Urlop menstruacyjny — czy obowiązuje w Polsce

Urlop menstruacyjny nie jest w Polsce uregulowany w Kodeksie pracy. Niektóre firmy przyznają jednak osobom menstruującym wolne na własnych zasadach¹.
W artykule wyjaśniamy status prawny tego rozwiązania, przepisy obowiązujące za granicą i dostępne formy wsparcia. Polskie spółki Grupy CD PROJEKT przyznają osobom menstruującym jeden w pełni płatny dzień wolny miesięcznie².

Czym jest urlop menstruacyjny i na czym polega?

Urlop menstruacyjny oznacza wolne od pracy z powodu dolegliwości związanych z miesiączką. Zasady konkretnego rozwiązania określają, kto może z niego korzystać, jak zgłasza nieobecność i czy zachowuje wynagrodzenie. Sama nazwa nie gwarantuje pełnego wynagrodzenia ani określonej liczby dni.
W Japonii art. 68 ustawy o standardach pracy pozwala wystąpić o takie wolne, ale nie rozstrzyga o jego odpłatności³.

Ile dni może trwać urlop menstruacyjny i czy jest płatny?

O wymiarze wolnego menstruacyjnego i jego odpłatności decydują zasady danego rozwiązania. Pracodawca może ustalić limit, tryb zgłoszenia oraz prawo do wynagrodzenia. Warto więc odróżniać płatne wolne od usprawiedliwionej nieobecności bez wynagrodzenia.
W Hiszpanii świadczenie przy zwolnieniu z powodu menstruacji uniemożliwiającej pracę wynosi od pierwszego dnia 60% podstawy wymiaru⁴.

Dlaczego pracownice mogą potrzebować urlopu menstruacyjnego?

Wolne menstruacyjne daje czas na odpoczynek, gdy ból lub inne objawy utrudniają pracę. Dolegliwości mogą wiązać się między innymi z endometriozą lub zespołem napięcia przedmiesiączkowego (PMS). Według przytoczonych danych odpowiadały one za okres obniżonej produktywności wynoszący 23 dni w roku. Całkowita utrata produktywności wynosiła 9 dni w roku⁵.
Problem obejmuje zarówno nieobecność, jak i pracę mimo nasilonych objawów⁶.

Jak często można korzystać z urlopu menstruacyjnego?

Częstotliwość korzystania z urlopu menstruacyjnego zależy od zasad przyjętych przez pracodawcę. Przy ustalaniu uprawnienia znaczenie mają kwestie wymienione poniżej.
W Indonezji art. 81 prawa pracy zwalnia pracownicę z obowiązku pracy w pierwszym i drugim dniu miesiączki, jeśli odczuwa ból i zawiadomi pracodawcę⁷.

• Limit wolnego wskazuje, jak często pracownica może zgłosić nieobecność z tego powodu.
• Tryb zgłoszenia określa, komu i w jaki sposób pracownica przekazuje informację o nieobecności.
• Zasady dokumentowania rozstrzygają, czy pracodawca wymaga zaświadczenia.

Jasne reguły pozwalają pracownicy ustalić, kiedy może skorzystać z wolnego. Nie musi przy tym ujawniać zespołowi szczegółów dotyczących zdrowia. Art. 5 ust. 1 lit. c RODO nakazuje ograniczać przetwarzane dane osobowe do tych niezbędnych do celu ich zbierania⁸.

Czym urlop menstruacyjny różni się od zwolnienia lekarskiego i urlopu wypoczynkowego?

Poniższa tabela zestawia podstawy, cele i sposób dokumentowania nieobecności. Urlop wypoczynkowy wynosi 20 dni przy stażu urlopowym krótszym niż 10 lat. Przy stażu co najmniej dziesięcioletnim jego wymiar to 26 dni⁹.

Tabela porównuje trzy rodzaje nieobecności według celu, podstawy i dokumentowania. Różnią się one także zasadami rozliczania wynagrodzenia. Art. 92 § 1 Kodeksu pracy przewiduje co do zasady 80% wynagrodzenia za określony w nim czas niezdolności do pracy wskutek choroby⁹.

Wolne menstruacyjne nie zastępuje zwolnienia lekarskiego, gdy lekarz stwierdzi niezdolność do pracy. Choroba może też przerwać urlop wypoczynkowy. Zgodnie z art. 166 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca musi udzielić niewykorzystanej z tego powodu części urlopu w późniejszym terminie⁹.

Urlop menstruacyjny w Polsce: definicja i status prawny

W Polsce urlop menstruacyjny nie jest odrębnym uprawnieniem zapisanym w Kodeksie pracy. Pracownica może skorzystać z przewidzianych prawem form nieobecności albo z wolnego przyznanego przez pracodawcę. Wybrana podstawa decyduje o zgłoszeniu, dokumentowaniu i rozliczeniu nieobecności.
Art. 9 § 1 Kodeksu pracy zalicza do prawa pracy także oparte na ustawie regulaminy określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy⁹.

Jak Kodeks pracy traktuje urlop menstruacyjny?

Kodeks pracy nie określa procedury zgłaszania urlopu menstruacyjnego. Przy dolegliwościach trzeba więc ustalić właściwą podstawę nieobecności spośród opisanych poniżej.
Jeżeli w firmie obowiązuje regulamin pracy, art. 104¹ § 1 pkt 9 Kodeksu pracy wymaga określenia w nim sposobu usprawiedliwiania nieobecności⁹.

• Zwolnienie lekarskie dotyczy niezdolności do pracy stwierdzonej przez lekarza.
• Urlop wypoczynkowy wymaga udzielenia go pracownicy jako czasu przeznaczonego na odpoczynek.
• Wolne przyznane przez pracodawcę podlega zasadom obowiązującym w firmie.

Podstawa nieobecności powinna odpowiadać jej faktycznej przyczynie i sposobowi udzielenia wolnego. Jedną z możliwości jest urlop na żądanie. Art. 167² Kodeksu pracy pozwala wykorzystać w tym trybie najwyżej 4 dni w roku kalendarzowym⁹.

Czy urlop menstruacyjny jest ustawowym uprawnieniem pracowniczym w Polsce?

Urlop menstruacyjny nie przysługuje pracownicom w Polsce jako odrębne uprawnienie ustawowe. Uprawnienie ustawowe wynika wprost z przepisów; firmowe wolne opiera się na zasadach przyjętych przez pracodawcę. Jeśli pracodawca go nie wprowadził, pracownica nie może żądać jego udzielenia.
Art. 18 § 1 Kodeksu pracy dopuszcza korzystniejsze warunki zatrudnienia. Nie oznacza to jednak, że firmowe wolne obowiązuje także u innych pracodawców⁹.

Jakie zmiany w Kodeksie pracy byłyby potrzebne do wprowadzenia urlopu menstruacyjnego?

Wprowadzenie ustawowego urlopu menstruacyjnego wymagałoby zmiany przepisów i określenia warunków nabycia prawa do wolnego. Ustawodawca musiałby ustalić jego wymiar, częstotliwość, odpłatność oraz sposób zgłaszania i dokumentowania. Potrzebne byłyby też zasady ujmowania nieobecności w ewidencji czasu pracy, czyli zapisie czasu pracy i nieobecności pracownika.
W Hiszpanii przepisy o szczególnym zwolnieniu przy menstruacji uniemożliwiającej pracę obowiązują od 1 czerwca 2023 r.¹⁰

Jak poprosić pracodawcę o wolne z powodu menstruacji?

Pracownica potrzebująca wolnego z powodu menstruacji zgłasza nieobecność według zasad obowiązujących w firmie. Dalsze postępowanie zależy od jej podstawy.
Co do zasady trzeba niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności, najpóźniej w jej drugim dniu¹¹.

• Firmowe wolne menstruacyjne zgłasza się w trybie przyjętym przez pracodawcę.
• Urlop wypoczynkowy wymaga złożenia wniosku i udzielenia urlopu.
• Niezdolność do pracy wymaga oceny lekarskiej, jeśli pracownica potrzebuje zwolnienia lekarskiego.

W zgłoszeniu należy wskazać podstawę nieobecności. Współpracownicy nie muszą poznawać szczegółów dotyczących zdrowia pracownicy. Art. 9 ust. 1 RODO zalicza dane dotyczące zdrowia do szczególnych kategorii danych osobowych⁸.

Urlop menstruacyjny w Polsce i za granicą: przegląd rozwiązań

Wolne menstruacyjne ma różne podstawy. W Polsce bywa świadczeniem firmowym, a w innych krajach wynika z przepisów. Poszczególne rozwiązania różnią się wymiarem, odpłatnością, wymogiem zaświadczenia lekarskiego i źródłem finansowania.

Jakie rozwiązania dotyczące menstruacji stosują pracodawcy w Polsce?

Polscy pracodawcy wprowadzają wolne menstruacyjne na zasadach firmowych. Wśród firm oferujących takie rozwiązanie wymieniono PLNY LALA, Herstore, Spadiorę, More Bananas, GOG i CD Projekt RED^5,12,13.
PLNY LALA zatrudniała według przytoczonych danych 45 osób, w tym 35 kobiet. Firma wprowadziła wolne 8 marca 2020 roku. W wywiadzie opublikowanym 15 lutego 2021 roku podawała łącznie 9 wykorzystanych dni; po około roku działania rozwiązania raportowano 25 dni^5,14.

More Bananas wprowadziło w 2022 roku 1 dzień wolnego w miesiącu. Pracownica zgłasza nieobecność rano tego samego dnia, bez wypełniania formalności¹². CD Projekt RED oferuje pełnopłatne wolne menstruacyjne bez zaświadczenia lekarskiego^1,12.
O sposobie zgłoszenia i wynagrodzeniu rozstrzygają zasady konkretnej firmy¹⁵.

W których krajach obowiązują przepisy o urlopie menstruacyjnym?

Przepisy dotyczące wolnego menstruacyjnego obowiązują między innymi w Japonii, Korei Południowej, Hiszpanii, Indonezji i na Tajwanie. Zambia przewiduje wolne, z którego można korzystać także przy bolesnej menstruacji. Tabela porównuje te rozwiązania według początku obowiązywania, wymiaru i zasad odpłatności.

Dane w tabeli: 1,12,16,17,18

Czym różnią się rozwiązania przyjęte w innych krajach?

Hiszpańskie zwolnienie wymaga zaświadczenia lekarskiego. Zasady niepłatnego wolnego w Japonii i Korei Południowej oraz zambijskiego wolnego bez obowiązku podania przyczyny przedstawia wcześniejsza tabela. Świadczenie przyznane przez firmę nie jest prawem obowiązującym wszystkich pracowników w kraju.

Pracodawcy poza Polską także tworzyli własne zasady. Nike oferuje wolne menstruacyjne od 2007 roku, a Zomato wprowadziło je w 2020 roku⁵. Coexist zrobiło to w 2016 roku, zatrudniając wówczas 31 osób, w tym 24 kobiety⁵.

Zespół Urlop Menstruacyjny w dyskusji o prawach pracowniczych

Zespół Urlop Menstruacyjny działa na rzecz wprowadzenia tego uprawnienia w Polsce. Planuje opracować postulaty na podstawie analizy prawnej, badań jakościowych i dobrych praktyk¹⁹.
Postulaty organizacji nie są zasadami, które już obowiązują u pracodawców.

Jak ograniczyć stygmatyzację menstruacji w miejscu pracy?

Stygmatyzację menstruacji w pracy mogą ograniczać poufne zgłaszanie nieobecności, jasne zasady wolnego i reakcje na obraźliwe zachowania. Wstyd, tabu oraz obawa przed oceną zniechęcają część pracownic do korzystania z tego uprawnienia^5,17.
Według przytoczonych danych w Japonii korzystało z niego 26% zatrudnionych w 1965 roku. Obecnie korzysta 0,9% pracujących kobiet^5,20.

• Pracodawca przekazuje zasady zgłaszania wolnego pracownicom i osobom obsługującym nieobecności.
• Dział kadr udostępnia informację o przyczynie nieobecności tylko osobom, które muszą ją obsłużyć²¹.
• Przełożony informuje zespół o zastępstwie, nie ujawniając przyczyny wolnego pracownicy.
• Pracodawca reaguje na upokarzające komentarze i zgłoszenia menstruacyjnego mobbingu, oceniając konkretne zachowania według firmowych procedur.

Poufność ma tu praktyczne znaczenie. Pracownica nie musi publicznie tłumaczyć swoich dolegliwości. Potrzebuje też przewidywalnej reakcji pracodawcy na nękanie.

Debata o urlopie menstruacyjnym: korzyści, obawy i sporne doniesienia

Debata o urlopie menstruacyjnym dotyczy zarówno wsparcia osób z bolesną miesiączką, jak i organizacji pracy. Ocena rozwiązania zależy od jego warunków. Znaczenie ma to, kto może korzystać z wolnego, kto finansuje nieobecność i jak chroniona jest prywatność pracownic.

Dlaczego firmy i państwa rozważają urlop menstruacyjny?

Firmy i państwa rozważają wolne menstruacyjne, bo dolegliwości mogą utrudniać pracę bez powodowania całkowitej niezdolności do jej wykonywania. Odrębne zasady pozwalają ustalić sposób zgłoszenia i rozliczenia nieobecności.
Znaczenie ma również praktyka. Osoby uprawnione powinny móc korzystać z wolnego bez obawy przed oceną.

Kogo może dotyczyć urlop menstruacyjny?

Urlop menstruacyjny może obejmować osoby, które miesiączkują i spełniają warunki danego uprawnienia. Płeć wpisana w dokumentach sama w sobie nie przesądza o doświadczaniu dolegliwości menstruacyjnych.
Pracodawca powinien jasno określić zakres firmowego wolnego. Nie wymaga to publicznego ujawniania informacji o zdrowiu²².

Co wiadomo o propozycjach urlopu menstruacyjnego we Włoszech?

Włochy rozpatrywały propozycję złożoną 27 kwietnia 2016 roku. Przewidywała ona 3 dni płatnego urlopu menstruacyjnego, lecz nie została przyjęta⁵.
Projekt nie jest więc obowiązującym prawem. Nie daje też pracownicom we Włoszech prawa do takiego świadczenia²³.

Jakie obawy budzi urlop menstruacyjny w miejscu pracy?

Urlop menstruacyjny budzi obawy o koszty, nadużycia i dyskryminację kobiet przy zatrudnianiu. Zwolennicy wskazują z kolei na poprawę komfortu pracy¹. Pracodawca może ograniczać ryzyko nierównego traktowania, stosując te same kryteria rekrutacji wobec kandydatów i poufnie rozliczając nieobecności.
Samo wprowadzenie wolnego nie wystarczy, jeśli pracownice obawiają się negatywnej oceny za korzystanie z niego²⁴.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można dostać L4 z powodu okresu?

Tak, jeśli lekarz stwierdzi niezdolność do pracy. Samo wystąpienie miesiączki nie oznacza automatycznie prawa do zwolnienia lekarskiego.

Czy przy firmowym urlopie menstruacyjnym trzeba przedstawić zaświadczenie lekarskie?

To zależy od zasad pracodawcy. Niektóre firmy, w tym CD Projekt RED, nie wymagają zaświadczenia.

Czy trzeba mówić współpracownikom o szczegółach dolegliwości?

Nie. Współpracownicy nie muszą znać szczegółów dotyczących zdrowia; zespół można poinformować o zastępstwie bez podawania przyczyny nieobecności.

Czy urlop menstruacyjny jest możliwy, jeśli objawy nie uniemożliwiają całkowicie pracy?

Dolegliwości mogą utrudniać pracę, nie powodując całkowitej niezdolności do jej wykonywania. Możliwość skorzystania z firmowego wolnego zależy od zasad pracodawcy.

Czy pracodawca może zbierać szczegółowe informacje o stanie zdrowia przy zgłoszeniu wolnego?

Dane osobowe powinny być ograniczone do niezbędnych, a informacje o zdrowiu należą do szczególnej kategorii danych. Przyczynę nieobecności powinny znać tylko osoby, które muszą ją obsłużyć.