Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy.¹ Pracodawca zachowuje dokumenty przez cały czas zatrudnienia, a także przez właściwy okres po jego zakończeniu.² Znaczenie mają zarówno terminy wynikające z przepisów, jak i postać dokumentów oraz sposób ich archiwizacji.
Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. podstawowy okres wynosi 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia.³

Czym jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i kiedy kończy się obowiązek pracodawcy?

Okres przechowywania określa, jak długo pracodawca musi zachować dokumenty dotyczące stosunku pracy. Obowiązek nie kończy się wraz z odejściem pracownika, a termin zależy od daty zatrudnienia. Dokumentacja osobowa obejmuje akta osobowe, zaś dokumentacja płacowa dotyczy rozliczeń wynagrodzenia; przy obu kategoriach liczy się historia zatrudnienia danej osoby.
Obowiązek zachowania dokumentacji w czasie zatrudnienia i po jego ustaniu wynika z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.⁴

Ile lat należy zachować dokumentację po zakończeniu zatrudnienia?

Po zakończeniu zatrudnienia dokumenty przechowuje się przez okres przypisany do daty nawiązania stosunku pracy. Data rozwiązania umowy sama w sobie nie wystarczy do ustalenia terminu. Pracodawca sprawdza także, czy dla danej grupy pracowników zastosowano przewidziane prawem skrócenie. W przypadku osób zatrudnionych w latach 1999–2018 okres można skrócić do 10 lat po złożeniu ZUS OSW oraz raportu ZUS RIA.³

10 czy 50 lat – który okres dotyczy danego pracownika?

Data rozpoczęcia pracy decyduje o przypisaniu pracownika do właściwej grupy. Od tego zależą długość przechowywania i sposób liczenia terminu. Granice między trzema grupami wyznaczają 1 stycznia 1999 r. oraz 1 stycznia 2019 r.³

Tabela zestawia okresy przechowywania według daty nawiązania stosunku pracy. Co do zasady wynoszą one 50 lat przed 1999 r., 50 albo warunkowo 10 lat w latach 1999–2018 oraz 10 lat od 2019 r.³

Dane w tabeli: 1,2,5

W środkowej grupie trzeba uwzględnić możliwość skrócenia okresu. Dla najstarszej grupy punktem odniesienia pozostaje dzień ustania zatrudnienia.
Po skróceniu okresu dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018 dziesięć lat liczy się od końca roku złożenia raportu ZUS RIA.³

Kiedy 10 lat nie wystarcza do zakończenia przechowywania?

Podstawowy okres przechowywania nie zawsze wyznacza dzień, w którym można usunąć akta. Dokumenty potrzebne jako dowód w postępowaniu mogą wymagać dalszego zachowania. Pracodawca ustala wtedy, których pism dotyczy ten obowiązek, zamiast automatycznie obejmować nim całe archiwum. Zasady dalszego przechowywania dokumentacji stanowiącej lub mogącej stanowić dowód określa art. 94⁴ Kodeksu pracy.⁴

Co pracodawca robi z dokumentacją po upływie terminu?

Po upływie właściwego terminu pracodawca umożliwia uprawnionej osobie odbiór dokumentacji. Z nieodebranymi aktami postępuje następnie zgodnie z przepisami o ich zniszczeniu. Najpierw musi jednak ustalić, czy konkretnych dokumentów nie powinien zachować dłużej; sam koniec okresu przechowywania nie oznacza natychmiastowego zniszczenia.
Na podstawie art. 94⁶ Kodeksu pracy pracownik może odebrać dokumentację do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu.⁴

Datę zakończenia archiwizacji wyznaczają właściwy termin oraz ewentualne okoliczności wymagające dalszego zachowania akt. Jeśli taki obowiązek nie występuje, art. 94⁷ Kodeksu pracy daje na zniszczenie nieodebranych dokumentów do 12 miesięcy po terminie odbioru.⁴

Czym jest prawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej w świetle Kodeksu pracy?

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej wymaga zachowania akt i pozostałych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy w czytelnej postaci. Uprawniona osoba musi też mieć możliwość ich otrzymania. Kodeks pracy odnosi obowiązek pracodawcy nie tylko do czasu archiwizacji, lecz także do stanu dokumentów przez cały ten okres.
Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy wymaga zachowania poufności, integralności, kompletności i dostępności dokumentacji.⁴

Jakie zasady dotyczą osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.?

Dokumentacja osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. podlega podstawowemu okresowi wskazanemu wcześniej dla tej grupy. Pracodawca prowadzi akta osobowe i pozostałe dokumenty tak, by dało się je przypisać do pracownika oraz zdarzenia związanego z zatrudnieniem. Postać dokumentacji nie zmienia obowiązku jej przechowywania.⁶

Jak przechowywać akta osobowe zgodnie z przepisami?

Akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty trzeba uporządkować tak, by można je było odnaleźć i powiązać z właściwym etapem zatrudnienia. Dostęp do akt powinien być możliwy również po ustaniu stosunku pracy. Akta składają się z pięciu części oznaczonych literami od A do E.⁷

• Porządek akt osobowych pozwala przypisać każdy dokument do pracownika i odpowiedniej części akt.
• Kontrola dostępu ogranicza korzystanie z dokumentów do osób wykonujących uprawnione zadania.⁶
• Ewidencja dokumentów pomaga zauważyć zagubienie pisma lub jego nieuprawnione usunięcie.

Akta są użyteczne, gdy pracodawca potrafi odnaleźć kompletny dokument bez ingerencji w jego treść. Zgodnie z § 4 rozporządzenia pisma w poszczególnych częściach akt osobowych numeruje się, a każda część zawiera ich wykaz.⁷

Jakie dokumenty ze stosunku pracy przechowuje się poza aktami osobowymi?

Dokumenty poza aktami osobowymi obejmują między innymi zapisy o urlopach i organizacji czasu pracy. Dla wniosków o udzielenie urlopu wypoczynkowego, list obecności i harmonogramów czasu pracy dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. wskazano okres 3 lat.² Pracodawca nie może więc ograniczyć tej kategorii do samych akt osobowych.

Papier czy postać elektroniczna – jak zabezpieczyć dokumentację?

Dokumentację można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej albo elektronicznej. Niezależnie od wyboru pracodawca zapewnia jej poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.⁸
Obie postacie dopuszcza art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy.⁴

• Archiwum papierowe wymaga ochrony miejsca przechowywania przed osobami nieuprawnionymi i fizycznym zniszczeniem akt.
• Archiwum elektroniczne wymaga zarządzania uprawnieniami oraz ochrony plików przed utratą i nieuprawnioną zmianą.
• Zmiana postaci dokumentacji wymaga zachowania czytelności dokumentów i możliwości powiązania ich z pracownikiem.

Treść dokumentów musi pozostać chroniona zarówno w papierowym, jak i elektronicznym archiwum.
Przy zmianie postaci papierowej na elektroniczną art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy wymaga opatrzenia odwzorowania cyfrowego odpowiednim kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią.⁴

Czym jest dokumentacja pracownicza i za jakie naruszenia odpowiada pracodawca?

Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe oraz prowadzoną poza nimi dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.² Pracodawca odpowiada za prowadzenie, przechowywanie i ochronę obu kategorii. Zachowanie samych akt osobowych nie wystarczy, jeśli zabraknie dokumentów prowadzonych odrębnie.
Za nieprowadzenie lub nieprzechowywanie dokumentacji art. 281 § 1 Kodeksu pracy przewiduje obecnie grzywnę od 2000 do 60 000 zł.⁴

Jak prawo rozróżnia akta osobowe i pozostałą dokumentację pracowniczą?

Akta osobowe gromadzą pisma dotyczące przebiegu zatrudnienia konkretnego pracownika. Pozostałe dokumenty prowadzi się poza aktami. Przy porządkowaniu zasobów pracodawca przypisuje pisma o nawiązaniu i zakończeniu pracy do akt osobowych, a zapisy o czasie pracy i wypłatach do odrębnej dokumentacji. Taki podział ułatwia odnalezienie pisma bez pomijania innych obowiązków archiwizacyjnych.

Jakie konsekwencje grożą za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji?

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, jej nieprzechowywanie lub nienależyte zabezpieczenie może skutkować grzywną od 2000 zł do 60 000 zł.⁹ Odpowiedzialność nie dotyczy wyłącznie pracodawcy, który w ogóle nie założył akt. Błędy w prowadzeniu dokumentacji utrudniają także wykazanie przebiegu zatrudnienia na podstawie zachowanych pism.¹⁰

Co grozi za utratę lub przedwczesne zniszczenie dokumentacji?

Utrata lub przedwczesne zniszczenie dokumentacji uniemożliwia pracodawcy zachowanie jej przez wymagany okres. Skutki zależą również od tego, czy brakujące pisma są potrzebne do potwierdzenia uprawnień pracownika lub rozliczeń ze stosunku pracy.

• Zbyt krótka archiwizacja narusza obowiązek zachowania dokumentacji do upływu właściwego terminu.
• Brak dokumentu utrudnia wydanie kopii uprawnionej osobie i odtworzenie przebiegu zatrudnienia.

Jakie dokumenty powstają przy zatrudnieniu na umowę o pracę?

Umowa o pracę potwierdza uzgodnione warunki zatrudnienia. W czasie pracy powstają też dokumenty dotyczące czasu pracy, urlopów i wypłaty wynagrodzenia. Gdy stosunek pracy się kończy, pracodawca sporządza świadectwo pracy. Każde z tych pism trzeba przypisać do właściwej kategorii dokumentacji pracowniczej.

Obowiązek pracodawcy obejmuje komplet dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Nie ogranicza się do teczki akt osobowych.

Liczenie terminu i postępowanie z aktami: praktyczna kolejność działań

Termin przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty nawiązania stosunku pracy. Po jego upływie pracodawca organizuje odbiór akt, a następnie postępuje z dokumentami, których nikt nie odebrał. Przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy przekazuje pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informację o okresie przechowywania dokumentacji.¹¹
Dzięki niej pracownik wie, kiedy będzie mógł odebrać dokumenty.

Jak obliczyć termin od końca roku ustania stosunku pracy?

Koniec roku kalendarzowego rozpoczyna bieg podstawowego okresu dla pracownika objętego opisaną wcześniej zasadą. Dzień ustania stosunku pracy pozwala ustalić właściwy rok, ale sam nie rozpoczyna biegu tego terminu.

• Data ustania stosunku pracy wskazuje rok, w którym zakończyło się zatrudnienie.
• Koniec ustalonego roku wyznacza początek liczenia okresu przechowywania.
• Data zakończenia archiwizacji wynika z właściwego okresu i okoliczności, które mogą przedłużyć obowiązek zachowania akt.

Data wystawienia świadectwa pracy nie rozpoczyna więc biegu tego terminu.

Jak zorganizować odbiór dokumentacji po upływie terminu?

Odbiór dokumentacji staje się możliwy po zakończeniu właściwego okresu przechowywania. Były pracownik może odebrać akta do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania.⁸ Nieodebraną dokumentację pracodawca niszczy w ciągu 12 miesięcy po upływie terminu odbioru.^8,10

• Ustalenie terminu pozwala oddzielić obowiązkowe przechowywanie od czasu przewidzianego na odbiór akt.
• Udostępnienie do odbioru daje byłemu pracownikowi możliwość przejęcia dokumentacji po zakończeniu archiwizacji.
• Zniszczenie nieodebranych akt zamyka postępowanie z dokumentacją po upływie terminu odbioru.

Od jakiej daty liczyć okres przy ponownym zatrudnieniu?

Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika, gdy pracodawca wciąż przechowuje jego dokumentację, pozwala kontynuować dotychczasowe akta. Okres przechowywania liczy się wtedy od końca roku kalendarzowego, w którym ustał ostatni stosunek pracy. Znaczenie ma zatem koniec ostatniego zatrudnienia, a nie data wcześniejszego świadectwa pracy.

Kiedy pracodawca wydaje kopię dokumentacji osobie uprawnionej?

Kopię dokumentacji pracowniczej pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.⁸ Wydanie kopii nie oznacza przekazania oryginałów ani końca obowiązku ich przechowywania. Wniosek o kopię i odbiór akt po upływie okresu archiwizacji to odrębne sytuacje.¹²

Pracodawca osobno ustala termin przechowywania, wydaje kopię, umożliwia odbiór akt i niszczy nieodebraną dokumentację.

Skrócenie i przedłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej: warunki prawne

Okres przechowywania można skrócić dla określonej grupy pracowników po przekazaniu wymaganych dokumentów do ZUS. Obowiązek może też trwać dłużej, jeśli dokumentacja ma znaczenie w postępowaniu. Termin trzeba więc ustalać dla konkretnego pracownika, nie dla całego archiwum kadrowego.

Jak raport ZUS RIA wpływa na okres przechowywania dokumentacji osób zatrudnionych w latach 1999–2018?

Raport informacyjny ZUS RIA umożliwia skrócenie okresu przechowywania dokumentacji osób zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Warunkiem jest również przekazanie do ZUS oświadczenia ZUS OSW.¹ Po złożeniu raportu okres ten wynosi 10 lat od końca roku jego złożenia.^2,13

• ZUS OSW wyraża zamiar przekazywania raportów informacyjnych. Pracodawca może wycofać oświadczenie przed złożeniem pierwszego ZUS RIA, rezygnując tym samym ze skrócenia okresu.¹⁴
• ZUS RIA za osobę, której zatrudnienie zakończyło się przed 2019 r. należy złożyć w ciągu 1 roku od złożenia ZUS OSW.^14,15
• Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. oraz wskazana w przepisach dokumentacja dotycząca pracy górniczej nie podlegają skróceniu.^1,16

Oświadczenie bez wymaganego raportu nie skraca okresu przechowywania.

Kiedy postępowanie sądowe przedłuża obowiązek przechowywania?

Postępowanie, w którym pracodawca jest stroną, wymaga zachowania dokumentacji stanowiącej dowód do prawomocnego końca sprawy. Okres ten nie może być krótszy od zwykłego okresu przechowywania.¹ Gdy pracodawca dowie się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania takiej dokumentacji wydłuża się o 12 miesięcy.¹ Przedłużenie obejmuje dokumenty mogące służyć jako dowód, nie zaś automatycznie całe akta każdego pracownika.¹⁰

Których pracowników obejmuje podstawowy okres bez dodatkowych raportów ZUS?

Pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. obejmuje podstawowy okres przechowywania bez składania ZUS OSW i ZUS RIA. Dokumenty te służą skróceniu okresu dla wcześniejszej grupy, a nie ustalaniu zasad dla nowych stosunków pracy. Pracodawca musi jednak uwzględnić okoliczności wymagające dłuższego zachowania pism.¹⁶

Raporty ZUS pozwalają skrócić okres tylko uprawnionej grupie. Dokumenty dowodowe pozostają zaś w archiwum tak długo, jak wymaga tego postępowanie.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie dokumenty trzymamy 10 lat?

Przy zatrudnieniu rozpoczętym od 1 stycznia 2019 r. przez 10 lat przechowuje się dokumentację pracowniczą: akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy prowadzone poza nimi. Okres liczy się od końca roku, w którym zatrudnienie ustało.

Czy wszystkie dokumenty związane z czasem pracy przechowuje się tyle samo?

Nie. W przypadku stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. wnioski o urlop wypoczynkowy, listy obecności i harmonogramy czasu pracy przechowuje się przez 3 lata.

Czy dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzenia należą do dokumentacji pracowniczej?

Tak. Dokumentacja pracownicza obejmuje również dokumenty płacowe dotyczące rozliczeń wynagrodzenia, prowadzone poza aktami osobowymi.

Kiedy pracownik otrzymuje informację o okresie przechowywania dokumentacji?

Pracodawca przekazuje ją przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, razem ze świadectwem pracy.

Czy świadectwo pracy jest jedynym dokumentem powstającym przy zakończeniu zatrudnienia?

Nie. Jest jednym z dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, a obowiązek pracodawcy obejmuje komplet dokumentacji, nie tylko świadectwo pracy.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.