Programy kadrowo-płacowe dla agencji pracy

HRappka może bardziej odpowiadać agencji niż ogólny program płacowy, jeśli firma chce prowadzić dokumenty zatrudnienia, nieobecności i rozliczenia w jednym systemie. Dla pracodawcy liczą się przepływ danych pracownika, naliczanie wynagrodzeń oraz dostęp do dokumentów.
Eksport danych do księgowości to nie to samo co wystawienie faktury pracodawcy użytkownikowi. Przy obsłudze nieobecności trzeba uwzględnić 2 dni urlopu za każdy miesiąc pozostawania pracownika tymczasowego w dyspozycji jednego lub kilku pracodawców użytkowników.⁹

HRappka: funkcje potwierdzone u producenta

HRappka zbiera dane pracownika potrzebne do przygotowania umowy. Obsługuje osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych.² Według producenta system automatycznie oblicza wymiar urlopu na podstawie umowy, edukacji i poprzedniego zatrudnienia.²
Ukończenie szkoły wyższej oznacza na przykład wliczenie 8 lat do stażu, od którego zależy wymiar urlopu.¹⁰

• Nieobecności: import zwolnień lekarskich e-ZLA z ZUS PUE i możliwość powiadamiania o nieobecności w Slacku.²
• Rozliczenia i deklaracje: raport wynagrodzeń i potrąceń za wybrany okres, masowe generowanie i wysyłka PIT oraz IFT-1R, generowanie deklaracji ZUS i eksport do programu Płatnik.²
• Wymiana danych: eksport danych kadrowych i rozliczeniowych, również do Comarch ERP Optima.²
• Dostęp pracownika: portal pokazuje dane, grafik, umowy, wynagrodzenia i deklaracje oraz pozwala zgłosić urlop; system tworzy też raporty zatrudnienia i ewidencji czasu pracy.²

HRappka: licencja, liczba pracowników tymczasowych i koszt wdrożenia

HRappka pozwala rozpocząć pracę w systemie przez 14 dni bez opłat.² Taki okres określa koszt rozpoczęcia pracy, lecz nie przesądza o opłacie za licencję, wdrożenie ani o liczbie pracowników tymczasowych objętych umową.
W kalkulacji warto osobno ująć dostęp użytkowników, liczbę obsługiwanych pracowników oraz zakres uruchamianych procesów.¹¹

HRappka: dla jakiej firmy ma sens?

HRappka pasuje do agencji, która chce połączyć obsługę umów, urlopów, L4, deklaracji i samoobsługę pracowniczą. Przy rozliczeniach z pracodawcami użytkownikami liczy się droga zatwierdzonych godzin: od ewidencji do płac i faktury.
Eksport do Comarch ERP Optima umożliwia wymianę danych, ale nie potwierdza automatycznego fakturowania w HRappce.² Ewidencję czasu pracy, z której pochodzą godziny do płac i faktury, prowadzi pracodawca użytkownik zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2.³

HRappka łączy procesy kadrowo-płacowe agencji. Fakturowanie trzeba ocenić osobno.

enova365 z dodatkiem ENOKO APT łączy system ERP z rozszerzeniem dla agencji zatrudnienia. Dodatek obejmuje procesy między agencją a kontrahentami i rozszerza moduły Kadry Płace oraz Handel.⁴
Przy wyborze trzeba rozdzielić funkcje enova365 od możliwości dodatku partnerskiego. Ma to szczególne znaczenie przy rozliczeniach pracodawców użytkowników.

enova365 z dodatkiem ENOKO APT: funkcje potwierdzone u producenta

enova365 z dodatkiem ENOKO APT obsługuje procesy agencji na bazie modułów ERP. Firma może zestawiać je według swoich potrzeb.⁴ Opis rozwiązania obejmuje następujące obszary:

• Ewidencję czasu pracy z rozliczaniem czasu według projektów.⁴
• Pulpit pracownika zapewniający dostęp online do danych kadrowo-płacowych oraz portale do obiegu i akceptacji wniosków.⁴
• Elektroniczne teczki pracownicze, czyli cyfrowe zbiory dokumentacji zatrudnienia dostosowane do polskich wymogów.⁴
• Ewidencję dokumentów księgowych oraz przygotowywanie bieżących i okresowych deklaracji i sprawozdań.⁴

enova365 udostępnia także narzędzia do zarządzania relacjami z klientami. System automatyzuje również przepływ pracy między modułami.⁴

enova365 z dodatkiem ENOKO APT: licencja, liczba pracowników tymczasowych i koszt wdrożenia

Kalkulacja enova365 z dodatkiem ENOKO APT powinna uwzględniać wybrane moduły ERP oraz zakres rozszerzenia dla agencji. Możliwość zestawiania modułów jest częścią oferty systemu.⁴
Informacja o 88% użytkowników polecających enova365 dotyczy ERP. Nie jest ceną licencji, limitem pracowników tymczasowych ani kosztem wdrożenia dodatku.⁴ Każdą z tych pozycji trzeba ocenić oddzielnie.

enova365 z dodatkiem ENOKO APT: dla jakiej firmy ma sens?

enova365 z dodatkiem ENOKO APT może pasować do agencji łączącej kadry i płace z handlem, księgowością oraz obsługą kontrahentów w ERP. Podział czasu pracy na projekty odpowiada rozliczaniu pracy dla różnych klientów.⁴
Trzeba jednak ustalić, co wykonuje moduł enova365, a co dodatek ENOKO APT. Sam podział na projekty nie przesądza o wystawianiu faktur pracodawcom użytkownikom. Przy przypisywaniu pracy do klientów obowiązuje zasadniczy limit 18 miesięcy u jednego pracodawcy użytkownika w okresie 36 kolejnych miesięcy.³

To rozwiązanie dla agencji budującej proces kadrowo-handlowy w ERP, nie samodzielny program płacowy.

Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus to ogólny moduł kadrowo-płacowy z funkcją rozliczania wynagrodzeń pracowników tymczasowych. Nie jest systemem przeznaczonym wyłącznie dla agencji.⁵
Dział kadr wykorzysta go do płac i obsługi nieobecności, natomiast rozliczenie usługi dla pracodawcy użytkownika pozostaje osobnym procesem. Dokumentacja Comarch potwierdza naliczanie urlopu tymczasowego w wymiarze 2 dni po każdym pełnym miesiącu pracy.¹²

Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus: funkcje potwierdzone u producenta

Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus rozlicza wynagrodzenia pracowników tymczasowych, osób oddelegowanych za granicę oraz zatrudnionych na wielu etatach.⁵
Producent opisuje kontrolę okresów 182 lub 270 dni dla zwolnienia chorobowego. Wskazuje też limity 14, 30 lub 60 dni w roku dla zasiłku opiekuńczego.⁵

• Czas pracy: rozliczanie nadgodzin w okresie dłuższym niż 1 miesiąc, osobno dla nadgodzin dobowych i średniotygodniowych, oraz ewidencja odbioru czasu wolnego.⁵
• Operacje zbiorcze: naliczanie limitów nieobecności, dodawanie nieobecności i uzupełnianie planu lub ewidencji czasu pracy wielu osób naraz.⁵
• Wymiana danych: import i eksport przez arkusz kalkulacyjny danych kadrowych, umów cywilnoprawnych, przepracowanego czasu i nieobecności.⁵
• ZUS: tworzenie formularzy zgłoszeniowych i deklaracji rozliczeniowych oraz przekazywanie ich do programu Płatnik.⁵

Parametr okazjonalnej pracy zdalnej ma domyślną wartość 24 dni w roku. System udostępnia również wydruk wniosku o taką pracę.⁵
Comarch HRM to osobna aplikacja współpracująca z Optimą m.in. przy zarządzaniu czasem pracy i urlopami. Nie jest częścią modułu Płace i Kadry Plus.⁵

Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus: licencja, liczba pracowników tymczasowych i koszt wdrożenia

Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus można bezpłatnie testować przez 30 dni.⁵ W opisanym zakresie oferty obsługa kadrowo-płacowa obejmuje do 50 pracowników, a limit sprzedażowy wynosi 20 dokumentów miesięcznie. To parametry tej oferty, nie ogólny limit modułu.⁶
Według producenta ceny netto w cenniku nie zawierają 23% VAT.⁶ W kalkulacji dla agencji należy oddzielić licencję modułu, aplikację HRM i prace wdrożeniowe.

Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus: dla jakiej firmy ma sens?

Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus może odpowiadać agencji, której zależy przede wszystkim na naliczaniu płac pracowników tymczasowych w środowisku Comarch ERP Optima. Moduł rozlicza także umowy cywilnoprawne osób oddelegowanych do pracy za granicą.⁵
Naliczanie wynagrodzenia trzeba odróżnić od przypisania godzin do konkretnego pracodawcy użytkownika i wystawienia mu faktury. Gdy delegowanie spełnia warunki art. 12 ust. 1, ubezpieczenie w państwie wysyłającym można utrzymać do 24 miesięcy. Nie dotyczy to automatycznie każdej umowy cywilnoprawnej.¹³

Optima obsługuje potrzeby płacowe agencji. Sam moduł nie rozstrzyga jednak, jak przebiega pełne rozliczenie klienta.

Symfonia R2Płatnik jest ogólnym programem kadrowo-płacowym do prowadzenia dokumentacji zatrudnienia, czasu pracy i naliczania wynagrodzeń.⁷ W agencji może stanowić punkt wyjścia do oceny płac. Skierowania do pracodawców użytkowników i rozliczenia z nimi trzeba rozpatrzyć osobno.
Znaczenie ma też przekazywanie ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego. Prowadzi ją pracodawca użytkownik na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 2.³

Symfonia R2Płatnik: funkcje potwierdzone u producenta

Symfonia R2Płatnik pozwala przygotowywać dokumenty zatrudnienia i naliczać wypłaty z umów o pracę, zleceń oraz kontraktów menedżerskich.⁷ Producent wymienia następujące obszary:

• Dokumentacja pracownicza: edytowalne wzory umów, aneksów i zaświadczeń oraz obsługa świadectw pracy.⁷
• Lista płac, czyli zestawienie naliczonych wypłat z uwzględnieniem nadgodzin, dodatków, PIT i ZUS.⁷
• Nieobecności i świadczenia: rozliczanie czasu pracy, urlopów i zasiłków.⁷
• Deklaracje: generowanie i wysyłka dokumentów ZUS, w tym DRA, RCA i RSA, oraz podatkowych e-Deklaracji; producent wymienia też obsługę obcokrajowców i pracowników delegowanych.⁷

Program współpracuje z odrębną Symfonią HR. Obejmuje to m.in. przekazywanie deklaracji PIT, pasków wynagrodzeń oraz informacji o nieobecnościach i bilansach urlopowych.⁷

Symfonia R2Płatnik: licencja, liczba pracowników tymczasowych i koszt wdrożenia

W ofercie producenta Symfonii R2Płatnik widnieją stawki od 800 zł netto rocznie i od 2100 zł netto rocznie.⁷ Są to kwoty „od”, nie pełen koszt wdrożenia w agencji. Ich zastosowanie zależy od wariantu licencji i liczby obsługiwanych pracowników.
Producent zapewnia 30 dni bezpłatnego testowania. Podaje też rabat do 40% na zestaw oprogramowania w promocji „Synergia w HR”.⁷

Symfonia R2Płatnik: dla jakiej firmy ma sens?

Symfonia R2Płatnik może pasować do agencji skupionej na dokumentacji zatrudnienia i naliczaniu wypłat z różnych rodzajów umów. Producent wskazuje obsługę obcokrajowców, ale nie przesądza to o zakresie prowadzenia spraw związanych z legalizacją zatrudnienia.⁷
W pracy tymczasowej liczy się również powiązanie godzin i wynagrodzenia pracownika z rozliczeniem konkretnego pracodawcy użytkownika.

R2Płatnik służy kadrom i płacom. Rozliczanie klientów agencji trzeba ocenić oddzielnie.

Atom ERP to system ERP z ofertą dla agencji pracy i firm delegujących pracowników, nie tylko moduł płacowy. Producent opisuje obsługę kontraktów, pracowników, pośredników i kontrahentów oraz wzajemnych rozliczeń.¹⁴
Dla agencji istotne jest to, jak harmonogram kontraktu łączy się z danymi kadrowymi i wynagrodzeniem pracownika.

Atom ERP: funkcje potwierdzone u producenta

Atom ERP pomaga planować obsadę kontraktów zgodnie z harmonogramem i pilnować terminów realizacji.¹⁴ Producent opisuje następujące obszary:

• Delegowanie: obsługa pracowników kierowanych do podmiotów zewnętrznych w kraju lub za granicą.¹⁴
• Transport: organizacja wyjazdu pracownika delegowanego za granicę w ramach umowy z klientem.¹⁴
• Procesy i analizy: automatyzacja obsługi pracowników, pośredników i kontrahentów oraz narzędzia do analizy efektywności i rentowności.¹⁴

Obsługa kontraktu nie mówi jeszcze, jak system nalicza listę płac ani czy wystawia fakturę na podstawie zatwierdzonych godzin. Obie czynności wymagają osobnej oceny.

Atom ERP: licencja, liczba pracowników tymczasowych i koszt wdrożenia

Atom ERP przedstawia kalkulacje miesięcznej ceny netto dla wybranej konfiguracji użytkowników.¹⁴ Kwoty dotyczą użytkowników systemu. Nie są więc opłatą za każdego pracownika tymczasowego ani pełnym kosztem wdrożenia.

Dane w tabeli: 14

Do kwot netto producent dolicza 23% VAT.¹⁴
Licencje użytkowników i prace wdrożeniowe to oddzielne składniki całkowitego kosztu.

Atom ERP: dla jakiej firmy ma sens?

Atom ERP może odpowiadać agencji zarządzającej obsadą kontraktów i delegowaniem pracowników, również za granicę. Pozwala powiązać pracę dla klienta z harmonogramem oraz analizą rentowności kontraktu.¹⁴
Przy wyborze programu kadrowo-płacowego trzeba ustalić, jak dane z kontraktu trafiają do naliczenia wynagrodzenia i rozliczenia klienta.

Atom ERP skupia się przede wszystkim na zarządzaniu kontraktami. Zakres procesu płacowego wymaga odrębnej oceny.