Urlop szkoleniowy — wymiar, warunki i wniosek

Urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Dotyczy przypadków wskazanych w art. 103² § 1 Kodeksu pracy. Prawo to nie ogranicza się do osób zatrudnionych na umowę o pracę: definicja pracownika obejmuje także inne podstawy zatrudnienia wymienione w art. 2.¹
W artykule wyjaśniamy wymiar urlopu, zasady składania wniosku, rolę umowy szkoleniowej i warunki odmowy udzielenia wolnego.²

Czym jest urlop szkoleniowy i jakie ma skutki dla pracownika?

Urlop szkoleniowy daje czas na przygotowanie do egzaminu i przystąpienie do niego. Nie pomniejsza przy tym puli urlopu wypoczynkowego.
Zależnie od egzaminu lub etapu studiów art. 103² § 1 przewiduje 6 albo 21 dni takiego wolnego.³

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych może też wymagać zwolnienia z pracy na obowiązkowe zajęcia lub dojazd na nie. Pracownik uczący się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą może korzystać z tego zwolnienia obok urlopu szkoleniowego.^2,4

Dlaczego warto skorzystać z urlopu szkoleniowego?

Przed egzaminem pracownik może uczyć się na urlopie szkoleniowym, nie uszczuplając urlopu wypoczynkowego. Obecność na zajęciach rozlicza się inaczej.
Planując nieobecność, pracownik wskazuje jej cel, a pracodawca bierze go pod uwagę przy organizacji pracy. Na dotarcie na obowiązkowe zajęcia i udział w nich art. 103¹ § 2 pkt 2 przewiduje zwolnienie z całości lub części dnia pracy.³

Czym urlop szkoleniowy różni się od zwolnienia z pracy na czas nauki?

Urlop szkoleniowy służy przygotowaniu do egzaminu i przystąpieniu do niego. Zwolnienie z całości lub części dnia pracy pozwala natomiast dojechać na obowiązkowe zajęcia i wziąć w nich udział. O właściwym uprawnieniu rozstrzyga cel nieobecności. Art. 103¹ § 2 wymienia oba uprawnienia oddzielnie.³

Tabela pokazuje, czym różnią się cel i zakres urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z pracy na zajęcia.

Dane w tabeli: 3,5

Jak urlop szkoleniowy wpływa na staż pracy i inne uprawnienia?

Urlop szkoleniowy nie przerywa zatrudnienia, więc czas jego wykorzystania pozostaje częścią stażu pracy. Pracodawca uwzględnia trwanie stosunku pracy przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Ta nieobecność nie zastępuje również urlopu wypoczynkowego.
Pracownik ma 20 dni urlopu wypoczynkowego przy stażu poniżej 10 lat albo 26 dni od 10 lat. Urlop szkoleniowy nie zmniejsza tej puli.³

Podczas urlopu szkoleniowego stosunek pracy trwa nadal. Pracownik zachowuje też prawo do wynagrodzenia za ten czas na podstawie art. 103¹ § 3.³

Komu przysługuje urlop szkoleniowy i kiedy wynosi 6 lub 21 dni?

Wymiar urlopu szkoleniowego zależy od rodzaju egzaminu. Wolne na przygotowanie obrony doktoratu i egzamin radcowski regulują odrębne przepisy. Pracownik może nabyć prawo do urlopu także wtedy, gdy pracodawca zgodził się na naukę już po jej rozpoczęciu.¹
Nauka podjęta bez wiedzy pracodawcy nie daje takiego prawa.¹ Art. 103¹ § 1 wiąże podnoszenie kwalifikacji zawodowych z inicjatywą pracodawcy lub jego zgodą.³

Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje pracownikowi?

Wymiar urlopu szkoleniowego zależy od celu nieobecności i podstawy prawnej. Pracodawca może przyznać więcej wolnego niż przewidziane minimum, ale nie może go zmniejszyć.^1,4

Tabela zestawia wymiar wolnego dla poszczególnych egzaminów i etapów kształcenia. Art. 103² § 1 przewiduje 6 dni na wskazane egzaminy eksternistyczne, maturalny i zawodowe, a wspomniany wymiar urlopu szkoleniowego w ostatnim roku studiów.³

Dane w tabeli: 1,3,6,7,8

Kiedy można wykorzystać 6 dni, a kiedy 21 dni?

Krótszy wymiar urlopu szkoleniowego dotyczy egzaminów wskazanych w tabeli, a dłuższy – końcowego etapu studiów. To wolne służy przygotowaniu do egzaminów i przystąpieniu do nich, nie uczestnictwu w zajęciach czy wykładach.¹
W ostatnim roku studiów pracownikowi przysługuje wspomniany wymiar urlopu szkoleniowego na pracę dyplomową oraz przygotowanie do egzaminu dyplomowego i przystąpienie do niego.³

Historyczne zasady dla pracowników skierowanych na naukę obejmowały także wolne na obowiązkowe zajęcia i konsultacje. Przewidywały do 12 dni roboczych w każdym roku szkolnym szkoły ponadpodstawowej w systemie zaocznym. Na studiach wieczorowych było to 21 dni roboczych w każdym roku, a na zaocznych – 28 dni roboczych. W ostatnim roku studiów dochodziło 21 dni roboczych na pracę i egzamin dyplomowy.⁵
Tych historycznych wymiarów nie należy stosować zamiast kodeksowych wymiarów urlopu z tabeli.⁹

Jak zaplanować wykorzystanie urlopu szkoleniowego?

Planowanie urlopu szkoleniowego warto zacząć od daty egzaminu i celu nieobecności. Pracownik otrzymuje wolne w dniach, które są dla niego dniami pracy według rozkładu czasu pracy. Wynika to z art. 103² § 2.³

• Pracownik ustala, czy potrzebuje czasu na przygotowanie do egzaminu, czy zwolnienia na obowiązkowe zajęcia.
• Pracownik wskazuje pracodawcy planowane dni nieobecności związane z egzaminem.
• Termin wolnego na przygotowanie do obrony doktoratu pracownik uzgadnia z pracodawcą.⁶

Uzgodnienie terminu pomaga pracodawcy zaplanować zastępstwo, a pracownikowi wykorzystać wolne zgodnie z jego celem. Nieobecność przypada na dni pracy z rozkładu pracownika, nie na jego dni wolne. Tak stanowi art. 103² § 2.³

Jakie warunki ograniczają prawo do urlopu szkoleniowego?

Prawo do urlopu szkoleniowego zależy od celu wolnego oraz inicjatywy lub zgody pracodawcy. Sam udział w wykładach nie uzasadnia wykorzystania urlopu przeznaczonego na egzamin. We wniosku pracownik powinien więc wskazać nieobecność odpowiadającą właściwemu uprawnieniu.

Czym jest prawo do wynagrodzenia za urlop szkoleniowy?

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi uprawnionemu do tego wolnego. Prawo do zapłaty trzeba odróżnić od prawa do nieobecności. Pracodawca najpierw ustala, czy pracownikowi przysługuje urlop, a potem rozlicza wynagrodzenie.
Podstawę zachowania prawa do zapłaty stanowi art. 103¹ § 3 Kodeksu pracy.³

Czy pracodawca musi udzielić urlopu szkoleniowego?

Pracodawca musi udzielić urlopu szkoleniowego pracownikowi, który spełnia warunki tego uprawnienia. Jeśli pracownik nie nabył prawa do urlopu, pracodawca nie musi udzielać wolnego w tym trybie. Spór o termin należy odróżnić od odmowy uznania samego prawa.
Art. 103¹ § 2 pkt 1 przyznaje urlop osobie zdobywającej lub uzupełniającej wiedzę i umiejętności z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.³

Czy pracownik zachowuje wynagrodzenie podczas urlopu szkoleniowego?

Za urlop szkoleniowy pracownik zachowuje wynagrodzenie obliczane tak jak za urlop wypoczynkowy.¹
Inna zasada obowiązuje przy wolnym na przygotowanie do egzaminu radcowskiego: zapłata wynosi wtedy 80% wynagrodzenia.⁶ Przed naliczeniem wypłaty dział płac powinien więc ustalić podstawę udzielenia wolnego.¹⁰

Co może zrobić pracownik, gdy pracodawca odmawia udzielenia urlopu?

Po odmowie pracownik może poprosić o pisemne uzasadnienie. Warto przy tym wskazać cel wnioskowanego wolnego i podstawę uprawnienia. Jeśli spór dotyczy terminu, pracownik może zaproponować inny, nadal powiązany z egzaminem.
Gdy pracodawca kwestionuje samo prawo do urlopu, pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy lub wystąpić do sądu pracy. Art. 242 § 1 przewiduje dochodzenie roszczeń ze stosunku pracy na drodze sądowej.³

Czy niewykorzystany urlop szkoleniowy przepada?

Niewykorzystany urlop szkoleniowy przepada i nie przechodzi na kolejny okres.⁴ Nie można więc planować go jako zaległego wolnego. Wniosek trzeba powiązać z egzaminem albo innym celem danego uprawnienia.
Inaczej działa zaległy urlop wypoczynkowy: zgodnie z art. 168 należy go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.³

Prawo do wynagrodzenia nie pozwala przenieść niewykorzystanej części urlopu szkoleniowego na później. Art. 103¹ § 3 zapewnia zapłatę za czas urlopu, z którego pracownik skorzystał.³

Podstawa prawna i procedura uzyskania wolnego na naukę

Urlop szkoleniowy reguluje Kodeks pracy. Pracodawca udziela go na wniosek pracownika w dniach będących dla niego dniami pracy. Wyznacza je rozkład czasu pracy, czyli plan dni i godzin pracy.¹
Proponowany termin trzeba zatem odnieść do grafiku pracownika.

Od czego zacząć ubieganie się o urlop szkoleniowy?

Pracownik najpierw ustala, na jaki egzamin potrzebuje wolnego i kiedy chce je wykorzystać. Data egzaminu pomaga powiązać planowaną nieobecność z jej celem. Potem pracownik przedstawia pracodawcy proponowane dni urlopu.

Jak przejść procedurę udzielania urlopu krok po kroku?

Procedura udzielenia urlopu szkoleniowego obejmuje sprawdzenie uprawnienia, ustalenie terminu i przekazanie decyzji o nieobecności.

• Pracownik wskazuje egzamin i proponowane dni wolnego.
• Pracodawca ocenia podstawę uprawnienia oraz porównuje proponowany termin z grafikiem pracy.
• Pracodawca przekazuje decyzję pracownikowi, aby dział kadr mógł prawidłowo odnotować nieobecność.

Potwierdzona decyzja daje pracownikowi i działowi kadr jasną informację o terminie oraz rodzaju wolnego.

Co zawrzeć we wniosku o urlop szkoleniowy?

Wniosek o urlop szkoleniowy powinien wskazywać pracownika, cel nieobecności i proponowane dni wolnego. Można w nim podać także termin egzaminu oraz informację o zgodzie pracodawcy na naukę. Ułatwia to ustalenie podstawy uprawnienia.
Z treści wniosku powinno jasno wynikać, czy chodzi o urlop na egzamin, czy o zwolnienie na zajęcia.

Umowa szkoleniowa: kiedy jest potrzebna i co reguluje

Umowa szkoleniowa nie jest konieczna, jeśli pracodawca nie zobowiązuje pracownika do pozostania w firmie po zakończeniu nauki.¹ Pisemna umowa może określać zgodę na podnoszenie kwalifikacji, finansowanie nauki i zobowiązania pracownika.
¹ Zobowiązanie do pracy w firmie po zakończeniu nauki może trwać maksymalnie 3 lata.^1,3

Pisemna umowa porządkuje warunki finansowania nauki i dalszego zatrudnienia. Samo korzystanie z urlopu szkoleniowego nie wymaga jednak jej zawarcia.

Czy kurs językowy lub szkolenie branżowe uprawnia do urlopu?

Kurs językowy ani szkolenie branżowe nie dają automatycznie prawa do kodeksowego urlopu szkoleniowego. Liczy się cel wolnego, a nie nazwa nauki. Egzamin końcowy studiów podyplomowych również nie uprawnia do kodeksowego płatnego urlopu szkoleniowego.⁶
Historyczne zasady dla pracowników skierowanych na naukę obejmowały inne cele nieobecności.

Tabela przedstawia historyczne cele i wymiary wolnego dla pracowników skierowanych na naukę, a nie obecny wymiar kodeksowego urlopu szkoleniowego.

Dane w tabeli: 3,5,11,12

O prawie do kodeksowego urlopu rozstrzygają jego podstawa prawna i cel nieobecności, nie sam udział w kursie. Historycznych uprawnień osób skierowanych na naukę nie można automatycznie traktować jak obecnego urlopu szkoleniowego.
Przy kursie lub studiach podyplomowych pracodawca może rozpatrzyć zwolnienie na obowiązkowe zajęcia albo dodatkowe świadczenia na uzgodnionych warunkach.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy nauczycielowi należy się urlop szkoleniowy?

Nauczycielowi zatrudnionemu jako pracownik przysługuje urlop, jeśli podnosi kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą i spełnia warunki dotyczące celu nieobecności. Artykuł nie wskazuje odrębnych zasad dla nauczycieli.

Czy można wziąć urlop szkoleniowy przed egzaminem?

Tak. Urlop może służyć przygotowaniu do egzaminu, a także przystąpieniu do niego.

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop szkoleniowy?

Wynagrodzenie oblicza się tak jak za urlop wypoczynkowy. Wyjątkiem jest wolne na przygotowanie do egzaminu radcowskiego, za które przysługuje 80% wynagrodzenia.

Czy urlop szkoleniowy obejmuje dni wolne z grafiku?

Nie. Urlopu udziela się w dniach, które zgodnie z rozkładem czasu pracy są dla pracownika dniami pracy.

Czy urlop na przygotowanie do obrony doktoratu trzeba uzgodnić z pracodawcą?

Tak. Termin tego urlopu pracownik uzgadnia z pracodawcą.

Czy urlop na egzamin radcowski można wykorzystać więcej niż raz?

Nie. Z tego uprawnienia można skorzystać tylko raz.