Onboarding pracownika — plan i checklista

Onboarding nowego pracownika wprowadza go w obowiązki, procesy firmy, kulturę organizacyjną i relacje z zespołem.¹ Obejmuje sprawy formalne, naukę pracy oraz poznawanie ludzi; każdy z tych obszarów wymaga uwagi. Wdrożenie trzeba przy tym powiązać z obowiązkami pracodawcy wynikającymi z Kodeksu pracy.² Art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do zapoznania nowych pracowników z obowiązkami, sposobem wykonywania pracy i podstawowymi uprawnieniami.³

Czym jest plan onboardingu i jak ocenić jego realizację?

Plan onboardingu przypisuje zadania i cele kolejnym etapom przyjęcia pracownika.¹ Oddziela formalności, za które odpowiada pracodawca, od nauki pracy na stanowisku. Samo załatwienie dokumentów nie oznacza więc, że nowa osoba jest gotowa do wykonywania obowiązków. Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy część informacji o warunkach zatrudnienia trzeba przekazać najpóźniej w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy.³

Jak połączyć formalności z wprowadzeniem do obowiązków?

Formalności przy zatrudnieniu i nauka obowiązków powinny znaleźć się w jednym planie. Za każdą z tych części mogą jednak odpowiadać inne osoby; osobno warto też potwierdzać ich wykonanie. Zgodnie z § 12 rozporządzenia BHP odbycie obu instruktaży potwierdza się papierowo lub elektronicznie, dokumentując je w karcie szkolenia wstępnego.⁴

• Pracodawca przydziela czynności kadrowe osobie prowadzącej dokumentację zatrudnienia.
• Przełożony wybiera zadania wykonywane przez nowego pracownika pod nadzorem i ustala sposób oceny ich wykonania.
• Pracownik dowiaduje się, komu zadawać pytania o dokumenty, a komu o codzienną pracę.

Wspólny plan pozwala śledzić formalności i postępy w nauce bez traktowania ich jak jednego zadania. Granica jest istotna jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Art. 229 § 4 Kodeksu pracy zabrania dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań na danym stanowisku.³

Jak przygotować plan wdrożenia nowego pracownika?

Plan wdrożenia nowego pracownika powinien wskazywać działania, odpowiedzialne za nie osoby i oczekiwane rezultaty. W przykładowym harmonogramie ocenę wyników można zaplanować po 30, 60 i 90 dniach. To punkty kontrolne, nie terminy ustawowe.⁵

• Zadanie określa, co trzeba wyjaśnić lub przećwiczyć, na przykład zasady zgłaszania nieobecności.
• Osoba odpowiedzialna przekazuje informacje albo nadzoruje naukę obowiązków.
• Potwierdzenie wykonania pokazuje, czy pracownik tylko otrzymał instrukcję, czy potrafi już zastosować ją w pracy.

Tak przygotowany plan daje przełożonemu podstawę do oceny wykonanych zadań. Pracownik widzi z kolei, czego ma się nauczyć podczas wdrożenia.⁶

Czym różnią się onboarding, szkolenie i nauka obowiązków?

Onboarding obejmuje całe przyjęcie do organizacji. Szkolenie przekazuje określoną wiedzę, a nauka obowiązków przygotowuje do wykonywania zadań na stanowisku. Po onboardingu ogólnym przychodzi czas na wdrożenie stanowiskowe, związane z nową pracą.¹ Zgodnie z § 10 i § 11 rozporządzenia BHP nowi pracownicy odbywają instruktaż ogólny, a pracujący na wskazanych stanowiskach także stanowiskowy – przed dopuszczeniem do pracy.⁷

Tabela porównuje zakres i oczekiwany rezultat obu rodzajów wdrożenia. Ramowe programy BHP przewidują minimum 3 godziny lekcyjne instruktażu ogólnego i 8 stanowiskowego. Na administracyjno-biurowych stanowiskach z czynnikami uciążliwymi instruktaż stanowiskowy trwa minimum 2 godziny.⁷

Jak ocenić, czy plan wdrożenia został zrealizowany?

Realizację planu onboardingu ocenia się na podstawie wykonanych zadań. Trzeba też sprawdzić, czy pracownik umie wykorzystać przekazane informacje. § 11 ust. 6 rozporządzenia BHP przewiduje po instruktażu stanowiskowym sprawdzian wiedzy i umiejętności, stanowiący podstawę dopuszczenia do pracy na danym stanowisku.⁷

• Osoba odpowiedzialna za zadanie zapisuje, że zostało wykonane, i odnotowuje rezultat.
• Przełożony obserwuje samodzielną pracę oraz wskazuje czynności wymagające dalszej nauki.
• Pracownik ocenia onboarding w ankiecie lub rozmowie; firma może wykorzystać jego uwagi do poprawy procesu.^1,8

Zrealizowany plan oznacza wykonane zadania i sprawdzone przygotowanie do pracy. Sama odhaczona lista spotkań nie wystarczy.

Czym jest onboarding pracownika i co obejmuje?

Onboarding pracownika łączy przygotowania po stronie pracodawcy z adaptacją do stanowiska i kultury firmy. Gdy firma przyjmuje kilka osób naraz, część informacji może przekazać im wspólnie. Instruktaż stanowiskowy musi jednak odpowiadać pracy konkretnej osoby.⁹ Jeśli pracownik wykonuje pracę na kilku stanowiskach, § 11 ust. 2 rozporządzenia BHP wymaga instruktażu stanowiskowego na każdym z nich.⁷

Jak przygotować firmę na przyjęcie nowego pracownika?

Przygotowanie firmy zaczyna się od przydzielenia odpowiedzialności za dokumenty, stanowisko i informacje dla nowej osoby. Dzięki temu pracownik nie musi sam ustalać, kto zajmuje się poszczególnymi sprawami. Każda z poniższych ról ma inny zakres działań.

• Osoba prowadząca sprawy kadrowe przygotowuje dokumenty zatrudnienia i ustala, jak przekazać je pracownikowi.
• Przełożony przygotowuje stanowisko, potrzebne narzędzia i zadania do omówienia.
• Zespół dowiaduje się, jaką rolę będzie pełnić nowa osoba i jak ma wyglądać bieżąca współpraca.

Podział odpowiedzialności pomaga rozpocząć wdrożenie bez mylenia powitania z instruktażem stanowiskowym. Samo przedstawienie zespołu nie wystarcza do bezpiecznego podjęcia pracy. Art. 237³ § 1 Kodeksu pracy zabrania dopuszczenia do pracy osoby bez dostatecznej znajomości przepisów i zasad BHP.³

Na czym polega wprowadzenie pracownika do pracy?

Wprowadzenie pracownika do pracy wymaga objaśnienia zasad organizacji i pokazania powierzonych czynności. Przełożony przedstawia obowiązki, sposób zgłaszania problemów oraz osoby, z którymi nowy pracownik będzie współpracował. Adaptacja dotyczy też komunikacji w firmie. Nie kończy się na opanowaniu zadań stanowiskowych.

Jakie formalności i działania organizacyjne obejmuje ten proces?

Proces przyjęcia pracownika łączy sprawy zatrudnienia z przygotowaniem warunków pracy. Każdy obszar wymaga przekazania innych informacji. Gdy stanowisko wymaga ochrony przed niebezpiecznymi lub szkodliwymi czynnikami, art. 237⁶ § 1 Kodeksu pracy nakazuje nieodpłatnie zapewnić środki ochrony indywidualnej.³

• Część formalna obejmuje dokumenty zatrudnienia, wymagane badania i szkolenie BHP.
• Część operacyjna dotyczy stanowiska, narzędzi oraz zasad wykonywania zadań.
• Część społeczna obejmuje poznanie zespołu, kontaktów roboczych i sposobów komunikacji.

Po co łączyć obowiązki pracodawcy z adaptacją pracownika?

Obowiązki pracodawcy i adaptacja pracownika powinny przebiegać równolegle. Dokument potwierdzający szkolenie nie mówi jeszcze, czy nowa osoba wie, komu przekazać wynik pracy albo zgłosić przeszkodę. Przełożony może to sprawdzić podczas codziennej współpracy. Niezależnie od potwierdzenia szkolenia art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do informowania o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami.³

Korzyści z wdrożenia i zakres listy kontrolnej

Uporządkowane wdrożenie pracownika pozwala sprawdzić, czy nowa osoba ma warunki do pracy i otrzymuje potrzebne wsparcie. Checklista porządkuje zadania oraz potwierdzenia ich wykonania. Nie zastąpi jednak rozmowy o trudnościach na stanowisku. Raport Brandon Hall Group podaje, że organizacje z dobrze zorganizowanym onboardingiem poprawiają retencję nowych pracowników o 82%.¹⁰

Co daje uporządkowane wprowadzenie do pracy?

Uporządkowane wprowadzenie pokazuje pracownikowi zakres odpowiedzialności, a przełożonemu postępy w nauce. Firma może wtedy dostrzec przeszkody wymagające kolejnego instruktażu lub zmiany organizacji zadań. Retencja oznacza utrzymanie pracowników w firmie. Ukończona checklista sama nie dowodzi, że zatrudniona osoba w niej pozostanie.

Jak ocenić przebieg wdrożenia?

Przebieg wdrożenia warto oceniać przez wykonane zadania i uwagi osób uczestniczących w procesie. Głos powinien zabrać zarówno nowy pracownik, jak i zespół.⁹ Przy ocenie jakości onboardingu przydają się również opinie prowadzących wdrożenie oraz przełożonego.¹¹

• Nowy pracownik wskazuje instrukcje, które nadal wymagają wyjaśnienia.
• Zespół zgłasza trudności związane z przekazywaniem zadań i współpracą.
• Przełożony porównuje wykonane obowiązki z wymaganiami stanowiska.

Zebrane uwagi pomagają odróżnić trudność pracownika od niejasnej instrukcji. Dzięki temu wiadomo, co trzeba wyjaśnić, a co przećwiczyć.

Dlaczego nie warto kończyć wsparcia po pierwszych dniach?

Wsparcie pracownika nie powinno urywać się po pierwszych dniach. Dopiero samodzielna praca często ujawnia pytania, które nie padły podczas omawiania obowiązków. Model przedstawiony przez Sharebee zakłada minimum 90 dni działań onboardingowych.¹² W tym czasie przełożony może wyjaśniać nowe sytuacje i sprawdzać stosowanie poznanych zasad.

Jakie zadania i materiały umieścić na liście kontrolnej?

Checklista wdrożenia powinna obejmować dokumenty zatrudnienia, warunki rozpoczęcia pracy, instrukcje stanowiskowe i kontakty robocze. Przy każdym zadaniu trzeba wskazać osobę odpowiedzialną oraz sposób potwierdzenia wykonania. Materiały pomagające w pracy należy oddzielić od dokumentów przechowywanych w aktach osobowych. Lista nie powinna stawać się kolejną kopią dokumentacji kadrowej.

Onboarding w okresie próbnym, pracy zmianowej i krótkim zatrudnieniu

Onboarding pracownika zmianowego lub zatrudnionego na krótko musi zmieścić naukę zadań w czasie dostępnym na stanowisku. Nie zwalnia to pracodawcy z wymaganego przygotowania do pracy. Według Ordio pracownicy bezpośredniej obsługi osiągają pełną samodzielność zwykle po 2–8 tygodniach, a wdrożenie kierownika zmiany lub specjalisty trwa 3 miesiące.² To przykłady okresów wdrożenia, nie terminy wynikające z przepisów.

Co przygotować przed pierwszą zmianą pracownika?

Pierwsza zmiana pracownika wymaga gotowego grafiku, warunków do wykonania zadań i osoby udzielającej wsparcia. Firma może wcześniej wyznaczyć buddy’ego, czyli doświadczonego pracownika pomagającego w codziennych sprawach.² Przykładowy plan Ordio przewiduje 15–30 minut na powitanie i obchód przed zmianą.²

Plan pierwszego dnia może obejmować formalności, szkolenie BHP, przekazanie sprzętu, zadania pod nadzorem i rozmowę podsumowującą.² Ważna jest kolejność tych czynności. Zadania produkcyjne ani obsługowe nie mogą zastąpić działań wymaganych przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Jak powiązać wdrożenie z okresem próbnym?

Wdrożenie w okresie próbnym powinno pomóc przełożonemu ocenić pracę, a pracownikowi poznać wymagania stanowiska. Na początku przełożony określa zadania wykonywane pod nadzorem i kryteria oceny. Później omawia błędy oraz stopniowo powierza pracownikowi samodzielne czynności. Przed końcem okresu próbnego porównuje zaobserwowane umiejętności z zakresem obowiązków.

Jak przekazywać informacje nowej osobie w pracy zmianowej?

Przekazywanie informacji w pracy zmianowej wymaga zapisu ustaleń dostępnego również na kolejnych zmianach. Przełożony wskazuje osobę prowadzącą instruktaż i tę, której nowy pracownik zgłasza pytania. Buddy pokazuje zadania, a pracownik ćwiczy je pod nadzorem. Opisany przez Ordio przykład wdrożenia kelnera obejmuje 2 zmiany z doświadczonym pracownikiem.² Przykładowy plan przewiduje też 10 minut na rozmowę podsumowującą pod koniec zmiany.²

Jak dostosować wdrożenie do pracy sezonowej i umowy na zastępstwo?

Wdrożenie pracownika sezonowego lub zatrudnionego na zastępstwo powinno skupiać się na zadaniach, które rzeczywiście będzie wykonywał. Krótkie zatrudnienie nie pozwala pominąć obowiązków pracodawcy. Ordio opisuje skrócone przygotowanie przed pracą sezonową trwające 48–72 godziny.² Przełożony ustala zakres zadań, wyznacza osobę nadzorującą i sprawdza pracę przed zwiększeniem samodzielności.

Krótsze zatrudnienie wpływa na zakres nauki stanowiskowej. Nie zastępuje jednak przygotowania pracownika do bezpiecznego rozpoczęcia pracy. W planie trzeba uwzględnić oba te obszary.

Cele wdrożenia i podział obowiązków w firmie

Onboarding pracownika wymaga podziału zadań między osoby obsługujące zatrudnienie, uczące pracy i wprowadzające do zespołu. Zależnie od struktury firmy proces może prowadzić dział HR, przełożony albo doświadczony pracownik.⁹ Koordynator pomaga uporządkować przepływ informacji. Jego wyznaczenie nie przenosi jednak obowiązków pracodawcy na tę osobę.

Kto odpowiada za formalności, szkolenia i wprowadzenie do zespołu?

Pracodawca odpowiada za obowiązki związane z zatrudnieniem. Poszczególne czynności mogą wykonywać w firmie HR, kierownik i doświadczony pracownik. Pracownik powinien wiedzieć, czym zajmuje się każda z tych osób.

• Dział HR koordynuje dokumenty kadrowe oraz przekazywanie informacji o zatrudnieniu.
• Kierownik ustala zadania, organizuje naukę pracy i ocenia postępy nowej osoby.
• Mentor jest doświadczonym pracownikiem, który pokazuje czynności stanowiskowe i pomaga wyjaśniać pytania pojawiające się w pracy.

Jasny podział ról ułatwia kierowanie spraw kadrowych, pytań o obowiązki i codziennych trudności do właściwych osób. Oszczędza też pracownikowi szukania pomocy na własną rękę.

Etapy wdrożenia: od przygotowań do samodzielnej pracy

Etapy wdrożenia pracownika powinny oddzielać przygotowania przed rozpoczęciem pracy od późniejszej nauki zadań. Model Sharebee obejmuje 4 etapy: preboarding, wdrożenie do organizacji, wdrożenie stanowiskowe i zebranie informacji zwrotnej.¹² Harmonogram może wyznaczać cele na pierwszy tydzień, miesiąc i kwartał.¹³

Jak ułożyć kolejne etapy, nie pomijając obowiązków pracodawcy?

Harmonogram wdrożenia musi uwzględniać kolejność działań. Czynności wymagane przed dopuszczeniem do pracy powinny poprzedzać zadania wykonywane na stanowisku. Później można stopniowo zwiększać samodzielność pracownika.

• Przygotowanie obejmuje wyznaczenie odpowiedzialnych za dokumenty, warunki rozpoczęcia pracy i dostęp do narzędzi.
• Rozpoczęcie pracy wymaga wykonania obowiązkowych czynności pracodawcy oraz przedstawienia zasad organizacji.
• Nauka stanowiska obejmuje pokazanie zadań, ćwiczenie pod nadzorem i stopniowe zwiększanie samodzielności. Wprowadzanie obowiązków etapami pomaga uniknąć przeciążenia nowego pracownika.¹³
• Ocena postępów polega na sprawdzeniu wykonanych zadań i zebraniu uwag potrzebnych do dalszej nauki.

Samodzielna praca powinna wynikać z przygotowania do powierzonych zadań. Samo zakończenie formalności nie jest do tego wystarczającym powodem.

Granice rekrutacji, wdrożenia i zakończenia zatrudnienia

Rekrutacja służy wyborowi kandydata, a wdrożenie przygotowuje go do pracy. Zakończenie zatrudnienia obejmuje natomiast przekazanie spraw i rozliczenie powierzonych zasobów. Rozdzielenie tych procesów ułatwia przydzielenie zadań właściwym osobom.

Czym różni się cały proces przyjęcia pracownika od nauki obowiązków?

Przyjęcie pracownika obejmuje warunki zatrudnienia i organizację pracy. Nauka obowiązków dotyczy już konkretnych zadań na stanowisku. Nowa osoba może poznać sposób obsługi zleceń, a nadal potrzebować informacji o zgłaszaniu nieobecności. Powinna też wiedzieć, jak współpracować z przełożonym.

Kiedy kończy się rekrutacja, a zaczynają przygotowania do pracy?

Rekrutacja kończy się wyborem kandydata i uzgodnieniem warunków zatrudnienia. Potem przychodzi czas na sprawy kadrowe, przygotowanie stanowiska i wyznaczenie osoby wprowadzającej w zadania. Osoba rekrutująca powinna przekazać te ustalenia przełożonemu. W ten sposób łatwiej uniknąć pominięcia czynności przed rozpoczęciem pracy.

Jakie pomyłki utrudniają wdrożenie i jakie mają skutki?

Pomylenie wdrożenia z nauką obowiązków może pozostawić pracownika bez wiedzy o zasadach działania firmy. Z kolei uznanie podpisanych dokumentów za koniec onboardingu pomija sprawdzenie umiejętności wykonywania zadań. Gdy cały proces prowadzi osoba odpowiedzialna za rekrutację, przełożony może zostać bez planu instruktażu stanowiskowego. Każdy z tych błędów dotyczy innej części przygotowania.

Czym różni się przyjęcie pracownika od jego odejścia z firmy?

Onboarding przygotowuje pracownika do pracy, a offboarding porządkuje zakończenie współpracy. Ten drugi proces obejmuje między innymi przekazanie zadań i zwrot powierzonych zasobów. W ankiecie przytoczonej przez Sharebee 87% respondentów wskazało offboarding jako proces bardziej zaniedbywany niż onboarding.¹² Osobne listy czynności pomagają nie mieszać przyjęcia pracownika z jego odejściem.

Praca stacjonarna i zdalna: różne warunki, te same obowiązki

Onboarding pracownika stacjonarnego różni się od wdrożenia osoby pracującej zdalnie sposobem przekazania sprzętu, instrukcji i kontaktów. W obu trybach pracodawca musi jednak dopełnić obowiązków związanych z rozpoczęciem pracy. Miejsce wykonywania zadań zmienia organizację wdrożenia, nie jego podstawowe wymagania.

Tabela porównuje oba tryby pod kątem przygotowania stanowiska, przekazywania instrukcji i współpracy. Pokazuje, które czynności odbywają się na miejscu, a które trzeba zorganizować na odległość. Zakres obowiązków pracodawcy pozostaje w obu przypadkach istotny.

Różnica między trybami dotyczy przede wszystkim dostępu do miejsca pracy i współpracowników. Aplikacja Zonifero udostępnia mapę biura, informacje o współpracownikach, kontakty i firmowe WIKI.¹⁴ Mapa przydaje się osobie pracującej w biurze; przy pracy zdalnej ważniejsze są kontakty i instrukcje. Aplikacja nie zastępuje obowiązków pracodawcy. Oba tryby wymagają ich wykonania przy zatrudnieniu.

Pierwsze dni i tygodnie: formalności obok adaptacji

Onboarding pracownika w pierwszych dniach powinien łączyć wymagane czynności z nauką obowiązków i poznawaniem zespołu. Plan pierwszego dnia pokazuje, kto odpowiada za każde zadanie. Późniejsze rozmowy pozwalają ustalić, jak nowa osoba radzi sobie w pracy.

Co powinno być gotowe w pierwszym dniu pracy?

Pierwszy dzień pracy wymaga przygotowanego stanowiska, narzędzi, harmonogramu i osób prowadzących formalności oraz instruktaż. Czynności warunkujące dopuszczenie do pracy muszą poprzedzać powierzenie zadań. Plan dnia może rozdzielać obowiązki w następujący sposób:

• Osoba prowadząca sprawy kadrowe przekazuje dokumenty i informacje dotyczące zatrudnienia.
• Przełożony przedstawia zadania, zasady ich wykonywania i osobę, do której można zwrócić się o pomoc.
• Nowy pracownik otrzymuje potrzebne narzędzia i dowiaduje się, jak zgłaszać pytania.

Jak łączyć naukę pracy z poznawaniem zespołu?

Naukę pracy warto powiązać z kontaktami z osobami uczestniczącymi w codziennych zadaniach. Przełożony może wskazać współpracownika, który pokaże przebieg pracy, a potem zlecić im wspólne zadanie. Integracji służą także spotkania zespołu, wspólne projekty i indywidualne rozmowy.¹³ Wspólna praca uczy nową osobę nie tylko obowiązków, lecz także przekazywania informacji w zespole.

Jak wspierać pracownika po pierwszym tygodniu?

Wsparcie pracownika po pierwszym tygodniu powinno opierać się na rozmowie o zadaniach, pytaniach i trudnościach. Ordio sugeruje rozmowy o adaptacji w 7. i 14. dniu od rozpoczęcia pracy.² Na tej podstawie przełożony może doprecyzować instrukcje i wybrać zadania do samodzielnego wykonania. Rozmowa o konkretnych czynnościach pomaga dopasować dalszą naukę do postępów pracownika.

Koszt nieuporządkowanego wdrożenia dla firmy

Nieuporządkowany onboarding zabiera czas potrzebny na ponowne tłumaczenie zadań i poprawianie błędów. Jeśli pracownik odejdzie, firma musi też zorganizować zastępstwo. Według danych przytoczonych przez infoWire 22% pracowników rezygnuje z nowej pracy w ciągu 45 dni, a 50% odchodzi w ciągu 4 miesięcy.¹⁴ Te odsetki nie dowodzą, że odejścia spowodował onboarding, ani nie określają kosztu pojedynczej rezygnacji.¹⁵

• Czas przełożonego pochłania ponowne wyjaśnianie zadań, których pracownik nie opanował podczas wdrożenia.
• Czas zespołu zajmuje poprawianie pracy i przejmowanie obowiązków osoby, która odeszła.
• Ponowna rekrutacja oznacza wybór i przygotowanie kolejnego pracownika.

Koszt wdrożenia warto rozpatrywać przez czynności, które firma musi wykonać ponownie. Sam odsetek odejść nie pokazuje tego kosztu.

Mierniki wdrożenia: terminowość, kompletność i postępy

Ewaluacja onboardingu sprawdza, czy firma wykonała plan i czy pracownik potrafi samodzielnie realizować zadania. KPI onboardingu, czyli wskaźniki oceny wdrożenia, mogą obejmować czas do samodzielnej pracy, ukończenie checklisty i wczesną rotację. Wśród nich są również informacja zwrotna oraz absencja.² Samo zamknięcie dokumentów nie potwierdza przygotowania do pracy.

Tabela zestawia wskazane terminy i skalę oceny z tym, co faktycznie podlega pomiarowi. Osobno ujmuje zakończenie formalności, opinie uczestników, odejścia i uwagi do procesu. Każdy z tych elementów odpowiada na inne pytanie o wdrożenie.

Dane w tabeli: 2,12

Postępy pracownika przełożony ocenia osobno, obserwując samodzielne wykonanie zadań. Absencja i rotacja mogą skłonić do rozmowy. Same w sobie nie dowodzą jednak, że ich przyczyną był onboarding.

Wiadomość przed rozpoczęciem pracy: co przekazać nowej osobie?

Wiadomość przed rozpoczęciem pracy powinna wskazywać miejsce, godzinę, osobę kontaktową i sposób dotarcia do stanowiska. Przekazanie tych informacji po przyjęciu oferty należy do preboardingu.¹ Ordio zaleca wysłanie wiadomości z wyprzedzeniem 48–72 godzin.² Ułatwia ona przygotowanie nowej osobie, lecz nie zastępuje czynności wymaganych przed dopuszczeniem do pracy.

Checklista obowiązków a lista rezerwowa kandydatów

Checklista onboardingu służy kontroli zadań związanych z przyjęciem wybranego pracownika. Lista rezerwowa kandydatów jest częścią rekrutacji. Umieszczenie osób rezerwowych na liście wdrożeniowej mogłoby prowadzić do przygotowywania dostępu do narzędzi komuś, kto nie rozpoczyna pracy.

Kiedy lista rezerwowa dotyczy rekrutacji, a nie wdrożenia?

Lista rezerwowa obejmuje osoby rozważane na stanowisko, ale niewybrane do rozpoczęcia pracy. Checklista wdrożenia dotyczy pracownika przyjmowanego do firmy i zadań potrzebnych do jego przygotowania. Dopiero wybór osoby z listy rezerwowej uzasadnia rozpoczęcie czynności związanych z jej przyjęciem.

Dokumenty związane z przyjęciem pracownika a akta osobowe

Dokumenty związane z przyjęciem pracownika trzeba odróżnić od akt osobowych, które są częścią dokumentacji pracowniczej. Umowa o pracę i wymagane potwierdzenia dotyczące zatrudnienia podlegają zasadom przechowywania tej dokumentacji. Checklista onboardingu służy natomiast śledzeniu czynności. Nie zastępuje dokumentów pracowniczych.

Lista wdrożeniowa może potwierdzać wykonanie zadania bez przepisywania treści umowy czy innych dokumentów zawierających dane pracownika. Taki podział ułatwia przełożonemu śledzenie postępów. Nie wymaga przy tym udostępniania mu całej dokumentacji kadrowej.

Przed dopuszczeniem do pracy: dokumenty i warunki rozpoczęcia

Dopuszczenie pracownika do pracy wymaga wcześniejszego wykonania czynności dotyczących zatrudnienia i bezpieczeństwa. Gotowe biurko nie zastąpi wymaganych dokumentów ani badań. Aktywny dostęp do systemu nie zastąpi szkolenia BHP.

Przygotowanie organizacyjne obejmuje stanowisko, sprzęt, dostęp do systemów i poinformowanie zespołu o nowej osobie.¹⁶ Pracodawca powinien osobno odnotować obowiązki warunkujące rozpoczęcie pracy i czynności ułatwiające wykonywanie zadań. Gotowe stanowisko pozwala rozpocząć pracę dopiero po spełnieniu wymaganych warunków.

Szkolenie wstępne BHP jako obowiązek, nie formalność na później

Szkolenie wstępne BHP pracodawca zapewnia przed dopuszczeniem pracownika do pracy, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych prawem. Obejmuje ono instruktaż ogólny oraz stanowiskowy odpowiedni do wykonywanej pracy. Przedstawienie zespołu ani przekazanie instrukcji obsługi narzędzi nie zastępuje wymaganego szkolenia.

Dokumentowanie szkolenia BHP podlega zasadom dotyczącym dokumentacji pracowniczej. Checklista onboardingu może wskazywać, że obowiązek został wykonany. Sama lista nie zastępuje jednak potwierdzenia odbycia instruktażu.

Wprowadzenie do zespołu i codziennej współpracy

Wprowadzenie pracownika do zespołu powinno wyjaśniać, z kim będzie współpracował i komu przekazywał wyniki pracy. Nowa osoba musi też wiedzieć, jak zgłaszać przeszkody. Chodzi o konkretne kontakty potrzebne przy pytaniach i problemach.¹

Integracja z zespołem to poznanie ról współpracowników, nie tylko ich nazwisk. Przełożony może wskazać osobę odbierającą wykonane zadania oraz tę, która pomaga w sprawach organizacyjnych. Dzięki jasnemu podziałowi kontaktów pracownik łatwiej kieruje pytania do właściwych osób.

Błędy podczas przyjmowania pracownika i sposoby ich uniknięcia

Onboarding pracownika utrudniają brak planu, niegotowe stanowisko, nadmiar informacji przekazanych naraz i pomijanie uwag nowej osoby.¹⁶ Każdy z tych problemów wymaga innej reakcji. Pomagają podział odpowiedzialności, przygotowanie warunków pracy i sprawdzanie, czy instrukcje są zrozumiałe.

Jakie procedury porządkują obowiązki przy wdrożeniu?

Procedury wdrożenia powinny wskazywać osobę odpowiedzialną, moment wykonania zadania i sposób potwierdzenia rezultatu. Nie wszystkie zadania trzeba opisywać razem. Osobne zasady ułatwiają kontrolę przygotowania stanowiska, nauki i rozmów o postępach.

• Procedura przygotowania stanowiska przypisuje odpowiedzialność za sprzęt i dostęp do narzędzi przed rozpoczęciem pracy.
• Procedura przekazywania instrukcji oddziela informacje potrzebne na początku od tych przydatnych przy późniejszych zadaniach.
• Procedura rozmowy o postępach pomaga przełożonemu zebrać uwagi pracownika i wskazać instrukcje wymagające wyjaśnienia.

Podział procedur według zadań pozwala osobno ocenić gotowość stanowiska i przebieg nauki. Pokazuje też, czy firma reaguje na uwagi pracownika.

Brak planu: niejasne terminy i odpowiedzialność za zadania

Brak planu wdrożenia utrudnia ustalenie, kto ma wykonać zadanie i kiedy pracownik może rozpocząć pracę. Ustny przydział obowiązków pozostawia koordynatora bez jasnego potwierdzenia ich wykonania. Niewykonane czynności łatwo wtedy przeoczyć.

Plan przyjęcia pracownika powinien przy każdym zadaniu podawać osobę odpowiedzialną, termin i sposób potwierdzenia wykonania. Warto też wskazać, kto przejmie zadanie podczas jej nieobecności. Czynności wymagane przed dopuszczeniem do pracy trzeba wyraźnie oddzielić od późniejszej nauki stanowiska. Taki podział pozwala zauważyć zaległość przed rozpoczęciem pracy, a nie dopiero po fakcie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracownik wykonujący obowiązki na kilku stanowiskach potrzebuje osobnego instruktażu na każdym z nich?

Tak. Instruktaż stanowiskowy należy przeprowadzić na każdym stanowisku, na którym pracuje dana osoba.

Czy potwierdzenie odbycia instruktażu BHP może być elektroniczne?

Tak. Potwierdzenie może mieć formę papierową lub elektroniczną, ale należy je udokumentować w karcie szkolenia wstępnego.

Ile trwają instruktaże BHP i jaki wyjątek dotyczy stanowisk biurowych?

Minimum to 3 godziny lekcyjne instruktażu ogólnego i 8 stanowiskowego. Na stanowisku administracyjno-biurowym z czynnikami uciążliwymi instruktaż stanowiskowy trwa minimum 2 godziny.

Czy po instruktażu stanowiskowym pracownik powinien sprawdzić wiedzę i umiejętności?

Tak. Sprawdzian po instruktażu stanowiskowym stanowi podstawę dopuszczenia do pracy na danym stanowisku.

Czy wszystkie informacje o warunkach zatrudnienia trzeba przekazać przed pierwszym dniem pracy?

Niektóre z nich można przekazać najpóźniej w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy.

Kto zapewnia środki ochrony indywidualnej, jeśli wymaga ich stanowisko?

Pracodawca zapewnia je nieodpłatnie, gdy są potrzebne do ochrony przed niebezpiecznymi lub szkodliwymi czynnikami.

Czy potwierdzenie szkolenia BHP zastępuje informację o ryzyku zawodowym?

Nie. Pracodawca ma odrębny obowiązek poinformować pracownika o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Czy osoby przyjęte w tym samym czasie mogą otrzymać część informacji wspólnie?

Tak. Część informacji można przekazać grupie, ale instruktaż stanowiskowy trzeba dostosować do pracy konkretnej osoby.