Workday HCM — opinie, wdrożenie, wady i zalety

Czym jest Workday HCM i dla jakich firm?

Workday HCM służy do zarządzania procesami HR i danymi pracowników. Materiały opisują Workday HR jako rozwiązanie dla większych organizacji. Nie wyznaczają jednak minimalnej liczby zatrudnionych.¹

Polski pracodawca powinien odróżnić Workday HCM od całego pakietu ERP producenta. Musi też ustalić, które procesy poprowadzi w systemie HR, a które pozostawi narzędziom do płac, dokumentacji i rozliczeń.
W firmie działającej w kilku krajach potrzebne są wspólne zasady zarządzania danymi, uwzględniające lokalne obowiązki. Przed porównaniem ofert warto opisać obieg umów, nieobecności i zakończenia zatrudnienia².

Workday HCM to produkt HR, nie nazwa całego oprogramowania biznesowego Workday. Producent wyróżnia trzy główne obszary oferty: kapitał ludzki, finanse i wydatki. To rozróżnienie pomaga ustalić zakres zamawianego rozwiązania³.

Funkcje HR w Workday HCM

Workday HCM obejmuje podstawowe procesy HR, zarządzanie talentami, rekrutację, szkolenia, wynagrodzenia i świadczenia.⁴ Dostęp pracownika do informacji o pensji nie jest jednak tym samym co naliczanie polskiej listy płac. Dla polskiego pracodawcy to istotna granica zakresu produktu⁵.

• Planowanie personelu i ocena pracy. Workday HCM wspiera planowanie zatrudnienia i zarządzanie wynikami pracowników.⁶ Te procesy HR trzeba odróżnić od przygotowywania dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy.
• Mobilna samoobsługa. W portalu Workday HCM pracownik może śledzić czas pracy, świadczenia i wynagrodzenia.⁷ Sam podgląd nie mówi, jak naliczono składki i podatek na liście płac.
• Harmonogramy. Workday korzysta z AI przy układaniu harmonogramów według preferencji pracowników i potrzeb firmy.⁸ Plan pracy nie zastępuje ewidencji czasu faktycznie przepracowanego.
• Organizacja i dokumenty. Opis Workday HR wskazuje planowanie, budżetowanie, analitykę oraz zarządzanie organizacją i dokumentami.¹ Ta ostatnia kategoria nie potwierdza obsługi konkretnego polskiego dokumentu, na przykład świadectwa pracy.
• Zastępstwa i powiadomienia. Workday HR pozwala zarządzać powiadomieniami e-mail oraz przyznać współpracownikowi dostęp zastępczy.¹ Dostęp do systemu nie jest równoznaczny z upoważnieniem do podejmowania decyzji kadrowych.

Zakres Workday HCM rozciąga się od planowania zatrudnienia po samoobsługę pracownika. Obsługę umów, L4 i wypowiedzeń należy oceniać osobno, w kontekście polskich procesów kadrowych.
Art. 36 § 1 Kodeksu pracy przewiduje trzymiesięczny okres wypowiedzenia po co najmniej trzech latach zatrudnienia u danego pracodawcy⁹.

Ile kosztuje Workday HCM?

Na koszt Workday HCM wpływają między innymi liczba użytkowników, wielkość firmy, moduły i zakres dostosowania.⁶ Stawka za użytkownika nie wystarczy więc do porównania ofert. Kalkulacja powinna uwzględniać zamawiany zakres¹⁰. Demonstracja jest opisana jako bezpłatna: 0 zł.

Dane w tabeli: 4,6,7,10,11

Całkowity koszt obejmuje abonament oraz ewentualne opłaty za szkolenia i bieżące wsparcie.⁶ Demonstracja za 0 zł nie oznacza okresu próbnego. Źródła podają sprzeczne informacje o dostępności okresu próbnego i nie określają jego długości.^4,6,7 Podane warunki nie wskazują okresu promocyjnego ani stawek po jego zakończeniu.

Wdrożenie i integracje Workday HCM

Producent oferuje doradztwo przy konfiguracji i wdrażaniu funkcji Workday HCM oraz przeglądy ich wykorzystania.¹² Pierwsza usługa dotyczy uruchomienia ustalonego zakresu, druga – korzystania z niego później. Workday podaje, że wdrożenie HR w programie Workday Launch dla sektora publicznego może potrwać zaledwie 28 tygodni. Nie jest to termin każdego projektu¹³.

W polskiej firmie trzeba określić przepływ danych między systemem HR a narzędziami do płac i dokumentacji pracowniczej. Podział powinien wskazywać źródło danych o zatrudnieniu, czasie pracy i nieobecnościach oraz miejsce przekazywania zmian. Wtedy wiadomo, gdzie powstaje lista płac i gdzie obsługuje się dokumenty kończące zatrudnienie.
Przykład 28 tygodni podany przez producenta nie określa czasu takich połączeń w polskiej firmie.

Wsparcie producenta przy konfiguracji i późniejszy przegląd funkcji¹² nie wyznaczają zakresu prac partnera wdrożeniowego. Nie przesądzają też, kto odpowiada za połączenie Workday HCM z systemem kadrowo-płacowym. W ofertach warto oddzielić te prace od konfiguracji produktu i przypisać odpowiedzialność za dane. Termin 28 tygodni dotyczy wskazanego programu dla sektora publicznego.

Zgodność Workday HCM z polskim prawem pracy i RODO

Przytoczone opisy Workday HCM nie potwierdzają obsługi polskich deklaracji ZUS i PIT, PPK, e-teczki ani aktualizacji po zmianach prawa.^4,7 Nie dowodzi to braku tych funkcji, ale nie pozwala uznać produktu za samodzielny polski system kadrowo-płacowy. Według ZUS przedsiębiorcy bez osobowości prawnej składają dokumenty rozliczeniowe do 20. dnia następnego miesiąca. Spółki kapitałowe obowiązuje inny termin¹⁴.

• Rozliczenia i zgłoszenia. Dane HR należy odróżnić od naliczania płac i przygotowywania dokumentów dla ZUS oraz administracji skarbowej. Dla wskazanej grupy przedsiębiorców termin złożenia dokumentów rozliczeniowych przypada na 20. dzień następnego miesiąca.
• Dokumentacja zatrudnienia. W obiegu umów, wypowiedzeń, L4 i świadectw pracy trzeba wskazać, kto wprowadza dane i zatwierdza dokument. Należy też ustalić system, w którym powstaje ostateczna wersja. Przy wypowiedzeniu znaczenie ma m.in. art. 36 § 1 Kodeksu pracy.
• Ochrona danych. RODO obejmuje nadawanie uprawnień, przechowywanie danych pracowniczych i przekazywanie ich między systemami. Funkcje HR same nie przesądzają o zgodności konfiguracji pracodawcy. Znaczenie ma m.in. art. 28 ust. 3 RODO.

Polska firma musi przypisać odpowiedzialność za lokalne obowiązki kadrowo-płacowe i ochronę danych w całym obiegu. Nie powinna przy tym zakładać, że Workday HCM obsługuje niepotwierdzone funkcje prawne. Art. 28 ust. 3 RODO wymaga określenia w umowie powierzenia między innymi obowiązków podmiotu przetwarzającego oraz praw i obowiązków administratora¹⁵.

Co Workday HCM robi inaczej niż konkurencja?

Workday Skills Cloud służy do automatyzacji rekrutacji opartej na umiejętnościach i wspierania rozwoju pracowników.⁷ Łączy więc decyzje o zatrudnieniu z rozwojem kompetencji, nie tylko z prowadzeniem danych kadrowych. W komunikacie z 2018 r. Workday podał, że Skills Cloud uporządkował milion umiejętności wprowadzonych przez użytkowników do 55 tys. zweryfikowanych¹⁶.

W rekrutacji kompetencje potrzebne na stanowisku można oceniać obok wymagań formalnych. Luki w umiejętnościach oznaczają różnicę między potrzebnymi kompetencjami a tymi, które mają pracownicy. Opis Workday Skills Cloud nie określa sposobu wyznaczania tych różnic w konkretnej organizacji. Według raportu World Economic Forum z 2025 r. pracodawcy przewidują zmianę 39% podstawowych umiejętności pracowników do 2030 r¹⁷.

Skills Cloud wyróżnia opisany zakres Workday HCM. Nie dowodzi jednak, że konkurencyjne produkty nie wspierają rekrutacji kompetencyjnej. Przy porównaniu liczy się zakres automatyzacji i użycie danych o umiejętnościach w rekrutacji oraz rozwoju. Opis funkcji nie potwierdza obsługi polskich obowiązków kadrowo-płacowych¹⁸; liczba 55 tys. dotyczy zweryfikowanych umiejętności w komunikacie z 2018 r.

Plusy i minusy Workday HCM

Workday HCM łączy procesy HR z samoobsługą pracowników. Użytkownicy zgłaszają zarazem problemy z aplikacją na Androida i rozwiązywaniem zgłoszeń.^4,7 Przy ocenie kosztów trzeba oddzielić demonstrację za 0 zł od abonamentu zależnego od zakresu wdrożenia.

Workday HCM w opiniach użytkowników: 4,0/5 w G2 i 4,5/5 w Capterra

Workday HCM ma ocenę 4,0/5 w G2 i 4,5/5 w Capterra.⁷ Oba wyniki dotyczą tego samego produktu, lecz pochodzą z odrębnych zbiorów recenzji. Dla polskiej firmy ogólna ocena systemu HR nie zastępuje informacji o doświadczeniach z lokalną obsługą kadr i płac.

Ponad 1340 recenzji w G2 i ponad 1540 w Capterra

Na ocenę w G2 składa się ponad 1340 recenzji, a na ocenę w Capterra – ponad 1540 recenzji.⁷ Liczba opinii pomaga odczytać średnią. Same średnie nie pokazują jednak, jak oceniano w Polsce obsługę umów, nieobecności i dokumentów pracowniczych. Różnica między serwisami nie mierzy skuteczności konkretnego wdrożenia⁵.

Workday HR: 80% polecających w Techjockey – wynik dotyczący inaczej nazwanego produktu

W Techjockey 80% oceniających poleca produkt nazwany Workday HR.¹ To odsetek polecających, nie wynik w skali pięciopunktowej. Nie należy więc porównywać go wprost ze średnimi dla Workday HCM. Odmienna nazwa produktu dodatkowo ogranicza możliwość traktowania tych trzech wartości jako jednej oceny oferty¹⁹.

Workday HCM w opisanym przypadku firmy produkcyjnej zatrudniającej 20–50 tys. osób

Może być punktem odniesienia dla dużej organizacji, ale nie określa warunków zakupu ani zakresu wdrożenia w Polsce.

Przykład z Ameryki Północnej, a nie próg dostępności Workday HCM

Raven Intelligence podaje w opisie przypadku przedział 20–50 tys. pracowników dla firmy wdrażającej Workday HCM.²⁰ To wielkość tej organizacji, nie minimalna liczba użytkowników. Traktowanie jej jako wymogu wykluczałoby inne firmy bez podstawy w opisie²¹.

Przypadek dotyczy przedsiębiorstwa produkcyjnego z Ameryki Północnej. Polska firma powinna porównać procesy i strukturę zatrudnienia, zamiast uznawać 20–50 tys. za warunek korzystania z produktu.

Workday HCM w ekosystemie platformy Workday: własne aplikacje i ponad 600 integracji

Na platformie Workday można tworzyć własne aplikacje. Ekosystem obejmuje też ponad 600 integracji z narzędziami innych producentów.^7,8 Są to dwa różne sposoby powiązania procesów HR z pozostałymi systemami:

Tworzenie aplikacji bezpośrednio na platformie Workday

Workday pozwala budować własne aplikacje bezpośrednio na platformie.⁸ Tak utworzona aplikacja nie staje się gotowym modułem Workday HCM. Przy planowaniu obiegu polskich dokumentów zespół wdrożeniowy powinien rozdzielić te dwa zakresy. Ponad 600 integracji w ekosystemie daje odrębną drogę wymiany danych.

Ponad 600 integracji Workday HCM z narzędziami innych producentów

Workday HCM integruje się z ponad 600 narzędziami innych producentów, wśród których wymieniono ADP i SAP.⁷ Ta liczba dotyczy ekosystemu, nie połączeń działających u konkretnego pracodawcy. Nazwy producentów nie wskazują produktów ani przekazywanych danych kadrowo-płacowych. Firma z osobnym systemem płacowym powinna ocenić zakres właściwej integracji.

Opinie klientów o Workday HCM

Dla kogo jest Workday HCM, a dla kogo nie?

Workday HCM jest opisywany jako rozwiązanie HR na poziomie przedsiębiorstwa.⁷ Warto więc oceniać go pod kątem procesów w całej organizacji, nie pojedynczej czynności kadrowej. Samo określenie „poziom przedsiębiorstwa” nie wyznacza progu zatrudnienia. Opisany klient produkcyjny miał 20–50 tys. pracowników, ale ta liczba również nie jest progiem dostępności.

Sprawdzi się, jeśli

• Firma ocenia procesy HR w skali całej organizacji. Wybiera narzędzie do zarządzania zasobami ludzkimi między zespołami i jednostkami, nie tylko dla jednego działu. Opisane wdrożenie dotyczy 20–50 tys. osób, lecz nie ustanawia progu zakupu.
• Zakres odpowiedzialności jest jasno podzielony. Pracodawca ustala, co prowadzi w systemie HR, a co w systemie kadrowo-płacowym. Dzięki temu nie przypisuje Workday HCM automatycznie wszystkich lokalnych zadań płacowych². Jeden z takich obowiązków to złożenie dokumentów rozliczeniowych do 20. dnia następnego miesiąca przez wskazaną grupę przedsiębiorców.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Jedynym celem zakupu jest polska obsługa kadrowo-płacowa. Wtedy kryteria powinny dotyczyć konkretnych rozliczeń i dokumentów. Należy uwzględnić termin do 20. dnia następnego miesiąca dla wskazanej grupy przedsiębiorców, zamiast oceniać wyłącznie ogólny zakres HR.
• Firma wymaga sztywnego progu zatrudnienia lub obrotu. Opis Workday HCM go nie definiuje. Przedział 20–50 tys. pracowników określa wielkość opisanego klienta, nie warunek dla nabywcy.

Alternatywy dla Workday HCM

Workday HCM porównano bezpośrednio z UltiPro, ale przytoczone zestawienia nie wskazują największego konkurenta.⁴ Obejmują systemy HR oraz narzędzia do innych zadań związanych z pracownikami.⁷ Stawki od 7 USD za użytkownika lub członka do 209 USD za agenta odnoszą się do konkretnych planów. Nie oznaczają równoważnych funkcji ani ceny Workday HCM.

Dane w tabeli: 7,22,23,24,25

Obok Workday HCM zestawienie narzędzi wymienia SAP SuccessFactors, BambooHR, Rippling, Paycor i UKG Pro.⁷ Znalazły się w nim również ClickUp, Connecteam i NICE. Wspólna lista nie oznacza jednak takiego samego zakresu kadrowo-płacowego.⁷ Widoczne stawki nalicza się za użytkownika, pakiet dla 30 użytkowników albo agenta.

Who is Workdays’ biggest competitor?

Przytoczone porównania nie wyłaniają największego konkurenta Workday HCM. Bezpośrednie zestawienie dotyczy UltiPro.⁴ Wspólna lista produktów nie jest rankingiem i nie potwierdza jednakowego zakresu HR. Wskazane ograniczenie SAP SuccessFactors dotyczy firm poniżej 2000 pracowników, nie Workday HCM.

Najczęstsze pytania o Workday HCM

Workday HCM, platforma Workday i PeopleSoft to różne pojęcia. Workday wskazuje trzy główne obszary swojej oferty: kapitał ludzki, finanse i wydatki. Oddzielenie produktu HR od szerszej platformy oraz produktu innego producenta ułatwia odczytanie ofert i opinii.

What is Workday used for?

Workday HCM służy do prowadzenia procesów HR i danych pracowników. Nazwa Workday może też oznaczać szerszą platformę. Obejmuje ona trzy główne obszary oferty: kapitał ludzki, finanse i wydatki. Pracodawca powinien ustalić, czy kupuje zarządzanie HR, czy obsługę określonego obowiązku kadrowo-płacowego.

Is Workday an ERP or CRM?

Workday HCM to produkt HR na szerszej platformie biznesowej Workday. Nie jest systemem CRM do zarządzania relacjami z klientami. ERP oznacza kategorię oprogramowania wspierającego procesy firmy, nie każdą funkcję Workday HCM. Zakres produktu HR należy odróżnić od trzech głównych obszarów oferty producenta.

Is Workday the same as PeopleSoft?

Workday HCM i PeopleSoft nie są tym samym produktem. PeopleSoft należy do oferty Oracle, a Workday HCM – do oferty Workday. Podobne zastosowanie w HR nie oznacza zgodności konfiguracji, danych ani procesów pracowniczych. Opisane wdrożenie Workday HCM dotyczyło organizacji zatrudniającej 20–50 tys. pracowników; nie jest to parametr PeopleSoft.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.