360 Kadry i Płace — opinie, zgodność z prawem i integracje

Czym jest 360 Kadry i Płace i dla jakich firm?

360 Kadry i Płace to program dla firm, które samodzielnie prowadzą sprawy kadrowe i płacowe.¹ Oferta obejmuje przedsiębiorstwa zatrudniające od kilku do kilkuset pracowników. O dopasowaniu decyduje nie tylko wielkość zespołu, ale też organizacja pracy działu kadr.²
Bezpłatny pakiet pozwala obsługiwać maksymalnie dwóch pracowników³.

Z programu korzystają też biura rachunkowe i podmioty prowadzące outsourcing kadrowo-płacowy dla wielu firm.² Pracodawca zajmuje się w nim własną organizacją, a biuro rachunkowe – sprawami klientów. To różne modele pracy z dokumentacją. Zakres od kilku do kilkuset zatrudnionych nie oznacza więc jednakowych potrzeb; liczy się również to, kto przygotowuje dokumenty i odpowiada za rozliczenia.

360 Kadry i Płace jest narzędziem dla pracodawcy lub podmiotu, który go obsługuje. Program nie przejmuje obowiązków kadrowo-płacowych. Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej⁴.

Funkcje HR w 360 Kadry i Płace

360 Kadry i Płace służy do prowadzenia kartotek, obsługi umów i nieobecności oraz naliczania wynagrodzeń. W kartotekach gromadzi dane pracowników i właścicieli. Ewidencjonuje też urlopy, choroby, potrącenia oraz informacje podatkowe i ZUS.⁵

• Umowy: program obsługuje umowy o pracę i umowy zlecenia. Pozwala również ustawić umowę dla osoby współpracującej.⁶
• Dokumenty pracownicze: z danych w kartotece generuje umowy o pracę, kontrakty cywilnoprawne, aneksy i świadectwa pracy.⁷
• Listy płac: program automatycznie nalicza i drukuje listy. Cykliczne składniki wynagrodzenia przenosi na kolejne miesiące.⁷
• Składniki wynagrodzenia: gotowy katalog zawiera między innymi premie, nadgodziny i prowizje. Użytkownik może dodać własne składniki i potrącenia.⁷
• Nieobecności: program ewidencjonuje i rozlicza urlopy, zwolnienia lekarskie oraz inne nieobecności kodeksowe i zasiłkowe. Oblicza także ekwiwalent urlopowy.⁷
• Rozliczenia: wylicza wynagrodzenia, składki ZUS i zaliczki na PIT.⁵
• Deklaracje: generuje dokumenty ZUS, PIT-11 oraz deklaracje PPK.⁶
• Dokumenty dla pracowników: wysyła e-mailem paski płacowe i deklaracje podatkowe. Wystawia również zaświadczenia o zarobkach.⁷
• Raportowanie: udostępnia raporty absencji, płac i kadr, a także funkcję rozliczania kierowców.²

Naliczanie płac nie kończy całej pracy. Po nim następują odrębne czynności: generowanie deklaracji i przekazanie dokumentów pracownikom. Program obsługuje każdy z tych etapów.

Ile kosztuje 360 Kadry i Płace?

360 Kadry i Płace jest bezpłatny przy obsłudze do 2 pracowników. Płatną licencję rozlicza się miesięcznie, a cena zależy od liczby zatrudnionych.^1,5 Do wyboru są pakiet standardowy i pakiet PRO z większą liczbą opcji.¹
Artykuł sponsorowany podaje abonament od 49 zł netto miesięcznie, nie przypisując tej stawki do pakietu ani progu zatrudnienia.²

Dane w tabeli: 1,2,3,5,8,9

Całkowity koszt zależy od zatrudnienia, pakietu oraz liczby godzin konsultacji lub szkolenia. Ceny netto tych usług producent stosuje od 27.11.2023.³
Bezpłatna obsługa do wskazanego limitu nie ma daty zakończenia. Nie jest więc opisana jako czasowa promocja z późniejszą podwyżką abonamentu.⁵ Godzina konsultacji indywidualnej kosztuje 250 zł netto³.

Wdrożenie i integracje 360 Kadry i Płace

360 Kadry i Płace działa w przeglądarce, bez instalowania programu na dysku. Do pracy potrzebne jest urządzenie z dostępem do Internetu.² Na początku użytkownik rejestruje konto, dodaje firmę i sprawdza ustawienia.⁵ Program zapewnia ustawienia początkowe, wskaźniki płacowe oraz domyślne parametry przypisywane pracownikom.⁷
Plik XML z deklaracjami ZUS można zaimportować do programu Płatnik lub platformy eZUS¹⁰.

• 360 Księgowość: integracja przez API, czyli interfejs wymiany danych między programami, pozwala przekazać wygenerowane listy płac do księgowania.⁷
• PUE ZUS: program importuje z platformy ZUS dane o zwolnieniach lekarskich.⁷
• Bank: dostępny jest eksport przelewów do banku.⁶

Każde połączenie służy innemu etapowi pracy. Import z PUE ZUS dostarcza danych o nieobecnościach, listy płac trafiają do księgowania, a eksport przelewów dotyczy płatności. Integracja z 360 Księgowość przekazuje wygenerowane listy płac, nie całą dokumentację kadrową.⁷
Przeglądarka zastępuje instalację na dysku, ale korzystanie z programu wymaga połączenia z Internetem.²

Zgodność 360 Kadry i Płace z polskim prawem pracy i RODO

360 Kadry i Płace otrzymuje automatyczne, bezpłatne aktualizacje związane ze zmianami polskich przepisów kadrowo-płacowych.⁷ Nowe reguły i wzory nie ustalą jednak za pracodawcę danych ani warunków zatrudnienia konkretnej osoby. Art. 28 RODO wymaga umowy lub innego aktu prawnego, gdy dostawca przetwarza dane w imieniu administratora¹¹.

• Rozliczenia składkowe i podatkowe: zdefiniowany katalog składników płacowych pomaga ustalać należności zgodnie z przepisami.⁷ Wynik zależy także od prawidłowego przypisania składnika do wynagrodzenia.
• Dokumentacja i deklaracje: program generuje dokumenty kadrowe zgodne z przepisami oraz deklaracje podatkowe i ZUS.⁷ Przed wydaniem dokumentu liczą się dane w kartotece i faktyczne warunki zatrudnienia.
• PPK: pomoc techniczna potwierdza generowanie deklaracji PPK.⁶ Ta funkcja nie oznacza automatycznego wykonania wszystkich obowiązków pracodawcy związanych z PPK.

Funkcje kadrowo-płacowe i firmowe zasady przetwarzania danych to odrębne kwestie. Pracodawca odpowiada za podstawę przetwarzania, dostęp do kartotek i udostępnianie dokumentów pracowniczych.
Aktualizacje przepisów płacowych nie rozstrzygają o zgodności tych działań z RODO. Znaczenie mają również procedury przyjęte przez administratora danych.

Co 360 Kadry i Płace robi inaczej niż konkurencja?

360 Kadry i Płace pozwala objąć jedną licencją wiele firm. Przy wyborze pakietu nie sumuje się pracowników wszystkich podmiotów.² Dla biura rachunkowego oznacza to, że zatrudnienie klientów nie tworzy jednego wspólnego progu.²
Producent nie wyznacza maksymalnej liczby firm. Cena podstawowa obejmuje dwie, a za trzecią i każdą następną firmę nalicza opłatę¹².

W tym modelu trzeba oddzielić liczbę obsługiwanych firm od liczby pracowników w każdej firmie. Pierwsza wpływa na zakres obsługi klientów. Druga wyznacza pakiet kadrowo-płacowy, bez sumowania zatrudnienia między podmiotami.² To rozróżnienie ma znaczenie dla biura prowadzącego osobno sprawy pracownicze każdego klienta¹². Przy wyborze między takimi rozwiązaniami LeftHand Kadry i Płace można porównywać także pod kątem sposobu prowadzenia obsługi spraw pracowniczych.

To zasada licencjonowania 360 Kadry i Płace, nie dowód, że żaden konkurent nie działa podobnie. Przy porównaniu ofert warto ustalić, czy próg pakietu wynika z zatrudnienia w pojedynczych firmach. Inną metodą jest zsumowanie pracowników wszystkich klientów. W cenniku Comarch ERP Optima dla biur rachunkowych próg modułu HR zależy od łącznej liczby pracowników we wszystkich obsługiwanych bazach¹³.

Plusy i minusy 360 Kadry i Płace

360 Kadry i Płace łączy dostęp online i automatyczne naliczanie płac z licencją zależną od liczby pracowników, firm i użytkowników. Pracodawca powinien oddzielić codzienną pracę kadrową od usług płatnych osobno. Pakiet „Do 30” kosztuje 119 zł netto miesięcznie¹².

Warunki dostępu nabierają znaczenia, gdy z programu korzysta kilka osób. Podobnie jest przy obsłudze więcej niż jednej firmy¹⁴. Obie sytuacje wpływają na planowanie kosztów.

Jak 360 Kadry i Płace ustala pakiet przy obsłudze wielu firm?

W 360 Kadry i Płace pakiet dla wielu firm wyznacza zatrudnienie w największej z nich. Każda dodatkowa firma wiąże się z osobną opłatą.³ W kalkulacji trzeba więc rozdzielić próg pakietu i liczbę podmiotów. Trzecia oraz każda następna firma kosztuje dodatkowo 11 zł netto miesięcznie³.

Pakiet według firmy z największą liczbą pracowników – bez sumowania zatrudnienia

Najpierw ustala się zatrudnienie osobno dla każdej firmy. Pakiet wyznacza ta, która zatrudnia najwięcej osób; pracowników pozostałych firm nie dodaje się do jej stanu.³
Nowy klient biura rachunkowego nie powoduje więc sam przez się zsumowania zatrudnienia wszystkich klientów. Pakiet „Do 80” wybiera się, gdy największa obsługiwana firma zatrudnia nie więcej niż 80 pracowników¹².

Producent podaje, że w 360 Kadry i Płace rozliczono 8000 pracowników.¹ To deklarowana skala wykorzystania programu. Nie jest to limit zatrudnienia dla pojedynczej licencji.

Dodatkowa firma: 15,00 zł netto miesięcznie

Do ceny pakietu dochodzi 11,00 zł netto miesięcznie za trzecią i każdą kolejną firmę.³ Liczba podmiotów zwiększa rachunek, choć ich pracowników nie sumuje się przy wyborze pakietu.
Kalkulacja ma zatem dwie części. Jedną jest pakiet ustalony według największej firmy, drugą – opłaty za dodatkowe firmy¹².

Ile kosztują prace na danych i odzyskanie bazy w 360 Kadry i Płace?

360 Kadry i Płace stosuje stawki godzinowe za sprawdzanie wyliczeń, wprowadzanie danych i weryfikację większej bazy.³ Pierwsze odzyskanie usuniętej bazy jest bezpłatne, kolejne podlega opłacie.³ Prace na danych zależą kosztowo od rodzaju usługi i czasu wykonania. Za drugie oraz każde następne odzyskanie bazy cennik przewiduje 50 zł netto za zdarzenie³.

Sprawdzenie wyliczeń firmy do 2 pracowników: 200 zł netto za godzinę

Sprawdzenie wyliczeń jednej firmy zatrudniającej najwyżej 2 pracowników kosztuje 200 zł netto lub 246 zł brutto za godzinę.³ Stawka dotyczy kontroli wyliczeń, nie wprowadzania danych. Koszt zależy więc od czasu poświęconego na tę usługę.

Wprowadzenie danych i weryfikacja większej bazy: 300 zł netto za godzinę

Wprowadzenie danych kadrowych do jednej bazy klienta kosztuje 300 zł netto lub 369 zł brutto za godzinę.³ Tyle samo kosztuje weryfikacja list płac i danych kadrowych w bazie obejmującej więcej niż 2 pracowników.³ Zakres tych prac jest różny. Stawka godzinowa pozostaje jednak taka sama.

Odzyskanie usuniętej bazy: pierwszy raz bezpłatnie, kolejne 50,00 zł netto

Pierwsze odzyskanie usuniętej bazy jest bezpłatne. Każde następne kosztuje 50,00 zł netto lub 61,50 zł brutto.³ To opłata za odzyskanie bazy, a nie za godzinę pracy. Przy ponownym usunięciu bazy firma musi więc uwzględnić osobną pozycję kosztową.

Kiedy można uzyskać pomoc dotyczącą 360 Kadry i Płace?

Pomoc dla 360 Kadry i Płace działa w dwóch trybach. Ze wsparciem technicznym można kontaktować się w dni robocze od 9.00 do 16.00, a instrukcje są dostępne online 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.^1,5
Po godzinach wsparcia dział kadr może korzystać z dokumentacji. Nie jest to jednak kontakt z pracownikiem pomocy.

Wsparcie w dni robocze od 9.00 do 16.00

Godziny podane przez producenta dotyczą wsparcia, nie dostępu do programu.¹ Firma przygotowująca listy płac po 16.00 ma dostęp do instrukcji, ale nie powinna oczekiwać odpowiedzi pracownika pomocy technicznej. Różnica jest istotna, gdy problem trzeba wyjaśnić przed końcem rozliczeń. Zespół wsparcia pracuje od poniedziałku do piątku, w godzinach 9.00–16.00¹.

Instrukcje online dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu

Podręczniki i instrukcje są dostępne online przez całą dobę. Oferta obejmuje też płatne szkolenie indywidualne.⁵ Z materiałów można korzystać samodzielnie; szkolenie stanowi osobną usługę, a nie część całodobowej pomocy. Zespół pracujący poza godzinami wsparcia ma dostęp do dokumentacji, lecz nie do pracownika pomocy technicznej. Godzina indywidualnego szkolenia online kosztuje 250 zł netto³.

Zwrot za licencję i ponowne otwarcie 360 Kadry i Płace – jakie są warunki?

W przypadku 360 Kadry i Płace prośbę o zwrot opłaty za licencję trzeba zgłosić dostawcy w ciągu 60 dni od zamówienia.³ Ponowne otwarcie licencji kosztuje 50,00 zł netto lub 61,50 zł brutto.³ To dwa odrębne warunki. Jeden dotyczy zwrotu pieniędzy, drugi – reaktywacji licencji.

Zgłoszenie żądania zwrotu w ciągu 60 dni od zamówienia

Termin zgłoszenia biegnie od zamówienia, a nie od pierwszego dnia pracy w programie.³ Przy ocenie płatnej licencji znaczenie ma więc data złożenia zamówienia. Oferta wymaga kontaktu z dostawcą w wyznaczonym czasie; nie przewiduje bezterminowego zgłoszenia zwrotu. Prośbę o zwrot opłaty trzeba przekazać w ciągu 60 dni od zamówienia³.

Ponowne otwarcie licencji: 50,00 zł netto

Reaktywacja licencji nie jest opłatą za miesięczne korzystanie z programu.³ Ten koszt należy oddzielić od abonamentu. Nie jest też częścią warunków zwrotu pieniędzy. Opłatę uwzględnia się przy ponownym otwarciu licencji, nie przy każdej miesięcznej płatności.

Opinie klientów o 360 Kadry i Płace

Dla kogo jest 360 Kadry i Płace, a dla kogo nie?

360 Kadry i Płace może zainteresować firmę, która chce rozliczać kierowców w programie kadrowo-płacowym. Centrum pomocy zawiera instrukcję tej funkcji.⁶ Trzeba jednak rozróżnić samodzielne prowadzenie rozliczeń od zakupu usługi ich wykonania.

Sprawdzi się, jeśli

• Firma rozlicza kierowców we własnym zakresie. Instrukcja funkcji rozliczania kierowców pomaga osobie prowadzącej kadry pracować z programem.⁶

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Firma chce zlecić wykonanie rozliczeń, a nie korzystać z narzędzia. Instrukcja opisuje pracę w programie. Nie oznacza przejęcia rozliczeń przez dostawcę.⁶
• Jedyną potrzebą jest narzędzie wyspecjalizowane w pracy kierowców. Wtedy należy ocenić zakres potrzebnych rozliczeń kierowców. Sama instrukcja funkcji w programie kadrowo-płacowym nie przesądza o wyborze.⁶

Alternatywy dla 360 Kadry i Płace

Obok 360 Kadry i Płace zestawiono 15 alternatywnych nazw produktów i systemów.^9,15 Lista nazw nie porównuje jednak cen ani funkcji. Przy wyborze trzeba odróżnić konkretny produkt od szerszego systemu, w którym kupuje się odpowiedni moduł.

Dane w tabeli: 9,15

• Oferty nazwane „Kadry i Płace”: w tej grupie są Pakiet Przedsiębiorcy – Kadry i Płace, Systim Kadry i Płace, wFirma Kadry i Płace oraz Streamsoft Kadry i Płace.⁹
• Konkretne produkty zamiast nazw całych systemów: zestawienie wymienia InsERT Gratyfikant GT i Symfonia R2Płatnik.^9,15
• Szersze systemy: Comarch ERP Optima, enova365 i BPSC ERP wymagają porównania zakresu rozwiązania kadrowo-płacowego, nie tylko nazw systemów.⁹

Najczęstsze pytania o 360 Kadry i Płace

Przy wyborze 360 Kadry i Płace powracają kwestie bezpłatnej obsługi, pakietu dla wielu firm i zwrotu opłaty. Każda dotyczy innego warunku oferty. Warto więc rozpatrywać je osobno.

Czy można bezpłatnie obsługiwać 2 pracowników bez limitu czasu?

Tak. 360 Kadry i Płace pozwala bezpłatnie obsługiwać do 2 pracowników.⁵ Dla tej opcji nie wskazano daty zakończenia.⁸

Jak wybierany jest pakiet przy obsłudze wielu firm?

Pakiet wyznacza firma zatrudniająca najwięcej pracowników. Stan zatrudnienia pozostałych firm nie powiększa tego progu.³ Ich pracowników nie sumuje się przy wyborze pakietu.

Jakie są warunki zwrotu pieniędzy za licencję?

Prośbę o zwrot opłaty za licencję trzeba zgłosić dostawcy w ciągu 60 dni od zamówienia.³ Termin biegnie od zamówienia. Nie rozpoczyna się dopiero w dniu rozpoczęcia pracy z programem.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.