Umowa zlecenie — zasady, ZUS, staż pracy i emerytura

Umowa zlecenia dotyczy starannego działania. Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać określoną czynność, a nie osiągnąć oczekiwany rezultat.¹ W artykule omawiamy obowiązki stron, składki ZUS, stawkę godzinową oraz znaczenie zlecenia dla stażu pracy, emerytury, L4 i świadectwa pracy.
Punktem wyjścia jest art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego: definiuje on zlecenie jako zobowiązanie do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.²

Czym jest umowa zlecenia i jakie zasady nią rządzą?

Umowa zlecenia określa czynność, którą przyjmujący zlecenie wykonuje na rzecz dającego zlecenie. Jej treść powinna jasno wskazywać zakres działania stron, sposób współpracy i zasady jej zakończenia.³

Na czym polega zobowiązanie zleceniobiorcy?

Zleceniobiorca wykonuje powierzoną czynność z należytą starannością, czyli dbałością wymaganą przy tego rodzaju działaniu. Może występować w imieniu zleceniodawcy albo działać we własnym imieniu, lecz na jego rachunek.¹
Według art. 355 § 1 Kodeksu cywilnego chodzi o staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju.²

To upoważnienie określa, jakie czynności może podejmować w jego imieniu.

Kto może zawrzeć umowę zlecenia i co powinna ona określać?

Umowę zawierają dający i przyjmujący zlecenie, o ile mogą zaciągnąć przewidziane w niej zobowiązania. Dokument powinien identyfikować obie strony i opisywać czynność powierzoną zleceniobiorcy.
Art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego wskazuje te strony i określa przedmiot zobowiązania jako dokonanie czynności prawnej.²

Zlecenie odpłatne i nieodpłatne różnią się obowiązkiem zapłaty. Jeśli nieodpłatność nie wynika z umowy ani okoliczności, zleceniobiorcy należy się wynagrodzenie.¹ Strony mogą wprost zapisać, że wykonanie czynności będzie nieodpłatne. Tę zasadę wyraża art. 735 § 1 Kodeksu cywilnego.²

• Strony umowy zlecenia trzeba oznaczyć tak, by nie było wątpliwości, kto powierza czynność, a kto ją przyjmuje.
• Przedmiot zlecenia powinien wskazywać czynność i uzgodniony zakres działania zleceniobiorcy.³
• Zasady rozliczenia powinny określać wynagrodzenie albo nieodpłatny charakter współpracy.
• Czas trwania umowy można wyznaczyć datami lub powiązać z wykonaniem wskazanej czynności.

Jak ustalić warunki zlecenia i potwierdzić je na piśmie?

Warunki umowy zlecenia warto spisać, aby obie strony mogły odwołać się do tych samych ustaleń. Jeżeli zleceniobiorca ma działać w imieniu zleceniodawcy, trzeba uwzględnić wymogi dotyczące formy pełnomocnictwa.⁴
Art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego wymaga dla pełnomocnictwa szczególnej formy przewidzianej dla objętej nim czynności. Nie narzuca jej automatycznie samej umowie zlecenia.²

• Opis czynności powinien określać, co zleceniobiorca ma zrobić i w jakich granicach może działać.
• Organizacja wykonania powinna wskazywać sposób przekazywania informacji i potwierdzania wykonanych czynności.
• Warunki finansowe powinny określać sposób ustalenia oraz wypłaty wynagrodzenia, jeśli zlecenie jest odpłatne.
• Potwierdzenie uzgodnień powinno obejmować treść przyjętą przez dającego i przyjmującego zlecenie.

Spisana treść zlecenia ułatwia odniesienie późniejszych rozliczeń do uzgodnionego zakresu czynności. Po wykonaniu zlecenia albo wcześniejszym rozwiązaniu umowy przyjmujący zlecenie składa sprawozdanie. Obowiązek ten wynika z art. 740 Kodeksu cywilnego.²

Jak wypowiedzieć umowę zlecenia i dopełnić formalności?

Wypowiedzenie umowy zlecenia wymaga przekazania drugiej stronie oświadczenia o zakończeniu współpracy. Strony mogą ustalić okres wypowiedzenia; jeśli tego nie zrobią, każda może wypowiedzieć umowę w każdym czasie.⁴ Nie mogą przy tym z góry zrzec się prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów.⁴
Zasady wypowiedzenia określa art. 746 § 1–3 Kodeksu cywilnego. Potwierdza też, że prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów nie można wcześniej wyłączyć.²

• Oświadczenie o wypowiedzeniu powinno wskazywać umowę, której dotyczy, i stronę kończącą współpracę.
• Przekazanie oświadczenia powinno pozwolić drugiej stronie zapoznać się z jego treścią.
• Rozliczenie zlecenia powinno obejmować czynności wykonane do końca współpracy oraz uzgodnione zasady wynagrodzenia.

Strony mają swobodę ustalania warunków zlecenia, ale powinny jasno opisać czynności, rozliczenie i zakończenie współpracy. Jej podstawą jest art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Granice wyznaczają natura stosunku, ustawa i zasady współżycia społecznego.²

Wynagrodzenie, ZUS, podatek i odpowiedzialność przy umowie zlecenia

Rozliczenie zlecenia obejmuje wynagrodzenie, należne składki i podatek; sposób wykonania czynności wpływa też na odpowiedzialność stron. Kwota brutto oznacza wynagrodzenie przed potrąceniami. Wypłata netto zależy od składek i podatku właściwych dla sytuacji zleceniobiorcy.
W 2026 r. minimalna stawka godzinowa dla zleceń objętych tym obowiązkiem wynosi 31,40 zł brutto.⁵

Od 1 stycznia 2020 r. minimalna stawka wynosiła 17 zł brutto za godzinę. To wartość historyczna, nie stawka na 2026 r.⁶ Zleceniodawca powinien zwrócić wydatki poniesione w celu należytego wykonania zlecenia.^4,7

Co zrobić, gdy zleceniodawca nie wypłaca wynagrodzenia?

Zleceniobiorca, który nie otrzymał zapłaty, powinien wezwać zleceniodawcę do jej uregulowania. W wezwaniu wskazuje kwotę i podstawę żądania. Jeśli strony nie określiły wysokości wynagrodzenia, powinno ono odpowiadać wykonanej pracy.⁴ Żądanie mogą uzasadniać umowa, potwierdzenia czynności i korespondencja dotycząca rozliczenia.
Taką zasadę przewiduje art. 735 § 2 Kodeksu cywilnego, o ile nie ma obowiązującej taryfy.²

Strony mogą uzależnić wynagrodzenie od osiągnięcia efektu, stosując success fee.⁴ Wtedy żądanie zapłaty trzeba odnieść do warunku zapisanego w umowie. Co do zasady wynagrodzenie przysługuje po wykonaniu zlecenia. Art. 744 Kodeksu cywilnego dopuszcza inną regułę wynikającą z umowy lub przepisów szczególnych.²

• Zakres wykonanej pracy wskazuje czynności, za które zleceniobiorca żąda zapłaty.³
• Potwierdzenie wykonania dokumentuje czynności objęte żądaniem.
• Wezwanie do zapłaty przedstawia zleceniodawcy kwotę roszczenia i sposób jej wyliczenia.

Jakie są konsekwencje niewykonania lub nienależytego wykonania zlecenia?

Zleceniobiorca odpowiada wobec zleceniodawcy za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania.¹ Dochodząc jej naprawienia, zleceniodawca powinien wykazać naruszenie, szkodę i związek między nimi. Sam brak oczekiwanego efektu nie oznacza jeszcze, że czynność wykonano nienależycie.
Podstawą odpowiedzialności jest art. 471 Kodeksu cywilnego.²

Ile wynoszą składki ZUS od umowy zlecenia?

Składki ZUS od umowy zlecenia zależą od podstawy wymiaru i innych tytułów zleceniobiorcy do ubezpieczeń. Z tego powodu potrącenia nie wyglądają tak samo przy każdej kwocie brutto. Zleceniodawca ustala obowiązek ubezpieczeń społecznych – emerytalnego, rentowych i wypadkowego – oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne, gdy zleceniobiorca obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Przy zbiegu tytułów próg łącznej miesięcznej podstawy składek emerytalnych i rentowych z art. 9 ust. 2c wynosi w 2026 r. 4806 zł.⁸

Przed obliczeniem kwoty netto trzeba ustalić status ubezpieczeniowy zleceniobiorcy. Dopiero wtedy można naliczyć składki i zaliczkę na podatek; sama kwota brutto nie wystarcza.
Jeśli zlecenie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, składka wynosi 9% podstawy jej wymiaru.⁹

Kto rozlicza podatek od umowy zlecenia?

Podatek od zlecenia zwykle rozlicza zleceniodawca jako płatnik. Oblicza on i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy. Zleceniobiorca wykazuje przychód w rozliczeniu rocznym na podstawie informacji od płatnika. Jeśli zleceniodawca nie jest płatnikiem, przychód rozlicza zleceniobiorca.
Płatnik przekazuje mu informację PIT-11 co do zasady do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.¹⁰

Przy rozliczeniu zlecenia trzeba osobno ustalić należne wynagrodzenie, tytuły do ubezpieczeń i sposób poboru podatku.

Zlecenie i umowy równoważne: zakończenie współpracy i prawo do urlopu

Umowa zlecenia różni się od umowy o pracę i umowy o dzieło zasadami czasu wolnego oraz dokumentowania zakończonej współpracy. Określenie „umowa równoważna” nie wskazuje rodzaju umowy. O prawach stron decydują podstawa współpracy i jej treść.

Rozwiązanie umowy zlecenia a zakończenie współpracy

Zakończenie zlecenia nie wiąże się z wystawieniem świadectwa pracy. Zleceniodawca może natomiast wydać zaświadczenie potwierdzające wykonywanie zlecenia.⁶ Strony rozliczają też wykonane czynności i przekazują dokumenty związane z ich wykonaniem.

• Data zakończenia zlecenia wyznacza zakres czynności uwzględnianych w końcowym rozliczeniu.³
• Potwierdzenie wykonanych czynności pomaga ustalić należność za wykonaną część zlecenia.
• Zaświadczenie o wykonywaniu zlecenia potwierdza współpracę, ale nie zastępuje świadectwa pracy.

Zawarcie umowy zlecenia a wybór formy współpracy

Umowa zlecenia dotyczy wykonywania uzgodnionych czynności, nie zatrudnienia pracowniczego. Przy wyborze między zleceniem, dziełem a umową o pracę liczy się rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków. Sam tytuł dokumentu nie rozstrzyga tej kwestii.

Urlop na zleceniu – co wynika z umowy?

Zleceniobiorca nie ma zagwarantowanego urlopu wypoczynkowego. Strony mogą jednak ustalić w umowie dni wolne i odpłatność za nie.⁶ Zapis o przerwie powinien określać, czy przysługuje za nią wynagrodzenie i jak strony uzgodnią jej termin.

Umowa zlecenia lub umowa równoważna – czym się różnią?

Porównując formy współpracy, trzeba ocenić przedmiot zobowiązania i faktyczny sposób wykonywania pracy. Określenie „umowa równoważna” nie zastępuje wskazania konkretnej podstawy współpracy.

Tabela porównuje trzy podstawy współpracy według przedmiotu zobowiązania i sposobu jego wykonywania.

• Zlecenie ocenia się przez zakres powierzonych czynności.
• Dzieło ocenia się przez oznaczony rezultat podlegający odbiorowi.
• Stosunek pracy ocenia się przez warunki wykonywania pracy na rzecz pracodawcy.

Podstawa współpracy określa zasady czasu wolnego, zakończenia umowy i dokumentowania wykonanej pracy.

Umowa zlecenia z własnym pracownikiem: składki, student i emerytura

Umowa zlecenia z własnym pracownikiem nie zastępuje etatu. Przy jej zawieraniu znaczenie ma zakres czynności, a przy rozliczaniu – status ubezpieczeniowy pracownika. Status studenta nie wyłącza składek od zlecenia zawartego z własnym pracodawcą.

Kiedy zlecenie z własnym pracownikiem ma sens?

Zlecenie z własnym pracownikiem może dotyczyć czynności innych niż obowiązki etatowe, jeśli współpraca nie ma cech stosunku pracy.¹¹ Zleceniodawca powinien porównać opis zlecenia z obowiązkami pracownika i rzeczywistym sposobem wykonywania czynności. Odrębna nazwa umowy nie zmienia charakteru pracy świadczonej na warunkach pracowniczych.

Jak rozliczyć ZUS przy zleceniu z własnym pracownikiem?

Przy rozliczaniu ZUS od zlecenia z własnym pracownikiem uwzględnia się przychód z obu umów. Przychód ze zlecenia zawartego z własnym pracodawcą łączy się z przychodem ze stosunku pracy. Razem tworzą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, czyli kwotę służącą do ich obliczenia.¹¹

• Przychód z etatu jest częścią kwoty uwzględnianej przy naliczaniu składek.
• Przychód ze zlecenia zawartego z własnym pracodawcą wchodzi do tego rozliczenia.
• Rozliczenie składek powinno uwzględniać przychody z obu podstaw współpracy.

Lista płac zestawia naliczone wynagrodzenia i potrącenia. Powinna pozwalać odróżnić przychód z etatu od przychodu ze zlecenia.

Co zmienia status studenta przy zleceniu z własnym pracownikiem?

Status studenta lub ucznia nie zwalnia ze składek od zlecenia zawartego z własnym pracodawcą tylko dlatego, że pracownik nie ukończył 26 lat.¹¹ Znaczenie mają nie tylko wiek i nauka. Liczy się również to, że zleceniobiorca jest pracownikiem tego samego podmiotu.¹²

Czy umowa zlecenia wlicza się do emerytury?

Zlecenie wpływa na emeryturę, gdy stanowi tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, a od przychodu należne są składki. Okres podlegania tym ubezpieczeniom ma znaczenie dla okresów składkowych. Składki emerytalne wpływają z kolei na wysokość przyszłego świadczenia.

• Okresy składkowe wiążą się z podleganiem właściwym ubezpieczeniom; sama umowa nie potwierdza opłacenia składek.
• Wysokość emerytury zależy od składek zapisanych na koncie ubezpieczonego, nie od liczby zawartych umów.
• Staż pracy na potrzeby uprawnień pracowniczych to odrębna kwestia od okresów uwzględnianych przy emeryturze.

Przy zleceniu z własnym pracownikiem trzeba ocenić odrębność czynności i prawidłowo ująć przychód w rozliczeniu składek.

Przykłady umów cywilnoprawnych i dobre praktyki ich stosowania

Umowa zlecenia, jako umowa cywilnoprawna, może wyznaczać terminy przekazania dokumentów, zapłaty i zakończenia współpracy. Może też określać konsekwencje naruszenia obowiązków. Przykład Powiatowego Zespołu Placówek Oświatowych w Bieczu pokazuje postanowienia dotyczące organizacji zawodów. Obowiązują one w tej umowie, nie przy każdym zleceniu.

Tabela zestawia terminy, próg opóźnienia i kary przewidziane w przykładowej umowie.

Dane w tabeli: 13

Opis zlecenia powinien wiązać każdy termin ze zdarzeniem, od którego zaczyna on biec. Każda kara powinna z kolei odnosić się do określonego naruszenia. Kara umowna wymaga też oceny prawnej zabezpieczanego obowiązku. Sam procent wpisany do wzoru umowy nie przesądza o skuteczności postanowienia.

Zlecenie łatwiej rozliczyć, gdy umowa wskazuje zdarzenia rozpoczynające bieg terminów i podstawę obliczania kar.

Autor opracowania

Ten poradnik jest przeznaczony dla osób zawierających i rozliczających umowy cywilnoprawne. Omawia treść zlecenia, wynagrodzenie, ubezpieczenia i zakończenie współpracy. Każdą zasadę trzeba odnieść do sytuacji stron oraz faktycznego sposobu wykonywania czynności.

Przed zastosowaniem zapisów umowy strony powinny ustalić zakres czynności i sposób rozliczenia. Muszą też uwzględnić okoliczności wpływające na obowiązki ubezpieczeniowe. Jasny opis pozwala odróżnić uzgodnienia stron od uprawnień wynikających z rodzaju zawartej umowy.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.