Praca zdalna — przepisy Kodeksu pracy

Praca zdalna, zwana też home office, to praca wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, w miejscu uzgodnionym z pracodawcą^1,2. W artykule omawiamy zasady pracy zdalnej i okazjonalnej, rozliczanie kosztów, BHP oraz dokumenty zakładowe.
Przepisy Kodeksu pracy regulujące pracę zdalną obowiązują od 7 kwietnia 2023 r.³.

Czym jest home office w Kodeksie pracy i jak go uzgodnić?

Pracownik i pracodawca mogą uzgodnić pracę zdalną podczas zawierania umowy o pracę albo później, w trakcie zatrudnienia. Powinni przy tym ustalić, czy obowiązki będą wykonywane poza zakładem stale, czy tylko w określonym zakresie.
Taką możliwość przewiduje art. 67¹⁹ § 1 Kodeksu pracy⁴.

Co wpisać do umowy lub porozumienia o pracy zdalnej?

Umowa o pracę lub porozumienie o pracy zdalnej powinny wskazywać uzgodniony sposób wykonywania obowiązków. Strony mogą zapisać zakres pracy poza zakładem, sposób ustalania dni zdalnych i zasady kontaktu. Organizację pracy oraz reguły jej kontroli można opisać osobno w regulaminie⁵.

Czy ustna zgoda pracodawcy wystarczy do pracy zdalnej?

Ustna zgoda pracodawcy nie zastępuje wniosku, jeśli pracownik występuje o pracę zdalną w trakcie zatrudnienia. Sama rozmowa utrudnia też późniejsze odtworzenie ustalonych warunków.
Art. 67¹⁹ § 2 Kodeksu pracy wymaga, by wniosek pracownika miał postać papierową lub elektroniczną⁴.

Tabela zestawia ustną akceptację z wnioskiem pracownika, którego treść można zachować.

Zapisanie ustaleń zmniejsza ryzyko sporu o termin i zasady wykonywania pracy zdalnej⁵.

Co art. 67²⁴ Kodeksu pracy mówi o narzędziach i kosztach pracy zdalnej?

Art. 67²⁴ Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia narzędzi potrzebnych do pracy zdalnej. Pracodawca pokrywa też niezbędne koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych⁶. Strony powinny ustalić, z jakich narzędzi korzysta pracownik, bo od tego zależy sposób rozliczenia.
Za używanie własnych narzędzi uzgodnionych z pracodawcą przysługuje ekwiwalent pieniężny na podstawie art. 67²⁴ § 3 Kodeksu pracy⁴.

Czym różni się regularna praca zdalna od okazjonalnej?

Regularna praca zdalna opiera się na uzgodnieniu sposobu wykonywania obowiązków. Praca hybrydowa oznacza, że pracownik wykonuje je zdalnie tylko w części wymiaru pracy². Taki pracownik może również złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną².
Art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy ogranicza tryb okazjonalny do 24 dni w roku kalendarzowym⁴.

Tabela porównuje sposób organizacji tych form pracy i dotyczące ich ramy czasowe. Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się art. 67²⁴ Kodeksu pracy. Przepis ten określa między innymi obowiązki pracodawcy związane z kosztami⁴.

Dane w tabeli: 5,6,7

Wniosek o pracę zdalną okazjonalną składa pracownik, lecz pracodawca nie ma obowiązku zaakceptować każdej prośby^6,8. Ten tryb nie zastępuje uzgodnienia regularnej pracy zdalnej.
Art. 67³³ § 1 przewiduje wniosek pracownika, ale nie nadaje mu wiążącego charakteru⁹.

Jak długo może trwać praca zdalna?

Uzgodniona praca zdalna może trwać przez okres przyjęty przez strony. Polskie przepisy nie określają jej maksymalnego czasu⁸.
Art. 67¹⁹ § 1 Kodeksu pracy pozwala uzgodnić ją przy zawieraniu umowy lub później, bez wyznaczania górnej granicy trwania⁴.

• Okres pracy zdalnej strony ustalają odpowiednio do potrzeb stanowiska i organizacji pracy.
• Harmonogram pracy hybrydowej wskazuje, kiedy obowiązki są wykonywane poza biurem.
• Ewidencja pracy okazjonalnej pomaga pracodawcy śledzić wykorzystanie limitu podanego w tabeli.

Czas pracy poza biurem zależy od podstawy, na której odbywa się praca zdalna.
Osobno art. 67¹⁹ § 3 pkt 1 dopuszcza jej polecenie podczas wskazanych stanów nadzwyczajnych lub epidemicznych. Możliwość ta trwa także przez trzy miesiące po ich odwołaniu⁴.

Czy pracodawca może cofnąć zgodę na pracę zdalną bez wypowiedzenia umowy?

Pracodawca nie może samym cofnięciem zgody zmienić pracy zdalnej na biurową, jeśli sposób pracy zapisano w umowie. Strony mogą wtedy podpisać aneks⁸. W innych sytuacjach sposób zmiany zależy od podstawy uzgodnienia pracy zdalnej.
Aneks nie jest jedyną możliwością: art. 42 § 1 Kodeksu pracy przewiduje również wypowiedzenie zmieniające¹⁰.

Tabela odróżnia zmianę treści umowy od zmiany ustaleń poczynionych już w trakcie zatrudnienia.

Przy uzgodnieniu zawartym w trakcie zatrudnienia art. 67²² § 1 przewiduje najwyżej 30 dni od otrzymania wniosku na przywrócenie poprzednich warunków⁴.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej za granicą?

Pracodawca może odmówić pracy zdalnej za granicą, jeśli umowa ogranicza miejsce jej wykonywania do Polski⁸. Przed uzgodnieniem pracy transgranicznej strony powinny określić miejsce i okres pobytu. Powinny też ocenić skutki podatkowe oraz ubezpieczeniowe¹¹.

• Podatki wymagają analizy właściwej umowy podatkowej. Dochód może podlegać opodatkowaniu w kraju wykonywania pracy; właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania najczęściej odnosi się do 183 dni w roku kalendarzowym lub w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Znaczenie mają również pozostałe warunki umowy⁸. Sam pobyt nie przesądza o sposobie opodatkowania¹².
• Składki ZUS wymagają analizy zasad ubezpieczenia przy pracy transgranicznej. W ramach porozumienia o zwyczajowej telepracy transgranicznej praca zdalna wykonywana w państwie zamieszkania musi stanowić co najmniej 25%, ale mniej niż 50% całkowitego czasu pracy; po spełnieniu warunków porozumienia można wnioskować o stosowanie ustawodawstwa państwa siedziby pracodawcy, którym w odpowiednim przypadku jest Polska⁸. Jego zastosowanie zależy od właściwych zasad koordynacji¹³.

Praca za granicą wymaga uzgodnienia miejsca wykonywania obowiązków i oceny zasad podatkowych oraz składkowych.
Przy pracy w co najmniej dwóch państwach UE próg znacznej części pracy w państwie zamieszkania wynosi 25% czasu pracy lub wynagrodzenia¹⁴.

Czym są obowiązki stron przy pracy zdalnej w Kodeksie pracy?

Pracodawca i pracownik mają odmienne obowiązki dotyczące bezpieczeństwa pracy zdalnej. Pracodawca ocenia zagrożenia i przekazuje zasady bezpiecznej pracy, a pracownik organizuje stanowisko. Kontrola tego stanowiska musi respektować prywatność pracownika.
Art. 67³¹ § 1 zachowuje obowiązki pracodawcy w zakresie BHP, a § 5 wskazuje czynniki uwzględniane w ocenie ryzyka⁴.

Jak zorganizować BHP i kontrolę podczas pracy zdalnej?

BHP pracy zdalnej obejmuje przygotowanie stanowiska, informowanie o zagrożeniach i ustalenie zasad kontroli. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy potrzebne jest jego oświadczenie o bezpiecznych warunkach.
Wymaga go art. 67³¹ § 7 Kodeksu pracy, a nie § 5⁴.

• Ocena ryzyka zawodowego należy do pracodawcy. To on przekazuje pracownikowi informacje o bezpiecznym wykonywaniu pracy zdalnej⁶.
• Stanowisko pracy zdalnej organizuje pracownik, uwzględniając wymagania ergonomii⁶.
• Kontrola BHP pracy zdalnej wymaga uprzedzenia pracownika i uzgodnienia z nim terminu. Odbywa się w godzinach pracy i musi szanować jego prywatność⁶.

Kontrola pracy zdalnej nie daje pracodawcy nieograniczonego dostępu do domu pracownika.
Art. 67²⁸ § 2 Kodeksu pracy zakazuje naruszania podczas kontroli prywatności pracownika i innych osób. Zakazu tego nie określa § 3⁴.

Jak uzgodnić wykonywanie pracy zdalnej z pracodawcą?

Uzgodnienie pracy zdalnej wymaga określenia warunków wykonywania obowiązków. Gdy inicjatywa pochodzi od pracownika, pracodawca bierze pod uwagę rodzaj i organizację pracy.

• Rodzic dziecka do ukończenia 4. roku życia należy do grupy pracowników uprawnionych do wnioskowania o pracę zdalną^5,8.
• Pracownica w ciąży, rodzic dziecka z niepełnosprawnością i pracownik opiekujący się najbliższymi również mogą wystąpić o pracę zdalną⁶.
• Odmowa uwzględnienia wniosku jest możliwa, gdy przeszkadza w tym rodzaj lub organizacja pracy. Pracodawca powinien podać powody odmowy na piśmie⁶.

Wnioski tych pracowników trzeba rozpatrywać w świetle możliwości wykonywania obowiązków poza zakładem. Odmowa wymaga uzasadnienia przyczynami związanymi z pracą.

Czym jest praca zdalna jako benefit i jakie wiążą się z nią koszty?

Praca zdalna jako benefit daje możliwość wykonywania obowiązków poza biurem, ale nie znosi zasad rozliczania kosztów home office. Przy ustalaniu świadczeń strony powinny odróżnić własne narzędzia pracownika od kosztów pracy i wydatków dodatkowych.

• Ekwiwalent pieniężny przysługuje za używanie własnych materiałów lub narzędzi do pracy zdalnej. Jego wysokość pracownik ustala z pracodawcą⁶.
• Ekwiwalent lub ryczałt ustala się z uwzględnieniem norm zużycia i udokumentowanych cen rynkowych. Znaczenie ma też ilość materiałów wykorzystanych na potrzeby pracodawcy⁶.
• Koszt zużycia wody nie podlega obowiązkowemu zwrotowi przy pracy zdalnej. Pracodawca może jednak przewidzieć pokrycie dodatkowych kosztów w akcie wewnętrznym⁶.

Możliwość pracy poza biurem i rozliczanie wydatków to odrębne sprawy.
Zasady pracy zdalnej powinny określać sposób rozliczenia przyjęty przez pracodawcę.

Regulamin pracy zdalnej i dokumenty, które porządkują jej zasady

Regulamin pracy zdalnej porządkuje obowiązki wykonywane poza zakładem, jeśli pracodawca ustala zasady w dokumencie wewnętrznym. Rodzaj stosowanych dokumentów zależy od tego, czy działa zakładowa organizacja związkowa. Znaczenie ma również to, czy strony zawarły porozumienie⁷.

Kogo obejmują przepisy o pracy zdalnej?

Przepisy Kodeksu pracy o pracy zdalnej dotyczą osób zatrudnionych na umowę o pracę⁸. Regulamin zakładowy powinien wskazywać, które grupy pracowników mogą pracować zdalnie. Przy takim podziale trzeba uwzględnić rodzaj wykonywanych obowiązków.

Co powinien określać regulamin pracy zdalnej?

Regulamin pracy zdalnej powinien określać rozliczanie kosztów, potwierdzanie obecności i zasady kontroli. Pracodawca ustala te zasady w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo w regulaminie. Jeśli nie zawrze porozumienia w ciągu 30 dni od przedstawienia jego projektu, może przyjąć regulamin.
Gdy nie obowiązuje żaden z tych dokumentów, zasady wynikają z polecenia pracodawcy lub porozumienia z pracownikiem^5,6.

Zasady pracy zdalnej obejmują pokrywanie kosztów oraz ustalanie ekwiwalentu lub ryczałtu⁶. Powinny też opisywać potwierdzanie obecności i kontrolę pracy, BHP oraz ochrony informacji. Dokument ma wyjaśniać te czynności tak, by pracownik wiedział, jak postępować⁷.

Co pracownik oświadcza o warunkach pracy zdalnej?

Oświadczenie pracownika potwierdza bezpieczne i higieniczne warunki w uzgodnionym miejscu pracy zdalnej. Pracownik składa je przed rozpoczęciem takiej pracy⁶.
Dokument dotyczy konkretnego miejsca, a nie wszystkich miejsc, z których pracownik mógłby wykonywać obowiązki.

Co powinny obejmować zalecenia dotyczące pracy zdalnej?

Zalecenia dotyczące pracy zdalnej pomagają stosować zakładowe zasady na co dzień. Mogą wyjaśniać organizację stanowiska, bezpieczny dostęp do danych i zgłaszanie problemów technicznych. Nie zastępują jednak uzgodnienia warunków pracy ani dokumentów obowiązujących u pracodawcy.

Dokumenty dotyczące pracy zdalnej powinny spójnie opisywać warunki jej wykonywania. Muszą też jasno rozdzielać obowiązki pracownika i pracodawcy.

Miejsce pracy zdalnej i polecenie pracodawcy: jak ustalić zasady?

Miejsce wykonywania pracy zdalnej pracownik uzgadnia z pracodawcą. Polecenie pracy zdalnej bez takiego uzgodnienia jest natomiast przewidziane na nadzwyczajne okoliczności⁸.
Stałych ustaleń dotyczących pracy nie należy więc utożsamiać z czasowym poleceniem.

Jak ustalić wykonywanie pracy zdalnej?

Pracownik i pracodawca ustalają zakres pracy zdalnej, jej miejsce oraz sposób kontaktu potrzebny do wykonywania obowiązków. Z ustaleń powinno jasno wynikać, kiedy pracownik pracuje poza biurem. Powinno być też wiadomo, skąd wykonuje zadania⁷.

Gdzie pracownik może wykonywać pracę zdalną?

Pracownik może pracować zdalnie w miejscu uzgodnionym z pracodawcą; nie musi to być jego dom. O zamiarze zmiany miejsca informuje pracodawcę⁸.
Samo przekazanie informacji nie oznacza jednak uzgodnienia nowego miejsca pracy.

Kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną?

Pracodawca może po zakończeniu pandemii polecić pracę zdalną bez uzgodnienia tylko w nadzwyczajnych okolicznościach przewidzianych prawem⁸.
Polecenie nie służy do jednostronnego wprowadzania stałego modelu home office.

Jak pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej?

Pracodawca może cofnąć własne polecenie pracy zdalnej i poinformować pracownika o powrocie do dotychczasowego sposobu pracy. Nie jest to jednak to samo co zmiana warunków uzgodnionych przez obie strony.
Podstawa wykonywania pracy zdalnej rozstrzyga o sposobie powrotu do biura.

Nowelizacja Kodeksu pracy z 2023 roku: co zmieniła w pracy zdalnej?

Nowelizacja Kodeksu pracy zastąpiła przepisy o telepracy regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej. Telepraca oznaczała pracę poza zakładem z użyciem środków komunikacji elektronicznej.
Nowe przepisy uregulowały organizację pracy poza biurem, a dla wcześniejszych ustaleń przewidziały okres przejściowy.

Kiedy zaczęły obowiązywać nowe przepisy o pracy zdalnej?

Przepisy Kodeksu pracy o pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 r.⁶. Dotychczasowe regulacje o telepracy można było stosować jeszcze przez 6 miesięcy po ich uchyleniu⁶.
Ten okres pozwalał pracodawcom dostosować wcześniejsze ustalenia do nowych zasad⁴.