Nieobecność w pracy — usprawiedliwiona i nieusprawiedliwiona

Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna to czas, w którym pracownik nie wykonuje pracy i nie dostaje za nią wynagrodzenia.¹ Wyjaśniamy, jak udokumentować taką absencję i co oznacza ona dla płac, stażu pracy oraz składek ZUS.
Zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie za niewykonywanie pracy przysługuje tylko wtedy, gdy przewidują je przepisy prawa pracy².

Czym jest nieobecność usprawiedliwiona niepłatna i jakie ma skutki?

O usprawiedliwionej niepłatnej nieobecności mówimy wtedy, gdy pracownik ma uzasadniony powód absencji, ale nie zachowuje za ten czas prawa do wynagrodzenia. Usprawiedliwienie dotyczy przyczyny, nie płatności.
Przy rozliczeniu liczą się rodzaj absencji i zapis w dokumentacji kadrowej. § 1 rozporządzenia obejmuje przyczyny określone w przepisach oraz inne sytuacje, w których pracodawca uzna niemożność pracy za usprawiedliwioną³.

Jak nieobecność usprawiedliwiona niepłatna wpływa na wynagrodzenie?

Pracodawca wpisuje taką absencję do ewidencji czasu pracy, aby prawidłowo obliczyć wynagrodzenie. Oznacza okres nieobecności, rozlicza pracę wykonaną poza nim i wykazuje należności na liście płac.
Uznanie przyczyny absencji nie oznacza zapłaty za czas, w którym pracownik nie pracował. Zgodnie z § 6 rozporządzenia ewidencja zawiera rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności⁴.

Jak okres niepłatnej nieobecności ujmuje się w stażu i świadectwie pracy?

Wpływ absencji na staż pracy zależy od jej rodzaju. Źródło wskazuje, że urlop bezpłatny i inne usprawiedliwione niepłatne nieobecności nie wliczają się do stażu pracy. Takie okresy powinny też znaleźć się w świadectwie pracy.¹
Kadry ustalają podstawę prawną absencji, gdy obliczają uprawnienia zależne od stażu, między innymi wymiar urlopu wypoczynkowego i okres wypowiedzenia. Art. 174 § 2 Kodeksu pracy co do zasady wyłącza ze stażu uprawniającego do świadczeń pracowniczych urlop bezpłatny, a nie każdą niepłatną absencję².

Czym nieobecność usprawiedliwiona niepłatna różni się od urlopu bezpłatnego?

W obu przypadkach pracownik może nie otrzymać wynagrodzenia. Różnią się jednak podstawa absencji i wymagane dokumenty, co pokazuje tabela.

Dane w tabeli: 1,2

Pracownik, który samowolnie rozpocznie urlop bezpłatny, naraża się na uznanie absencji za nieusprawiedliwioną.¹

Czy usprawiedliwiona nieobecność niepłatna wpływa na ubezpieczenie pracownika?

Niepłatna absencja ma znaczenie dla składek, ale sam brak wypłaty nie oznacza utraty każdego tytułu do ubezpieczenia. Liczą się rodzaj nieobecności i pozostałe składniki wynagrodzenia należne pracownikowi w danym okresie.
Według NFZ prawo do świadczeń zdrowotnych z tytułu zatrudnienia wygasa po 30 dniach od rozpoczęcia urlopu bezpłatnego, chyba że przysługuje z innego tytułu⁵.

• Składki ZUS nalicza się po ustaleniu ich podstawy. Samo oznaczenie absencji jako usprawiedliwionej nie tworzy takiej podstawy.
• Prawo do świadczeń wymaga osobnej oceny. Znaczenie mają rodzaj absencji i inne tytuły pracownika do ubezpieczenia, a nie tylko wysokość składek.

Usprawiedliwienie nie rozstrzyga ani o wypłacie, ani o sposobie rozliczenia ubezpieczenia. Obie kwestie trzeba ocenić osobno.
W raporcie ZUS RSA kod 151 oznacza okres usprawiedliwionej nieobecności bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku⁶.

Co oznacza nieobecność usprawiedliwiona niepłatna przy zgłaszaniu i dokumentowaniu?

Pracownik podaje pracodawcy przyczynę absencji i przedstawia jej potwierdzenie. Samo zgłoszenie nie daje prawa do wynagrodzenia. Pracodawca ocenia powód nieobecności, a potem osobno ustala, czy należy się za nią zapłata.
Przy nieprzewidzianej absencji pracownik powinien zawiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu nieobecności; szczególne okoliczności mogą usprawiedliwić przekroczenie tego terminu³.

Kiedy nieobecność w pracy może być usprawiedliwiona, ale niepłatna?

Uzasadniona przyczyna nieobecności nie zawsze daje pracownikowi prawo do wynagrodzenia. Źródło wymienia wśród przykładów urlop bezpłatny oraz obowiązkowe stawiennictwo w sądzie lub prokuraturze.¹
Przy takim wezwaniu rozliczenie zależy od podstawy zwolnienia z pracy i zasad rekompensaty utraconego zarobku. § 6 rozporządzenia nakazuje zwolnić pracownika na czas niezbędny do stawienia się między innymi przed sądem, w prokuraturze lub na policji³.

Jak dokumentować przyczynę usprawiedliwionej nieobecności niepłatnej?

Dokument potwierdzający nieobecność powinien odpowiadać zdarzeniu, które uniemożliwiło pracę. Źródło wymienia między innymi dokumentację medyczną oraz wezwania wydane przez sąd, prokuraturę lub organ administracji publicznej.¹
Dokumentacja medyczna, w tym e-ZLA, potwierdza przyczynę absencji, ale sama nie przesądza, że jest ona niepłatna. Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia dowodem może być imienne wezwanie, na przykład z sądu lub prokuratury, z adnotacją o stawiennictwie³.

Tabela pokazuje, jakie dokumenty odpowiadają poszczególnym przyczynom nieobecności i co potwierdzają. § 3 pkt 3 rozporządzenia dopuszcza oświadczenie pracownika o nieprzewidzianym zamknięciu placówki, do której uczęszcza zdrowe dziecko do lat 8³.

Jak zgłosić nieobecność w pracy i przekazać jej uzasadnienie?

Pracownik zawiadamia przełożonego o przyczynie nieobecności i dostarcza dokumenty potwierdzające, że nie mógł stawić się w pracy.¹ Zgłoszenie informuje o absencji, a dokument pozwala ocenić jej powód. Niedopełnienie formalności może skutkować uznaniem nieobecności za nieusprawiedliwioną.¹
Jeśli przyczyny nie dało się przewidzieć, § 2 ust. 2 rozporządzenia wymaga zawiadomienia pracodawcy najpóźniej w drugim dniu nieobecności³.

Przekazanie przyczyny i dowodu pozwala ocenić, czy absencja jest usprawiedliwiona. Jej płatność pozostaje odrębną sprawą. § 1 rozporządzenia określa przyczyny usprawiedliwiające absencję, a art. 80 Kodeksu pracy uzależnia wynagrodzenie za niewykonywanie pracy od odrębnych przepisów².

Jak niepłatna nieobecność w pracy wpływa na składki ZUS?

Rodzaj niepłatnej absencji decyduje o rozliczeniu składek i wykazaniu okresu w ZUS. Pracodawca odróżnia więc urlop bezpłatny od innej usprawiedliwionej nieobecności bez prawa do wynagrodzenia.
Urlop bezpłatny wykazuje się w raporcie ZUS RSA kodem świadczenia lub przerwy 111⁶.

• Urlop bezpłatny jest okresem, za który pracodawca nie opłaca składek ZUS.¹
• Raport ZUS RSA wskazuje okres z kodem odpowiednim dla rodzaju absencji. Źródło podaje przykładowo kod 151, który dotyczy usprawiedliwionej nieobecności bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku, a nie urlopu bezpłatnego.¹

Pracodawca dobiera kod raportu do rodzaju absencji. Sam fakt jej usprawiedliwienia nie wystarcza.
W raporcie ZUS RSA kod 111 oznacza urlop bezpłatny, a 151 – usprawiedliwioną nieobecność bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku⁶.

Najczęściej zadawane pytania

Czy samo e-ZLA przesądza, że nieobecność jest niepłatna?

Nie. E-ZLA potwierdza przyczynę absencji, ale samo nie rozstrzyga o prawie do wynagrodzenia.

Czy wezwanie do sądu automatycznie oznacza prawo do wynagrodzenia za czas nieobecności?

Nie. Rozliczenie zależy od podstawy zwolnienia z pracy i zasad rekompensaty utraconego zarobku.

Czy pracownik może rozpocząć urlop bezpłatny przed uzyskaniem zgody pracodawcy?

Nie powinien. Pracodawca może odmówić wniosku, a samowolne rozpoczęcie urlopu może skutkować uznaniem absencji za nieusprawiedliwioną.

Jaki dokument może potwierdzić nieprzewidziane zamknięcie placówki, do której chodzi dziecko?

Pracownik może złożyć oświadczenie o nieprzewidzianym zamknięciu placówki, do której uczęszcza zdrowe dziecko do lat 8.