inEwi — opinie, aplikacja i konto

Czym jest inEwi i dla jakich firm?

inEwi to narzędzie do organizacji pracy i obsługi pracowników, oferowane przez inEwi sp. z o.o. Recenzja dotyczy jego zastosowania w firmach zatrudniających od 1 do 500 pracowników. Uwzględnia też zespoły współpracujące w modelu B2B.¹

Wybierając system HR, trzeba rozdzielić organizację czasu pracy od obsługi kadrowo-płacowej. Grafik i ewidencja nie zastąpią naliczania wynagrodzeń, przygotowania świadectwa pracy ani rozliczenia zwolnienia lekarskiego. Współpracownik B2B nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy. Jego udział w pracy zespołu nie oznacza więc stosowania pracowniczej karty urlopowej czy zasad wypowiedzenia umowy o pracę. Oceniając inEwi, warto sprawdzić, jak firma będzie prowadzić dane o czasie pracy i oddzielać je od dokumentacji kadrowej.
Art. 149 § 1 Kodeksu pracy wskazuje, że ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą².

inEwi obsługuje określone procesy HR. Nie jest synonimem całego pakietu ERP. O jego dopasowaniu decydują zadania, które firma chce prowadzić w jednym systemie³.

Funkcje HR w inEwi

inEwi łączy rejestrację i ewidencję czasu pracy z układaniem grafików oraz obsługą wniosków. Rejestracja działa na 2 rodzajach urządzeń – telefonie i tablecie. Zapis zdarzeń obejmuje historię, a opcjonalnie także geolokalizację.⁴
System wylicza przepracowane godziny i przygotowuje miesięczne zestawienia 4 wielkości: normy czasu pracy, nadgodzin, przerw oraz czasu nocnego.^4,5

• Grafik Pracy. Funkcje AI biorą pod uwagę dostępność i preferencje pracowników, potrzebną obsadę oraz normy czasu pracy. Plan uwzględnia więc potrzeby pracodawcy i dane o pracownikach.⁶
• Elektroniczne Wnioski Urlopowe. Pracownicy widzą grafiki, urlopy i święta. Mogą też składać wnioski urlopowe, HR i inne, również z załącznikami. To samoobsługa pracownicza, nie naliczanie wynagrodzeń.^4,5
• Delegacje Online. Funkcja obejmuje delegacje, historię wniosków oraz podgląd limitów dostępnych i wykorzystanych. Dzięki historii można odróżnić bieżący limit od wcześniej złożonych wniosków.⁴
• Zadania. inEwi zapisuje czas poświęcony zadaniom i pozwala powiązać go z narzędziami takimi jak Jira. To inne dane niż miesięczna ewidencja czasu pracy.⁴
• Raportowanie dla kadr i płac. Dostępne są lista obecności, raport szczegółowy i eksport pliku przygotowanego pod wybrany program kadrowo-płacowy. Eksport przekazuje dane do programu płacowego. Nie oznacza naliczenia listy płac w inEwi.⁷

Ile kosztuje inEwi?

Koszt inEwi zależy od pakietu, liczby użytkowników i sposobu płatności. Oferta zaczyna się od 1 użytkownika, bez obowiązkowego pakietu minimalnego. Liczbę kont można zmieniać z każdym cyklem płatności.⁸
Cennik podaje kwoty netto, do których dolicza się VAT.⁸

Czy aplikacja inEwi jest darmowa?

inEwi – Grafik Pracy to darmowa aplikacja mobilna, która wymaga konta w inEwi. Bezpłatna instalacja nie oznacza zatem bezpłatnej subskrypcji usługi.⁴
Dostęp próbny do wszystkich funkcji trwa 14 dni.⁹ Korzystanie z oferty nie wymaga długoterminowej umowy ani podania danych karty kredytowej.^8,10

Jaki jest cennik inEwii?

Stawka pakietowa Symfonia inEwi wynosi 17,95 zł netto miesięcznie za użytkownika przy płatności rocznej za zakup dwóch z trzech modułów. Sam moduł Wnioski Urlopowe jest wyświetlany za 10,95 zł.⁶ W tabeli oddzielono stawki od przykładowej kalkulacji:

Dane w tabeli: 6,8,11

Przykładowa kalkulacja podaje również szacowany miesięczny zysk z inwestycji: 901,25 zł. To założenie kalkulacji, nie gwarantowany wynik firmy.⁸
Jedna z recenzji mówi o wycenie indywidualnej i nie wskazuje publicznego cennika. Stawki pakietowe są jednak publicznie widoczne, więc tych twierdzeń nie można uznać za równoważne.^1,6 Po utracie prawa do rabatu koszt zależy od stawki wybranego pakietu, liczby kont i cyklu płatności, a nie od promocyjnej ceny zestawu.

Wdrożenie i integracje inEwi

inEwi działa w subskrypcji, przez przeglądarkę lub aplikację mobilną. Dane o obecności, urlopach i zwolnieniach lekarskich można przekazywać do zewnętrznych systemów. Według producenta uruchomienie nie wymaga rozbudowy infrastruktury ani kosztownych szkoleń.⁶
Producent deklaruje też, że dodanie pracownika i ustalenie jego grafiku zajmuje mniej niż 1 minutę. Ten czas dotyczy wskazanych czynności, nie pełnego wdrożenia.⁸

• Symfonia ERP Kadry i Płace. Wybrane dane, na przykład obecności i urlopy, trafiają z inEwi do pliku XML. Następnie trzeba je zaimportować do systemu kadrowo-płacowego. Identyfikator GUID – unikalny identyfikator rekordu – przypisuje dane właściwemu pracownikowi. Wymóg importu pliku oznacza, że nie jest to bezpośrednia synchronizacja.¹²
• ZUS e-ZLA. Połączenie automatycznie pobiera informacje o zwolnieniach lekarskich. Dotyczy danych o L4, a nie samodzielnego rozliczenia świadczenia chorobowego.^6,13
• Symfonia R2Płatnik, Gratyfikant NEXO i enova365. To systemy wskazane jako integrowane z inEwi. Planując pracę kadr i płac, trzeba odróżnić przekazanie danych od ich rozliczenia w systemie docelowym.^6,13
• Google Workspace, Slack i Jira. inEwi można połączyć z Google Workspace i Slackiem. Integracja z Jira dotyczy modułu zadań, nie importu danych do listy płac.^14,15

Zgodność inEwi z polskim prawem pracy i RODO

Symfonia inEwi wspiera kontrolę przepisów o czasie pracy. Sprawdza normy, przerwy, wymagane odpoczynki i limity nadgodzin oraz ostrzega o ryzyku naruszenia Kodeksu pracy.⁶
Przygotowując dane do rozliczeń, klasyfikuje nadgodziny według dodatków 50% i 100%. Godziny nocne i dyżury ujmuje osobno.⁶ Ostrzeżenie pomaga prowadzić ewidencję, ale samo nie rozstrzyga o poprawności każdego grafiku czy naliczenia.

• Kontrola planu i ewidencji. Ostrzeżenie pomaga wychwycić sytuację, którą musi ocenić osoba odpowiedzialna za czas pracy. Liczy się nie tylko liczba godzin, lecz także podstawa ich zaplanowania i faktyczny przebieg pracy.
• Granica automatyzacji. Klasyfikacja dodatku nie ustala, dlaczego powstały nadgodziny. Nie przesądza też, czy należy wypłacić dodatek, czy udzielić czasu wolnego. Przy dyżurze trzeba odróżnić gotowość do pracy od pracy rzeczywiście wykonanej.

Samo korzystanie z narzędzia nie zapewnia organizacji zgodności z RODO. Pracodawca określa cel i zakres przetwarzania danych, zasady dostępu oraz okresy przechowywania. Informacje o obecności i zwolnieniach wymagają właściwego nadania uprawnień osobom korzystającym z systemu. Art. 9 ust. 1 RODO zalicza dane dotyczące zdrowia do szczególnych kategorii danych. Ma to znaczenie przy ustalaniu dostępu do informacji o zwolnieniach¹⁶.

Co inEwi robi inaczej niż konkurencja?

Symfonia inEwi oferuje 2 metody rejestracji obecności: geolokalizację i biometryczne rozpoznawanie twarzy.⁶ Dostępność obu metod nie dowodzi, że nie występują w innych produktach. Według art. 4 pkt 14 RODO dane biometryczne powstają przez specjalne przetwarzanie cech osoby umożliwiających jej jednoznaczną identyfikację, na przykład wizerunku twarzy¹⁶.

Dane w tabeli: 17

Obecność funkcji biometrycznej w Symfonia inEwi nie oznacza, że wolno jej używać w każdym zakładzie pracy. Wybór metody rejestracji zależy od organizacji pracy. Musi też uwzględniać zasady przetwarzania danych u danego pracodawcy.

Plusy i minusy inEwi

inEwi zbiera pozytywne opinie o obsłudze grafików i potwierdzaniu obecności poza biurem. W porównaniu z TimeCamp wskazano jednak ograniczenie dotyczące timesheetów. Pochwały odnoszą się do doświadczeń przytoczonych użytkowników, a porównanie – do zakresu funkcji.^9,18

Plusy

W przytoczonych opiniach użytkownicy chwalą intuicyjną obsługę i łatwiejsze układanie grafików. Wskazują też większą przejrzystość rozliczeń czasu pracy. To opisy postrzeganych korzyści, nie wyniki niezależnego testu.¹⁸

• Praca poza biurem. Według użytkowników rejestracja przez telefon ułatwia potwierdzanie obecności w terenie, a elektroniczne wnioski pomagają zespołom zdalnym. Ma to znaczenie tam, gdzie pracownik nie zgłasza się codziennie do jednego stanowiska.¹⁸
• Przekazanie danych do płac. Eksport do Symfonia ERP Kadry i Płace ogranicza ręczne przepisywanie informacji. Identyfikatory pracowników pomagają uniknąć duplikatów. Korzyść dotyczy przygotowania danych dla systemu kadrowo-płacowego, nie zastąpienia jego rozliczeń.¹²

Minusy

Według porównania TimeCamp inEwi nie oferuje timesheetów. Szczegółowe raporty ewidencji czasu pracy częściowo pełnią ich rolę. Timesheet zestawia czas przypisany do wykonywanych prac, więc nie jest tym samym co ewidencja obecności.⁹

• Ograniczenie w raportowaniu projektowym. Jeśli firma wymaga osobnego timesheetu do rozliczania prac, musi odróżnić go od raportu czasu pracy. Porównanie mówi o częściowym zastępstwie, nie o równoważności obu form raportowania.⁹

Aplikacje mobilne inEwi w pracy terenowej i bez osobnego rejestratora

inEwi RCP rejestruje czas pracy na telefonie lub tablecie, bez zakupu osobnego rejestratora i kart identyfikacyjnych.⁶ Może odpowiadać zespołom terenowym, dla których urządzenie umieszczone w siedzibie firmy nie jest praktycznym sposobem potwierdzania obecności. inEwi RCP działa na dwóch mobilnych systemach operacyjnych: Androidzie i iOS¹⁹.

inEwi RCP na telefonie lub tablecie oraz opcjonalna geolokalizacja

Producent opisuje aplikację inEwi RCP jako darmowy zamiennik osobnego rejestratora czasu pracy.¹⁸ Opcjonalna geolokalizacja wskazuje miejsce rejestracji zdarzenia, nie czynności pracownika przez całą zmianę. W terenie potwierdzenie obecności trzeba oddzielić od ewidencji czasu poświęconego konkretnym zadaniom. Art. 5 ust. 1 lit. c RODO wymaga ograniczenia danych do niezbędnych. Dotyczy to również zakresu zbieranej lokalizacji pracowników¹⁶.

inEwi – Grafik Pracy: ocena 4,6/5 z około 1,1 tys. ocen i wymóg posiadania konta

inEwi – Grafik Pracy ma w App Store ocenę 4,6/5 na podstawie około 1,1 tys. ocen.⁵ Wystawili ją użytkownicy sklepu. Nie jest to pomiar zgodności ewidencji z przepisami ani ocena całego systemu kadrowo-płacowego.

• Warunek dostępu. Darmowa aplikacja inEwi – Grafik Pracy wymaga konta na platformie inEwi. Sama instalacja nie wystarczy do korzystania z niej.⁴
• Znaczenie dla pracodawcy. Dostęp mobilny i rezygnacja z osobnego rejestratora dotyczą sposobu rejestracji. Ocena aplikacji nie przesądza, jaki zakres subskrypcji będzie potrzebny firmie do obsługi pracowników.

inEwi w ewidencji pracy produkcyjnej i realizacji zleceń

Symfonia inEwi pozwala przypisać czas pracy do 4 kategorii: stanowiska, maszyny, etapu produkcji lub zlecenia.⁶ Taki podział pokazuje, czego dotyczył zarejestrowany czas. Nie oznacza jeszcze analizy wydajności zespołu ani rentowności projektu.

4 sposoby przypisania czasu: do stanowiska, maszyny, etapu produkcji lub zlecenia

Kategoria określa sposób uporządkowania czasu w ewidencji. Jej wybór zależy od pytania, na które firma chce uzyskać odpowiedź:

Przypisanie do maszyny porządkuje użycie zasobu, a przypisanie do zlecenia – czas realizacji pracy. inEwi jest kierowane do małych i średnich przedsiębiorstw. Wybór kategorii powinien odpowiadać ich potrzebom w zakresie ewidencji czasu pracy, grafików i wniosków urlopowych.¹
Według unijnej definicji próg zatrudnienia dla MŚP wynosi mniej niż 250 pracowników; definicja obejmuje także kryteria finansowe²⁰.

Czas zadań a ograniczenia analizy rentowności projektów

Według porównania TimeCamp inEwi nie monitoruje wydajności zespołów ani rentowności projektów.⁹ Czas przypisany do zlecenia pokazuje nakład pracy, lecz nie wynik finansowy projektu. Do obliczenia rentowności firma potrzebuje także danych o kosztach i przychodach. Procentową marżę projektu wyznacza wzór (przychody − koszty) / przychody × 100%. Same przepracowane godziny nie wystarczą²¹.

Dostęp do danych w inEwi podczas pracy offline i po opóźnieniu płatności

inEwi rozróżnia dwa przypadki ważne dla ciągłości ewidencji: pracę aplikacji mobilnej bez sieci i ograniczenie dostępu przy zaległej płatności. Według zewnętrznego opisu podczas pracy offline dane o czasie pracy pozostają na urządzeniu.⁹
Zaległa płatność powoduje z kolei tymczasowe ograniczenie dostępu do danych i usług, aż do uregulowania należności.⁸ Zapis lokalny i dostęp do usługi to osobne kwestie, nie jedna gwarancja ciągłości pracy.

Dane czasu pracy na urządzeniu podczas pracy offline

Według zewnętrznego opisu aplikacja mobilna inEwi przechowuje dane o czasie pracy na urządzeniu, gdy działa offline.⁹ Dla zespołu bez połączenia zapis zdarzenia to pierwszy etap. Osobną kwestią jest dostępność tego zapisu dla osób prowadzących ewidencję w firmie. Sam tryb offline nie określa, kiedy dane będą dostępne poza urządzeniem.

14 dni okresu próbnego a ograniczenie dostępu przy zaległej płatności

inEwi udostępnia wszystkie funkcje przez 14 dni okresu próbnego.⁹ To czas na poznanie usługi, nie zasada dostępu do danych po terminie płatności. Przy zaległości dostęp do danych i usług zostaje tymczasowo ograniczony, a wraca po uregulowaniu należności.⁸ Dla pracodawcy prowadzącego bieżącą ewidencję ma to znaczenie także wtedy, gdy pracownicy rejestrują zdarzenia na urządzeniach mobilnych.

Opinie klientów o inEwi

Dla kogo jest inEwi, a dla kogo nie?

inEwi może pasować do firmy, która chce uporządkować czas pracy i sprawy pracownicze, a płace rozlicza osobno. Recenzja obejmuje organizacje zatrudniające od 1 do 500 pracowników. Przy ocenie dopasowania liczy się zakres potrzeb: dane do ewidencji albo system prowadzący całą dokumentację kadrowo-płacową.

Sprawdzi się, jeśli

• Praca odbywa się według zmiennych grafików. Firma chce prowadzić plan pracy, obecności i nieobecności razem, zamiast rozdzielać te informacje między arkusze.
• Pracownicy wykonują pracę poza siedzibą. Potrzebny jest sposób potwierdzania czasu pracy, który nie zależy wyłącznie od urządzenia w jednym miejscu.
• Kadry korzystają z osobnego programu płacowego. Firma chce uporządkować dane wejściowe do rozliczeń, zachowując podział między ewidencją a naliczaniem wynagrodzeń.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Wymagany jest jeden system do całej obsługi stosunku pracy. Narzędzie do czasu pracy samo nie rozwiązuje kwestii umów, wypowiedzeń, świadectw pracy i naliczania płac.
• Organizacja pożytku publicznego potrzebuje ceny ustalonej przed przygotowaniem oferty. Dla takich organizacji inEwi przygotowuje ofertę indywidualną.⁸

Alternatywy dla inEwi

TimeCamp jest wskazywany jako alternatywa dla inEwi.⁹ Nie oznacza to, że oba produkty obsługują identyczne procesy kadrowe. Wybór zależy od tego, czy firma potrzebuje ewidencji czasu pracowników, rozliczania czasu zadań czy danych wejściowych do płac²².

Dane w tabeli: 9,22

TimeCamp warto rozważyć, gdy o zakupie decyduje przede wszystkim sposób raportowania czasu. W porównaniu trzeba oddzielić czas przypisany do pracy od ewidencji potrzebnej do obsługi pracowników.

Najczęstsze pytania o inEwi

Co to jest inEwi?

inEwi służy do organizacji czasu pracy i obsługi spraw pracowniczych. Rejestracja Czasu Pracy zapisuje obecności, Grafik Pracy pomaga planować zmiany, a Elektroniczne Wnioski Urlopowe obsługują prośby o nieobecność. Żaden z tych procesów nie jest tym samym co naliczanie wynagrodzeń i prowadzenie pełnej dokumentacji kadrowej.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.