Zaległy urlop — wykorzystanie i terminy

Zaległy urlop trzeba rozpocząć najpóźniej 30 września następnego roku kalendarzowego. Urlop wypoczynkowy staje się zaległy, jeśli pracownik nie wykorzystał go w roku nabycia prawa.¹
Poniżej wyjaśniamy, jak rozliczyć saldo, jakie obowiązki ma pracodawca i co się dzieje po przekroczeniu terminu. Datę 30 września wyznacza art. 168 Kodeksu pracy².

Czym jest zaległy urlop i do kiedy trzeba go wykorzystać?

Zaległość to dni urlopu wypoczynkowego pozostałe pracownikowi z wcześniejszego roku. Art. 168 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do udzielenia ich w ustawowym terminie. Liczy się dzień rozpoczęcia wypoczynku, nie dzień jego zakończenia.
Urlop pozostały za 2024 r. należało więc rozpocząć najpóźniej 30 września 2025 r.³

Czy niewykorzystane dni urlopu przepadają z końcem roku?

Niewykorzystany urlop nie przepada z końcem roku. Staje się zaległy, a roszczenie o jego udzielenie co do zasady przedawnia się po trzech latach od wymagalności. Wynika to z art. 291 § 1 Kodeksu pracy².

Tabela pokazuje, jak rok nabycia prawa wpływa na status niewykorzystanych dni. Od 1 stycznia 2025 r. dni za 2024 r. były zaległe, a dni za 2025 r. pozostawały bieżące⁴.

Zmiana statusu urlopu nie odbiera pracownikowi wolnego. Pracodawca nadal musi udzielić pozostałych dni, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Stanowi o tym art. 152 § 2 Kodeksu pracy².

Co oznacza udzielenie zaległego urlopu do 30 września?

Zaległy urlop pracownik powinien rozpocząć najpóźniej 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie musi kończyć wypoczynku tego dnia.⁵
Samo uzgodnienie daty z pracodawcą nie wystarcza: pracownik musi faktycznie zacząć korzystać z wolnego. Urlop rozpoczęty 30 września może trwać także w październiku⁶.

Które dni trafiają do salda zaległego urlopu 1 stycznia?

Saldo zaległego urlopu obejmuje od 1 stycznia dni niewykorzystane w roku nabycia prawa. Pracodawca oddziela je od dni za bieżący rok, bo obowiązuje je wcześniejszy termin udzielenia.
Art. 168 wyłącza z terminu 30 września część urlopu na żądanie. Zgodnie z art. 167² obejmuje ona maksymalnie cztery dni rocznie².

Urlop za 2025 rok: jak wyznaczyć termin jego wykorzystania?

Urlop za 2025 rok, który pozostał niewykorzystany, trzeba zaplanować tak, by pracownik rozpoczął go do 30 września 2026 r.⁵ Pracodawca ustala rok nabycia prawa, oddziela pozostałe dni od bieżącego urlopu i wyznacza datę rozpoczęcia wypoczynku.
Z kolei urlop zaległy z 2024 r. należało rozpocząć do 30 września 2025 r.^5,7

Czym jest saldo zaległego urlopu i jak je rozliczać?

Pracodawca oblicza saldo z wymiaru urlopu przysługującego za wcześniejsze lata i liczby dni już wykorzystanych. Na tej podstawie planuje wypoczynek, a po zakończeniu zatrudnienia rozlicza pozostałe uprawnienie.
Przy udzielaniu urlopu jeden dzień odpowiada zasadniczo ośmiu godzinom pracy. Taką zasadę określa art. 154² § 2 Kodeksu pracy².

Kiedy przedawnia się roszczenie o zaległy urlop?

Roszczenie o udzielenie zaległego urlopu przedawnia się po 3 latach.⁸ Upływ terminu na udzielenie wolnego nie oznacza jeszcze przedawnienia roszczenia.
Pracodawca nadal powinien wykazywać niewykorzystane dni w saldzie⁹.

Kiedy przy zakończeniu zatrudnienia należy wypłacić ekwiwalent?

Ekwiwalent pieniężny przysługuje za niewykorzystany zaległy urlop, gdy kończy się stosunek pracy i nie można już udzielić wolnego.¹ W trakcie zatrudnienia pracodawca rozlicza zaległość przez udzielenie urlopu, nie przez wypłatę pieniędzy.
Podstawą ekwiwalentu przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy jest art. 171 § 1 Kodeksu pracy².

Jak ustalić liczbę zaległych dni urlopu?

Liczbę zaległych dni urlopu ustala się osobno dla każdego roku nabycia prawa. Dzięki temu starsza zaległość nie miesza się z urlopem bieżącym. W 2025 r. należy więc osobno wykazać zaległe dni za 2023 i 2024 r. oraz bieżące dni za 2025 r.⁴

• Wymiar przysługującego urlopu jest punktem wyjścia do obliczenia salda za dany rok.
• Dni wykorzystanego urlopu zmniejszają saldo roku, z którego pracodawca ich udzielił.
• Pozostałe dni tworzą saldo zaległe, uwzględniane przy planowaniu wypoczynku lub rozliczeniu zakończonego zatrudnienia.

Czy dodatkowe dni wolne zmieniają saldo zaległego urlopu?

Dodatkowe dni wolne nie zmniejszają salda zaległego urlopu wypoczynkowego, jeśli przysługują pracownikowi z innego tytułu. Decyduje rodzaj nieobecności: dzień zaległego urlopu pomniejsza saldo, a odrębne zwolnienie od pracy go nie zmienia.
Zaległego urlopu nie można wykorzystać jako urlopu na żądanie.^9,10

Czym jest urlop wypoczynkowy jako prawo pracownika w bieżącym roku?

Urlop wypoczynkowy to coroczna, płatna przerwa od pracy. Urlop bieżący obejmuje dni przysługujące za rok, w którym pracownik nabył do nich prawo. Pracodawca powinien planować wolne tak, by pracownik rzeczywiście mógł odpocząć.
Art. 154 § 1 Kodeksu pracy przewiduje 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni przy co najmniej takim stażu².

Na czym polega prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego?

Prawo do urlopu wypoczynkowego zwalnia pracownika ze świadczenia pracy, ale zachowuje on wynagrodzenie urlopowe. Nie może zrzec się tego prawa. Sam zapis dni w saldzie też nie zastąpi udzielenia wolnego.
Według art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu przysługuje wynagrodzenie, które pracownik otrzymałby, gdyby wtedy pracował².

Dlaczego warto wykorzystać urlop w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo?

Wykorzystanie urlopu bieżącego pozwala odpocząć w roku, za który pracownikowi przysługuje wolne. Pracodawcy łatwiej wówczas planować wypoczynek bez nakładania na niego zaległości z wcześniejszego roku. Prawo do odpoczynku realizuje udzielenie urlopu, nie samo uzgodnienie daty.
Art. 162 Kodeksu pracy wymaga, by przy podziale urlopu co najmniej jedna część trwała 14 kolejnych dni kalendarzowych².

Termin 30 września: obowiązki pracodawcy i skutki zwłoki

Pracodawca musi zadbać o to, by pracownik rozpoczął zaległy urlop w ustawowym terminie. Nie wystarczy wpisać wolnego do planu. Po przekroczeniu terminu pracownik zachowuje prawo do pozostałych dni, a nieudzielenie urlopu może skutkować grzywną.
Art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy przewiduje grzywnę od 2000 do 60 000 zł².

Jak zaplanować wykorzystanie salda przed 30 września?

Wykorzystanie salda zaległego urlopu wymaga ustalenia pozostałych dni i terminu wolnego. Pracownik musi też faktycznie rozpocząć wypoczynek. Sam wniosek lub wpis w planie nie oznacza, że urlopu udzielono na czas.¹
Pracodawca powinien więc sprawdzić, czy zaplanowane wolne się rozpoczęło. Wpisanie go do planu przed 30 września nie wystarczy, jeśli pracownik rozpocznie wypoczynek dopiero 1 października⁶.

Czy 30 września automatycznie kasuje niewykorzystany urlop?

Przekroczenie terminu nie usuwa automatycznie niewykorzystanych dni.⁸ Data graniczna dotyczy obowiązku udzielenia wolnego, a nie utraty prawa przez pracownika. Zaległość nadal trzeba rozliczyć.

Jaka grzywna grozi pracodawcy za nieudzielenie urlopu?

Pracodawcy za nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego grozi grzywna od 2 000 do 60 000 zł.⁵ Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować, czy pracodawca wypełnia obowiązki urlopowe.
Samo zaplanowanie nieobecności nie jest jeszcze udzieleniem wolnego⁷.

Co zrobić z niewykorzystanymi dniami po przekroczeniu terminu?

Niewykorzystane dni urlopu pracodawca nadal wykazuje w saldzie i udziela ich pracownikowi. Upływ terminu nie pozwala usunąć zaległości z rozliczenia. W trakcie zatrudnienia nie można też zastąpić wypoczynku wypłatą.

Planowanie zaległego urlopu bez wniosku pracownika i podczas nieobecności

Pracodawca odpowiada za udzielenie zaległego urlopu również wtedy, gdy pracownik nie składa wniosku. Wyznaczając termin wypoczynku, musi uwzględnić obowiązek udzielenia wolnego oraz usprawiedliwione nieobecności pracownika.

Kto odpowiada za przekroczenie terminu udzielenia zaległego urlopu?

Pracodawca odpowiada za wykonanie obowiązku udzielenia urlopu. Brak wniosku pracownika nie zwalnia go z zajęcia się zaległym saldem.

Jak wyznaczyć termin urlopu, gdy pracownik nie składa wniosku?

Pracodawca może wyznaczyć termin zaległego urlopu bez zgody pracownika, który zwleka z jego wykorzystaniem.⁸ Wyznaczona data powinna pozwolić na rzeczywisty wypoczynek. Samo powiadomienie pracownika o terminie nie oznacza jeszcze udzielenia wolnego.

Jak choroba, urlop macierzyński i inne nieobecności wpływają na ustalony termin?

Choroba lub inna usprawiedliwiona nieobecność może przeszkodzić w wykorzystaniu zaległego urlopu w ustalonym terminie. Po powrocie pracownika do pracy należy ponownie zająć się udzieleniem wolnego.¹
Podczas urlopu macierzyńskiego pracownik nie korzysta równocześnie z urlopu wypoczynkowego. Pracodawca powinien ustalić możliwy termin wypoczynku po zakończeniu tej nieobecności.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zaległy urlop można wykorzystać do końca września?

Tak — wypoczynek trzeba rozpocząć najpóźniej 30 września. Nie musi się tego dnia kończyć.

Czy pracodawca ma prawo dysponować zaległym urlopem?

Tak. Jeśli pracownik zwleka z jego wykorzystaniem, pracodawca może wyznaczyć termin bez jego zgody.

Czy termin 30 września obejmuje również urlop na żądanie?

Nie obejmuje części urlopu na żądanie, która wynosi maksymalnie cztery dni rocznie.

Czy zaległy urlop można wykorzystać jako urlop na żądanie?

Nie. Zaległego urlopu nie można wykorzystać jako urlopu na żądanie.

Czy pracownik może zrezygnować z niewykorzystanego urlopu?

Nie. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.