Xpertis Kadry i Płace — opinie, demo i ceny

Czym jest Xpertis Kadry i Płace i dla jakich firm?

Xpertis Kadry i Płace to rozwiązanie HR w ramach ERP Xpertis. Jest przeznaczone dla przedsiębiorstw i instytucji obsługujących kadry, płace oraz sprawy personalne.¹
Przy ocenie oferty warto odróżnić Moduł Kadry-Płace od całego ERP. Wybór procesów HR to inna decyzja niż wybór platformy do zarządzania pozostałymi obszarami firmy².

Skala działalności nie przesądza o dopasowaniu rozwiązania. Firma powinna najpierw ustalić, czy prowadzi kadry i płace własnym zespołem, czy powierza je operatorowi usług. Od tego zależy podział odpowiedzialności za dane pracowników i naliczenia. Instytucja musi też rozdzielić potrzeby działu personalnego od potrzeb pozostałych jednostek korzystających z ERP. Dzięki temu porówna ofertę HR z programami kadrowo-płacowymi, nie przypisując jej wszystkich funkcji ERP Xpertis³.

W danych Grupy Macrologic obszar Personel odpowiadał za 20% przychodów z licencji oprogramowania.⁴
To udział w przychodach grupy, nie udział Xpertis Kadry i Płace w rynku. Nie mówi też, ilu pracodawców używa produktu. Ocenę warto zacząć od procesów kadrowo-płacowych potrzebnych organizacji, a nie od nazwy całego pakietu ERP.

Funkcje HR w Xpertis Kadry i Płace

Xpertis Kadry i Płace obejmuje procesy kadrowo-płacowe i analitykę personalną. Z kolei Xpertis CMS daje pracownikom i przełożonym dostęp do funkcji samoobsługi.^1,5
Te zakresy warto porównywać osobno: planowanie kosztów i czasu pracy służy działowi personalnemu, a wnioski i podgląd danych – obsłudze pracowników. Przy planowaniu czasu pracy punktem odniesienia jest norma 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy⁶.

• Koszty płacowe: Xpertis wspiera budżetowanie i kontrolę kosztów płacowych. Pozwala też zarządzać czasem pracy i zestawiać plan z jej faktycznym przebiegiem.¹
• Rozwój personelu: zakres HR obejmuje rozwój kadr, ocenę skuteczności i kosztów szkoleń oraz prognozowanie skutków zmian organizacyjnych.^1,7
• Sprawy pracownicze: w Xpertis CMS można przeglądać kartoteki kadrowe i płacowe, składać oraz akceptować plany i wnioski urlopowe, a także składać wnioski o zaliczki.⁵
• Oceny: Xpertis CMS udostępnia formularze ocen pracowniczych i ich wyniki. Uprawnienia rozdzielono między 2 role: pracownika i przełożonego.⁵
• Projekty: Xpertis CMS pozwala rejestrować godziny pracy na potrzeby rozliczania projektów.⁵

Połączenie kontroli kosztów płacowych z samoobsługą urlopową jest użyteczne dla organizacji, która potrzebuje obu tych obszarów.
Nie należy jednak utożsamiać zakresu Xpertis CMS z zakresem Xpertis Kadry i Płace. Wnioski pracowników i analityka płacowa służą różnym zadaniom.^1,5,7

Ile kosztuje Xpertis Kadry i Płace?

Opis migracji IBW PAN z Xpertis na Merit ERP nie podaje ceny Xpertis Kadry i Płace. Wskazuje natomiast, że koszty aktualizacji związanych ze zmianami przepisów były trudne do przewidzenia.⁸
To doświadczenie dotyczące utrzymania systemu w konkretnym przypadku, nie stawka licencji ani miesięczna cena za pracownika.

Dane w tabeli: 8

W opisanym przypadku aktualizacje były osobnym czynnikiem kosztowym dla Xpertis. W Merit ERP mieściły się w cenie.⁸
Nie jest to porównanie całkowitych kosztów obu systemów. Przy kalkulacji pracodawca powinien oddzielić cenę korzystania z programu od zasad rozliczania aktualizacji prawnych; opis nie ustala stawek po okresie promocyjnym.⁸

Wdrożenie i integracje Xpertis Kadry i Płace

Xpertis Kadry i Płace pojawia się w opisie zarówno dalszej obsługi firm używających systemu, jak i migracji do niego procesów kadrowo-płacowych. Taki zakres wsparcia przedstawia operator usług, nie producent.⁹
Operator wskazuje też integrację własnych systemów z rozwiązaniami klienta i dostęp do danych w czasie rzeczywistym.⁹ Przy ocenie wdrożenia trzeba odróżnić usługę outsourcingową od samodzielnego uruchomienia produktu.

• Platforma Asistar: operator podaje ją jako przykład systemu, z którym można zintegrować Xpertis. Ta informacja dotyczy integracji opisanej w jego usłudze.⁹
• Rozliczenia publicznoprawne: opis obsługi informatycznej UOKiK wymieniał współdziałanie oprogramowania MacroLogic z programami do rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS.¹⁰
• Wersja w zamówieniu: ogłoszenie dotyczące aktualizacji w WIOŚ w Bydgoszczy wskazywało Xpertis Kadry i Płace 12.41. Numer odnosi się do wersji objętej tym ogłoszeniem, nie do każdego wdrożenia.¹¹

Opisany model outsourcingowy łączy dane kadrowo-płacowe z rozwiązaniami klienta.
Trzeba jednak pamiętać o źródle tych informacji: operator opisuje własną usługę, a wersja 12.41 dotyczy konkretnego zamówienia. Nie są to jednakowe warunki wdrożenia dla każdej firmy.^9,11

Zgodność Xpertis Kadry i Płace z polskim prawem pracy i RODO

Xpertis Kadry i Płace ma udokumentowaną certyfikację algorytmów naliczania podatków, składek i świadczeń w zakresie 3 ustaw. Certyfikat nie potwierdza zgodności wszystkich procesów z prawem pracy ani przetwarzania danych z RODO.⁴
Według opisu certyfikacji algorytmy umożliwiają prawidłowe naliczenia objęte wskazanymi przepisami.⁴

• Podatek dochodowy: certyfikat obejmuje ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych.⁴
• Składki: certyfikat obejmuje ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych.⁴
• Świadczenia: certyfikat obejmuje ustawę o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.⁴

Klienci obszaru Personel otrzymują serwis prawny dotyczący zmian wynikających z ustaw i orzecznictwa.⁴
Opis Xpertis przewiduje także aktualizacje wersji po zmianach przepisów.¹ Operator korzystający z systemu określa go jako zgodny z aktualnymi regulacjami. To jego deklaracja, odrębna od zakresu certyfikatu.⁹

Dla pracodawcy ważna jest granica certyfikacji. Dotyczy ona naliczeń, nie całego obiegu dokumentów przy zawarciu i rozwiązaniu umowy, zwolnieniu lekarskim czy wydaniu świadectwa pracy. Zgodność przetwarzania danych z RODO zależy również od nadawania dostępu, retencji danych i organizacji pracy. Certyfikat obejmujący 3 ustawy nie rozstrzyga tych kwestii.⁴
Zasadniczy okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia; dla wcześniejszych stosunków pracy znaczenie mają przepisy przejściowe¹².

Co Xpertis Kadry i Płace robi inaczej niż konkurencja?

Xpertis Kadry i Płace oferuje 2 sposoby wykorzystania: jako samodzielny moduł lub uzupełnienie większego systemu.⁴
Wybór nie sprowadza się więc do zakupu całego ERP. Zakres wdrożenia można odnieść do istniejącego środowiska informatycznego. Opis samodzielnych instalacji Xpertis Kadry i Płace wskazuje, że nie wymagają zakupu innych modułów ERP – ich liczba wynosi zero¹³. Podobnie ocena SIMPLE HR wymaga odróżnienia rozwiązania kadrowo-płacowego od całego systemu Simple.ERP oraz odniesienia zakresu do potrzeb organizacji.

Pracodawca szukający wyłącznie obsługi kadr i płac powinien porównywać wariant samodzielny. Organizacja korzystająca już z większego systemu oceni raczej zakres jego uzupełnienia. To 2 różne scenariusze zakupowe. Sama dostępność modułu nie przesądza zatem o koszcie ani sposobie połączenia systemów⁴.

Elastyczna konstrukcja oferty nie dowodzi, że konkurencyjne programy nie mają modułów lub wariantów uzupełniających. Rzetelne zestawienie powinno dotyczyć konkretnego wariantu Xpertis Kadry i Płace i konkretnej oferty konkurenta. Porównywanie samodzielnego modułu z całym pakietem ERP zaciera różnicę. Producent enova365 dopuszcza rozpoczęcie wdrożenia od Kadr i Płac oraz późniejsze dodawanie modułów, więc liczba innych modułów wymaganych na start wynosi zero¹⁴.

Plusy i minusy Xpertis Kadry i Płace

Xpertis Kadry i Płace ma udokumentowaną certyfikację naliczeń. Przy ocenie kosztów utrzymania warto z kolei uwzględnić przypadek, w którym aktualizacje wymagały zmian budżetu.^4,8
Pozostałe opinie pochodzą od operatora usług i użytkowniczki po migracji. Opisują ich doświadczenia, nie warunki każdego nabywcy.^9,15

Przy ocenie oferty trzeba rozdzielić te argumenty: certyfikat dotyczy 3 ustaw, a doświadczenia z kosztami i konfiguracją – konkretnych użytkowników.^4,8,15

Xpertis Kadry i Płace u operatora usług kadrowo-płacowych: ponad 25 lat użytkowania przez Contract Administration

Z Xpertis Kadry i Płace korzysta Contract Administration, operator usług kadrowo-płacowych. Deklaruje ponad 25 lat pracy z systemem Xpertis.⁹
To przykład długiego użytkowania systemu przez operatora, nie deklaracja producenta dotycząca każdej wersji modułu.

Xpertis Kadry i Płace jest modułem systemu ERP Macrologic, ale może też działać samodzielnie, bez pełnego wdrożenia ERP.⁴
Ma to znaczenie przy ocenie doświadczeń Contract Administration. Okres pracy operatora z Xpertis nie mówi, czy każda obsługiwana firma używa samodzielnego modułu, czy szerszego systemu.^4,9

Przykład dokumentuje wieloletnie korzystanie z systemu przez podmiot zajmujący się kadrami i płacami. Wniosek ma jednak wyraźną granicę. Ponad 25 lat odnosi się do doświadczenia Contract Administration z Xpertis, nie do czasu wdrożenia, kosztu obsługi ani trwałości instalacji u pracodawcy.⁹
Firmy mogą traktować ten przykład jako informację o użytkowniku systemu. Warunki własnego wdrożenia powinny odnosić do wybranego zakresu modułu lub ERP¹⁶.

Xpertis Kadry i Płace w zamówieniu UOKiK z 2013 roku: 50–60 godzin obsługi miesięcznie i terminy prac nad aktualizacjami

Xpertis Kadry i Płace należał do systemów MacroLogic objętych zamówieniem Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów z 2013 roku. Dokument określał nakład obsługi i terminy prac nad udostępnianymi aktualizacjami.¹⁰
Były to wymagania UOKiK wobec wykonawcy, nie standardowy czas wdrożenia u każdego pracodawcy. Wymagana umowa przewidywała rozpoczęcie wdrażania aktualizacji w ciągu 30 dni od udostępnienia i zakończenie prac w ciągu 90 dni¹⁶.

Sześciomiesięczny zakres zamówienia a miesięczny nakład pracy

Umowę na obsługę systemów MacroLogic, w tym Xpertis Kadry i Płace, przewidziano na 6 miesięcy. Zakładany nakład wynosił 50–60 godzin usług miesięcznie.¹⁰
Godziny obejmowały systemy wymienione w zamówieniu, więc nie można przypisać ich w całości modułowi kadrowo-płacowemu. Przykład pokazuje sposób określenia wsparcia przez okres umowy i miesięczną pulę pracy, a nie liczbę pracowników¹⁶.

Wymagane rozpoczęcie prac do 30 dni i zakończenie do 90 dni

Zamówienie wymagało rozpoczęcia prac nad udostępnioną aktualizacją oprogramowania MacroLogic nie później niż 30 dni od jej udostępnienia.¹⁰
Prace miały się zakończyć nie później niż 90 dni od udostępnienia aktualizacji.¹⁰ Terminy dotyczą wykonawcy obsługi, nie daty publikacji zmian prawnych ani każdej instalacji Xpertis Kadry i Płace. Zamówienie zawiera mierzalne wymagania usługowe, ale obejmuje więcej niż sam moduł HR⁹.

Dla kogo jest Xpertis Kadry i Płace, a dla kogo nie?

Xpertis Kadry i Płace może odpowiadać firmom rozważającym samodzielny moduł kadrowo-płacowy. Xpertis jako system jest opisywany jako rozwiązanie dla przedsiębiorstw średniej wielkości.^2,4
Wśród użytkowników są jednak również instytucje publiczne. Określenia „średnia firma” nie należy więc odczytywać jako progu zatrudnienia.^8,10

Sprawdzi się, jeśli

• Firma potrzebuje samodzielnego modułu. Z takich modułów Xpertis Kadry i Płace korzystały m.in. Puma Polska, DB Schenker i Contract Administration. Przykłady potwierdzają użycie poza pełnym wdrożeniem ERP, lecz nie podają liczby pracowników obsługiwanych przez każdy moduł.⁴
• Organizacja porównuje zastosowania poza firmami komercyjnymi. Xpertis był używany w instytucie naukowo-badawczym IBW PAN i w administracji rządowej – UOKiK. Te przykłady nie potwierdzają identycznego zakresu modułów w obu instytucjach.^8,10

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Warunkiem wyboru jest potwierdzony próg zatrudnienia dla modułu. Studium przypadku podaje 46 osób zatrudnionych w IBW PAN, użytkowniku Xpertis. Liczba opisuje tę instytucję, nie minimalny ani maksymalny limit Xpertis Kadry i Płace. Nie pozwala więc kwalifikować firm według wielkości.⁸

Użytkownicy reprezentują różne typy organizacji. Ich przykłady nie tworzą jednak reguły doboru według obrotu czy liczby etatów. Dla pracodawcy ważniejszy jest zakres zamawianego modułu niż sam fakt, że inna instytucja używała Xpertis⁴.

Alternatywy dla Xpertis Kadry i Płace

Xpertis Kadry i Płace można zestawić z Merit ERP na podstawie migracji opisanej przez Instytut Budownictwa Wodnego PAN. Softlab HR występuje zaś jedynie jako inne wymienione rozwiązanie kadrowo-płacowe.^8,15
IBW PAN zarządzał instytutem w Xpertis ERP od 2011 roku, a decyzję o migracji na Merit ERP podjął w 2023 roku.⁸ Przypadek dotyczy systemu ERP, nie bezpośredniego porównania samodzielnych modułów kadrowo-płacowych.

Dane w tabeli: 8,15

• Merit ERP: to udokumentowany kierunek migracji z Xpertis ERP w IBW PAN. Opis tego procesu nie wyznacza terminu ani wyniku dla innej organizacji.⁸
• Softlab HR: występuje w materiale Asseco jako inne rozwiązanie kadrowo-płacowe. Nie daje to podstaw do przypisywania mu parametrów Xpertis Kadry i Płace.¹⁵

Najczęstsze pytania o Xpertis Kadry i Płace

Przy wyborze trzeba odróżnić Xpertis Kadry i Płace, czyli moduł kadrowo-płacowy, od szerszego ERP Xpertis i narzędzia samoobsługi Xpertis CMS. Poniższe pytania dotyczą zakresu zakupu i procesów planowanych przez pracodawcę.
Przykładem danych urlopowych jest ustawowy wymiar 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat albo 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat¹⁷.

Czy Xpertis Kadry i Płace działa jako samodzielny moduł?

Tak. Xpertis Kadry i Płace może działać samodzielnie, bez pełnego wdrożenia ERP.⁴
Zakres takiego zakupu nie jest tożsamy z zakresem całego ERP Xpertis.

Czym różni się moduł kadrowo-płacowy od Xpertis CMS?

Xpertis Kadry i Płace służy jako punkt odniesienia dla pracy działu kadr i płac. Xpertis CMS dotyczy z kolei samoobsługi pracowników. Przy porównaniu ofert warto rozdzielić czynności specjalisty kadrowego od czynności pracownika i przełożonego.

Co powinno obejmować demo dla pracodawcy?

Scenariusz prezentacji powinien obejmować procesy firmy: obsługę umowy, wypowiedzenia, zwolnienia lekarskiego i świadectwa pracy. Osobnej oceny wymaga moduł kadrowo-płacowy, a osobnej czynności dostępne w samoobsłudze. Pokazanie jednego obszaru nie potwierdza działania drugiego.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.