Spis treści 13 sekcji

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych określa, na jakich zasadach podmiot przetwarzający działa w imieniu administratora danych1. W obsłudze kadrowej reguluje dostęp do danych, ich ochronę i postępowanie po zakończeniu współpracy.
Art. 28 ust. 3 RODO wymaga, aby takie przetwarzanie regulowała umowa lub inny akt prawny wiążący obie strony2.

Dobierz system HR

Propozycje dopasowane do Twojej firmy · Jeden formularz zamiast wielu zapytań

Bezpłatna pomoc

Czym jest umowa powierzenia przetwarzania danych z dostawcą systemu HR?

Umowa powierzenia z dostawcą systemu HR ustala zasady jego dostępu do danych firmy. Firma pozostaje administratorem, bo określa cele przetwarzania. Dostawca jest podmiotem przetwarzającym, jeśli wykonuje operacje na jej polecenie. Takie rozróżnienie ról wynika z art. 4 pkt 7 i 8 RODO2.

O potrzebie zawarcia umowy decyduje rola dostawcy, nie nazwa produktu. Dostęp do listy płac, czyli zestawienia wynagrodzeń, może oznaczać powierzenie, jeśli dostawca przechowuje dane lub obsługuje je dla firmy. Sam zakup programu nie przesądza, czy jego dostawca otrzyma dostęp do danych osobowych.
Art. 4 pkt 2 RODO zalicza przechowywanie danych osobowych do operacji przetwarzania2.

Warunki usługi mogą włączać umowę powierzenia do umowy głównej. W warunkach Fitssey klient jest administratorem danych swoich klientów, a dostawca usługi działa jako podmiot przetwarzający. Ten przykład dotyczy danych klientów wskazanych w warunkach, nie danych pracowników w systemie HR3.
Umowa wymagana przez art. 28 ust. 3 RODO może być częścią szerszej umowy dotyczącej usługi4.

Jak ustalić, czy dostawca systemu HR przetwarza dane na polecenie firmy?

Dostawca systemu HR działa na polecenie firmy, gdy przetwarza dane osobowe w celu przez nią określonym. Jego rolę pokazuje rzeczywisty przepływ danych, nie sam opis usługi.
Art. 29 RODO wymaga działania wyłącznie na polecenie administratora, chyba że przetwarzanie nakazuje prawo Unii lub państwa członkowskiego2.

  • Cel przetwarzania pozwala ustalić, kto decyduje o wykorzystaniu danych w systemie. Firma może przeznaczyć je do prowadzenia dokumentacji kadrowej.
  • Operacje na danych pokazują, jakie czynności dostawca wykonuje dla firmy. Należą do nich między innymi przechowywanie danych, utrzymanie systemu i dostęp podczas wsparcia technicznego.
  • Własny cel dostawcy wymaga osobnej oceny. Jeśli dostawca wykorzystuje określone dane we własnym imieniu, nazwanie go podmiotem przetwarzającym nie oddaje jego roli w tej operacji.

Rolę trzeba ustalić dla każdej operacji, bo ten sam dostawca może działać w różnym charakterze. Jeśli z naruszeniem RODO sam określa cele i sposoby przetwarzania, art. 28 ust. 10 RODO uznaje go za administratora tego przetwarzania2.

Czemu służy umowa powierzenia z dostawcą programu kadrowo-płacowego?

Umowa powierzenia z dostawcą programu kadrowo-płacowego wyznacza granice jego działań na danych firmy i obowiązki związane z ich ochroną. Łączy zasady dostępu z usługą, która tego dostępu wymaga. Wzorcowa umowa Ministra Infrastruktury przewiduje wynagrodzenie za przetwarzanie powierzonych danych w ramach wynagrodzenia z umowy głównej5.
Art. 28 ust. 3 lit. c RODO wymaga zobowiązania dostawcy do stosowania środków bezpieczeństwa przewidzianych w art. 322.

Umowa powierzenia nie zastępuje opisu usługi. Warunki obsługi kadrowo-płacowej określają, co dostawca świadczy, a postanowienia o powierzeniu regulują przetwarzanie danych przy tej pracy. Art. 28 ust. 3 RODO wymaga wskazania między innymi przedmiotu, czasu trwania, charakteru i celu przetwarzania2.

Czym powierzenie różni się od udostępnienia danych innemu administratorowi?

Powierzenie danych oznacza działanie odbiorcy w imieniu przekazującego. Przy udostępnieniu danych innemu administratorowi odbiorca wykorzystuje je we własnym imieniu6. Rozstrzyga jego rzeczywisty cel, nie tytuł podpisanego dokumentu.
Według art. 4 pkt 7 RODO administrator samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania2.

Tabela porównuje powierzenie i udostępnienie według celu odbiorcy, jego roli i sposobu uregulowania przekazania danych. Przy powierzeniu odbiorca działa w imieniu administratora, zgodnie z definicją z art. 4 pkt 8 RODO2.

KryteriumPowierzenie danychUdostępnienie danych
Cel odbiorcyWykonanie usługi dla firmyRealizacja własnego celu odbiorcy
Rola odbiorcyPodmiot przetwarzającyOdrębny administrator
Uregulowanie przekazaniaUmowa powierzeniaPodstawa prawna udostępnienia

Własny cel odbiorcy wymaga oceny udostępnienia danych odrębnemu administratorowi. Umowa powierzenia nie zmieni jego rzeczywistej roli. Gdy podmiot przetwarzający z naruszeniem RODO sam ustala cele i sposoby przetwarzania, art. 28 ust. 10 RODO uznaje go za administratora tej operacji2.

Czy powierzenie danych wymaga zgody pracownika?

Powierzenie danych pracownika dostawcy działającemu na polecenie firmy nie wymaga odrębnej zgody tylko dlatego, że dostawca jest podmiotem zewnętrznym. Zgoda dotyczy podstawy przetwarzania, a umowa powierzenia określa obowiązki firmy i dostawcy. To różne kwestie.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO przewiduje odrębną od powierzenia podstawę przetwarzania danych niezbędnych do wypełnienia obowiązku prawnego pracodawcy2.

Firma musi mieć właściwą podstawę przetwarzania danych pracownika. Powinna też określić zakres dostępu dostawcy. Sama umowa z dostawcą nie daje podstawy do zbierania nowych danych od pracownika7.

Umowa powierzenia odpowiada sytuacji, w której dostawca obsługuje dane dla firmy. Własny cel odbiorcy wymaga natomiast oceny udostępnienia danych. Zgodnie z art. 4 pkt 8 RODO dostawca jest podmiotem przetwarzającym w zakresie, w którym działa w imieniu administratora2.

Czym jest powierzenie danych i jak ująć je w umowie?

Powierzenie danych polega na zleceniu podmiotowi przetwarzającemu operacji na danych osobowych dla administratora. Umowa opisuje zadanie przez cel, zakres i czas przetwarzania. Dostawca nie otrzymuje przez to swobody decydowania, do czego wykorzysta dane7.

Cel przetwarzania wskazuje usługę, której służą dane, na przykład prowadzenie dokumentacji kadrowej. Zakres przetwarzania obejmuje kategorie osób, rodzaje danych i operacje dostawcy. Czas przetwarzania określa okres wykonywania tych operacji w związku z usługą7.

Co określa umowa powierzenia danych osobowych?

Umowa powierzenia określa przedmiot i czas przetwarzania, jego charakter i cel, kategorie osób, rodzaje danych oraz prawa i obowiązki administratora. Opis operacji musi odpowiadać usłudze. Obsługa e-teczki, czyli elektronicznej dokumentacji pracowniczej, wymaga wskazania innych czynności niż utrzymanie infrastruktury bez dostępu do jej zawartości.
Wymóg wskazania rodzajów danych i kategorii osób wynika z art. 28 ust. 3 RODO2.

  • Cel w umowie powierzenia wskazuje usługę, dla której dostawca otrzymuje dane.
  • Zakres w umowie powierzenia wymienia kategorie osób, rodzaje danych i czynności dostawcy1.
  • Czas w umowie powierzenia łączy przetwarzanie z okresem świadczenia usługi i zasadami postępowania z danymi po jej zakończeniu.

Kiedy dochodzi do dalszego powierzenia danych?

Dalsze powierzenie przetwarzania zachodzi, gdy dostawca angażuje podwykonawcę do operacji na danych otrzymanych od administratora. Zasady takiej współpracy muszą obejmować upoważnienie administratora i obowiązki ochrony danych po stronie kolejnego podmiotu. Wzór umowy CKE wymaga zgody administratora, umowy z podwykonawcą na warunkach nie gorszych od pierwotnych oraz sprawdzenia oferowanych przez niego gwarancji ochrony danych1.
Art. 28 ust. 2 RODO wymaga uprzedniej szczegółowej albo ogólnej pisemnej zgody administratora na zaangażowanie dalszego podmiotu przetwarzającego2.

Umowa Grupy Energa przewiduje zgodę wyrażoną przez brak sprzeciwu zamawiającego wobec zgłoszonego dalszego powierzenia8. Tabela zestawia terminy zgłoszenia zmiany i wniesienia sprzeciwu zapisane w umowach, z rozróżnieniem dni roboczych i kalendarzowych.

UmowaCzynnośćTermin
Grupa EnergaInformacja o planowanym dalszym powierzeniu7 dni roboczych wyprzedzenia
Grupa EnergaSprzeciw wobec dalszego powierzenia3 dni robocze
FitsseySprzeciw klienta wobec nowego podprocesora5 dni kalendarzowych

Dane w tabeli: 3,8

Termin sprzeciwu zależy od umowy. Dni roboczych nie można przy tym utożsamiać z kalendarzowymi. Wskazanie podwykonawcy nie wystarcza: trzeba jeszcze określić, jakie operacje będzie wykonywał.

Czym nie jest powierzenie danych?

Powierzenie danych nie daje dostawcy prawa do wykorzystywania ich we własnych celach. Nie sprowadza się też do przekazania pliku. Liczą się rola odbiorcy i czynności wykonywane dla administratora. Gdy odbiorca sam określa cel przetwarzania, postanowienia o powierzeniu nie opisują tej operacji.

Jak korzystać ze wzoru umowy powierzenia danych?

Wzór umowy powierzenia jest punktem wyjścia do opisania rzeczywistej usługi. Przed podpisaniem trzeba dopasować zakres przetwarzania do pracy dostawcy. Ogólny zapis nie pokaże, do jakich danych otrzyma dostęp.

  • Opis usługi powinien wskazywać czynności dostawcy wymagające dostępu do danych osobowych.
  • Opis danych powinien odpowiadać kategoriom osób i danym przetwarzanym przy tej usłudze.
  • Postanowienia o podwykonawcach powinny określać zasady ich angażowania i informowania administratora o zmianach.
  • Data i podstawa prawna wzoru pomagają odróżnić aktualne zapisy od historycznych porad. Artykuł praKreacja opisuje stan sprzed wejścia w życie RODO, czyli unijnego rozporządzenia o ochronie danych. Jego twierdzeń o dawnych wymogach umowy nie należy przenosić wprost na późniejszy stan prawny6.

Uzupełniony wzór powinien pokazywać rzeczywisty przepływ danych. Dotyczy to relacji między administratorem, dostawcą i jego podwykonawcami. Opis musi odpowiadać usłudze, której strony faktycznie potrzebują.

Umowa powierzenia musi pasować do celu, zakresu i czasu usługi. Powinna też regulować korzystanie z podwykonawców. Tak wyznacza granice działania dostawcy.

Kiedy umowa powierzenia przetwarzania danych jest konieczna?

Przetwarzanie danych na rzecz administratora wymaga umowy lub innego wiążącego strony instrumentu prawnego. Dotyczy to zewnętrznego podmiotu, który działa na polecenie administratora. Obowiązek wynika z art. 28 RODO; rozstrzyga rola dostawcy, a nie nazwa usługi.
W kadrach obejmuje to dostawcę, który przechowuje dane pracowników lub uzyskuje do nich dostęp podczas obsługi firmy7.

Hosting, oprogramowanie w chmurze i usługi księgowe to przykłady sytuacji, w których dochodzi do powierzenia. Artykuł praKreacja wymienia również dropshipping6. Każdą usługę trzeba jednak ocenić przez pryzmat faktycznych operacji. Dostawca bez dostępu do danych osobowych nie staje się podmiotem przetwarzającym przez samo podpisanie umowy z firmą.

Czy umowę powierzenia danych można podpisać elektronicznie?

Umowę powierzenia można zawrzeć elektronicznie – RODO dopuszcza taką postać. Forma pisemna oznacza dokument papierowy z podpisami. Przy zawarciu elektronicznym trzeba zachować treść umowy i móc wykazać, że strony ją uzgodniły.

Tabela porównuje zawarcie umowy na papierze i elektronicznie. Pokazuje sposób utrwalenia treści oraz potwierdzenia uzgodnienia przez strony. W obu przypadkach znaczenie ma możliwość odtworzenia przyjętych postanowień.

Sposób zawarciaUtrwalenie treściPotwierdzenie przez strony
Dokument papierowyEgzemplarz umowyPodpisy na dokumencie
Postać elektronicznaZapis treści umowyMożliwe do wykazania uzgodnienie stron

Przy zawarciu elektronicznym należy zachować treść umowy i dowód jej przyjęcia. Samo powierzenie danych osobowych nie nakłada wymogu papierowego podpisu. Ważne jest wykazanie, na co strony się umówiły.

Umowa jest potrzebna, gdy dostawca przetwarza dane dla firmy. Strony mogą zawrzeć ją elektronicznie. Papier nie jest warunkiem powierzenia.

Warunki powierzenia danych w systemach HR: ryzyka przy wyborze dostawcy

Warunki powierzenia danych ograniczają ryzyko nieuprawnionego dostępu, jeśli wskazują osoby uprawnione i sposób ochrony danych. Opis funkcji programu kadrowo-płacowego nie mówi jeszcze, kto po stronie dostawcy zobaczy dane pracowników. Liczą się zasady nadawania dostępu i obowiązek zachowania poufności7.

Upoważnienia do przetwarzania pozwalają przypisać dostęp konkretnym osobom u dostawcy. Wzór umowy CKE wymaga dla nich pisemnych upoważnień i prowadzenia ewidencji1. Dzięki niej można ustalić, komu dostawca pozwolił pracować z powierzonymi danymi.

Zobowiązanie do zachowania w tajemnicy powinno obejmować dane osobowe i informacje o zabezpieczeniach. Umowa Warszawskiego Instytutu Technologicznego nakłada na osoby zatrudnione przy przetwarzaniu bezterminowy obowiązek zachowania tych informacji w tajemnicy9. Poufność trwa więc także po zakończeniu ich pracy przy usłudze.

Środki techniczne i organizacyjne powinny odpowiadać operacjom dostawcy. Umowa Grupy Energa wymienia pseudonimizację, szyfrowanie, możliwość przywrócenia dostępu do danych i regularne testowanie zabezpieczeń, stosownie do przypadku8. Taki opis pozwala powiązać obowiązki ochrony z działaniem konkretnej usługi.

Jakie zapisy umowy powierzenia sprawdzić przed wyborem programu kadrowo-płacowego lub narzędzia HR?

Przed wyborem programu kadrowo-płacowego lub narzędzia HR warto ocenić, czy umowa reguluje uprawnienia, poufność i zabezpieczenia. Ocena obejmuje dostawcę świadczącego usługę, nie tylko producenta programu. Dostęp do danych może mieć również podmiot prowadzący wdrożenie albo wsparcie.

  • Upoważnienia osób przetwarzających dane powinny wskazywać, kto nadaje i dokumentuje dostęp po stronie dostawcy.
  • Poufność osób przetwarzających dane powinna obejmować dane pracowników oraz informacje o ich zabezpieczeniu.
  • Zabezpieczenia danych powinny odpowiadać sposobowi przechowywania, zasadom dostępu i działaniom po utracie dostępności systemu.

Wybór dostawcy HR wymaga porównania zapisów umowy z rzeczywistym dostępem do danych. Znaczenie ma zakres wybranej usługi. Sam opis produktu nie wystarczy.

Transfer danych: miejsce przetwarzania i przekazywanie za granicę

Transfer danych wymaga odróżnienia miejsca przetwarzania od przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Miejsce przetwarzania mówi, gdzie dostawca lub podwykonawca wykonuje operacje. Przekazanie poza EOG podlega odrębnej ocenie zasad transferu.

Udokumentowane polecenie administratora określa, czy dostawca może przekazać powierzone dane za granicę. Umowa Grupy Energa wymaga takiego polecenia także przy przekazaniu poza EOG lub do organizacji międzynarodowej, z zastrzeżeniem wskazanego w niej obowiązku prawnego8. Lokalizacja przechowywania nie przesądza jeszcze, czy dostęp otrzymuje podmiot spoza EOG.

Umowa powinna wskazywać miejsce operacji na danych. Musi też regulować zasady przekazywania ich za granicę. Są to odrębne kwestie.

Zwrot lub usunięcie danych po zakończeniu współpracy

Zwrot lub usunięcie danych po zakończeniu współpracy powinny obejmować nośniki i kopie oraz dokumentację działań dostawcy. Wzór umowy CKE uzależnia dalsze postępowanie od decyzji administratora. Wymaga przekazania jej z wyprzedzeniem co najmniej 7 dni oraz dostarczenia protokołu w ciągu 7 dni po zakończeniu umowy1. Te terminy pochodzą z konkretnego wzoru, nie obowiązują wszystkich dostawców.

  • Nośniki danych podlegają zwrotowi po zakończeniu umowy według wzoru CKE1.
  • Kopie danych podlegają usunięciu po zakończeniu umowy według tego wzoru1.
  • Dane wymagające dalszego przechowywania stanowią wyjątek od usunięcia, jeśli ich zachowanie nakazują przepisy1.

Protokół czynności pokazuje administratorowi, co dostawca zrobił z danymi po zakończeniu usługi. Zasady zwrotu i usunięcia muszą obejmować również kopie. Samo zamknięcie dostępu do systemu nie rozstrzyga losu danych pozostających u dostawcy.

Zakończenie powierzenia wymaga rozliczenia nośników i kopii. Dostawca powinien udokumentować wykonane czynności. Dane nie mogą pozostać bez określonej podstawy.

Dostęp do danych i współpraca dostawcy z administratorem

Dostawca powinien uzyskiwać dostęp do danych na podstawie udokumentowanych poleceń administratora. Umowa musi też regulować współpracę przy żądaniach osób, naruszeniach bezpieczeństwa i audytach. Wzór CKE ogranicza przetwarzanie do czynności wynikających z umowy lub odrębnych zleceń administratora w formie dokumentowej1. Taka forma pozwala zachować treść polecenia bez sporządzania papierowego dokumentu.

Polecenie administratora nie zwalnia dostawcy z sygnalizowania problemu prawnego. Wzór CKE nakazuje mu poinformować administratora, gdy jego zdaniem polecenie narusza przepisy1. Ten sam wzór wymaga poinformowania o wynikającym z prawa obowiązku przetwarzania z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin1. Umowa Grupy Energa przewiduje wdrożenie instrukcji zamawiającego w ciągu 7 dni roboczych, chyba że strony ustalą późniejszy termin8.

  • Żądania osób, których dane dotyczą, wymagają współpracy dostawcy z administratorem przy odpowiedzi, co przewiduje wzór CKE1. Umowa Grupy Energa daje dostawcy 5 dni roboczych na przekazanie potrzebnych informacji oraz 48 godzin na udostępnienie rejestru żądań8.
  • Naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych wymagają szybkiego zawiadomienia administratora, aby mógł ocenić incydent i zareagować. Wzór CKE wyznacza na zgłoszenie wykrytego naruszenia maksymalnie 24 godziny1. Umowa Fitssey przewiduje powiadomienie klienta w ciągu 48 godzin od uzyskania informacji o incydencie. Umowa Warszawskiego Instytutu Technologicznego wymaga zawiadomienia o nieuprawnionym dostępie w ciągu 48 godzin3,9.
  • Audyty pozwalają administratorowi ocenić wykonywanie obowiązków przez dostawcę. Wzór CKE daje administratorowi prawo żądania informacji i dokumentów oraz prowadzenia audytów, w tym inspekcji w miejscu przetwarzania1. Umowa Warszawskiego Instytutu Technologicznego wyznacza maksymalnie 3 dni na usunięcie uchybień wykrytych podczas kontroli9.
  • Zapytania o stan bezpieczeństwa są odrębnym sposobem uzyskiwania informacji od dostawcy. Umowa Fitssey pozwala korzystać z tego prawa 1 raz w roku kalendarzowym3.

Umowa powinna osobno określać terminy wykonania poleceń, obsługi żądań i zgłaszania incydentów. Każda z tych czynności służy innemu obowiązkowi administratora. Jeden termin nie zastąpi pozostałych.

Granice odpowiedzialności dostawcy za przetwarzanie danych

Odpowiedzialność dostawcy obejmuje jego obowiązki związane z powierzeniem, również działania podwykonawcy. Umowa Warszawskiego Instytutu Technologicznego przypisuje dostawcy odpowiedzialność wobec administratora za działania podwykonawcy jak za własne9. Zaangażowanie kolejnego podmiotu nie przenosi tej odpowiedzialności umownej na administratora.

Administrator nadal odpowiada za określenie celu przetwarzania i wydawane polecenia. Dostawca odpowiada za wykonanie swoich obowiązków zgodnie z umową i przepisami. Zapisy o odpowiedzialności powinny pozwalać ustalić, czy uchybienie wynikało z decyzji administratora, działania dostawcy czy pracy podwykonawcy.

Granice odpowiedzialności wynikają z roli każdej strony. Udział podwykonawcy ich nie usuwa. Dostawca nadal odpowiada za powierzone mu zadania.

Okres obowiązywania umowy powierzenia przetwarzania danych

Okres obowiązywania umowy powierzenia powinien odpowiadać czasowi przetwarzania danych na potrzeby usługi objętej umową główną. Koniec współpracy nie powinien zostawiać dostawcy prawa do dalszego korzystania z danych. Umowa musi więc określać również zasady zakończenia powierzenia.

Umowa Warszawskiego Instytutu Technologicznego przewiduje wypowiedzenie z okresem 1 miesiąc9. Administrator może ją też rozwiązać natychmiast, jeśli dostawca przetwarza dane niezgodnie z umową9. W opisanej sytuacji nie trzeba czekać na upływ okresu wypowiedzenia10.

Czas powierzenia to inna kwestia niż wynagrodzenie za usługę. Wzór umowy CKE nie przewiduje wynagrodzenia dla podmiotu przetwarzającego za wykonywanie tej umowy1. Taki zapis nie określa, jak długo dostawca może pracować na danych.

Umowa powinna wiązać czas przetwarzania z czasem świadczenia usługi. Musi też jasno określać zasady zakończenia współpracy. To wyznacza granicę dostępu dostawcy.

Postanowienia końcowe: zmiany umowy i zasady komunikacji

Postanowienia końcowe umowy powierzenia powinny regulować zmianę zakresu przetwarzania i doręczanie oświadczeń. Jasne zasady komunikacji pozwalają ustalić, kiedy dostawca otrzymał informację. Od tego zależy, kiedy powinien stosować nowe ustalenia.

Umowa Grupy Energa uznaje brak reakcji wykonawcy przez 3 dni robocze za akceptację zmiany zakresu powierzenia8. Ten skutek milczenia wynika z konkretnego zapisu. Bez takiego postanowienia braku odpowiedzi nie należy traktować jako potwierdzenia zmiany. Sposób doręczenia pozwala ustalić początek biegu terminu na reakcję.

Zmiana zakresu wymaga zawiadomienia, którego doręczenie można ustalić. Zasady odpowiedzi dostawcy muszą być jednoznaczne. W przeciwnym razie trudno określić obowiązujący zakres powierzenia.

Załącznik A: szczegóły przetwarzania danych w systemie HR

Załącznik A do umowy powierzenia opisuje dane trafiające do systemu HR, osoby, których dotyczą, i dopuszczone czynności dostawcy. Może też nosić nazwę załącznik nr 1 do umowy. Wskazuje się w nim rodzaje danych, kategorie osób, przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania1.

  • Kategorie osób i rodzaje danych pokazują, czy usługa obejmuje pracowników, kandydatów lub inne osoby oraz jakie informacje przetwarza dostawca.
  • Charakter i cel przetwarzania wiążą operacje dostawcy z obsługą kadrową. Nie dają mu ogólnego dostępu do wszystkich danych firmy.
  • Zakres dopuszczonych danych wyznacza granicę korzystania z usługi. Umowa Fitssey wyłącza dane wrażliwe z powierzenia i zabrania klientowi wprowadzania ich w ramach tej umowy. To ograniczenie Fitssey, nie zasada obowiązująca każdy system HR3.

Załącznik powinien odpowiadać danym rzeczywiście objętym usługą. Musi też odzwierciedlać operacje wykonywane przez dostawcę. Na tym opiera się zakres powierzenia.

Najczęściej zadawane pytania

Na czym polega powierzenie przetwarzania danych osobowych?

Polega na zleceniu podmiotowi przetwarzającemu wykonywania operacji na danych osobowych w imieniu administratora. Podmiot działa na jego polecenie, a umowa określa między innymi cel, zakres i czas przetwarzania.

Z kim podpisujemy umowę powierzenia?

Z podmiotem, który przetwarza dane osobowe na polecenie administratora i w jego imieniu, na przykład z dostawcą systemu HR mającym dostęp do danych pracowników. O jego roli decydują faktyczne operacje na danych, a nie nazwa usługi.

Źródła

  1. ↑RODO – umowa powierzenia.pdf https://bip.cke.gov.pl/attachments/download/7854
  2. ↑EUR-Lex — RODO, art. 28 ust. 2 https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/pol
  3. ↑Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych | Fitssey https://fitssey.com/pl/informacje-prawne/umowa-powierzenia-przetwarzania-danych-osobowych
  4. ↑Europejska Rada Ochrony Danych — Wytyczne 07/2020, pkt 103 https://www.edpb.europa.eu/system/files/2023-10/edpb_guidelines_202007_controllerprocessor_final_pl.pdf
  5. ↑4.1. Za_ nr 8 do IPU_ umowa PODO_BDG-5.2510.11.2022.pdf https://miniportal.uzp.gov.pl/api//Files/Download/ec755cbf-0464-48d4-b21b-910af96859f5/180e9ce9-7404-420c-9f69-4d2e98d31ef2
  6. ↑Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych https://prakreacja.pl/umowa-powierzenia-przetwarzania-danych-osobowych-kiedy-potrzebna/
  7. ↑EUR-Lex, RODO, art. 6 i art. 28. ([eur-lex.europa.eu](eur-lex.europa.eu https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL-DE-EN/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
  8. ↑Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w Grupie Energa https://energa-operator.pl/upload/wysiwyg/dokumenty_do_pobrania/zamowienia/umowa_powierzenia/Umowa_powierzenia-szablon.pdf
  9. ↑zalacznik_nr_5_-_umowa_powierzenia_przetwarzania_danych_osobowych.pdf https://wit.lukasiewicz.gov.pl/wp-content/uploads/sites/17/2023/04/zalacznik_nr_5_-_umowa_powierzenia_przetwarzania_danych_osobowych.pdf
  10. ↑Łukasiewicz – Warszawski Instytut Technologiczny, umowa powierzenia, § 6 ust. 1–2 https://wit.lukasiewicz.gov.pl/wp-content/uploads/sites/17/2024/01/zalacznik_nr_5_-_umowa_powierzenia_przetwarzania_danych_osobowych-2024.pdf

Stan prawny na: październik 2026.