wszystkim treść, a nie wygląd formularza⁶.

W jakiej postaci sporządza się świadectwo pracy?

Pracodawca może użyć wzoru świadectwa albo własnego formularza. W obu przypadkach musi zamieścić wymagane informacje.¹ Elektroniczne świadectwo pracy wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego pracodawcy. Wybór tej postaci nie przesuwa terminu wydania dokumentu.⁵
Art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego do zachowania formy elektronicznej czynności prawnej⁸.

• Treść elektronicznego świadectwa należy przed podpisaniem porównać z dokumentacją pracowniczą.
• Podpis elektroniczny pracodawca składa na gotowym dokumencie, po czym przekazuje podpisany plik pracownikowi.

Jak orzeczenie sądu wpływa na treść dokumentu?

Orzeczenie sądu dotyczące zakończenia zatrudnienia może wymagać zmiany świadectwa pracy. Pracodawca ustala, których zapisów dotyczy rozstrzygnięcie, i dostosowuje do niego dokument. Samo skierowanie sprawy do sądu nie przesądza jeszcze o treści świadectwa.
Zgodnie z art. 97 § 3 Kodeksu pracy po orzeczeniu o bezprawnym zwolnieniu dyscyplinarnym należy wskazać wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę³.

Jak zmiany rozporządzenia wpływają na sporządzanie świadectwa?

Zmiany rozporządzenia wpływają na informacje wpisywane do świadectwa. Pracodawca uwzględnia wykorzystaną okazjonalną pracę zdalną, zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej i urlop opiekuńczy.⁴
Przed wystawieniem dokumentu porównuje te informacje z ewidencją czasu pracy oraz dokumentacją urlopową⁶.

Jak wygląda wzór świadectwa pracy w 2026 roku?

Wzór świadectwa pracy w 2026 roku jest formularzem z polami dotyczącymi zatrudnienia i uprawnień pracowniczych. Pracodawca wypełnia odpowiednie rubryki na podstawie dokumentacji i pozostawia czytelne pouczenie.
Układ graficzny może się różnić, ale gotowe świadectwo musi wiernie przedstawiać przebieg pracy.

Kiedy i komu wydać świadectwo pracy?

Po ustaniu stosunku pracy pracodawca wydaje świadectwo z własnej inicjatywy. Wyjątek dotyczy opisanego wcześniej okresu planowanego ponownego zatrudnienia pracownika.⁵ Dokument można przekazać pracownikowi, osobie przez niego upoważnionej albo doręczyć pocztą.^9,10

Kiedy powstaje obowiązek wydania świadectwa pracy?

Obowiązek wydania świadectwa pracy wiąże się z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, z wyjątkiem opisanego ponownego zatrudnienia. Pracownik zatrudniony ponownie u tego samego pracodawcy może złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy na papierze lub elektronicznie. Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu albo wszystkich okresów, za które pracownik nie otrzymał dokumentu.⁵
Pracodawca wydaje świadectwo objęte wnioskiem w ciągu 7 dni od jego złożenia.^5,10

Jak przygotować świadectwo po zakończeniu zatrudnienia?

Świadectwo pracy przygotowuje się z dokumentacji kadrowej po ustaleniu daty i sposobu zakończenia zatrudnienia. Co do zasady pracodawca wydaje je w dniu ustania stosunku pracy. Wynika to z art. 97 § 1 Kodeksu pracy³.

• Akta osobowe pomagają ustalić okres zatrudnienia i treść umów.
• Ewidencja czasu pracy służy do sprawdzenia nieobecności oraz wykorzystanych uprawnień.
• Gotowy dokument trzeba porównać z dokumentacją przed przekazaniem go pracownikowi.

Pracodawca nie może uzależnić wydania świadectwa od rozliczenia pracownika, także od zwrotu sprzętu służbowego.¹
Zakaz ten wynika wprost z art. 97 § 1³ Kodeksu pracy³.

Komu można przekazać gotowy dokument?

Gotowe świadectwo pracy trafia do pracownika albo osoby przez niego upoważnionej. Przed przekazaniem dokumentu pracodawca powinien sprawdzić upoważnienie, bo świadectwo zawiera informacje o zatrudnieniu.
Zgodnie z § 3 rozporządzenia upoważnienie do odbioru można dostarczyć na papierze lub elektronicznie⁶.

W jakiej formie przekazać świadectwo pracy?

Świadectwo pracy można wręczyć bezpośrednio lub wysłać za pośrednictwem operatora pocztowego. Pracodawca nie może żądać osobistego odbioru ani przerzucać kosztów doręczenia na pracownika.¹¹
Warto wybrać sposób przekazania pozwalający ustalić, czy dokument dotarł do adresata. Gdy obiektywne przyczyny uniemożliwiają wydanie go w wymaganym dniu, pracodawca ma 7 dni na wysłanie lub inne doręczenie³.

Wzór świadectwa pracy: treść i sprostowanie

Wzór świadectwa pracy porządkuje dane kadrowe, ale nie zastępuje sprawdzenia każdej rubryki. Wpisy muszą odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi zatrudnienia. Błędy poprawia się przez wydanie nowego dokumentu.
Pracownik może wystąpić do pracodawcy o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa³.

Jak uzupełnić informacje o przebiegu zatrudnienia?

Przebieg zatrudnienia pracodawca odtwarza z umów i ewidencji czasu pracy. Gdy zawierał z pracownikiem kilka umów, świadectwo powinno podawać daty rozpoczęcia i zakończenia każdej z nich. Należy też wskazać wymiar czasu pracy.¹

• Urlopy i zwolnienia trzeba porównać z ewidencją wykorzystanych uprawnień.
• Niezdolność do pracy należy zestawić z dokumentacją wynagrodzenia chorobowego.
• Zajęcie wynagrodzenia trzeba sprawdzić w dokumentacji potrąceń.

Uzupełnione świadectwo ma przedstawiać rzeczywisty przebieg zatrudnienia. Dotyczy to również danych zebranych z kilku dokumentów kadrowych.

Jak korzystać ze wzoru świadectwa pracy?

Wzór świadectwa pracy wyznacza układ rubryk, nie opisuje jednak sytuacji konkretnego pracownika. Pracodawca wpisuje dane o wykorzystanych uprawnieniach i porównuje całość z ewidencją.

Zwolnienie na dziecko poniżej 14 lat obejmuje 2 dni w roku kalendarzowym. Wykorzystanie tego uprawnienia trzeba uwzględnić w świadectwie.¹ Wynagrodzenie chorobowe wykazuje się według właściwego dla pracownika limitu 14 lub 33 dni w roku kalendarzowym.^1,6

Jak złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa pracy?

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy powinien wskazywać błędny zapis i podawać prawidłową treść. Pracownik składa go pracodawcy, a ten porównuje zastrzeżenia z dokumentacją.
Jeśli uzna je za zasadne, wydaje nowe świadectwo w ciągu 7 dni.^4,6

Pracodawca może też sam poprawić zauważony błąd. Powinien wcześniej poinformować pracownika o nieścisłościach.⁴

Na co zwrócić uwagę we wzorze dokumentu?

Nowe świadectwo pracy wydane po sprostowaniu powinno mieć bieżącą datę. Przyczyny i zakres zmian pracodawca przedstawia w osobnym dokumencie, nie w treści świadectwa.^4,12

Termin wydania dokumentu i skutki jego przekroczenia

Świadectwo pracy należy wydać w dniu ustania stosunku pracy. Przekroczenie terminu naraża pracodawcę na odpowiedzialność.⁵

Jakie konsekwencje ma spóźnione wydanie dokumentu?

Spóźnione wydanie świadectwa pracy narusza obowiązek pracodawcy. Pracownik później otrzymuje wtedy dokument potwierdzający zatrudnienie. Opóźnienie nie zwalnia pracodawcy z wydania świadectwa, a jeśli wyrządziło szkodę, pracownik może dochodzić roszczeń.

Co grozi za niewydanie lub wydanie nieprawidłowego dokumentu?

Niewydanie świadectwa pracy w terminie grozi pracodawcy grzywną od 2000 zł do 60 000 zł.¹¹ Nieprawidłowe świadectwo trzeba poprawić. Samo wręczenie dokumentu nie usuwa błędów w opisie zatrudnienia¹⁰.

Kiedy wydać dokument, jeśli umowa kończy się w dniu wolnym?

Świadectwo pracy należy wydać w dniu zakończenia umowy, nawet jeśli jest to dzień wolny. Taki dzień nie przesuwa terminu automatycznie.
Gdy wydanie dokumentu jest obiektywnie niemożliwe, pracodawca stosuje opisany wyżej termin doręczenia.

Brak, utrata lub błędy w dokumencie: co zrobić?

Brak świadectwa pracy wymaga dochodzenia jego wydania. Po utracie dokumentu pracownik występuje o kopię, a w razie błędu – o sprostowanie. Warto zachować korespondencję z pracodawcą jako dowód zgłoszenia problemu.

Jak dochodzić wydania dokumentu, gdy pracodawca go nie wystawił?

Pracownik może dochodzić niewydanego świadectwa przez skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Może też wystąpić do sądu pracy o zobowiązanie pracodawcy do wydania dokumentu.⁹
Wcześniej może skierować do pracodawcy pisemne żądanie i zachować potwierdzenie doręczenia.

• Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy dotyczy niewykonania przez pracodawcę obowiązku wydania świadectwa.
• Żądanie przed sądem pracy służy uzyskaniu orzeczenia zobowiązującego pracodawcę do wydania dokumentu.

Co zrobić, gdy dokument zostanie wydany po terminie?

Świadectwo pracy wydane po terminie warto odebrać i zachować dowód daty doręczenia. Pracownik powinien sprawdzić treść dokumentu mimo opóźnienia.
Jeśli zwłoka spowodowała szkodę, potrzebne będą również dowody jej powstania.

Jak uzyskać kopię zagubionego świadectwa pracy?

Po utracie dokumentu pracownik może poprosić byłego pracodawcę o kopię zagubionego świadectwa pracy. Pracodawca odtwarza ją z dokumentacji pracowniczej i może opatrzyć adnotacją o zgodności z tą dokumentacją. Nie musi wydawać dokumentu nazywanego duplikatem świadectwa pracy.⁴
We wniosku pracownik powinien wskazać okres zatrudnienia, którego dotyczy prośba.

Jak błąd w dokumencie może wpłynąć na uprawnienia i jak go poprawić?

Błąd w świadectwie pracy może utrudnić ustalenie uprawnień zależnych od udokumentowanego zatrudnienia. Pracownik powinien wskazać konkretną nieścisłość i zaproponować prawidłową treść. Warto też dołączyć dokumenty potwierdzające zmianę.
Sprostowanie świadectwa pracy zastępuje błędny zapis poprawnym.

Szczególne przypadki i odpowiedzialność pracodawcy

Błędne świadectwo pracy może skutkować roszczeniem o odszkodowanie, jeśli pracownik poniósł przez nie szkodę. Musi wykazać zarówno samą szkodę, jak i jej związek z nieprawidłowym działaniem pracodawcy.⁵

Jakie skutki mają pomyłki pracodawcy przy sporządzaniu dokumentu?

Pomyłka w świadectwie pracy może wymagać sprostowania. Jeśli wyrządziła pracownikowi szkodę, może też uzasadniać odszkodowanie. Oblicza się je na podstawie wynagrodzenia za okres pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy niż 6 tygodni.⁴
Samo wykrycie błędu nie wystarczy: trzeba jeszcze wykazać szkodę.

Czy pracownik zwolniony dyscyplinarnie otrzymuje świadectwo pracy?

Pracownik zwolniony dyscyplinarnie także otrzymuje świadectwo pracy. Tryb rozwiązania umowy decyduje o treści wpisu, ale nie odbiera prawa do dokumentu.

Tabela zestawia prawo do świadectwa ze sposobem wskazania trybu zakończenia zatrudnienia.

Świadectwo podaje tryb zakończenia zatrudnienia niezależnie od tego, która strona zainicjowała rozwiązanie umowy.

Najważniejsze zasady i wzór dokumentu

Wzór świadectwa pracy pomaga sporządzić dokument, ale nie dostarcza danych o danym pracowniku. Wypełniony przykład PDF pokazuje rozmieszczenie wpisów. Nie należy kopiować jego treści bez sprawdzenia akt osobowych.

Pracodawca powinien porównać rubryki formularza z aktualnym zakresem wymaganych informacji. Nazwa serwisu udostępniającego wzór nie dowodzi jego aktualności.
Gotowe świadectwo ma odzwierciedlać dokumentację pracownika, a nie treść przykładu.

Jak sprostować dane po odmowie pracodawcy?

Po odmowie pracodawcy pracownik może dochodzić sprostowania przed sądem pracy. Powinien wskazać błędne dane i żądaną zmianę. Wcześniej składa pracodawcy wniosek o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa.^4,10

• Odmowę pracodawcy pracownik zachowuje wraz z wcześniejszym wnioskiem o sprostowanie.
• Błędny zapis pracownik zestawia z prawidłową treścią i potwierdzającymi ją dokumentami.
• Żądanie sprostowania pracownik kieruje do sądu pracy, dołączając świadectwo oraz zebraną korespondencję.

Orzeczenie sądu pozwala ustalić, jaką treść pracodawca powinien wpisać do poprawionego świadectwa¹³.

Kodeks pracy: podstawa obowiązków pracodawcy

Art. 97 § 1 Kodeksu pracy stanowi podstawę obowiązku wydania świadectwa po ustaniu stosunku pracy. Kodeks pracy nakłada ten obowiązek na pracodawcę, a rozporządzenie określa szczegóły sporządzenia dokumentu.
Trzeba stosować oba akty. Samo użycie wzoru nie zastępuje wydania świadectwa.

Orzeczenia i pisma urzędowe dotyczące dokumentowania zatrudnienia

Orzeczenia sądu i pisma urzędowe mogą pomóc ustalić przebieg zatrudnienia, lecz mają różne znaczenie. Orzeczenie rozstrzyga sprawę objętą wyrokiem. Pismo urzędowe dokumentuje z kolei ustalenia lub czynności organu.
Przy sporządzaniu albo poprawianiu świadectwa pracodawca odnosi ich treść do akt osobowych.

Kiedy orzeczenie sądu zastępuje dokument od pracodawcy?

Postanowienie sądu pracy zastępuje świadectwo, gdy pozwanie pracodawcy jest niemożliwe, a sąd ustali uprawnienie pracownika do dokumentu. W takiej sytuacji pracownik może również wystąpić o ustalenie prawa do sprostowania świadectwa.¹¹

Orzeczenie zobowiązujące pracodawcę ma inny skutek: nakazuje wydać świadectwo, lecz go nie zastępuje. Pracodawca ma na to 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia.⁴

Najczęściej zadawane pytania

Ile pracodawca ma czasu na wydanie świadectwa pracy?

Co do zasady wydaje je w dniu ustania stosunku pracy. Jeśli obiektywne przyczyny to uniemożliwiają, ma 7 dni na wysłanie lub doręczenie dokumentu.

Czy można wystawić świadectwo pracy po latach pracy?

Artykuł nie wskazuje granicy lat. Jeśli pracodawca nie wydał dokumentu, pracownik może zażądać jego wydania, a także zwrócić się do PIP lub sądu pracy.

Jaka jest kara za brak wydania świadectwa pracy?

Pracodawcy grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł za niewydanie świadectwa w terminie.

Czy urząd pracy może wymagać świadectwa przy przyznawaniu zasiłku?

Tak. Urząd pracy może wymagać świadectwa pracy przy przyznawaniu zasiłku.

Czy świadectwo pracy przysługuje po umowie na okres próbny?

Tak. Umowa o pracę na okres próbny jest jedną z umów, po których zakończeniu pracodawca wydaje świadectwo pracy.

Czy osoba pracująca wyłącznie na umowie zlecenia otrzyma świadectwo pracy?

Nie. Umowa zlecenia nie jest podstawą stosunku pracy wymienioną w Kodeksie pracy, więc sama w sobie nie daje prawa do świadectwa.

Czy pracodawca wpisuje wynagrodzenie do świadectwa z własnej inicjatywy?

Nie. Wysokość i składniki wynagrodzenia może wpisać na żądanie pracownika.

Czy opóźnienie w wydaniu świadectwa może być podstawą roszczeń pracownika?

Tak, jeśli opóźnienie wyrządziło pracownikowi szkodę, może on dochodzić roszczeń.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.