Zaliczka na PIT — jak obliczyć i kiedy zapłacić

Zaliczka na PIT jest wpłatą na poczet rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych¹. Poniżej wyjaśniamy, jak obliczyć zaliczkę od wynagrodzenia i działalności gospodarczej. Pokazujemy też terminy wpłat oraz zasady rozliczania i korygowania zaliczek.
Przedsiębiorca wpłaca miesięczną zaliczkę z działalności do 20. dnia następnego miesiąca. Za grudzień termin przypada na 20 stycznia².

Czym jest zaliczka na PIT od wynagrodzenia?

Zaliczka na PIT od wynagrodzenia to część podatku pobierana przy rozliczaniu wypłaty. Z wynagrodzenia pracownika potrąca ją pracodawca. Działa wtedy jako płatnik: oblicza zaliczkę i przekazuje ją za podatnika.
Przedsiębiorca sam oblicza i wpłaca zaliczki od własnej działalności³. Obowiązek pracodawcy wynika z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT².

Poniższa tabela rozdziela obowiązki pracownika, pracodawcy i przedsiębiorcy. Pracodawca składa PIT-4R do końca stycznia następnego roku. Przedsiębiorca rozliczający się według skali składa PIT-36 do 30 kwietnia².

Jak zaliczka na PIT wpływa na wypłatę pracownika?

Zaliczka na PIT zmniejsza wypłatę pracownika, bo pracodawca potrąca ją przed przekazaniem pieniędzy. Kwotę do wypłaty ustala na liście płac, czyli zestawieniu składników wynagrodzenia i potrąceń. Uwzględnia przy tym naliczone składki oraz podatek.
Pracownik otrzymuje kwotę po potrąceniach. Zaliczki od tej wypłaty nie wpłaca samodzielnie⁴.

Jak PIT-2 zmienia wysokość zaliczki pobieranej przez pracodawcę?

PIT-2 to oświadczenie, dzięki któremu pracodawca może uwzględnić kwotę zmniejszającą podatek przy poborze zaliczki. Pracownik przekazuje je płatnikowi przed rozliczeniem wynagrodzenia.
Płatnik odlicza wtedy od miesięcznej zaliczki 1/12 kwoty zmniejszającej podatek³. Potrącenie podatkowe jest dzięki temu mniejsze, a kwota wypłaty większa⁵.

Kiedy i jak pracodawca przekazuje pobrane zaliczki do urzędu skarbowego?

Pracodawca przekazuje pobrane zaliczki do urzędu skarbowego do 20. dnia następnego miesiąca³. Sumuje kwoty potrącone z wypłaconych wynagrodzeń i wpłaca należność urzędowi.
PIT-11 informuje o dochodach i pobranych zaliczkach. Samo sporządzenie tej informacji nie zastępuje przekazania podatku⁶.

Za zaliczkę potrąconą z wypłaty i jej przekazanie odpowiada pracodawca. Gdy otrzyma odpowiednie oświadczenie PIT-2, może pomniejszać miesięczną zaliczkę o 300 zł⁵.

Obliczanie i rozliczanie zaliczki na PIT: skala, podatek liniowy i korekty

Przedsiębiorca oblicza zaliczkę na PIT według zasad wybranej formy opodatkowania. Punktem wyjścia jest dochód, czyli przychody pomniejszone o koszty uzyskania przychodów. Po uwzględnieniu przysługujących odliczeń powstaje podstawa opodatkowania.
Można przy jej ustalaniu rozliczyć dopuszczalną stratę z lat ubiegłych oraz zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne. Warunkiem odliczenia składek jest to, że nie trafiły wcześniej do kosztów w KPiR, czyli podatkowej księdze przychodów i rozchodów⁷. Art. 9 ust. 2 ustawy o PIT definiuje dochód ze źródła przychodów jako nadwyżkę przychodów nad kosztami ich uzyskania, z ustawowymi wyjątkami².

Skala podatkowa przewiduje stawki zależne od wysokości podstawy. Podatek liniowy opiera się na jednej stawce. Przy rozliczeniu liniowym w 2025 r. limit odliczanych składek na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 12 900 zł^7,8.

Jak obliczyć zaliczkę według skali podatkowej?

Zaliczkę według skali podatkowej przedsiębiorca oblicza od podstawy ustalanej narastająco od początku roku. Najpierw zestawia przychody, koszty i dopuszczalne odliczenia. Potem oblicza podatek od uzyskanej podstawy.
Od podatku narastającego odejmuje zaliczki za wcześniejsze okresy⁷. Wynik za dany okres zaokrągla do pełnych złotych⁷. Taki sposób ustalania zaliczki za dalsze miesiące określa art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o PIT².

Tabela pokazuje obliczenie podatku w przedziałach skali oraz według stawki liniowej. Skala przewiduje 12% do 120 000 zł podstawy i 32% od nadwyżki. Stawka podatku liniowego wynosi 19%⁹.

Dane w tabeli: 7,10,11

Przy skali art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o PIT nakazuje odjąć od podatku narastającego sumę zaliczek za poprzednie miesiące. Liczą się zaliczki należne, a nie tylko kwoty faktycznie wpłacone².

Co zrobić z nieprawidłowo obliczoną zaliczką?

Nieprawidłowo obliczoną zaliczkę trzeba przeliczyć, używając poprawnych przychodów, kosztów i odliczeń. Uzyskaną kwotę należy następnie porównać z wpłatą do urzędu skarbowego. Trzeba też skorygować zapis w ewidencji.
Jeśli wpłata była zbyt niska, różnicę należy uregulować. Nadpłatę wynikającą ze zbyt wysokiej wpłaty uwzględnia się we właściwym rozliczeniu¹².

Czym różnią się zaliczki należne od zapłaconych?

Zaliczka należna oznacza kwotę do wpłaty, a zaliczka zapłacona – kwotę rzeczywiście przekazaną urzędowi³. Przedsiębiorca wpłacający zaliczki samodzielnie wykazuje obie wartości oddzielnie w zeznaniu rocznym³.
Ich zestawienie pokazuje, czy obliczony podatek został uregulowany. W PIT-36(32) za 2025 r. sumę zaliczek należnych wpisuje się w poz. 340, a zapłaconych w poz. 361¹³.

Kiedy pobiera się zaliczki na podatek dochodowy?

Zaliczki na podatek dochodowy rozlicza się miesięcznie. Uprawniony przedsiębiorca może jednak wybrać wpłaty kwartalne³. Zaliczki miesięczne odnoszą się do kolejnych miesięcy działalności, a zaliczki kwartalne do całych kwartałów. Tryb kwartalny nie jest dostępny dla każdego.
Zaliczkę za kwartał wpłaca się do 20. dnia następnego miesiąca. Za ostatni kwartał termin upływa 20 stycznia następnego roku².

Mały podatnik prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą może wybrać zaliczki kwartalne. Takie prawo ma również podatnik rozpoczynający działalność³. W trybie miesięcznym termin wpłaty przypada do 20. dnia następnego miesiąca¹.
Przy rozliczeniu kwartalnym jest to 20. dzień pierwszego miesiąca następnego kwartału^3,14.

PIT-8C oraz PIT-40A/11A są informacjami używanymi przy rozliczeniu podatku. Nie przesądzają o miesięcznych ani kwartalnych wpłatach przedsiębiorcy. Prawo do wpłat kwartalnych zależy od statusu podatnika lub rozpoczęcia działalności.
Małym podatnikiem jest przedsiębiorca, którego przychód ze sprzedaży wraz z należnym VAT w poprzednim roku nie przekroczył równowartości 2 mln euro².

Opóźnienie w przekazaniu zaliczki na PIT – możliwe konsekwencje

Nieterminowa wpłata zaliczki na PIT może oznaczać odsetki za zwłokę. Opóźnienie zwiększa więc kwotę do uregulowania¹. Sama zaliczka pozostaje należna również po upływie terminu.
Jeżeli zobowiązany nie zapłaci zaległości, urząd skarbowy może dochodzić jej w postępowaniu egzekucyjnym. Po wykryciu opóźnienia trzeba ustalić zaległą kwotę, naliczyć odsetki i dokonać wpłaty¹⁵.

Uproszczone zaliczki a rozliczenie w PIT-36

Uproszczone zaliczki na PIT wynikają z wcześniejszego zeznania, nie z przychodów i kosztów bieżącego okresu. Ich podstawą jest dochód z działalności wykazany w odpowiednim zeznaniu rocznym¹⁶.
Po zakończeniu roku przedsiębiorca porównuje podatek od osiągniętego dochodu z wpłaconymi zaliczkami. Powstałą różnicę dopłaca albo rozlicza nadpłatę¹⁶. Przy skali miesięczna zaliczka uproszczona wynosi 1/12 podatku obliczonego według aktualnej skali od dochodu z wcześniejszego zeznania².

Art. 27 ust. 1b ustawy o PIT a obliczanie zaliczek

Art. 27 ust. 1b ustawy o PIT dotyczy obliczania zaliczek według skali. Nie określa natomiast podstawy uproszczonych zaliczek.
W metodzie uproszczonej miesięczna wpłata odpowiada 1/12 kwoty obliczonej od dochodu z działalności wykazanego we właściwym wcześniejszym zeznaniu. Stosuje się skalę obowiązującą w roku wpłat, a przy podatku liniowym stawkę 19%. Przy ustalaniu dochodu dla tej metody bierze się pod uwagę okres wstecz obejmujący 2 lata^6,16.

Jak pobierać zaliczki według zmienionych zasad?

Przedsiębiorca korzystający z uproszczonych zaliczek ustala miesięczną kwotę na podstawie właściwego wcześniejszego zeznania. Nie przelicza jej według dochodu uzyskanego w bieżącym miesiącu.
W przywołanym przykładzie podatniczka rozliczająca się liniowo wpłacała w 2025 r. 713 zł miesięcznie po zaokrągleniu¹⁶.

• Przedsiębiorca rozliczający działalność według skali lub liniowo może wybrać uproszczone zaliczki, jeśli spełnia warunki ustawy o PIT^14,16.
• Przedsiębiorca na ryczałcie nie może stosować uproszczonych zaliczek na PIT¹⁶.
• Przedsiębiorca rozpoczynający działalność w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym nie może wybrać tej metody¹⁶.

Jak wykazać zaliczki w PIT-36 (32) za 2025 rok?

PIT-36 służy do rocznego rozliczenia działalności opodatkowanej według skali. Przedsiębiorca rozliczający się liniowo składa PIT-36L. W zeznaniu za rok wpłacania zaliczek wykazuje wybór metody uproszczonej. Nie musi wcześniej zawiadamiać naczelnika urzędu skarbowego¹⁶.
Właściwy formularz pozwala porównać wpłaty z podatkiem wynikającym z rocznego dochodu. Obowiązek poinformowania o wyborze metody w zeznaniu określa art. 44 ust. 6d ustawy o PIT².

Uproszczona zaliczka opiera się na wcześniejszym zeznaniu, ale ostateczny podatek wynika z rozliczenia rocznego. Dopiero w nim wpłaty są zestawiane z podatkiem za dany rok.
PIT-36 lub PIT-36L za rok stosowania tej metody składa się do 30 kwietnia następnego roku².

Zmiany poboru zaliczek w rozporządzeniu – źródło kontrowersji

Rozporządzenie Ministerstwa Finansów z okresu wdrażania Polskiego Ładu wywołało kontrowersje. Zmieniało sposób poboru zaliczek przez płatników, choć zasady obliczania podatku wynikają z ustawy.
Pracodawcy musieli odróżniać podatek obliczony według ustawy od zaliczki pobieranej na zmienionych zasadach. Odroczenie poboru nie oznaczało umorzenia podatku¹⁷.

Zmiany dotyczące poboru zaliczek od wynagrodzeń nie były uproszczonymi zaliczkami przedsiębiorcy. Te ostatnie ustala się na podstawie wcześniejszego zeznania. Przy analizie dawnej listy płac trzeba więc rozróżnić skutek ówczesnych zasad poboru od błędu w obliczeniu podatku.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 7 stycznia 2022 r. przedłużyło niektórym płatnikom terminy poboru i przekazania zaliczek od wynagrodzeń¹⁸.

Uproszczone zaliczki w serwisie IFIRMA – zakres rozliczenia

Serwis IFIRMA pozwala obliczyć uproszczoną zaliczkę na PIT z wpisanego dochodu. Można w nim również ręcznie podać kwotę obliczoną wcześniej¹⁶. IFIRMA może pobrać dochód z aplikacji pitroczny.pl, jeśli za jej pośrednictwem złożono zeznanie roczne¹⁶.
Opcja „Uproszczone zaliczki PIT” nie jest aktywna, gdy na koncie wygenerowano już deklaracje PIT¹⁶.

Przykład IFIRMA dla skali wskazuje na potrzebę sprawdzenia wcześniejszego roku, jeśli dochód jest niższy niż 30 000 zł¹⁶. W przykładzie na 2026 r. przyjęto dochód 78 000 zł. Daje on uproszczoną zaliczkę 480 zł miesięcznie¹⁶.
Serwis obsługuje zarówno wyliczenie z dochodu, jak i wpisanie gotowej kwoty. Dostępność opcji zależy od stanu deklaracji na koncie.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.